审计处档案管理制度

审计处档案管理制度第一章总则第一条为规范审计处档案的形成、收集、整理、保管、利用与销毁，确保审计档案完整、真实、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《审计机关审计档案管理规定》及本单位内部控制手册，制定本制度。第二条本制度所称审计档案，是指审计处在履行审计监督、评价、建议职能过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录，包括纸质载体、电子载体、实物载体及其元数据。第三条档案管理坚持“谁审计、谁立卷，谁形成、谁负责”的原则，实行审计项目组终身责任制与档案室集中保管制相结合，确保档案材料来源可靠、内容准确、体系完整、调用便捷。第二章组织与职责第四条审计处设立档案管理岗，配备专职档案管理员一名，必要时可增设兼职档案联络员若干。档案管理员应具备档案专业中级以上职称或通过国家档案局培训考核，保持岗位相对稳定，调离时须完成书面交接。第五条档案管理员职责：（一）起草年度档案工作计划、经费预算与考核指标；（二）指导审计项目组立卷，检查归档质量，对不合格案卷有权退回限期整改；（三）负责档案接收、分类、编目、上架、统计、保管、修复、数字化与日常安全巡查；（四）组织档案鉴定、开放、借阅、复制、编研及销毁工作；（五）定期向处长及上级档案主管部门提交档案管理报告，重大风险即时上报；（六）组织档案信息系统权限分配、数据备份、灾备演练与版本升级。第六条审计项目组长为该项目档案质量第一责任人，其职责：（一）指定项目主审为兼职档案员，负责本项目文件材料的平时收集与预立卷；（二）确保审计实施方案、取证单、工作底稿、会议纪要、被审计单位反馈意见、整改报告等过程文件同步形成、同步收集、同步编号；（三）在审计报告正式签发后十个工作日内完成组卷，移交档案室，并签署《审计档案移交书》；（四）对涉密或敏感数据单独标注密级、保密期限与知悉范围，并履行审批手续。第七条处务会每季度听取档案工作汇报，将档案质量纳入项目质量考核，占比不低于10%。对因档案缺失、涂改、损毁导致无法还原审计过程或引发行政复议、诉讼的，按《审计执法过错责任追究办法》倒查责任。第三章文件材料形成与收集第八条审计文件材料实行“双轨制”形成：纸质原件与电子文件同步生成，两者内容须完全一致。电子文件采用PDF/A-2b格式加时间戳固化，大小控制在200MB以内，分辨率不低于300dpi，OCR双层嵌入。第九条收集范围执行“正向清单+负面清单”模式：正向清单包括但不限于：1.审计通知书、审计承诺书、审计实施方案及调整记录；2.被审计单位自查表、承诺书、基本情况表、内控调查问卷；3.审计工作底稿及取证单（含无法取得证据的说明）；4.审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见、书面说明、见面会议纪要；5.审计报告正式稿、审计决定书、审计移送处理书；6.重要事项的请示、批复、签报、领导批示；7.整改报告、整改台账、后续审计报告；8.与审计项目有关的媒体报导、群众举报信及核查结果；9.审计期间形成的声像资料、电子数据、计算底稿、分析模型、脚本源代码及运行日志；10.其他具有查证、借鉴、法律证据价值的材料。负面清单包括：1.与审计项目无关的收发文、会议通知、一般性学习材料；2.重复文件、过程草稿（未保留修改痕迹）、未签章的空白表格；3.私人笔记、个人邮件、即时通讯截图（未转化为正式证据）。第十条收集节点与载体要求：（一）审前准备阶段：项目主审在审计进点前完成资料收集目录初稿，档案管理员审核备案；（二）现场实施阶段：每日下班前由取证人完成电子文件上传至“审计档案中间库”，系统自动比对哈希值，防止篡改；（三）报告撰写阶段：起草人须调用中间库已固化文件，禁止从私人邮箱、U盘导入新材料；（四）整改检查阶段：后续审计人员应在取得整改证据后三个工作日内补充进卷，禁止另立卷宗。第四章立卷与整理第十一条审计档案以“项目”为单位立卷，一个项目可设若干分册，每册厚度不超过3cm。卷内文件按“结论性文件—证明性文件—立项性文件—其他文件”顺序排列，统一页码，页码位置为右下角，双面书写的背面页码标于左下角。第十二条卷内目录采用四层结构：一级项目序号、二级分册序号、三级类目代号、四级文件序号。类目代号执行《审计署审计档案类目表》细目，新增类目须报档案管理员备案并赋码。第十三条卷皮与备考表：（一）卷皮采用无酸牛皮纸，克重不低于250g，封面项目名称为审计报告标题全称，字体小标宋二号，加粗；（二）备考表置于卷末，须填写本册总页数、密级、保管期限、立卷人、检查人、移交日期、缺件说明；（三）立卷人、检查人须手写签名，不得使用电子签或印章替代。第十四条电子文件整理：（一）建立“项目级—案卷级—文件级”三级文件夹，命名规则：项目编号_年度_被审计单位简称_审计类型；（二）每份电子文件须同步生成XML元数据文件，字段包括：题名、责任者、日期、页数、格式、哈希值、开放标识；（三）系统每日22:00自动打包成TAR格式，写入一次写光盘（DVD-RDL），光盘编号与纸质卷宗编号一致，存放于防磁柜。第五章分类与编号第十五条采用“年度—组织机构—项目—载体类型”四段式分类法，共16位字符：第一段4位：年度，如2024；第二段3位：处室代码，如SJC；第三段7位：项目流水号，前两位为审计类型码（FS财务收支、JJ经济责任、GX专项资金等），后五位为年度流水；第四段2位：载体类型（01纸质、02电子、03声像、04实物）。示例：2024SJCFJ202400102，表示2024年审计处经济责任审计第1项纸质档案。第十六条档案管理员在接收后两个工作日内完成分类、编号、盖章、入库登记，并在档案管理系统中生成唯一条形码，条形码贴于卷脊距底边5cm处，便于射频盘点。第六章保管与保护第十七条档案库房设在办公楼六层东侧，建筑面积80㎡，采用无窗密闭设计，分纸质库区、电子库区、特藏库区。库区配置：（一）恒温恒湿系统：温度14℃—16℃，相对湿度45%—55%，每日自动记录，超标30分钟内短信报警；（二）洁净气体灭火系统（IG541），喷放时间＜60s，残留浓度＜5%；（三）防磁防爆柜12组，用于存放光盘、硬盘、磁带；（四）甲级防火门、门禁双因子（指纹+动态口令）、红外周界报警、24小时值守；（五）防虫防霉：每年五月、十月各进行一次真空充氮杀虫，使用环氧乙烷残留检测仪验证。第十八条纸质档案上架采用“五距”标准：顶距≥50cm，灯距≥30cm，墙距≥30cm，柱距≥10cm，垛距≥5cm。密集架承重≥1200kg/㎡，每层设可调隔板，底部铺设5mm橡胶防震垫。第十九条电子档案实行“三份四地”策略：生产库、同城异地灾备库、异地容灾库各一份，另加一次写光盘离线第四份。每年十二月进行可读性校验，损坏率＞2‰即启动迁移。第二十条库房巡检：档案管理员每日上午、下午各一次，处领导每月一次，办公室每季度一次，发现问题填写《库房巡检记录表》，重大隐患48小时内整改完毕。第七章借阅与利用第二十一条借阅分为内部借阅、外部借阅。内部借阅人须通过OA系统提交《审计档案借阅申请单》，注明项目名称、借阅理由、利用方式、归还日期，经项目原组长、档案管理员、处长三级审批后方可出库。第二十二条外部借阅仅限于纪检监察、巡视巡察、司法机关凭正式协查函，且须经分管厅领导书面批准。借阅时间不超过七个工作日，禁止转借、拍照、复制、摘抄涉密内容。第二十三条借阅档案须当面清点页数、检查密级标识、拍照留档，借阅人与档案管理员双方在《档案出入库登记簿》签字确认。归还时再次清点，如发现缺页、污损，按每页200元计赔，并视情节给予通报。第二十四条数字化利用：档案室提供加密PDF在线浏览，系统自动加水印（含用户名、时间、IP地址），下载权限仅开放给处长、总审计师。对大数据分析需求，提供脱敏后的CSV数据包，删除被审计单位名称、银行账户、身份证号等敏感字段。第八章鉴定与销毁第二十五条档案鉴定分为初始鉴定、定期鉴定、即时鉴定。初始鉴定在立卷时完成，保管期限分为永久、30年、10年三类。（一）永久：重大专项资金、经济责任、政策落实跟踪审计及领导批示原件；（二）30年：一般财务收支、内部控制、风险管理审计；（三）10年：日常简易程序审计、整改回访。第二十六条定期鉴定每五年开展一次，由处领导、档案管理员、项目代表、法律顾问组成五人鉴定小组，出具《审计档案鉴定意见书》，报上级档案主管部门备案。第二十七条销毁程序：（一）对确无保存价值的档案，编制《审计档案销毁清册》，列明项目名称、年度、数量、理由；（二）鉴定小组签字、处务会审议、分管厅领导批准；（三）指定两人监销，使用符合保密局要求的碎浆机，碎浆颗粒≤2×2mm，现场拍照、录像，形成《审计档案销毁报告》，永久保存。第二十八条涉密档案销毁须先履行解密程序，无法解密的，送交省保密局统一销毁，严禁擅自出售、丢弃。第九章信息化与数据安全第二十九条档案信息系统采用B/S架构，运行在政务云专有域，操作系统为国产Linux发行版，数据库采用达梦V8，加密算法SM4/SM3，密钥长度256位。第三十条用户权限实行RBAC模型，角色分为系统管理员、档案管理员、审计人员、访客四级，细粒度到字段级。系统日志保留不少于十年，日志文件哈希值每日同步到司法区块链。第三十一条数据传输采用TLS1.3协议，双向证书认证，禁止明文传输。移动介质使用专用加密U盘，硬件级AES-256，连续十次输错密码自动销毁数据。第三十二条每年至少进行一次渗透测试、一次应急演练，演练场景包括勒索病毒、内部人员越权、库房水灾。演练报告在十个工作日内完成整改闭环。第十章统计与考核第三十三条建立档案统计台账，指标包括：馆藏总量、年度增量、数字化率、借阅次数、鉴定销毁量、库房环境异常次数、灾备演练成功率等，每月自动生成可视化仪表盘。第三十四条档案工作考核实行百分制，与年度绩效奖金挂钩：（一）立卷及时率（20分）：审计报告签发后十个工作日完成移交，每延迟1个工作日扣1分；（二）归档完整率（20分）：缺一件关键文件扣2分；（三）数字化质量（15分）：OCR识别率＜99%、元数据缺项＞1%即扣分；（四）库房安全（15分）：全年无事故得满分，出现一次温湿度超标扣5分；（五）借阅合规（10分）：违规借阅一次扣5分；（六）鉴定销毁（10分）：程序不规范一次扣10分；（七）创新亮点（10分）：被上级推广经验一次加5分。考核结果分为优秀（≥90分）、良好（80—89分）、合格（60—79分）、不合格（＜60分）。不合格人员取消当年评优资格，并强制离岗培训。第十一章培训与科研第三十五条档案管理员每年至少参加一次省级以上档案业务培训，取得继续教育学时证明。新入职审计人员须在试用期内通过