某齿轮厂供应商办法

某齿轮厂供应商办法第一章总则

一、目的与依据

本制度旨在规范某齿轮厂供应商管理行为，确保采购活动合法合规、高效有序，降低采购成本与质量风险。依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国产品质量法》及行业基础标准，结合企业内部“降本增效、风险防控”战略，针对中小型生产企业普遍存在的采购流程混乱、供应商质量不稳定、交货不及时等问题，制定本管理办法。通过明确权责、优化流程、强化监督，提升供应链管理效能，保障生产稳定运行。

二、适用范围与对象

本制度适用于某齿轮厂生产、质量、设备、仓储、采购、行政等相关业务领域及对应部门、岗位。具体包括：

1.生产部负责采购物料、外协加工的部门；

2.质量部负责供应商质量审核与过程监控；

3.设备部负责外购设备的供应商管理；

4.仓储部负责供应商物料入库验收；

5.采购部负责供应商选择与合同执行；

6.行政部负责供应商资质审核与档案管理。

正式员工、一线操作工、外包人员均需遵守本制度，合作供应商需按本制度要求提供资质证明、质量承诺及配合审核。例外适用场景（如紧急采购、小额零星物资）需经部门负责人审批，金额不超过人民币伍仟元可直接报备总经理。

三、核心原则

1.合规性原则：所有采购活动必须符合国家法律法规及行业标准，杜绝违规操作；

2.权责对等原则：明确各部门、岗位职责，做到权责清晰、责任到人；

3.风险导向原则：重点关注供应商质量、交期、价格等核心风险，实施分级管控；

4.效率优先原则：简化采购流程，提高响应速度，减少不必要的审批环节；

5.持续改进原则：定期评估供应商绩效，动态调整合作策略；

6.质量优先原则：将供应商质量表现作为合作评价核心指标，实施优胜劣汰；

7.成本控制原则：通过竞争性招标、集中采购等方式降低采购成本。

四、制度地位与衔接

本制度为专项管理制度，层级低于公司《总则》但高于部门内部操作细则。与公司《人事管理制度》《财务报销制度》《绩效考核制度》等关联制度衔接时，以本制度为准。特殊事项（如涉及重大投资或跨部门协调）需报总经理审批。

五、相关概念说明

1.供应商：指为本厂提供原材料、零部件、设备、技术服务等的产品或服务提供方；

2.合格供应商：经审核符合本制度要求的供应商，方可签订合作协议；

3.采购需求：生产、质量、设备等部门提出的物料、服务等需求清单；

4.质量审核：对供应商资质、产品检验报告、生产环境等进行的现场或文件核查；

5.绩效评估：按季度或年度对供应商交期、质量、价格、服务等方面的综合评价。

第二章领导机构与职责

一、管理组织架构

某齿轮厂供应商管理实行“总经理领导、采购部执行、部门监督”的扁平化架构。

1.总经理为决策主体，负责重大供应商合作（金额超人民币拾万元）的审批；

2.采购部为执行层，负责供应商开发、招标、合同管理；

3.质量部、设备部为监督层，负责技术参数与质量标准的审核；

4.各部门操作工需配合执行物料验收、信息反馈等任务。

二、决策机构与职责

1.总经理决策范围：供应商战略合作协议、重大采购项目审批、供应商淘汰决策；

2.议事规则：每月召开采购会议，总经理主持会议，采购部汇报议题，各部门发表意见；

3.决策责任：总经理对决策后果负总责，采购部对执行过程负责。

三、执行机构与职责

1.采购部职责：

-每季度发布《合格供应商名录》，动态更新；

-组织招标或询价，选择价格、质量最优供应商；

-跟踪供应商交期，发现异常及时协调；

2.质量部职责：

-每半年对核心供应商进行质量审核，留存记录；

-对不合格品提出退货或更换要求；

3.设备部职责：

-外购设备需经设备部技术参数确认，签订前完成供应商资质核查；

4.操作工职责：

-按物料清单核对到货信息，发现差异立即报仓储部；

-记录供应商送货准时率，每周汇总采购部。

四、监督机构与职责

1.质量部监督范围：原材料、外协件的质量稳定性；

2.监督方式：每月抽检供应商提供的检验报告，每年开展一次现场核查；

3.责任应用：对不合格供应商，列入重点关注名单，限制合作金额不超过人民币伍万元。

五、协调与联动机制

1.跨部门协同：生产部提出需求后，采购部协调质量部、仓储部共同完成供应商选择；

2.信息共享：采购部每月向各部门通报合格供应商名录及价格基准；

3.争议解决：供应商与内部部门产生纠纷时，由采购部牵头调解，重大问题报总经理裁决。

第三章供应商准入管理

一、供应商资质要求

1.供应商需提供营业执照、生产许可证、行业认证（如ISO9001）；

2.外购设备需具备出厂合格证、检测报告；

3.核心原材料供应商需提供三年内质量检验记录。

二、供应商开发流程

1.需求部门提交《采购需求清单》，注明技术参数与预算；

2.采购部发布招标公告（金额超人民币壹万元必须招标），收集至少三家供应商方案；

3.质量部对投标方案进行技术评审，设备部参与设备类评审；

4.采购部综合价格、质量、交期等因素确定中标者，签订合作协议。

三、质量审核标准

1.审核内容：生产环境、设备状况、人员资质、近一年质量事故记录；

2.审核方式：现场查看+文件核查，重大项目需邀请第三方机构参与；

3.审核结果：合格供应商录入《合格供应商名录》，不合格者禁止合作。

四、价格谈判机制

1.采购部根据市场行情制定采购指导价，避免价格过高；

2.金额超人民币壹万元的采购项目需进行价格对比，最低价者优先，但需符合质量要求；

3.谈判记录存档，作为后续合作参考。

五、试用期管理

1.新合作供应商需设置三个月试用期，期间采购部、质量部联合跟踪；

2.试用期不合格者，终止合作并列入黑名单，一年内不得重新申请。

第四章供应商绩效管理

一、绩效评估指标

1.交期准时率：按月统计，低于90%的供应商降级使用；

2.质量合格率：原材料检验合格率低于98%的暂停合作；

3.价格竞争力：每年对比同类产品价格，涨幅超5%的降级使用；

4.服务配合度：对异常处理不及时者，减少合作份额。

二、评估流程

1.采购部每月汇总各部门反馈，形成《供应商绩效报告》；

2.质量部对报告审核，重大问题提交总经理；

3.每季度召开供应商评估会议，调整合作等级。

三、分级管理措施

1.优秀供应商（交期、质量均超95%）：优先采购，价格给予3%优惠；

2.般供应商（各项指标达标）：正常合作，价格按市场价执行；

3.不合格供应商：暂停合作，限期整改，整改后重新审核。

四、供应商退出机制

1.连续两个季度评估不合格者，终止合作；

2.退出供应商需提前一个月通知，保留合作记录；

3.退出原因录入档案，影响未来合作评估。

五、持续改进要求

1.采购部每年收集供应商改进建议，提出优化方案；

2.质量部对不合格供应商开展帮扶，帮助改进工艺；

3.合作满两年的供应商，需每年重新审核资质。

第五章采购合同管理

一、合同基本条款

1.合同内容：明确产品型号、数量、单价、交期、验收标准、违约责任；

2.金额超人民币伍万元的合同需经财务部审核；

3.核心原材料合同需附质量承诺书。

二、签订与履行

1.采购部负责合同签订，确保条款清晰；

2.供应商需按时交付，逾期每日支付违约金，上限为合同金额的5%；

3.质量不合格产品，供应商负责免费返工或更换。

三、变更与解除

1.需求变更需经双方书面确认，采购部备案；

2.供应商无法按时交货，采购部可解除合同，并要求赔偿损失；

3.解除合同需提前通知，金额超人民币拾万元的需报总经理审批。

四、争议处理

1.优先协商解决，协商不成可向合同签订地仲裁委员会申请仲裁；

2.采购部收集证据，包括送货单、检验报告等；

3.争议期间，合同继续履行，待裁决后结算。

五、合同归档

1.采购部负责合同扫描存档，电子版与纸质版同步管理；

2.合同保存期限为合作终止后三年，重大合同永久存档；

3.采购部定期核对合同执行情况，确保履约率100%。

第六章供应商关系维护

一、定期沟通机制

1.采购部每季度与供应商召开沟通会，收集反馈；

2.供应商需指定对接人，确保信息传递及时；

3.每年组织供应商走访，增进了解。

二、异常处理流程

1.供应商交期延迟，采购部需立即联系，协调加急生产；

2.质量问题需第一时间通知，双方共同查找原因；

3.重大异常（如质量事故）需上报总经理，启动应急预案。

三、合作激励措施

1.连续三年评估为优秀者，给予年度采购金额5%的返点；

2.优先参与新项目招标，同等条件下价格可优惠2%；

3.采购部推荐优秀供应商，给予人民币壹千元奖励。

四、关系终止管理

1.终止合作需提前一个月书面通知，保留沟通记录；

2.供应商需配合完成剩余订单交付；

3.采购部整理合作评价，作为未来参考。

五、廉洁管理要求

1.采购人员与供应商不得私下接触，收受礼品需上交公司；

2.供应商回扣按公司《反商业贿赂制度》处理；

3.违规者解除合作，并追究法律责任。

第七章采购过程控制

一、采购需求管理

1.生产部每月二十五日前提交《采购需求清单》，注明技术参数；

2.采购部汇总后编制《采购计划》，报总经理审批；

3.需求变更需经部门负责人签字，金额超人民币壹万元的需总经理批准。

二、招标采购流程

1.金额超人民币伍万元的采购必须招标，采用公开询价或邀请招标；

2.采购部发布招标公告，收集供应商报价，组织技术评审；

3.中标供应商签订合同前，需经质量部、设备部审核。

三、到货验收标准

1.仓储部按《物料验收规范》核对数量、型号，发现差异立即报采购部；

2.质量部对关键物料抽检，合格率低于95%的退回供应商；

3.验收记录存档，作为绩效评估依据。

四、付款管理

1.采购部根据合同约定开具付款申请，财务部审核；

2.供应商需提供发票、送货单等资料，资料不全不予付款；

3.付款周期不超过合同签订后三十天，逾期按每日万分之五计息。

五、库存管理协同

1.采购部根据生产计划与库存情况，动态调整采购量；

2.仓储部每月盘点物料，发现呆滞及时通报采购部处理；

3.核心物料库存不足时，采购部需紧急协调供应商加急供货。

第八章采购风险防控

一、质量风险防控

1.核心原材料供应商需签订《质量保证协议》，明确责任；

2.质量部对供应商生产过程进行抽检，频率不低于每月一次；

3.发现重大质量问题，立即启动召回程序，暂停该供应商合作。

二、交期风险防控

1.采购部与供应商约定交期时，预留5%缓冲期；

2.供应商无法按时交货，采购部需提前三天预警，协调替代方案；

3.连续两次交期延迟的供应商，降级使用或终止合作。

三、价格风险防控

1.建立市场价格监测机制，每月记录主要原材料价格波动；

2.采购部与供应商签订长期合作时，约定价格调整机制；

3.超过市场平均水平10%的采购项目需报总经理审批。

四、合规风险防控

1.供应商需提供无证经营、违规生产等风险承诺书；

2.采购部每年对供应商资质进行复核，确保持续合规；

3.发现违规行为，立即终止合作，并追究法律责任。

五、应急预案

1.供应商突然停产时，采购部需在两天内寻找替代方案；

2.重大自然灾害影响交期时，双方协商调整合同条款；

3.采购部编制《应急采购手册》，明确处理流程。

第九章监督与检查

一、内部监督机制

1.质量部每季度对采购部执行情况进行抽查，重点关注招标流程；

2.财务部每年审核采购合同，确保资金使用合规；

3.总经理每月听取采购工作汇报，重点关注异常问题。

二、外部监督要求

1.采购部配合税务、市场监管部门检查，提供资料及时；

2.供应商需配合审计，不得拒绝检查；

3.检查结果存档，作为绩效评估参考。

三、检查内容

1.采购流程是否符合制度要求，是否存在违规操作；

2.合同签订、履行是否规范，是否存在漏洞；

3.供应商档案是否完整，信息是否准确。

四、检查方式

1.现场查看合同、单据等资料，核对电子数据；

2.调阅供应商质量审核记录，评估管理有效性；

3.与供应商、内部员工访谈，了解执行情况。

五、检查结果处理

1.发现问题立即整改，采购部制定《整改计划》，报总经理审批；

2.重复出现同类问题，对相关责任人进行处罚；

3.检查报告存档，作为后续改进依据。

第十章考核与改进

一、绩效考核指标

1.采购部考核：合格供应商占比（不低于80%）、采购成本降低率（不低于3%）、合同履约率（100%）；

2.供应商考核：交期准时率、质量合格率、价格竞争力、服务配合度，权重分别为40%、30%、20%、10%。

二、评估周期与方法

1.采购部考核按季度评估，由总经理审批；

2.供应商考核按年度评估，由采购部、质量部联合开展；

3.评估结果与采购份额挂钩，优秀者优先合作。

三、问题整改机制

1.考核不合格的部门，采购部需制定《改进方案》，明确责任人、时限；

2.供应商整改期不超过三个月，逾期未达标的，降级或终止合作；

3.整改结