2026年高合金属材料公司办公设备（电脑、打印机等）使用与维护制度

2026年高合金属材料公司办公设备（电脑、打印机等）使用与维护制度第一章总则第一条制定目的为规范公司办公设备（电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪等）的领用、使用、维护、维修及报废全流程管理，延长设备使用寿命，保障办公设备稳定运行，提高办公效率，降低设备运维成本，依据《中华人民共和国特种设备安全法》（涉专用设备）、《公司固定资产管理制度》等相关规定，结合公司金属材料研发、生产、销售及职能管理等各环节办公实际需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属全资、控股子公司所有办公设备的使用、维护、管理活动，涵盖行政办公区、研发实验室、生产辅助办公区、销售网点等所有区域配置的电脑（台式、笔记本）、打印机（激光、喷墨、针式）、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机等各类办公设备；生产专用设备、研发实验专用设备管理不适用本制度，按公司专项设备管理制度执行。第三条管理原则办公设备管理遵循“统一配置、责任到人、规范使用、定期维护、按需维修、合规处置”的核心原则，公司对办公设备实行统一采购配置标准，明确每台设备的使用责任人，规范设备操作使用行为，建立定期维护保养机制，按需开展故障维修，按规定流程处置报废设备，杜绝设备闲置、滥用、人为损坏等情况发生。第四条设备管理范畴1.计算机类设备：包括台式电脑、笔记本电脑、一体机电脑、平板电脑（办公专用）等；2.打印复印类设备：包括激光打印机、喷墨打印机、针式打印机、复印机、多功能一体机（打印/复印/扫描）等；3.输入输出类设备：包括扫描仪、投影仪、碎纸机、刻录机、外接显示器等；4.辅助办公设备：包括办公用U盘、移动硬盘（公司配给）、键盘、鼠标、耳机（办公专用）等。第二章管理职责第五条行政部职责1.作为办公设备管理的归口部门，负责制定和修订本制度，建立公司《办公设备管理总台账》，记录所有设备的名称、型号、配置、采购日期、使用部门、使用人、存放位置、维保周期、维修记录等核心信息；2.统筹负责办公设备的采购、配置、调拨工作，制定办公设备统一采购标准和配置等级，根据各部门需求合理分配设备，避免资源闲置；3.负责办公设备的日常维护统筹工作，对接专业维保服务商，制定设备定期维护计划，组织开展设备巡检和保养；4.受理各部门设备故障报修，协调维修人员处理故障，跟踪维修进度和维修质量，建立设备维修台账；5.负责办公设备报废、处置的审核审批工作，按规定办理报废手续，组织设备残值处理，确保处置流程合规；6.监督各部门办公设备使用和维护情况，定期开展设备使用合规性检查，纠正违规使用行为。第六条各部门职责1.指定专人作为本部门办公设备管理员，配合行政部建立部门设备台账，核对设备信息，反馈设备使用和故障情况；2.督促本部门员工按制度规范使用办公设备，制止违规操作、滥用设备等行为，避免人为损坏设备；3.配合行政部开展设备定期维护、巡检、报废处置等工作，协助维修人员开展现场故障排查；4.按需向行政部提交办公设备配置、维修、更换申请，确保本部门办公设备满足工作需求。第七条设备使用人职责1.作为所使用办公设备的第一责任人，负责设备的日常保管和规范使用，确保证设备外观完好、运行正常；2.严格按操作规范使用设备，不得擅自拆卸、改装设备，不得安装与工作无关的软件，不得接入不明外接设备；3.日常使用中发现设备异常或故障，及时向部门设备管理员或行政部报修，配合维修人员排查故障原因；4.笔记本电脑等可移动设备使用人，需妥善保管设备，外出携带时做好防护，避免设备遗失、磕碰、进水等情况发生；5.离职或调岗时，按规定办理设备交接手续，配合行政部完成设备验收，确认设备无损坏、无数据泄露风险。第八条IT技术支持人员职责（行政部归口）1.负责公司计算机类设备的系统安装、调试、升级工作，搭建统一的办公系统环境，配置必要的安全防护软件；2.处理办公设备常见软件故障，包括系统卡顿、软件无法运行、网络连接异常等问题，提供技术支持；3.协助行政部开展设备定期维护，检查设备系统安全、硬件运行状态，及时清理设备垃圾文件、查杀病毒；4.配合外部维保服务商处理硬件故障，做好维修记录，反馈设备维修后的使用情况。第三章设备领用与使用规范第九条设备领用流程1.新入职员工或部门新增设备需求，由部门负责人填写《办公设备领用申请表》，注明领用设备类型、用途、使用人等信息，经行政部审核、公司管理层审批后，由行政部统一调配或采购；2.设备领用前，行政部与使用人共同核对设备外观、配置、运行状态，填写《办公设备领用验收单》，明确设备交接状态，双方签字确认；3.笔记本电脑等贵重可移动设备领用，需签订《办公设备使用责任书》，明确使用人保管责任和损坏赔偿标准；4.员工调岗需移交原使用设备的，由行政部办理设备调拨手续，更新设备台账，使用人完成设备交接后，方可领用新岗位设备。第十条计算机类设备使用规范1.开机前检查设备连接是否正常，按正常流程开机、关机，不得强行断电，避免硬件损坏或系统故障；2.仅安装与工作相关的软件，禁止安装游戏、视频直播、违规插件等与工作无关的软件，禁止私自更改系统设置、卸载安全防护软件；3.严禁接入不明U盘、移动硬盘等外接存储设备，使用外接设备前需进行病毒查杀，防止恶意软件入侵；4.妥善保管公司数据，不得私自拷贝、泄露公司涉密数据，办公电脑设置开机密码，离开工位时及时锁屏，笔记本电脑外出使用后及时清理临时数据；5.定期清理计算机缓存、垃圾文件，保持设备运行流畅，不得私自拆卸计算机硬件，硬件升级需向行政部申请。第十一条打印复印类设备使用规范1.按设备操作手册规范操作，打印/复印前核对打印份数、内容，避免误打、多打造成纸张浪费，优先使用双面打印/复印功能；2.按需更换打印耗材（墨盒、硒鼓、打印纸等），更换耗材时做好清洁，废弃耗材按公司环保要求统一回收处置，不得随意丢弃；3.针式打印机避免打印厚纸、异物，防止打印头损坏；激光打印机避免长时间连续打印，防止设备过热故障；4.多人共用的打印/复印设备，由使用频次较高的人员兼任设备管理员，负责日常清洁和耗材补充，发现卡纸、异响等异常及时停机并报修；5.禁止使用打印/复印设备打印/复印与工作无关的文件，禁止复印涉密文件（按公司保密制度执行）。第四章设备维护与保养第十二条日常维护要求1.设备使用人每日做好设备表面清洁，用干净软布擦拭计算机、打印机等设备外壳，清除键盘、鼠标缝隙内的灰尘，避免液体、杂物进入设备内部；2.计算机类设备避免放置在阳光直射、潮湿、多尘的环境中，保持设备通风口通畅，不得遮挡散热风扇；3.打印复印类设备定期清理进纸口、出纸口灰尘，检查纸张存放是否干燥，避免卡纸、纸张粘连等问题；4.移动办公设备（笔记本电脑、投影仪）使用后及时收纳，避免长时间暴露在恶劣环境中，电池遵循“浅充浅放”原则，避免过度充电。第十三条定期维护计划1.行政部每季度组织一次全公司办公设备巡检，IT技术支持人员检查计算机系统运行状态、安全防护软件更新情况，排查硬件潜在故障；2.打印复印类设备每半年由专业维保人员进行一次深度保养，包括清洁内部组件、校准打印精度、检查传动部件磨损情况等；3.笔记本电脑、移动硬盘等可移动设备每年进行一次电池健康检测、硬件检测，确保设备续航和运行稳定；4.行政部建立设备维护台账，记录每次维护的时间、内容、维护人员、设备状态等信息，作为设备后续维修、报废的参考依据。第五章设备故障处理与维修第十四条故障报修流程1.设备使用人发现设备故障后，先进行简单排查（如重启设备、检查连接线、更换耗材等），无法解决的，填写《办公设备故障报修单》，提交至部门设备管理员或行政部；2.行政部接到报修后，根据故障类型分类处理：软件故障由IT技术支持人员现场或远程处理；硬件故障先判断是否可现场维修，无法现场维修的，对接外部维保服务商；3.紧急故障（如研发数据处理用电脑故障、销售开票用打印机故障）优先处理，行政部在1个工作日内安排维修人员到场排查；普通故障在3个工作日内完成处理。第十五条维修管理要求1.设备维修优先选择公司合作的专业维保服务商，维修前明确维修项目、预估费用，费用超过规定限额的，需报公司管理层审批；2.维修过程中，IT技术支持人员全程跟进，涉及数据存储设备（如硬盘）维修的，做好数据备份和保密工作，防止数据泄露；3.设备维修完成后，使用人现场验收，确认故障排除、设备运行正常，在《设备维修记录单》上签字确认，行政部更新维修台账；4.因人为操作不当导致设备故障的，维修费用由使用人按公司规定承担部分或全部责任。第六章设备报废与处置第十六条报废判定标准1.设备使用年限超过公司规定使用周期，性能严重下降，无法满足办公基本需求，且维修成本超过设备残值的；2.设备因硬件损坏、进水、雷击等原因无法维修，或维修费用过高不具备维修价值的；3.设备技术落后，无适配的软件、耗材，无法兼容公司办公系统的；4.因公司业务调整，设备闲置超过6个月且无复用价值的。第十七条报废处置流程1.设备达到报废标准的，由使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明报废原因、设备信息、残值预估等，经部门负责人审核后提交行政部；2.行政部组织IT技术支持人员对报废设备进行检测，确认符合报废标准后，报公司管理层审批；3.审批通过后，行政部对报废设备进行数据清理（尤其是计算机硬盘数据，需彻底格式化或物理销毁），确保公司数据不泄露；4.报废设备按环保要求处置，可回收利用的交由资质齐全的回收机构处理，处置收入上交财务部入账，行政部更新设备台账，注明设备报废状态。第七章监督与责任第十八条监督检查1.行政部每月对办公设备使用情况进行抽查，重点核查是否存在违规安装软件、滥用设备、人为损坏等情况；2.公司管理层每半年开展一次办公设备管理专项检查，评估制度执行效果，核查设备台账与实际设备的一致性，提出改进要求；3.建立办公设备管理考核机制，将设备使用合规性、维护及时性纳入部门和个人绩效考核。第十九条责任追究1.设备使用人因保管不善、违规操作导致设备遗失、损坏的，按设备残值或维修费用的一定比例赔偿，情节较轻的给予批评教育；2.擅自拆卸、改装办公设备，或安装违规软件导致设备故障、数据泄露的，追究使用人责任，扣发当月绩效奖金，造成重大损失的按公司规定严肃处理；3.部门设备管理员未履行管理职责，导致本部门设备台账混乱、故障报修不及时的，给予批评教育，情节严重的追究管理责任；4.维修人员弄虚作假、虚报维修费