施工资料管理与归档规范

施工资料管理与归档规范一、总则与核心意义在工程建设领域，施工资料是工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工准备、施工过程控制到竣工验收及后续保修维护等全过程的真实记录与客观反映。它不仅是工程质量控制与验收的核心依据，也是工程项目投产后运营管理、维修改造、历史追溯的重要档案，更是企业管理水平与技术实力的直接体现。因此，建立健全并严格执行施工资料管理与归档规范，对于确保工程质量、明确各方责任、保障工程建设顺利进行以及满足工程建设领域的监管要求，均具有不可替代的核心意义。本规范旨在为工程项目施工资料的系统化、规范化管理提供指引，确保资料的真实性、完整性、准确性、系统性和可追溯性。二、施工资料的全过程管理要点（一）资料的编制与形成施工资料的编制与形成是管理工作的源头，其质量直接决定了后续工作的有效性。所有资料的形成必须立足于工程实际，遵循“同步性、真实性、规范性”原则。1.原始记录的即时性与真实性：工程施工中的各项原始记录，如隐蔽工程检查记录、检验批验收记录、测量放线记录、施工日志等，必须在施工过程中即时形成，严禁事后补记或伪造。记录内容应清晰、准确、完整，能够真实反映施工的实际情况和工艺过程。参与各方签字必须真实有效，不得代签。2.规范性与标准化：资料编制应采用国家、行业或地方现行有效的标准表格及格式。若无统一标准，可由项目技术负责人组织制定符合工程实际的表格样式，并报相关方备案。填写内容应使用规范的专业术语，字迹工整，不得使用易褪色的书写材料。图表绘制应清晰规范，计量单位应采用国家法定计量单位。3.完整性与关联性：资料的形成应覆盖工程施工的各个环节和专业，确保无遗漏。相关资料之间应具有清晰的逻辑关联，如施工方案与技术交底、原材料进场检验与施工使用、工序检验与分项分部工程验收等，形成完整的证据链。（二）资料的收集与积累资料的收集与积累是一项持续性工作，应贯穿于施工全过程，确保资料的系统性和连续性。1.明确责任主体：项目经理为项目资料管理第一责任人，应指定专人（通常为项目资料员）负责日常资料的收集、整理、保管工作。各专业工程师、施工员、质量员、安全员等均有责任及时提交各自工作范围内形成的工程资料。2.及时性与周期性：施工过程中形成的各类文件、记录、报告等，应在规定时间内提交给项目资料员。资料员应对接收的资料进行初步核查，对不符合要求的应及时退回整改。对于有周期性要求的资料，应按时收集，确保不缺项、不漏项。3.分类管理：资料收集后，应按照工程专业（如土建、安装、装饰等）、资料类别（如施工管理资料、技术资料、测量记录、施工记录、试验记录、验收资料、质量评定资料、安全资料、竣工图等）进行初步分类存放，为后续整理组卷奠定基础。（三）资料的审核与签认资料的审核与签认是确保资料质量的关键环节，是对资料真实性、准确性、完整性和合规性的确认过程。1.分级审核制度：应建立健全资料分级审核制度。施工单位内部应实行班组自检、专业工程师审核、项目技术负责人审定的三级审核程序。涉及工程质量、安全的重要资料，还需经监理单位（或建设单位）相关负责人审核签认。2.审核内容：审核内容包括但不限于：资料是否齐全、内容是否真实准确、数据是否无误、签字盖章是否完备、格式是否规范、与相关规范标准是否相符等。对审核中发现的问题，应及时通知相关人员进行整改，并跟踪落实。3.签认的严肃性：所有签认手续必须齐全有效，签认人员应具备相应的资格和权限。签认行为意味着对资料内容的认可和负责，应严肃对待。（四）资料的整理与保管资料的整理与保管是为了使资料系统化、条理化，便于查阅、利用和归档，同时确保资料在保管期间的安全与完好。1.系统性整理：按照工程的施工顺序、专业特点和归档要求，对收集到的资料进行系统整理。包括资料的排序、组卷、编目、填写卷内目录、备考表等。组卷应遵循“谁施工、谁负责；谁验收、谁负责”的原则，保持资料之间的有机联系。2.规范化编目：每个案卷应有明确的案卷题名，卷内文件应按顺序编号，并填写卷内目录和备考表。编号应具有唯一性和可追溯性。3.妥善保管：施工现场应设立专门的资料档案室或资料柜，配备必要的防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。资料管理人员应定期对资料进行检查，发现问题及时处理。电子资料应进行备份，防止数据丢失。借阅资料应履行借阅登记手续，明确归还期限，确保资料不丢失、不损坏。三、施工资料的归档与移交规范（一）归档范围的确定施工资料的归档范围应依据国家、行业及地方相关法规、标准以及建设单位与施工单位签订的合同约定执行。一般应包括从工程准备阶段到竣工验收及保修期内形成的，对工程具有保存价值的各种载体形式的文件材料。具体可参照相关工程档案编制规范进行细化。（二）归档资料的质量要求归档的施工资料必须是经过审核确认的、符合质量要求的正本资料（或副本，需注明）。其质量应满足：1.真实性：内容真实反映工程实际情况。2.完整性：归档范围内的资料齐全无缺。3.准确性：数据准确，图表清晰，结论明确。4.规范性：格式规范，签署完备，装订整齐。5.耐久性：应使用符合档案管理要求的纸张和书写材料，确保长期保存。（三）组卷与编目要求1.组卷原则：组卷应遵循工程文件的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一般可按单位工程、分部工程、分项工程或专业、阶段进行组卷。2.案卷构成：每个案卷由案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表和封底组成。3.案卷封面与脊背：应注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。脊背应填写工程名称、案卷号。4.卷内目录：应包含序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次、备注等栏目。5.备考表：应说明卷内文件材料的总页数、各类文件页数，以及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。应有立卷人、审核人签字，并注明日期。（四）归档与移交程序1.预验收：工程竣工验收前，施工单位应完成所有施工资料的整理、组卷工作，并向建设单位（或监理单位）申请资料预验收。预验收合格后，方可进行工程竣工验收。2.正式归档：工程竣工验收合格后，施工单位应在规定期限内，将符合要求的竣工资料（含竣工图）向建设单位办理正式移交手续。双方应签署《工程资料移交书》，明确移交资料的套数、册数、页数等，并由双方负责人签字盖章。3.向城建档案馆移交：根据相关规定，需要向城市建设档案馆（或其他指定档案管理机构）移交的工程档案，由建设单位负责组织，在工程竣工验收后规定时间内完成移交。施工单位应积极配合提供所需资料。四、保障措施与持续改进（一）组织保障与人员职责项目部应明确资料管理的分管领导，设立专职或兼职资料员岗位。资料员应具备相应的专业知识和技能，熟悉资料管理的规范和要求，并保持相对稳定。明确各岗位人员在资料管理中的职责，确保责任到人。（二）制度建设与培训建立健全项目资料管理制度，包括资料的编制、收集、审核、签认、整理、保管、借阅、归档等各个环节的管理规定。定期组织相关人员进行资料管理知识和技能的培训，提高全员对资料管理重要性的认识和业务水平。（三）信息化管理手段的应用积极推广和应用工程资料管理软件，实现资料的电子化编制、流转、审核、存储和检索，提高资料管理的效率和质量。电子资料应与纸质资料同步形成，并符合电子档案管理的相关要求。（四）监督检查与持续改进项目部应定期对资料管理工作进行自查，建设单位、监理单位应加强对施工资料的日常监督检查。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪落实。通过不断总结经验教训，持续改进资料管理工作方法和流程，提升整体管理水平。五、附则本规范为施工资料管理与归档工作提供一般性指导原则。各工程项目可根据其规模、性质、复杂程度及地方主管部门的具体要求，在本规范基础上制定更具