公司行政部管理制度

公司行政部管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司行政部的日常运作与管理，明确部门职责，提高行政服务质量与工作效率，保障公司各项业务的顺利开展，维护公司整体利益与良好秩序，依据国家相关法律法规及公司章程，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司行政部全体人员，以及公司各部门涉及行政事务的相关工作与人员。第三条基本原则行政部工作遵循以下原则：1.服务至上原则：以保障公司运营和服务员工为核心，积极主动提供支持。2.效率优先原则：优化工作流程，提升办事效率，确保各项事务及时处理。3.规范有序原则：建立健全各项行政流程，确保工作有章可循，运转有序。4.成本控制原则：在保证工作质量的前提下，厉行节约，合理控制行政费用。5.保密原则：严格遵守公司保密规定，对接触的涉密信息予以保密。6.协作配合原则：加强与公司各部门的沟通与协作，形成工作合力。第二章行政部组织架构与职责第四条组织架构行政部在公司管理层领导下开展工作，其组织架构根据公司规模和发展需要设定，明确各级人员的隶属关系与汇报路径。第五条部门职责行政部主要承担以下职责：1.负责公司行政管理相关制度的拟定、修订、解释与监督执行。2.统筹公司办公环境的规划、维护与管理，确保办公场所的整洁、有序、安全。3.负责公司办公用品、固定资产（行政类）的采购、登记、分发、维护与盘点管理。4.负责公司各类文件、档案的规范管理，包括收发、登记、传阅、归档、保管与销毁。5.协助组织公司重要会议、活动，负责会务安排、场地布置、资料准备等工作。6.负责公司公务差旅的统筹管理，包括出差申请审核、票务酒店预订协调、差旅费用标准制定与报销指引。7.负责公司公务车辆的调度、使用、保养、年检及驾驶员的管理（如适用）。8.负责公司印章、证照的保管、使用与年检工作。9.协助处理公司对外联络、公共关系维护等事务。10.负责公司后勤保障工作，如员工餐饮、宿舍管理（如适用）、环境卫生、安全保卫等协调。11.完成公司领导交办的其他行政事务。第六条岗位职责行政部应根据部门职责，明确各岗位的具体职责、工作标准和任职要求，并确保责任到人。第三章办公环境与秩序管理第七条办公区域管理1.办公区域应保持整洁、安静、有序，物品摆放规范。2.禁止在办公区域吸烟、饮食（指定区域除外）、喧哗、嬉戏或进行与工作无关的活动。3.办公设备、设施应规范使用，出现故障及时报修，行政部负责协调处理。4.下班前应整理好个人办公桌面，关闭电脑、电灯等设备电源。第八条会议室管理1.会议室实行预约制度，使用前需通过指定方式申请并获得批准。2.使用会议室应爱护设施设备，保持室内清洁，使用完毕后及时清理并恢复原状。3.会议资料、投影设备等使用后应妥善保管或归还。第九条环境卫生与绿化1.行政部负责监督办公区域的日常清洁工作，确保公共区域卫生达标。2.各部门负责本部门区域的日常保洁与整理。3.办公区域绿植由行政部统一规划、采购与养护，营造良好办公氛围。第十条安全管理1.严格执行公司消防安全管理规定，定期检查消防设施，组织消防知识宣传。2.加强办公区域的安全防范，防止财物丢失或损坏。3.涉密文件、贵重物品应妥善保管，下班前锁好抽屉和文件柜。第四章办公用品与固定资产管理第十一条办公用品管理1.办公用品实行统一采购、按需领用制度。行政部负责制定办公用品采购计划，选择合格供应商。2.办公用品入库时需进行验收登记，建立库存台账。3.员工领用办公用品应遵循节约原则，按规定程序领用，避免浪费。4.行政部定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。第十二条固定资产管理1.行政类固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）由行政部统一登记、编号、贴标管理。2.固定资产的采购、验收、入库、领用、转移、维修、报废等环节需履行相应审批手续。3.使用部门和个人应爱护所使用的固定资产，保持完好，合理使用。4.行政部定期组织固定资产盘点，确保资产安全与完整。第五章文件档案管理第十三条文件管理1.公司各类文件的制发应符合规范，统一编号、用印。2.外来文件由行政部统一签收、登记、拟办、分办、传阅，并跟踪办理结果。3.内部文件应按规定流程审批、分发，并做好分发记录。4.涉密文件的管理应严格遵守公司保密规定，采取相应保密措施。第十四条档案管理1.公司各类具有保存价值的文件、资料、合同、凭证等均应整理归档。2.档案管理应遵循规范的分类、编号、装订、存放原则，便于查阅。3.档案借阅需履行审批手续，限期归还，严禁涂改、勾画、抽换、损毁档案。4.档案的销毁应严格按照规定程序进行，确保安全保密。第六章会务与差旅管理第十五条会务管理1.公司各类会议应提前规划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。2.行政部根据会议需求，负责场地布置、设备调试、资料打印、茶水供应等会务保障。3.重要会议应安排专人记录，并在会后及时整理会议纪要，按规定分发。第十六条差旅管理1.员工出差需提前填写出差申请单，注明出差事由、地点、时间、人数、交通方式等，按审批权限报批。2.差旅费用标准由行政部会同财务部制定，员工出差应在标准范围内选择交通、住宿方式。3.出差人员应在返回公司后规定时限内办理差旅费报销手续，报销凭证须真实、合法。第七章车辆与印章管理（如适用）第十七条车辆管理1.公务车辆由行政部统一调度，优先保障重要公务出行。2.用车需提前申请，经批准后由行政部安排。严禁公车私用或擅自将车辆交予他人驾驶。3.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，爱护车辆，定期进行保养检查。4.车辆的加油、维修、年检等费用由行政部统一管理，按规定报销。第十八条印章管理1.公司各类印章由行政部指定专人保管，严格履行用印审批登记制度。2.使用印章须经相关领导批准，严禁在空白纸张、文件上加盖印章。3.印章保管人对用印内容的合规性负责，用印后及时登记用印情况。4.印章如有遗失、被盗，应立即报告并采取补救措施。第八章其他行政事务管理第十九条证照管理公司各类营业执照、资质证书等证照由行政部统一保管，负责年检、变更等事宜，确保证照合法有效。第二十条宣传品与礼品管理公司宣传资料、纪念品、对外礼品等由行政部统一设计、制作、采购与管理，按需领用。第二十一条通讯与网络管理行政部负责公司固定电话、网络线路的申请、维护与费用缴纳协调，保障通讯畅通。第九章监督与奖惩第二十二条监督检查行政部负责对本制度的执行情况进行日常监督与定期检查，各部门应积极配合。第二十三条奖惩措施1.对于在行政工作中认真负责、节约成本、表现突出的部门或个人，公司将给予表彰或奖励。2.对于违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。第十章附则第二