项目合同文件归档管理规范

项目合同文件归档管理规范1.总则1.1目的与依据为规范公司项目合同文件的归档管理工作，确保项目合同文件的完整性、准确性、安全性和可追溯性，有效保护公司合法权益，促进项目管理水平提升，依据国家相关档案管理法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司所有项目合同及相关文件材料的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理活动。公司各部门、各项目团队在项目合同管理过程中均应遵守本规范。1.3基本原则项目合同文件归档管理应遵循以下原则：*真实性原则：归档文件材料必须真实反映项目合同的形成过程和实际执行情况，内容真实可靠。*完整性原则：归档文件材料应齐全完整，涵盖合同从谈判、签订、履行到终止（或解除）全过程的关键文件。*规范性原则：归档文件材料的收集、整理、组卷、编目等工作应符合本规范及相关档案管理标准的要求，做到有序规范。*安全性原则：采取有效措施，确保归档文件材料的实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏、丢失。*可利用性原则：归档文件材料的管理应便于日后查阅、利用和审计，满足公司运营、管理、决策及法律追溯等需求。2.管理职责2.1项目团队项目团队是项目合同文件材料的直接形成者和收集者，对项目合同文件的及时性、完整性和准确性负直接责任。其主要职责包括：*在项目实施过程中，及时收集、积累与合同相关的各类文件材料。*按照本规范要求，对收集的文件材料进行初步整理、分类和审核。*在规定时间内，将符合要求的合同文件材料向档案管理部门（或指定档案管理员）移交归档。2.2档案管理部门（或档案管理员）档案管理部门（或指定档案管理员）是公司项目合同档案的专业管理机构和人员，负责项目合同档案的统一接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。其主要职责包括：*贯彻执行国家及公司有关档案管理的法规和制度，制定和完善项目合同档案管理的具体实施细则。*指导和督促项目团队及相关部门做好合同文件材料的形成、收集、整理和预归档工作。*负责对移交的项目合同档案进行验收、分类、编目、著录、保管和数字化加工（如适用）。*建立健全项目合同档案检索体系，提供便捷的档案查询和利用服务。*负责项目合同档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。*按照规定对到期档案进行鉴定和销毁工作。2.3其他相关部门公司其他相关部门（如法务部、财务部、采购部等）应配合项目团队和档案管理部门，提供与项目合同相关的文件材料，并协助做好合同档案的利用与管理工作。3.归档范围与分类3.1归档范围项目合同文件归档范围主要包括但不限于以下内容：*合同前期文件：包括但不限于项目立项批复、可行性研究报告、项目建议书、招标文件、投标文件、中标通知书、谈判纪要、询价单、报价单等与合同签订相关的前期准备材料。*合同文本文件：包括合同正本、副本、附件、补充协议、合同审批单、授权委托书、法定代表人身份证明等正式签订的文件材料。*合同签订过程文件：包括合同评审记录、法务审核意见、各层级审批意见、会签单等反映合同签订过程的文件。*合同履行过程文件：包括但不限于合同变更协议、解除协议、延期协议、付款凭证（复印件）、发票（复印件）、验收报告、交付记录、质量反馈、索赔与反索赔文件、争议解决文件（如调解协议、仲裁裁决书、判决书等）、合同履行情况报告等。*合同终止/结算文件：包括合同终止报告、最终结算报告、审计报告等标志合同生命周期结束的文件。3.2分类方法项目合同文件可采用多级分类法，建议按以下逻辑进行分类：*一级分类：按项目进行划分，每个项目为一个一级类目。*二级分类：在每个项目下，按合同类型（如工程合同、采购合同、服务合同等）或合同包进行划分。*三级分类：在每个合同类型或合同包下，可按文件形成阶段（如前期、签订、履行、终止）或文件性质（如文本类、审批类、凭证类、记录类）进行划分。具体分类方案可根据公司项目特点和管理需求进行调整和细化，并保持分类体系的一致性和稳定性。4.文件材料的收集与整理4.1收集要求*及时性：项目团队应在相关文件材料形成后及时收集，避免遗漏和丢失。特别是合同履行过程中的动态文件，应随时关注并收集。*完整性：确保归档文件材料的各个组成部分齐全，如正文、附件、附图、相关说明等。*准确性：收集的文件材料内容应真实、准确，与实际情况相符，复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖复印单位公章或经相关责任人签字确认。*有效性：文件材料应为有效版本，手续齐全，签字盖章完整。4.2整理要求*排序：同一合同的文件材料应按照文件形成的时间顺序或逻辑关系（如合同签订流程、重要程度）进行系统排列。*编号：对每份文件材料进行编号，可采用“项目代号-合同类别代号-顺序号”的方式，便于识别和检索。*编写页码：对装订成册的文件材料，应在有文字或图表的页面编写页码，页码位置应统一（如右下角或左下角）。*填写卷内目录与备考表：卷内目录应包含文件序号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等信息。备考表应注明卷内文件材料的总件数、总页数，以及在整理、归档、利用过程中需要说明的问题。*装订：归档文件材料应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，做到整齐牢固，便于翻阅。装订时应注意保护文件原始面貌。5.归档要求与流程5.1归档时间*项目合同正式签订后，项目团队应在规定时间内（如合同签订后一个月内）将合同文本及签订过程文件整理后移交归档。*合同履行过程中形成的文件材料，可根据文件的重要性和形成频率，定期（如每季度或每半年）或在关键节点（如验收完成后、结算完成后）向档案管理部门移交归档。*项目结束或合同终止后，项目团队应在规定时间内（如项目验收合格后或合同终止后三个月内）完成所有与该项目合同相关文件材料的最终收集、整理和移交归档工作。5.2归档手续*项目团队向档案管理部门移交归档文件材料时，应填写《项目合同文件材料移交清单》，详细列明移交文件的名称、份数、页数、形成日期等信息。*档案管理部门接收人员应对移交的文件材料进行逐项核对、验收。核对无误后，双方在移交清单上签字确认，移交清单一式两份，双方各执一份。*对不符合归档要求的文件材料，档案管理部门应一次性告知需补充或更正的内容，项目团队应在规定期限内完成整改后重新移交。5.3归档审核档案管理部门在接收归档文件材料时，应重点审核以下内容：*文件材料是否齐全、完整，是否符合归档范围要求。*文件材料的内容是否真实、准确，手续是否完备。*文件材料的整理是否规范，排序、编号、装订是否符合要求。*电子文件与纸质文件是否一致（如采用双套制归档）。6.档案的保管与利用6.1档案保管*库房要求：纸质档案应存放在专用档案库房或档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。*电子档案保管：电子合同档案应存储在公司指定的服务器或存储介质中，建立健全电子档案备份制度，定期进行备份，防止数据丢失。同时，应注意电子档案的格式兼容和长期可读性问题。*档案装具：应使用符合国家标准的档案盒、档案夹等装具，确保档案的安全和规范管理。*定期检查：档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的完好。6.2档案利用*利用原则：档案利用应遵循“按需提供、严格审批、保守秘密”的原则。*利用手续：公司内部人员因工作需要查阅、复制合同档案，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经公司分管领导或总经理批准。*利用要求：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。涉密档案的查阅和复制，应严格遵守公司保密规定。*档案借阅：档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人及相关领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。*利用登记：档案管理部门应对档案的查阅、复制、借阅等利用情况进行详细登记。7.档案的鉴定与销毁7.1档案鉴定档案管理部门应定期（如每五年或十年）会同公司相关业务部门、法务部门等对已超过保管期限的项目合同档案进行价值鉴定。鉴定工作应由专人负责，组成鉴定小组，对档案的历史价值、现实价值进行评估，确定其继续保存、限期保存或销毁。7.2档案销毁*经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报公司分管领导或总经理批准后，方可销毁。*档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、编号、数量、形成日期、鉴定意见、批准人等信息。*档案销毁时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。*《档案销毁清册》应永久保存。8.监督与责任公司将定期对项目合同文件归档管理工作的执行情况进行监督检查。对在档案收集、整理、归档、保管和利用工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，给