法院档案管理制度

法院档案管理制度第一章总则第一条制度定位法院档案是人民法院在审判、执行、行政、党务、人事、财务、基建、科研、宣传、外事等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子数据等各种载体的历史记录。档案管理是审判权运行、司法责任终身追究、法院文化传承、社会治理服务的基础性工作。本制度以“完整、准确、系统、安全、可用”为目标，贯穿“谁形成、谁归档、谁负责”原则，实行“集中统一管理、分级分类负责、全程留痕、技术赋能、风险可控”的运行机制。第二条法律依据本制度以《中华人民共和国档案法》《人民法院档案工作规定》《电子文件管理暂行办法》《机关档案工作业务建设标准》《人民法院信息系统安全等级保护指南》为上位法，结合本院机构设置、案件体量和信息化水平细化落地，与审判流程、执行流程、公文处理、保密管理、网络安全、数据治理等制度无缝衔接。第三条适用范围本制度适用于本院机关各业务部门、派出法庭、执行局、法警队、综合部门、技术部门、档案部门及其工作人员；同时适用于以购买服务、外包、租赁、合作开发等方式参与档案事务的第三方机构和个人。第二章组织与职责第四条档案工作领导小组院长任组长，分管院领导任副组长，办公室、审管办、信息中心、研究室、行装处、机关党委、法警队、保密办、督察室负责人为成员。领导小组每季度召开例会，统筹经费、编制、场地、设备、安全、培训、考核、应急等重大事项，形成会议纪要并归入永久档案。第五条档案科（室）档案科是档案工作的归口管理部门，设科长1名、副科长1名、专职档案员按“年均案件数×0.8‰”配备，最少不少于3人。档案科履行“十二项”核心职责：1.制定并迭代本院档案管理细则、业务标准、技术规范；2.建立档案分类方案、归档范围、保管期限表，每年动态调整；3.指导监督业务部门立卷归档，开展质量抽检、通报、整改；4.负责实体档案接收、整理、编目、排架、保管、鉴定、销毁、移交；5.负责电子档案采集、封装、四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）、长期保存、迁移；6.负责档案数字化加工、OCR、知识标引、数据质检、备份、容灾；7.负责档案查阅、借阅、复制、出具证明、司法协助、政府信息公开；8.负责档案统计、分析、年报、绩效评价、对外报送；9.负责库房环境监控、七防（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防磁）设施运维；10.负责档案保密、敏感信息脱敏、权限分级、审计日志、风险评估；11.负责档案培训、宣传、文化建设、学术研究和对外交流；12.负责档案应急演练、突发事件处置、灾后恢复。第六条业务部门业务部门主要负责人为本部门档案管理第一责任人，确定一名兼职档案员，保持相对稳定。业务部门履行“八项”职责：1.按照“随办随归”要求，在案件结案、事项办结后五个工作日内完成纸质和电子文件整理、装订、著录、移交；2.确保归档材料齐全、真实、字迹工整、签章完整、页码连续；3.对涉密、敏感、个人隐私案件标注密级、保密期限、知悉范围；4.配合档案科开展质量抽检、补充材料、整改退回；5.在调卷、上诉、再审、评查、巡视、审计、督察等情形下，优先保障档案调用；6.对电子卷宗及时完成挂接、命名、元数据填充、版本控制；7.对需要长期庭审直播、语音识别、区块链存证的案件，确保元数据与电子档案一致；8.每年组织本部门人员参加档案培训不少于一次。第七条信息技术部门信息中心负责档案管理系统、数字档案室、备份容灾、安全等级保护、区块链存证、长期保存库、迁移测试等技术支撑；负责服务器、存储、数据库、中间件、网络、加密、时间戳、日志审计、漏洞扫描、渗透测试；负责与审判流程、执行流程、电子诉讼、电子送达、公文流转、档案管理系统的数据打通；负责制定并执行技术应急预案。第八条保密与安全部门保密办负责涉密档案的定密、变更、解密、销毁审批；负责涉密库房、涉密单机、涉密网络、涉密载体、涉密人员管理；负责保密技术防护、保密教育、保密检查、泄密事件查处。法警队负责档案库房外围安全、门禁、监控、巡逻、消防、突发事件处置。第三章文件形成与积累第九条前端控制审判、执行、行政事项在立案、收文、收案环节即生成“预归档号”，由系统自动分配UUID，作为全生命周期唯一标识。电子卷宗随办案进程同步生成，纸质材料同步扫描，系统每日自动校验“电子—纸质”一致性，差异超3%触发预警。第十条版本管理电子文件每次修改均保留版本快照，系统自动记录操作人、时间、终端、IP、修改内容，关键字段采用区块链锚定，防止事后篡改。第十一条元数据方案采用《法院电子文件元数据方案（试行）》核心集+扩展集，共108项，其中必填46项，涵盖案件标识、法院层级、案号、案由、当事人、审判组织、程序阶段、证据材料、裁判结果、归档责任人、保管期限、密级、权利声明、技术环境等。元数据与电子文件一并封装为ZIP包，使用国密SM2数字签名。第四章归档范围与保管期限第十二条刑事、民事、行政、执行、赔偿、司法制裁案件正卷永久保存；副卷、证据材料、庭审录音录像、合议庭笔录、裁判文书原本、送达回证、结案报告永久保存；撤诉、调解、和解、按撤诉处理案件，正卷保存30年；简易程序、小额诉讼案件正卷保存10年；执行完毕案件正卷永久保存，执行日志、网络查控、拍卖辅助材料保存30年。第十三条减刑假释案件裁定书原本永久保存；合议庭笔录、庭审录音录像、报请建议书、评审鉴定表保存30年；电子卷宗永久保存。第十四条信访、申诉、再审审查案件再审裁定书、驳回通知书、终结报告永久保存；信访登记、分流、答复材料保存30年；音视频、图像、实物证据保存10年。第十五条司法鉴定、技术审核、评估拍卖、破产管理人材料委托书、报告书、结论书、费用票据保存30年；过程性记录、电子邮件、即时通讯记录保存10年。第十六条行政公文、会议、人事、财务、基建、科研、外事、宣传、培训党组会、审委会、院长办公会、审判执行态势分析会、重大事项请示报告永久保存；一般性通知、简报、计划、总结保存10年；会计凭证、账簿、报表、审计报告保存30年；基建项目立项、设计、施工、竣工图永久保存；政府采购、招投标、合同、验收保存30年。第十七条电子数据、日志、镜像、快照审判流程系统、执行系统、电子诉讼平台、档案管理系统、数据库日志、中间件日志、网络日志、安全日志、备份日志、迁移日志、销毁日志，保管期限与对应实体档案一致，最短不少于10年。第五章整理与编目第十八条分类表采用“年度—审判业务类别—保管期限—机构”四级分类法，共设置13个一级类目、108个二级类目、456个三级类目，每年由档案科组织评审，经领导小组批准后执行。第十九条档号结构采用“法院代码4位+年度4位+一级类目2位+二级类目2位+三级类目2位+保管期限1位+机构2位+案卷顺序号5位+校验位1位”共23位，系统自动生成，杜绝重号、跳号、空号。第二十条装订规范刑事、民事、行政正卷采用“三孔一线”法，棉线直径0.5mm，结头在背面；证据材料较厚时分册装订，每册不超过200页；图纸采用A4风琴袋或A3筒装；实物证据拍照后入卷，实物封存于证物室，照片贴于卷内并加盖骑缝章；电子光盘、U盘、硬盘采用防磁袋，贴档号标签，放入专用光盘盒，上架保存。第二十一条目录编制卷内目录采用“序号—文号—责任者—题名—日期—页次—备注”七段式，逐件编目；电子卷宗自动抽取元数据生成目录，人工复检率不低于20%；目录打印一式两份，一份置卷首，一份交档案科汇总。第六章移交与接收第二十二条时限要求业务部门应在结案后五个工作日内完成整理并在线提交“移交申请”，档案科两个工作日内完成接收检验，检验合格后出具“电子回执”，系统自动短信提醒部门负责人；检验不合格的一次性退回并附“整改清单”，业务部门三个工作日内重新移交。第二十三条接收检验采用“人工+系统”双轨检验：人工逐页清点、检查页码、签章、装订、目录、密级标识；系统自动比对电子卷宗页数、文件大小、哈希值、元数据、病毒扫描、敏感词过滤；抽检比例不低于30%，涉密案件100%检验。第二十四条交接手续实体档案填写《档案移交清单》一式两份，双方签字并加盖部门公章；电子档案在线生成《电子档案移交与接收登记表》，采用国密SM2双签名，一份存档案科，一份存业务部门，系统自动归档备查。第七章保管与保护第二十五条库房设置档案库房分“普通库房、特藏库房、涉密库房、电子库房”四类，面积按“年均新增卷数×0.12㎡”测算，预留十年扩容空间。普通库房荷载≥12kN/㎡，温湿度18℃—22℃、45%—60%，日波动≤±2℃、±5%；特藏库房恒温恒湿，配备惰性气体灭火；涉密库房安装红外微波双鉴报警、指纹人脸复合门禁、视频加密存储；电子库房设电磁屏蔽机柜、UPS、精密空调、七氟丙烷灭火。第二十六条七防措施1.防火：库房设感烟、感温、火焰三重探测器，防火分区≤500㎡，耐火极限≥4小时；2.防盗：库房门采用甲级防火防盗门，双锁双控，钥匙分人保管；3.防潮：地面铺设防静电架空地板，下设防潮层，配置除湿机，湿度超上限自动报警；4.防光：窗户贴UV隔热膜，安装遮光帘，照度≤50lx；5.防尘：库房正压送风，三级过滤，每月擦拭一次密集架；6.防虫：密集架内置樟木板，每年春季集中投放无公害驱虫药；7.防磁：电子库房设全屏蔽笼，磁场强度≤50A/m。第二十七条巡检制度档案科每日通过动环系统远程巡检一次，每周人工进库巡检一次，每月形成《库房安全月报》；发现异常两小时内报告领导小组，二十四小时内完成处置。第八章数字化与数据治理第二十八条加工流程采用“提卷—拆卷—清点—扫描—图像处理—OCR—双层PDF—质量检验—还原装订—归还—挂接—备份”十二步闭环，扫描分辨率≥300dpi，OCR准确率≥99%，图像质检率100%，返工率≤0.5%。第二十九条命名规则图像文件采用“档号_页码_页序号”三段式，页码不足三位补零；双层PDF采用“档号.pdf”，全文检索层与图像层精准对齐；音频采用“档号_音轨号.wav”，视频采用“档号_庭审日期_庭审次数.mp4”。第三十条数据治理建立“主数据—元数据—业务数据”三层治理模型，每季度运行数据清洗脚本，剔除重复、空值、异常值；建立“档案数据质量看板”，从完整性、准确性、一致性、唯一性、及时性五个维度评分，低于90分的限期整改。第九章利用与服务第三十一条利用原则合法、合规、便民、安全，区分对内利用、对外利用、司法协助、政府信息公开、商业利用五类场景，实行“分级授权、最小够用、全程留痕”。第三十二条利用方式1.在线阅览：对内用户通过“档案知识服务平台”单点登录，权限颗粒度到“案号+字段”；2.预约调卷：对外当事人、律师持有效证件预约，系统分配阅览座位，全程录像；3.复制出具：提供加盖电子印章的档案复制件，支持EMS邮寄、自助打印；4.政务共享：与检察院、公安、司法行政、人社、自然资源、税务建立区块链共享通道，调用记录实时上链；5.学术研究：高校、研究机构提出书面申请，经领导小组审批后提供脱敏数据，签署保密协议。第三十三条利用审批普通档案由档案科科长审批；涉密档案由保密办主任审批；未成年人、国家赔偿、司法救助等敏感案件由分管院领导审批；批量导出、算法训练、商业开发由院长审批。第十章鉴定与销毁第三十四条鉴定组织成立“档案鉴定委员会”，由院长任主任，审判、执行、研究室、档案科、保密办、督察室、机关纪委组成，每年第四季度集中鉴定一次，必要时临时鉴定。第三十五条鉴定标准对照“保管期限表+诉讼价值+历史价值+文化价值+利用频率+法律风险”六维指标，采用百分制打分，低于60分列入销毁清单；涉密档案先解密后鉴定；未解密的一律不得销毁。第三十六条销毁流程1.档案科编制《档案销毁清册》，列明档号、题名、年度、页数、原期限、鉴定得分；2.鉴定委员会三分之二以上委员投票通过；3.领导小组审批；4.保密办、机关纪委现场监督；5.采用“双粉碎+熔浆”方式，全程录像并刻录光盘永久保存；6.销毁完成出具《档案销毁报告》，上传至档案管理系统，同步报上级法院备案。第十一章统计与年报第三十七条统计口径采用“案件—卷—件—页—容量”五维指标，每日自动更新，月度生成《档案统计简报》，年度生成《档案工作年报》，涵盖馆藏总量、新增量、数字化率、利用率、销毁量、培训场次、经费投入、安全事件、创新亮点、问题建议。第三十八条绩效挂钩档案统计结果纳入部门绩效考核权重不低于5%，对连续两次排名末位的部门，由院长约谈主要负责人，并扣减年度评优名额。第十二章安全与保密第三十九条等级保护档案管理系统按“三级等保”建设，每年通过第三方测评；涉密档案单机系统按“秘密级”建设，每半年通过省保密局测评。第四十条数据备份采用“3-2-1”策略：3份副本、2种介质、1份异地；每日增量备份、每周全量备份、每月离线刻录、每季度异地容灾演练；备份数据保存期限与源数据一致。第四十一条审计与追责系统记录所有操作日志，保存期限不低于十年；对擅自删除、篡改、泄露、贩卖档案数据的行为，移交纪检监察机关，构成犯罪的移送公安机关。第十三章培训与科研第四十二条培训体系建立“入职必训、晋升必训、年度轮训、专项特训”四级培训；新入职人员培训不少于8学时；档案科专职人员每年参加省级以上培训不少于40学时；鼓励参加档案职称评审、法律职业资格考试、数据治理认证。第四十三条科研激励设立“法院档案研究专项课题”，每年安排经费不少于20万元；