《新编应用文写作》-第一章

第一节应用文概说一、应用写作和应用文写作，是人类社会自文字产生之后，人们在对客观世界认识基础上进行的一种带有创造性的，表达作者对客观事物的认识和感受的一种复杂的精神劳动，是将思维的成果运用书面语言(文字、图形、符号等)，以篇章的形式记录、表述出来的一种行为过程。它是人们表达思想、交流情感、传递信息的一种重要手段。各种文体的写作都是如此。下一页返回第一节应用文概说写作是一种复杂的行为过程，这种行为过程的重要特征就是“双重转化”。第一重转化是客观事物、现实生活向作者头脑的转化过程;第二重转化是把经过头脑这个“加工厂”加工过之后形成的意识、情感，再转化为书面语言，即文章的过程。简单概括说就是“物”一“意”一“文”这样一个既有联系又有区别的转化过程)上一页下一页返回第一节应用文概说如果从文章所负载的社会功能和效用来划分写作活动，人类的写作活动主要就是两大类:一类是为了抒发个人主观感情、反映客观现实生活，并在客观事实基础上进行艺术再加工、再创作的文学写作;第二类就是为了处理现实生活中出现的各种公私事务的写作活动，这就是应用写作，也有人把它称之为实用写作。写作活动的直接成果就是文章，由两种写作活动产牛犷两举文童.即文学作品和应用文。人类社会最早的写作活动是应用写作而非文学写作，最早的文章是应用文而非文学作品，文学作品是从应用文中派生出来的。上一页下一页返回第一节应用文概说

中国古代的“文学”一词出现很早，大约在先秦就出现了，《论语•先进篇》中就有“德行:颜渊、阂子蓦、冉伯牛、仲弓。……文学:子游、子夏。”意思是，熟悉、通晓西周文献典籍的有子游和子夏。这里“文学”的涵义并非是我们今天对“文学”的理解，不是指诗歌、小说等文艺作品，而是指古代的文献典籍，就是我们今天所说的应用文。那么，什么是应用文呢?应用写作的直接成果就是应用文。是人们为了处理和解决在社会生产、生活实践中遇到的各种各样的具体问题、具体事务而广泛使用的文章体裁的总称。上一页下一页返回第一节应用文概说现代应用文，是指党政机关、社会团体、企事业单位和人民群众，在日常生活、学习工作和社会交往中，为处理各种公私事务而普遍使用的带有工具性，并具有某种惯用格式和直接应用价值的一类文章的总称。包括公务应用文和私人(务)应用文两大类。上一页下一页返回第一节应用文概说二、应用文写作的特点写作特点又称写作特色，是指一篇文章或一部作品在内容和形式上所体现出来的鲜明个性和特殊之点。曹巫在《典论•论文》中说“文本同而末异”，“本同”意思是说，无论哪种文体，其本质特征都是相同的，即都要用语言文字来表达一定的思想感情;“末异”的“末”，是指文章的具体表现形态，即文体特征或文章在内容和形式等方面的特点，不同的文体由于作用不同，内容也不同，所以在表达方式、结构、语言乃至风格等方面也就各有不同，这就是“末异”，而正是这些“末异”之处，形成了不同的文章体裁，体现了各种不同文体的不同特点和写作规律。上一页下一页返回第一节应用文概说我们学习应用文写作，就是要了解应用文写作的特点，特别是与文学写作相比较，其自身独有的特点，进而掌握应用文的写作规律，写好应用文。应用写作与文学写作是性质完全不同的两种写作活动。文学作品讲究“以情动人”，突出一个“情”字，陶冶读者的情操，给人带来美的享受，使人们更好地认识生活、感受生活、热爱生活，但它很难立即解决现实生活中的具体问题;应用文则强调“以事告人”，突出一个“用”字，为用而写，因事才写，是用来解决现实生活中存在的具体问题的，具有明显的功用性。上一页下一页返回第一节应用文概说正如诗人、语言学家刘半农所说:“应用文是家常便饭，文学文却是精美筵席;应用文是‘无事三十里’随便走路，文学文是运动场上出风头的赛跑。”应用文写作的特点就是指区别于文学文写作，其自身所具有的独特个性。概括地说，主要有以下几方面。1.从价值上看注重实用性文章的产生，本来就是为了实用。“实用”，可以说是应用文区别于文学文的本质特点，“重其辞乃所以重其实也”，所以，应用文也被称为实用文，应用文的其他特点可以说都是由它派生出来的。上一页下一页返回第一节应用文概说应用写作是专门为了处理公私事务，解决生活、工作或学习等各种社会问题的实际需要的一种写作活动。所以，应用文的实用性集中表现在它总是与工作、生活和学习中的某些具体问题、具体事物相联系，具有明确的功用性。写寻物启事，是为了找回遗失的物品;写求职信，是为了寻求一份满意的工作;写产品说明书，是为了介绍推广某种商品，都有明确的目的性和针对性。因此，能不能解决和处理好这些问题，也就成了应用文自身存在的价值所在，它的生命力就在于应用、有用，而不在于欣赏，不在于给人以美的享受，也不在于个人某种情感的宣泄。上一页下一页返回第一节应用文概说现代应用文的这种实用性更是越来越突出。据不完全统计，在三峡工程建设中，用到的应用文体有百余种，如通知、请示、批复、计划、招标书、投标书等，数量则数以万计，更不用说在纷繁复杂的社会生活中了。所以，实用性是应用写作和文学写作的最大区别，有没有实用性，也就成了判断一篇应用文写作成功与否的关键所在。一篇应用文如果不能很好地处理好公私事务，解决实际问题，不能满足实用的需要，即使写得条理再清晰，文采再飞扬，也算不得一篇好文章，甚至是废纸一张。上一页下一页返回第一节应用文概说2.从内容上看注重真实性文学创作不能像照相机一样原封不动地照抄照搬生活，要求源于生活但又高于生活，它所追求的是艺术的真实而非生活的真实，所以读文学作品不能对号人座。“燕山雪花大如席”，现实中绝对没有这么大的雪花，但我们并不觉得李白写得不切实际，反而觉得生动形象，所以文学创作提倡合理的想象，允许虚构和夸张，在现实生活的基础上对生活进行艺术加工，使创作出来的作品比真实的生活更生动、更典型，更能揭示生活的本质，从而达到感染人、感动人的目的，追求的是审美的艺术效果。上一页下一页返回第一节应用文概说应用文写作的目的性、针对性极强，它是为了满足某种实际需要而带有功用性的一种写作活动。或是为了行政管理、处理公私事务;或是为了人际交流、传递信息，等等，所以所写内容必须真实可靠，决不允许弄虚作假，胡编乱造，更不能虚构和夸张，否则还怎么能处理好公私事务，达到实用的目的呢?上一页下一页返回第一节应用文概说材料是内容的基本要素。清代学者章学诚在《文史通义•文理》中说:“夫立言之要在于有物”，意思是说写文章的关键在于要有材料。没有材料，内容空洞无物，不是好文章，所有的写作都是如此。应用文写作为保证内容的真实性，就要求使用的材料必须绝对真实，所涉及的一人一事，一定要确有其人其事，时间、情节、数据等都不能有任何虚构或夸张，否则，就达不到处理公私事务的目的，更体现不出实用的价值。上一页下一页返回第一节应用文概说3.从主旨上看具有明确单一性我国古代写作理论中把文章所表现出来的贯穿全文的主要用意、意义称作“意”或“主旨”，明末清初学者工夫之说:“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”在应用文写作中，主旨指写作主体通过文章所反映出来的基本思想、写作目的和写作意图。上一页下一页返回第一节应用文概说主旨在文学写作中一般称之为主题，主题原本是一个音乐术语，指一首乐曲中的核心旋律，即“主旋律”，后来被广泛用于文学创作当中。文学作品的主题追求多元化，可以一文多义，不同的读者因自身生活经历、受教育程度等因素的差异，可以从同一部作品中领略到不同的主题意义。但应用文为达到实用的目的，则要求主旨首先要正确鲜明，其次要明确单一。强调一文一事、一文一意，并要贯穿到底，不能主旨分散，一文多意，模棱两可，似是而非，含糊不清。这也是由应用文处理工作、解决实际问题、提高工作效率的实用性目的所决定的。上一页下一页返回第一节应用文概说4.从格式看具有相对稳定的模式性在写作中，常常把某些内容固定在文面的某个固定的位置处，如写信，开头一定是在左上方顶格处写称谓，然后写信的正文，最后写祝颂语，署名写在信的右下方，这就是格式。虽然其语体常常不受应用文具体内容的约束，但却表现出某些相同的特征，如大致相同或相近的布局和写法、大体统一的文面要求等，这种模式性在公文中表现更为明显，如“通知”这一文种，其具体内容千差万别，各有不同，但在文章布局、格式、句式、用语等方面却有相同或相近的表现形式，这些就是模式化、标准化的东西。上一页下一页返回第一节应用文概说文学作品反对公式化、概念化，提倡标新立异，讲究独创性，反对千人一面，众口一词，要给人以“新奇感”和“陌生化”的感觉，以满足不同读者的不同审美需求。应用文为实现其处理公私事务的实用目的需要，则要求按照一定的模式写作，格式上要保持相对的稳定性、规范化，不能经常花样翻新、随意变来变去。其中公文对格式的要求更加严格，不能随心所欲，想怎么写就怎么写。上一页下一页返回第一节应用文概说国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属的中国标准研究中心共同修订完成的《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)已经由国家质量技术监督局正式发布，并于2000年1月1日起实施。这是国家对公文格式的规范作出的统一、权威的规定，对其他相关应用文体的写作格式提供了重要的依据和参考。模式化的好处，一是作者按模式化写作简便快捷，便于迅速成文;二是读者看起来一目了然，便于迅速做出判断和反应;三是有利于计算机处理，有助于办公自动化的实现。可见这种模式性也是应用写作的实用性在文章形式上的具体体现。上一页下一页返回第一节应用文概说应用文写作的这种模式性，有些是“约定俗成”的，如书信、条据等日常应用文;有的是“法定使成”的，如国务院办公厅在2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，就对13类行政公文的写作作出了明确规定。应用文写作中约定俗成的格式，虽然不是一种严格规定的法定格式，不属于法定规范，但也必须遵守。因为这种格式是千百年来无数人在应用文写作的实践中，日积月累逐渐达成的某种共识和约定，并为大家所共同认可和遵守，其中包含着许多应用文写作规范的合理因素，方便人们的社会交往，体现应用文特定的交际功能。上一页下一页返回第一节应用文概说当然，我们所说的应用文的这种模式性绝不是概念化、公式化，也不是一成不变的。应用文本来就是时代的产物，是为社会现实服务的，所以它也必然会随着时代和社会的不断发展而发展，变化而变化。应用文在写作上既然讲究模式性，就要求我们在写作的思维方式上，除了运用一般的思维方式外，还要注意模式化的思维方式，头脑中要有模式化意识。比如要写“会议通知”，就要想到:在什么时间、什么地点、开什么会，会议主题是什么，需要什么人参加，事前应做哪些准备等内容，这种文体的写作模式是什么，自觉按照这种“模式”去想、去写，就能很快成文，从而满足应用文应时而作的需要。上一页下一页返回第一节应用文概说5.从时间上看有较强的时效性时效性，一是指写作者要有时间观念，要在一定的时间内完成写作任务，绝不能有意或无意拖延时间，否则事过境迁，难免误事;二是指有些应用文自身只在一定的时间内能起作用，如会议通知，开会时间一过，就意味着这份开会通知自动失效。已经失效了的应用文，如公文，也不是完全没有用，可以成为历史档案，供后人查阅，因为它真实地保存了当年那段历史的原始痕迹。文学创作一般并不特别强调时效性，有的作品作者可以写上几年甚至更长时间;《三国演义》《红楼梦》这些古代的优秀作品，至今仍有人在读，就是在以后也还会有人继续读。上一页下一页返回第一节应用文概说6.从写作主体看具有群体性一切文章都是人写出来的，写文章的人通常被称为作者。作者在写作活动中发挥着非常重要的作用，因为一切写作行为最终都必须由作者来具体实施和完成，所以作者被称作写作主体。文学创作中的作者绝大多数体现的是个人创作，但作家毕竟是少部分人，能称得上著名作家的更是风毛麟角。上一页下一页返回第一节应用文概说应用写作却不同，凡有一点文化的人，你可以不写诗歌、小说，但你却不能不经常和应用文打交道，因为在社会生活中，你总有一些公私事务要办，有些问题要处理，有些信息要传递，应用文正好能满足这些需要，所以，你不可能不接触应用文，不写作应用文。从这点上说，应用写作的作者体现的是群体性，是人人普遍参与的群体写作。这个作者群中既有个体作者，如个人制定的学习计划、年终写的个人总结、个人书信等;又有两个人以上的群体作者，如联合完成的调查报告、科研论文等;还有依法成立并受法律保护，能独立行使职权同时承担义务和责任的法定作者;此外还有一类代言作者，如机关单位里被委派负责起草公文的人。上一页下一页返回第一节应用文概说7.从读者看具有定向性和选择性读者是指阅读文章的人。完整的写作活动包含着两种活动:什么人写，给什么人看，没有读者的写作是不完整的写作活动，写作的行为过程就是作者和读者互动的过程。文学作品的读者一般很广泛，而应用文的读者则很复杂，往往带有定向性和选择性。从读者的身份大致可以分为法定读者、普通读者和专业读者三类。上一页下一页返回第一节应用文概说法定读者主要是指能代表一级组织的领导者和相关机构的工作人员。普通读者是指根据本人的某种需求，自发阅读某些应用文的人，他们阅读应用文，主要目的是为了了解信息的需要，并非一定要按照应用文的内容去办事。专业读者是指以阅读专用文书为主的读者，他们往往因自己业务工作的需要而阅读相关的应用文。所以，应用写作中作者应从读者情况出发，强化“读者意识”，根据读者的特点决定自己的表达方式、使用的语言等，只有这样，才能更好地发挥应用文的实用功能。上一页下一页返回第一节应用文概说1928年1月，中国工农红军解放了遂川县城，决定发布一个公告，内容涉及人民生活的各个方面，考虑到当地许多贫苦百姓的文化状况，就把原公告草稿上的“废除聘礼，反对买卖娇姻”改为“今后讨老婆不要钱”;把“不许虐待几童”改为“反对大人打小孩”;把“废除债务”改为“借了土豪的钱不用还”等，事实证明，经过这样修改后的公告收到了预期的宣传效果。上一页下一页返回第一节应用文概说8.从发表形式看具有广阔性和多样性应用文既有公开发表的，如公告、通告等;也有内部使用的，如简报、请示等。有些既可以公开张贴，也可以通过新闻媒体传播，还有些是私人之间往来的，如私人间的书信等。在上述所有应用写作的特点中，“实用价值”是其最根本的本质特点。上一页下一页返回第一节应用文概说三、学习应用文写作的意义作为一类特定的文体，应用文的使用十分广泛，涉及社会生活的方方面面。自古以来，应用文，特别是其中的公文，就是国家对社会进行有效管理的重要工具。魏晋时期，曹巫就指出“盖文章乃经国之大业，不朽之盛事”，陈寿《三国志》也有:“公文下郡，绵绢悉以还民，上下欢喜，郡内遂安。”的记述，充分说明了应用文，特别是公文在治国安民中的重要作用。刘腮在《文心雕龙•书记》中更明确指出:(应用文)“虽艺文之末品，亦政事之先务也”。和那些文笔优美抒情、催人泪下的文学作品相比，应用文确实是“末品”，但在治理国家、处理政务方面，‘自又的确是当之无愧的“先务”。上一页下一页返回第一节应用文概说1981年8月，作家、教育家叶圣陶先生针对有些大学生不重视应用文写作的倾向，在同《写作》杂志编辑人员的座谈中语重心长地指出:“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”1983年，中央广播电视大学率先将应用写作课列入教学计划，此后，全国各高校也陆续开设应用文写作课，并把它列为各专业学生必修的公共基础课。上一页下一页返回第一节应用文概说美国著名的未来学专家约翰•奈斯比特在其《大趋势—改变我们生活的十个新方法》一书中指出:“人类社会在由工业化社会向信息化社会的过渡中”，有五件“最重要”的事情是每个人都必须要记住的，其中的一件就是，“在我们这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。”他所说的“读写技能”，首先指的就是足以应付日常工作和生活所需要的阅读应用文和写作应用文的技能。香港一些知名人士也明确指出，未来的企业家人才应具备一七种能力，其中第六种能力就是必须具备较强的应用写作能力。现代科学技术的发展，虽然能够解决信息传播方面的许多问题，但却代替不了人们头脑的思维活动—应用写作。上一页下一页返回第一节应用文概说在当今社会，应用文写作和我们每个人的学习、工作和生活的关系十分密切，应用文写作能力是我们每个人应付生活、处理公私事务的基本技能之一。从某种意义上说，应用文写作能力高低，往往可以从中看出一个人思想水平、业务水平、接受信息和反馈信息水平的高低。所以我们一定要充分认识学习应用文写作的重要性，努力培养自己写作常用应用文的能力。上一页下一页返回第一节应用文概说四、如何学好应用文写作课学习应用文写作，提高应用文写作水平，是一件长期的综合性的写作实践活动，是多种素质的综合体现，但就写作能力而言，绝非上几次应用文写作课所能奏效。为此，我们仅提出以下几点意见。1.认真学习掌握理论知识这里既包括学习掌握有关应用文写作的基础理论知识，也包括学习掌握国家的有关方针政策、法律法规和相关的专业知识。上一页下一页返回第一节应用文概说有人不承认应用写作理论的存在，认为只要会写一般的文章，再套上现成的具体应用文的格式，就可以写好应用文了，这是一种片面、错误的理解。这是因为他们只看到了应用文和其他文章的“本同”，却没有看到“末异”，而正是这些“末异”之处，体现了应用文独特的个性，我们就是要重点学习掌握应用文的个性特点，并用它来指导应用文的写作。上一页下一页返回第一节应用文概说我们承认，有些人没有学习和掌握应用文写作理论，也能写一般的应用文，但往往是知其然而不知其所以然，很多时候，这种写作带有盲目性，写出的文章也不一定符合要求。理论是行动的先导，学习掌握应用文写作理论，可以变不自觉写作为自觉写作，避免盲目性，少走弯路，收到事半功倍的效果，使写出来的应用文符合写作目的和要求，文章更规范，最终满足解决实际问题的需要。学习、掌握应用文写作理论不一定很多、很全，只要实用、够用就行。上一页下一页返回第一节应用文概说2.多读优秀的典范的应用文范文鲁迅说:“文章应该怎样写，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和多写，此外并无心得或方法的。”鲁迅这里主要是针对文学写作说的，但对于应用文写作同样适用。我国应用文写作历史悠久，源远流长，千百年来，众多的文章高手，写出了大量的经世致用的应用文佳作，成为中华民族精神财富中极其宝贵的遗产，这些应用文“事信言文”

“简而有法”，有很多今天仍可以供我们学习和借鉴。学习古人固然重要，可以温故而知新，但更重要的是“新”。所以我们要把眼光更多地放在阅读现代优秀的典范的应用文上，因为应用文本来就是顺应时代潮流，应时而作的。上一页下一页返回第一节应用文概说模仿作为一种学习写作应用文的手段，实践证明是积极有效的。唐代史学家刘知几在《史论•模拟篇》中就指出:“夫述者相效，自古而然。”初学应用文写作的人选择规范的应用文范文进行阅读，模仿其结构模式和用语技巧，有意识地进行写作练习，不失为一条提高应用文写作能力的好途径。但要记住，阅读模仿范文的目的是要取长补短，最终还是要提高自己亲自动手写作应用文的能力。3.亲自动手多写多练应用文写作课是一门实践性非常强的课程。要真正提高应用文写作能力，关键还是自己亲自动手多写、多练，离开了这一点，即使理论学得再好，也是纸上谈兵;上一页下一页返回第一节应用文概说范文读得再多，也是欣赏别人写的佳作，正如古人所说:“读十篇不如做一篇”。我们要做的就是通过自己亲自动手写和练，尽快把理论转化为能力，加快从学习应用文写作理论到会用应用文写作理论的过程，缩短理论和实践的距离，切实提高自己应用文写作的基本功。在自己动手写练的同时，还可以随时向有应用文写作经验的人请教，求得别人的指导帮助。要提高应用文的写作水平决非一日之功所能奏效，必须持之以恒，坚持不懈，刻苦练习。上一页下一页返回第一节应用文概说4.重视修改每次练习写作之后，还应对所写的文章进行修改，因为修改也是提高应用文写作能力的重要手段之一。写作能力是综合能力，其中就包括修改文章的能力，初写出来的文章仅仅是一个雏形，各方面肯定存在这样或那样的不足，通过反复修改，就可以弥补。写文章是一个相当复杂的思维过程，社会事物是复杂多变的，谁也无法保证自己一下子就会认识清楚并准确地反映出来，而通过修改就可以弥补第一次思维的不足。(关于修改的详细内容可以参阅本章第六节“应用文的修改”)上一页下一页返回第一节应用文概说以应用写作理论为指导，以古今中外的应用文佳作，特别是现代应用文为借鉴，亲自动手，坚持不懈，持之以恒，刻苦练习应用文写作的基本功，是提高应用文写作能力的正确途径。上一页返回第二节应用文的表达方式文章的内容必须用一定的语言文字才能表达出来，要表达文章内容就要有一定的方式或方法、手法，这就是表达方式，或称表达方法。我们写文章，应当按照写作目的和文章主题的需要，坚持内容决定形式、形式为内容服务的原则，选择不同的表达方式。文章的基本表达方式有五种，即叙述、描写、抒情、议论和说明。在实际写作活动中，这五种表达方式往往是互相配合、互相补充的，只不过由于文体不同而各自有所侧重罢了。下一页返回第二节应用文的表达方式应用文的表达方式主要有叙述、议论和说明三种，基本不用或很少使用描写和抒情。虽然叙述、议论、说明这三种表达方式在文学写作中也经常使用，但在应用文写作中却有其自身的特点。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式一、叙述1.什么是叙述叙述，又称“记叙”或“述说”，就是把人们的经历或事物发展变化的过程交代、陈述出来的一种方法，这是所有写作中最基本最常用的表达方式之一。与其他文体中的叙述一样，应用文体中的叙述也应该具备六个基本要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果，如果这些要素残缺不全，就会造成文章内容表达含糊不清。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式2.叙述在应用文体中的作用

(1)介绍人物的经历和事迹。如某大学的一份表彰通报的开头:“我校视觉艺术学院07级学生张XX本月20日去雕塑公园写生时，看见一小男孩在玩耍时不慎滑入人工湖中，张XX见状，不顾个人安危，跳入深达两米多的湖水中，在岸上其他游客的帮助下，将落水几童成功救出。”上一页下一页返回第二节应用文的表达方式(2)介绍事件的基本情况或事件发生、发展变化的过程。如《国务院办公厅关于贵州省乡镇煤矿发生特大瓦斯爆炸事故的通报》开头一段文字:"1988年5月6日18时58分，贵州省毕节地区威宁县猴场镇政府与六盘水市大湾区二塘乡安乐村一农民联合开办的乡镇煤矿发生特大瓦斯爆炸事故，死亡45人，重伤2人，轻伤2人。”

(3)交代问题的来龙去脉、写作原因或写作目的。如下面一份计划的开头部分:“为认真贯彻落实全省xx会议精神，更好把握形势，抓住机遇，加大步伐，尽快走出经营困境，提高经济效益。我们……”上一页下一页返回第二节应用文的表达方式(4)在有些应用文中交代背景、介绍情况或说明工作进程等。如“从1月10日到2月2日，我国南方地区先后出现四次大范围低温雨雪冰冻过程。这次灾害性天气正值春运高峰，持续时间长，影响范围广，危害程度深，多数地区为50年一遇，部分地区为百年一遇。全国有19个省(区)不同程度受到影响，其中湖南、贵州、江西、湖北……”上一页下一页返回第二节应用文的表达方式3.应用文写作中对叙述的要求(1)线索单纯。应用文中的叙述，线索十分单纯，基本是按照时间的先后和事物发生、发展变化的自然顺序进行叙述，很少使用倒叙、插叙和补叙，更忌多线索跳跃式叙述。(2)概括叙述。在叙述时，不求详尽具体，面面俱到，一般多采用概述方法，轮廓性叙述。即用简洁的语言把一件事情发生的时间、地点、涉及的人物、原因和结果等要素交代清楚即可，很少有细节描写。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式如下面一份批评性通报中叙述事情经过的文字:“我校高中二年三班学生王XX，在2008年11月X日下午参加英语期末考试时，事先将做好的复习题答案在学校附近的XX打字复印社，经过一番讨价还价，最后花了50元钱缩印成小字条，藏在上衣口袋里偷偷带进考试教室。在考试开始大约20分钟后，从口袋里拿出字条抄袭。不一会几就被监考老师发现。监考老师让他停止答卷并交出字条，王XX一边辩驳一边将字条撕毁并且说，你说我抄袭了，你有证据吗?你拿给我看看!声音很大，严重干扰其他同学答卷。后来巡考老师赶到，把他叫到教室外面，对他进行了严肃地批评教育，王XX承认了错误，并向监考老师赔礼道歉。”上一页下一页返回第二节应用文的表达方式这份批评性通报制发于事件发生之后，目的主要是教育王XX本人，同时使其他同学从中吸取教训，引以为戒，严格考试纪律，抓好考纪考风，防止类似考试违纪现象再次发生，所以完全没有必要把王XX违纪的过程写得过于详细具体。此段文字只要把王XX违纪的大致经过概括性地写出来，把几个关键性的要素，如当事人、时间、地点、事件起因、结果等交代清楚就可以了。没有必要像讲“故事”似的写得那么具体，甚至连王XX到校外复印字条的事也写进通报当中去。可见由于文体不同，叙述的用法也不同。此外，应用文中的叙述多用直笔，很少用曲笔，更极少使用“文学笔法”。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式4.叙述的人称叙述的人称，就是作者的观察点和叙述的立足点，也就是作者以什么身份，站在什么位置上进行叙述。在应用文写作中，大量使用的是第一人称，即“我”“我们”，其次是第三人称，即“他”“他们”。使用第三人称叙述，灵活自如，既不受时间、空间限制，也不受人物生理和心理的束缚，可以真实地反映客观事实。第二人称其实是不存在的，应用文中出现的第二人称代词“你”或“你们”，如你校、你厂、你单位、你方等，只不过是一般的称谓，并不是叙述者的立足点和观察点，不能把它看成叙述的人称。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式二、议论1.什么是议论议论就是运用概念、判断、推理等逻辑手段进行议事论理，是对客观事物进行分析评论，借以揭示事理，表明作者的立场、观点或态度的一种表达方式。一段完整的议论，由论点、论据和论证三个要素构成。应用写作中，议论使用的也很普遍，学术论文和毕业论文更是以议论作为主要的表达方式，但在应用文中使用议论这种表达方式，与一般议论文有其不同之处。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式2.应用文体中议论的特点(1)与叙述、说明相比，议论多处于从属地位。议论文讲究“以理服人”，这个“理”必须阐述得非常清楚，这样才能让人信服，所以，议论过程一定要完整，贯穿全文始终。论点要正确，论据要充分，论证要严谨，三个要素一个不能缺。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式在应用文中，议论一般只在叙述或说明的基础上进行，除个别文体如学术论文、毕业论文等外，一般不需要旁征博引，长篇大论，也不一定非要三要素俱全，往往是三言两语，点到即止，有时更直接把结论拿出来，而不必把结论的推导过程详细写出来，经常使用的如:“以上事实表明……”这样的句式来表达。因为应用文写作的重点在“以事告人”，即要处理解决什么问题，要办什么事，如何去处理，怎样去办。只在需要时，针对特定的事实或事件，阐明作者的看法，就事论理。议论时往往采取夹叙夹议的方式进行，一般不作深入具体的论证。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式(2)议论时客观公允。在文学写作中，作者常常是寓情于理，带着浓厚的感情色彩发表议论，表达自己的爱憎，有的杂文更是嬉笑怒骂，冷嘲热讽。在应用文写作中，作者议论时应保持冷静客观，就事论事，不要牵强附会，东拉西扯，无限发挥，一般不要把个人的主观感情带进文章中。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式三、说明1.什么是说明说明是对客观事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等进行介绍和解说的一种表达方式。它是说明文的基本表达方式。说明在应用文体写作中同叙述、议论一样，也被广泛使用，如解说词、说明书等应用文体，其最主要的表达方式就是说明。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式2.应用文体中说明的特点

(1)文字直自浅显。应用文的读者群是非常广泛的，所以作者头脑中必须有读者意识，文字一定要质朴，老老实实、清清楚楚、明明自自，通俗浅显地把要说明的事物写出来，这也是应用文实用性的需要。

(2)有时自然语言和人工语言交替使用。自然语言是指人类在历史发展进程中自然形成的语言，可分为书面语言和口语两种。人工语言又称人造语言，是为了特定的需要，人为创造出来的辅助语言，最典型的是1887年由波兰医生柴门霍夫创造的世界语。上一页下一页返回第二节应用文的表达方式人工语言包括符号、线条、图表、字母等，其最大好处是直观，一目了然。在应用文写作中，对复杂的过程，抽象的事理，有时光靠自然语言很难说明自，此时恰当使用人工语言，往往比单纯用书面语言表述不但简明，而且节省文字，甚至更准确，既便于读者比较，又有利于读者记忆，同时也使应用文写作“电脑化”成为可能。在应用文写作中，使用最多的人工书面辅助语言是图形和表格，我们一定要学会使用。上一页返回第三节应用文的语言语言是思想的载体，是文章的第一要素。写作这种行为是人借助书面语言用来完善思想、宣泄情感、传递信息、沟通交流的带有创造性的精神产品制作过程。在写作行为双重转化过程中的第二重转化中，必须通过语言这个媒介，才能把头脑中思维的成果转化为具体的文章，而文章的内容又必须用一定的语言文字才能表达出来。正如王充在《论衡•正说率》中所说:“文字有意以立句，句有数以连章，章有体以连篇。”可见，离开了语言，不可能有写作，更不可能有文章。应用文写作的目的性、针对性极强，其特点决定了它在语言的运用上也有其自身独有的特点，就是坚持实用的原则。下一页返回第三节应用文的语言一、准确严密应该说，任何语言都把准确放在第一位，因为准确是“一切优良语言风格的基础”。应用文并不刻意追求“语不惊人死不休”的创新，只在语言的准确性上下工夫。试想，如果因语言不准确而使内容表达不清楚、不能反映出客观的真实情况，还怎么能办成事情、办好事情呢?还怎么能体现出应用文自身的价值所在呢?上一页下一页返回第三节应用文的语言1985年的一天，当代作家陆文夫突然收到一家平时与自己并无太多联系的出版社的会计寄来的五百元钱，原来此款是该出版社会计贪污所得，想请他代为保存，陆文夫当即将此款交给了公安部门，结果收到了这样一张收条:“兹收到作家陆文夫交来贪污款五百元整。”一张简单的收条，使陆文夫不明不白地成了“贪污犯”，让人啼笑皆非。所以，应用文的作者在动笔写作时，为了使内容表达准确无误，不出漏洞，对每个词语都要字斟句酌，反复推敲，避免出现意思表达含糊不清，使读者难以理解的歧义语言，甚至一个标点也不能忽略。上一页下一页返回第三节应用文的语言有一份购买蘑菇的合同，其中质量条款写的是“无杂质，腐烂。”结果买方收到的全是烂蘑菇，错就错在该用顿号处却用了逗号。正如俗话所说:“一字入文，九牛不拔”。如果意思表达得不准确，不但误事，有时还可能坏事。严密就是，一要做到语言表达意思要完整，不能出现漏洞，避免让别人钻空子;二要注意时间、地点和场合，把握好分寸，说话留有余地，不说过头话;三是语言表达不能含糊不清，出现歧义，使人无法正确理解。上一页下一页返回第三节应用文的语言二、庄重得体与文学文的语言相比，应用文的语言不追求语言的华丽，更不追求幽默诙谐，作者的态度端庄，表达感情合乎法度规矩，一般很少使用口语、方言、俗语、歇后语等，特别是公文文体，更决定了它的语体风格必须要庄严凝重。比喻、拟人、夸张等积极修辞很少使用，大量使用的是规范修辞。上一页下一页返回第三节应用文的语言为使语言庄重，在应用文写作中还习惯使用一些单音节词和文言词语。20世纪40年代后，文言逐渐失去了生命力，但在应用写作中，为使语言简洁庄重，仍然使用部分文言词语，特别是在公文写作中。如:兹(现在)、经(经过、通过)、谨(郑重而恭敬)、光临(表示宾客来到、参加)、悉心(尽心尽力、全心全意)等。这些词语不但不会被淘汰，而且在使用位置上基本固定，仍显示出语言的生命力。试比较下面两个句子:“请你告诉那个想投标的公司，让他们把他们公司的投标书直接交给招标办公室就行了。”“请告知该公司可将其投标书径送(直接送到)招标办。”第二句干净利落，语言庄重，符合应用文语言的要求。上一页下一页返回第三节应用文的语言得体就是语言要符合文体的要求，不同的应用文体对语言有不同的要求，所以在使用语言时，还要注意考虑文体对语言的要求。三、平实直白应用文的语言必须平实，其表现是，语言质朴无华，坦率得体。语言要做到平实，首先是朴素，即不靠华丽辞藻的堆砌，用最质朴平常的话，把要表达的思想、要说的道理、要办的事老老实实地表现出来，直陈直述。既不追求“语不惊人死不休”的奇语佳句，也不强调“言外之意”“弦外之音”的含蓄隐喻，给读者留下无限想象和回味空间的艺术效果。上一页下一页返回第三节应用文的语言应用文只是老老实实、直截了当，开门见山地直叙其事，不绕弯子，不兜圈子，对要表达的意思毫不掩饰，也不隐晦曲折让人难以领会，而是直接明快地叙述，让人一看就明自，一听就懂。正如叶圣陶先生所说:“公文必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”上一页下一页返回第三节应用文的语言四、简洁明了文贵简。古人曰:“事以简为上，言以简为当。”写文章讲“惜字如金”，指的是写文章时，语言表达要简明扼要，言简意赅，即用最少的文字传递尽可能多的丰富的信息，“言简而意丰，言简而意准，言简而意新”。被誊为“语言大师”的老舍先生说:“世界上最好的著作差不多也就是文字清浅简练的著作。”梁实秋先生也说:“文学作品无不崇尚简练，简幼、乃一切古典艺术之美的极则。”他们说的是文学作品，对应用文来说更是如此。上一页下一页返回第三节应用文的语言

简洁，可以说是应用文写作对语言的一个基本要求。当今社会生活节奏加快，人们普遍追求办事高速度、高效率，没有谁愿意花大量的时间去看那些既长又空的文章，语言的简洁就显得尤为重要。简洁，要做到文章篇幅要简短，内容要集中，主旨要突出，线索要单一，多用短句，少用长句。上一页下一页返回第三节应用文的语言

简，跟“繁”相对，指文章篇幅简短。但“短”是相对而言，不是越短越好。全国人大会议上的政府工作报告，如果写三千字，可能就短了，如果是一份会议通知，写一千字，可能就太长了。洁，去除杂质，留下精华，指文字简练，内容集中，没有多余的句子、段落、字、词等。简洁，就是少而精，这是应用写作追求的最佳境界。少而精是一个统一体，如同一枚硬币的两面，缺一不可，如果只求少而忽视精，就成了“少而空”。上一页下一页返回第三节应用文的语言

简洁，应以明自为前提、准确为基础。应用文写作的目的不是供人欣赏，而在于让人理解和接受，所以，必须把明自放在第一位;准确，就是要求语言能精确无误地表达作者想要表达的意思。所以，应用文的语言虽然要求简洁，但更要求明自和准确。上一页下一页返回第三节应用文的语言五、用语规范规范，就是合乎一定的准则、标准。应用文写作的本质属性和它在处理公私事务方面体现出的社会功用以及运用计算机处理信息的需要，都要求应用文的语言必须规范，符合标准。为了使语言规范，应用文在写作中大量使用书面语言，一般很少使用口语、方言和理语。在一些专业文书，如学术论文、毕业论文等的写作中，更是必须使用术语。术语，是指在某一专门行业中经常使用的特定词语，每一术语都有严格规定的意义，表达的意思是单一的，一般不会引起歧义。如“X铁路局在XX山洞子的施工中”这句话中，“山洞子”就是口语，应改为“隧道”或“隧洞”。上一页下一页返回第三节应用文的语言六、恰当使用模糊语言应用文在强调语言准确的同时，为了把意思表达得更确切，有时还要有意识地使用模糊语言。模糊语言和语言模糊是性质完全不同的两个概念。语言模糊是一种语病，指语言表述含糊不清、似是而非，意思表达模棱两可，或故意模糊事实。模糊语言则是一种外延不确定，内涵无固定指向，在表达意义上选用不确指的、具有弹性的语言，表达更加准确的意思。模糊语言的边缘是模糊的，但其核心则是精确的。模糊语言既不是含糊其辞、令人费解的低劣用语，也不是文学作品中那种高深莫测、深刻含蓄、多义多解，令人回味无穷的艺术语言。上一页下一页返回第三节应用文的语言

在应用文写作中，有时需要表达的内容比较复杂，不宜把话说得太绝对，不留一点余地，此时就不妨考虑使用模糊语言。如某县在小麦收割时拟发一份文件，原稿中有这样一句话:“全县各乡镇务必在六月三十日前完成小麦收割任务”，在讨论时有人提出，本县既有平原又有山区，小麦的成熟期要相差10~15天，如果一律要求六月三十日前完成收割任务，山区小麦的质量和产量肯定会受到影响，“务必”用得太绝对了，不如改用“原则上”好，后来的实践证明，“原则上”这个模糊语确实比“务必”更符合实际情况。上一页下一页返回第三节应用文的语言有些事物，如果客观上的界定已经非常清楚，此时就不能随意模糊了。如“参加会议的人已经基本上全到齐了”，这种表述就属于表达不准确。七、重点后置汉语很讲究语序，语序不同，表达的意思往往不同。重点后置就是指写作时在语序上把要表达的重点放在后面，这是汉语修辞的手法之一。应用文在写作时经常使用这种方法。上一页下一页返回第三节应用文的语言清朝时，曾国藩率领湘军与太平军作战，刚开始时总吃败仗，在给朝廷的奏折中他说自己“屡战屡败”，他手下的一位幕僚建议他把语序变一下，改为“屡败屡战”，这样一改，意思大不一样，“屡战屡败”，强调的是老吃败仗;“屡败屡战”，表达的则是虽总吃败仗，但不气馁，不服输，强调的是坚持作战的精神。又如“名人书法”和“书法名人”，前者是知名人物写的字，字写得不一定好，后者是书法界的名人。试比较“事出有因，查无实据”和“查无实据，事出有因”，第一句重点在“查无实据”，第二句重点在“事出有因”，表达的意思截然不同。所以，我们在写作应用文时，可根据实际情况，正确运用这一方法，巧妙地反映出自己要表达的意思。上一页返回第四节应用文的结构结构，本来是建筑学上的一个术语，指建筑物构造的式样，后来写作学借用来指文章各个组成部分的搭配和排列的样式，也有人称之为“布局谋篇”或“思路”。应用文的结构是指应用文各个部分按一定的组合关系的搭配和排列序列形式，是应用文内容的组织构造，由文章外在的表现形式和内在的具体内容两部分组成。结构就是要通过组织材料和语言形成一个结构来更好地表达文章的主题。下一页返回第四节应用文的结构文章的结构虽说并无固定的模式，正像人们通常所说的“文无定法”，但也还是有一定的规律可循。正如金人王若虚在《文辨》中所说:“试问文章有体乎?曰无。又问无体乎?曰有。然则果如何?曰:定体则无，大体须有。”他这里所说的“大体”，就是指文章结构的基本规律和原则。如写作计划，计划的具体内容可能千差万别，但在计划主体写作中，目标和任务、措施和方法、步骤和安排等几个基本要素是必须要体现出来的。上一页下一页返回第四节应用文的结构

应用文结构总体要做到平实简明，架构多是单线条的，一般多按事物的自然、正常顺序写作，如一篇文章分几部分、每部分分几层、每个层次又分几段，按照由浅入深、读者容易理解的正常顺序来安排，而不像文学作品那样，讲究情节要波澜起伏，引人入胜，设悬念、埋伏笔，所谓“文似看山不喜平”，“神龙见首不见尾”。应用文之所以要这样安排结构，就是因为应用文是用来处理公私事物的，是解决具体问题的，所以越简单、越实用越好。上一页下一页返回第四节应用文的结构一、结构的基本要素(一)开头开头，古人称之为“起笔”，指从哪几下笔，从什么问题写起。这是写文章的第一步，非常重要。应用文价值上的实用性决定了它的开头宜“直”不宜“曲”，要单刀直人、开门见山，简捷明确，直接切人主题，不追求委婉曲折，引人入胜的艺术效果。由于写作目的、文种、内容不同，应用文的开头方式也有所不同，经常使用的开头方法有以下几种。上一页下一页返回第四节应用文的结构1.目的式开宗明义，直接表明写作的目的、原因或理由，经常使用的词语有“为”“为了”“由于”等，引出下面所要说明的主要问题，加深读者的理解。如“为了尽快扭亏为盈……”“为认真贯彻落实……”“由于近几天来连续降雨，导致我省部分江河水位持续上涨……”，常用于如通知、通告、意见等的写作。上一页下一页返回第四节应用文的结构2.根据式根据有关法令、法律或有关文件精神、领导讲话，存在问题等，经常使用的词语有“根据”“依据”“按照”“遵照”“通过”等，表明写作此文是有根据的。如“根据省政府‘关于加强秋季森林防火工作的通知’精神……”“按照上级机关的统一部署……”“通过近一个月的专项治理，我院的……卫生状况大有好转……”，经常用于如决定、调查报告、合同等的写作。上一页下一页返回第四节应用文的结构3.概述式这种写法也是应用文常用的一种开头方法，用简要的语言概括交代写作对象的基本情况、背景材料，目的是为下边主体部分写作预先做好铺垫，打下基础，这种开头方法经常用于总结、调查报告、计划等文体的写作。如“当前，我市交通道路安全形势十分严峻，截止到x月x日，共死亡x人，伤xx人，直接经济损失xx万元。为尽快遏制……”。但要注意的是，无论是概述基本情况，还是介绍背景材料，都必须是与写作目的有关的，对那些与写作目的无关或关系不大的材料，即使再生动感人，也不要写。上一页下一页返回第四节应用文的结构4.提问式开门见山地提出问题，发入深思，然后引出正文。常用于调查报告、学术论文、消息等的写作。5.说明式先对写作对象的背景、情况作一般说明或介绍，在此基础上引出正文，如调查报告、广告、通讯等的写作。上一页下一页返回第四节应用文的结构(二)主体主体指的是文章开头和结尾之间的主要部分，这是应用文写作的重点和核心部分，也是应用文结构中的关键所在。如果说开头是要告诉读者写作的目的，即“为什么写”“根据什么写”，那么这部分就是要具体告诉读者“写的是什么”，也就是要“处理”或要“办”什么事，怎样去“处理”、去“办”。主体部分的结构主要是段落和层次的安排。上一页下一页返回第四节应用文的结构1.段落段落指在书面形式上以换行为标志的相对独立完整的结构单位，是构成文章的基本单位，人们习惯上称之为“自然段”，视觉上具有“换行”另起，前边空两格的明显标志。段落是文章内容在表达时由于意思转折、重点强调、语气停顿等情况造成的暂时性的文字停顿。文章设段可使内容表达有行有止，条理清晰，也便于读者更好地阅读、理解文章内容。设段时要注意以下几方面:上一页下一页返回第四节应用文的结构(1)合理。文章分段，要根据文章内容需要和字数多少合理分段，尽量做到和谐匀称，疏密适宜。既不要一个逗号点到底，整篇文章从头到尾不分段，使人读起来感到冗长沉闷，抓不住要点;也不要三句两句频繁分段，断断续续、零零碎碎，使人读起来觉得厌烦，不知说的到底是什么。上一页下一页返回第四节应用文的结构(2)单一。单一，是说在一个自然段里，只集中表达一个意思，段落中的每一句话都要为表达这个中心意思服务。如果同时把好几个意思放进一个自然段里，必然造成内容的杂乱不清，使要表达的中心意思显现不出来。为了做到这一点，习惯上在每一段开头用一句话把这一段要表达的意思概括出来，这叫“立片言以居要”。需要说明的是，有一种衔接前后两段的过渡段是个例外，这种过渡段或总结上文，或开启下文，但多数过渡段仍然是以表达一个意思为主。上一页下一页返回第四节应用文的结构(3)完整。完整，是说一个意思要在一个自然段里完整地表达完，不要在上一段里说一点，在下一段里又说一点，零零散散，很不集中。要做到意思表达完整，就是要把中心意思说明自、说透，既不要半途而废、节外生枝，也不要反反复复、啰啰嗦嗦。

(4)连贯。文章是一个有机的整体，是由若干个段落组成的，每一个段落不是孤立单独存在的，而是整篇文章中的一个有机的组成部分，都是为表现整篇文章的主旨服务的。因此，段与段之间在内容上一定要有内在的逻辑联系，不能各行其是，要做到分开是一段，合起来就是一篇。上一页下一页返回第四节应用文的结构2.层次层次是内容上相对完整的意义单位，又称为“意义段”或“逻辑段”，习惯上称之为“部分”，指文章内容表现的先后次序。层次反映和表现的是客观事物的发展阶段，体现了作者思维的发展过程。层次常由若干个自然段组成。层次不像段落，在行文格式上没有明显的标志，而是内在的、隐性的，全凭读者在阅读时依据自己对文章内容的理解来划分。在实际写作中，为了使文章层次清楚，作者常用空行、小标题或序码的形式标示层次。使用小标题时要注意:一是小标题不能过多;二是小标题之间在内容上不要交叉、重复。上一页下一页返回第四节应用文的结构

使用序码标示层次时，必须层次分明，因为序码的种类很多，所以，在同一篇文章中，序码标示的序列一定要前后统一、适当，分级标示，不可重复，而且要一贯到底，不能中途改换。当前，比较通行的分层序码标示分为两个系列。社会科学论著系列，除篇、章、节外，一般可采用五档标示:第一档为:一、二、三、……第二档为:(一)(二)(三)……第三档为:1,2,3,……第四档为(1),(2),(3),……第五档为:①、②、③、……上一页下一页返回第四节应用文的结构自然科学论著系列为:第一档为:1,2,3,……第二档为:1.1;1.2;1.3;……第三档为:1.1.1;1.1.2;1.1.3;……第四档为:1.1.1.1;1.1.1.2;1.1.1.3;……序码前边一律空出两格。无论使用哪种标示方法，都要做到层次分明，这是文章结构中非常重要的一环。如果文章内容层次少，可以跳档使用，如仅有两个层次的，可用“一”和“1”类。凡是涉及统一全篇文稿的数目、序数时，需要改动时应逐页改正或注明。上一页下一页返回第四节应用文的结构3.过渡过渡是指段落和段落、层次和层次之间的转换与衔接，过渡自然，衔接紧密，语意流畅，就会使读者的思路很顺利地由上文转入下文，不会因中间的阻隔而感到突然和不适。常用的过渡方法有:一是过渡段;二是过渡句;三是关联词语。应用文写作中经常使用一些习惯性的过渡用语，如“因此”“但是”“然而”“总之”“总而言之”“综上所述”“由此看来”“现将(就)有关情况(问题)通报(通知、通告、报告等)如下……”“特作如下……”“特制定(拟定)计划如下……”等。对这些惯用的过渡用语我们要有意识地熟记，并用到写作实践中。上一页下一页返回第四节应用文的结构4.照应照应是指文章的前后呼应，互相关照。照应不像过渡那样可由单独的词语、句子、段落构成，而是由前后相关的语句或段落构成。恰到好处地使用照应手段，可以使文章形成统一的有机的整体，还可以使文章中某些重要的内容得以突出，加深读者的印象。应用写作中常用的照应方法有如下三种。上一页下一页返回第四节应用文的结构(1)题文照应，就是正文与标题相照应。一是点题，即在关键处把文章的主题突显出来，以引起读者的注意和思考，点题之处被人们称为“文眼”;二是解题，对有些标题比较深奥、复杂的文章是非常必要的。(2)前后照应，是指后文对前文照应、行文中的处处照应。常出现的毛病是前边有交代，后边没回应，就是人们通常所说的光有上文，却无下文，让人反复猜测而不得其解。(3)首尾照应，就是文章的开头和结尾相呼应。这是使文章结构完整，主题突出，强化重点，首尾相合经常使用的方法。上一页下一页返回第四节应用文的结构(三)结尾结尾是整篇文章的收束和归结，在结构上的表现形式是最后一句话或最后一段文字，它和文章的开头一样重要。我们做事情讲善始善终，写文章就要讲有头有尾，有结尾才是一篇完整的文章)应用文常用的结尾方式有以下四种形式:(1)概括归纳总结全文。这种方法是在结尾处用精炼概括的语言，把前边所写内容的主要问题提炼出来，进一步加深读者的印象。(2)提出具体要求或希望。在全文结尾处，针对前边提出的有关问题，明确提出贯彻落实或执行的要求和希望。上一页下一页返回第四节应用文的结构(3)发出号召激发热情。展望未来，发出号召，进一步激发起读者热情，使之充满信心地投入到今后的工作当中去。(4)用模式化语言结尾。这种结尾方法多用在公文写作中，往往是根据不同的文种，选择使用一些惯用的结尾用语。如通知中的“特此通知”;请示中的“如无不妥，请批复”;报告中的“特此报告”“专此报告”;批复中的“此复”“特此批复”;函中的“请即函告”“特此函复”等。需要说明的是，有些应用文在正文书写完毕后，根据具体情况直接把结尾融入主体当中自然收尾，而不必另行再单独安排结尾，这也符合应用文语言简洁的要求。切忌画蛇添足，不管需要不需要，总要来一个专门的结尾。上一页下一页返回第四节应用文的结构二、结构的基本原则

结构无定式。因为文章的内容各有不同，文体各有特点，写作者的写作目的、写作意图、思想认识水平也不尽一致，所以文章的结构也呈现多样化，但一些基本原则是必须要遵守的。1.内容决定形式，形式为内容服务文章好坏关键在内容，结构只是外在表现形式，是为更好地表达内容服务的，所以结构一定要服从文章主题表现的需要，反之，结构再好的文章，如果内容空洞无物，不能很好地解决问题，也不能算是好文章。所以，这个大原则一定要把握好。上一页下一页返回第四节应用文的结构2.因体制宜，适应不同文体的特点应用文因写作目的、写作意图不同，文章内容不同，形成了各种不同的文体，这种文体的差别决定了结构的不同，“文章以体制为先”，因此，我们就要因体制宜，根据不同的文体，选择适宜该文体特点的结构方式，这是结构安排必须遵循的又一个基本原则。上一页下一页返回第四节应用文的结构3.完整统一，自然匀称一篇文章是高度统一的有机整体，任何局部出现问题，都会影响到整体。开头、段落、层次、结尾在一篇文章中，既相对独立，又相互依存不可分割，都是为整体服务的，衔接一定要紧密，决不能各自为“段”，支离破碎，残缺不全。文章虽有一定的结构要求，但也不能太僵硬死板，还要注意自然匀称，灵活而富有变化，如行石流水，给人以美感。上一页下一页返回第四节应用文的结构4.疏密相间，错落有致疏密相间，就是我们通常说的详略得当;错落有致，就是有起伏，节奏鲜明，不平铺直叙。客观事物本身是复杂多变的，作为反映客观事物的文章，其结构也必须对此做出准确的反映。上一页返回第五节应用文的材料一、材料的重要性

应用文的材料是指应用文的作者为表现应用文主旨，有目的地搜集、摄取，并经过加工后写入文章中的一系列事实、数据或论据。清代著名史学家章学诚曾说“夫立言之要在于有物”，“立言”就是写文章;“有物”就是有材料。他把“有物”作为“立言”的首要问题，这是对材料在写作活动中地位的准确定位。下一页返回第五节应用文的材料在写作活动中，材料是构成文章的基本要素，是写作活动的物质基础，所有的文章写作都是如此。一方面，材料是形成观点，提炼主旨的基础;另一方面，材料又是说明观点，表现主旨的支柱。一定的观点和主旨必须通过一定的材料来表达，反之，文章缺少材料，内容就会空洞无物，如果是文学作品，就没有艺术感染力，根本不会受到读者的喜爱;如果是应用文，就无法形成观点，更无从下笔写作，文章就没有说服力。如果说主旨是应用文写作的灵魂，结构是骨架，那么材料就是血肉，没有材料，主旨根本无法确立，，骨架也是空的。所以，材料对以实用性为根本目的的应用文写作显得尤为重要。上一页下一页返回第五节应用文的材料二、材料的种类

从大的方面说，应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两部分。理论材料主要包括党和政府的各项方针、政策，各种法律法规及科学原理、学说、定理、定律等;事实材料主要有事件、情况、现象、实物、数据等。上一页下一页返回第五节应用文的材料三、材料的收集

收集和占有材料，就是“聚材”的过程。不是所有的材料都能写进文章中去，因为这既无必要，也不可能，还有个选材的过程。但选材必须先积聚材料，这样选材时才有材料可供选择，所以，聚材是选材的基础。上一页下一页返回第五节应用文的材料

收集材料要做到一多二全，“以十当一”，要力所能及地、全面详尽地占有材料，侧重于材料的数量，多多益善，力求广博，因为占有的材料越多、越丰厚，选材的余地就越大，写作时就会得心应手、游刃有余、左右逢源，而不致于捉襟见肘、难于下笔，不知从何写起，这就是厚积薄发的道理。上一页下一页返回第五节应用文的材料对此茅盾先生曾用“奸商搜货”作了形象的比喻:“采集之时，贪多务得，要跟奸商一般，只消风闻得何处有门路，有货，便千方百计钻挖，弄到手方肯死心，不管是什么东西，只要是可称为‘货的’，便囤积，不厌其多。”(茅盾:《有意为之—谈如何收集材料》)收集材料是写作的基础工作，是第一位的工作，也是写作的一项最重要的基本功，同时，收集材料的过程也是学习的过程，是获取各种知识的好途径。上一页下一页返回第五节应用文的材料四、收集材料的途径

要获取材料，一是直接获取，二是间接获取。途径主要有以下几种:一是在平日的工作生活中要做有心人，随时随地注意收集材料，要养成经常读书看报、听广播看电视的好习惯，关注党和国家的重要方针政策、法律法规，社会现实中的典型事实、别人写作发表的好文章等等;二是善于带着相关问题亲自去调查、收集材料，这是获取第一手材料的重要途径。特别是在接受了具体的写作任务后，带着问题去调查，显得尤其重要，没有调查研究就没有发言权，同样，没有调查研究也写不出好文章。上一页下一页返回第五节应用文的材料三是充分利用互联网，从网络上收集写作材料已成为当今人们最常用的一种方法。古人说:“不积趾步，无以至千里;不积小流，无以成江海。”写作材料只能靠平时一点一滴地积累，只有坚持不懈，日积月累，才能积之愈厚，发之愈薄。上一页下一页返回第五节应用文的材料五、对材料的分析

不是所有收集得来的材料都可以用的，还要对材料的真伪进行分析辨别，特别是互联网上得来的材料，有些并不真实，所以必须要对收集来的材料进行仔细地分析，去伪存真。首先是看材料的真实性。应用文写作的实用性决定了作者决不能为了某种需要而对材料随意杜撰编造、虚构夸张，虚假的材料必然使文章内容失实。看材料的真实性，第一是看材料的客观真实性，第二是看材料的本质真实性。上一页下一页返回第五节应用文的材料在现实生活中，有些个别、偶然的现象，如果孤立地看，局部地看，它可能是“真实”的，存在于客观现实中，但就整体而言，这些材料并不能反映事物的本质。如有人可能因炒股票倾家荡产而跳楼自杀，但你不能因此而全盘否定发行股票，取消股票市场。所以，对材料的分析，要注意反复核实材料的真伪，决不能以讹传讹，不辨真伪，盲目使用。既要注意材料的客观真实性，又要注意材料的本质真实性，这二者是统一的。上一页下一页返回第五节应用文的材料其次是看材料是否典型。就是要求材料具有代表性，而不是一般的、个别的、偶然的材料，是最能揭示事物本质的材料，这样的材料才能增强文章的说服力。第三是看材料的新颖性。新颖就是新鲜别致，这样的材料会使读者耳目一新，获得一种全新的感受和体验。最不可取的是步人后尘，为了图省事，把别人已经用过多次的材料拿来再用，没有任何新意。上一页下一页返回第五节应用文的材料六、对材料的选择

对材料的选择应在聚材，也就是收集、汇总、分析材料的基础上进行。经过分析后证明是真实的材料，也并不能完全都写进文章中，这里还有个去粗取精的问题，所以还须按照一定的原则对选中的材料进行筛选。应用文选择材料的首要标准，就是要根据文章主旨的需要，看材料能否围绕主旨，为主旨服务，能者取，不能者舍，这是分析材料的深化。上一页下一页返回第五节应用文的材料对如何选择材料，茅盾先生也有形象的比喻:“选用的时候，可就要像关卜的税吏似的百般挑剔了:整整一卡车的‘货’，全要翻过身来，硬的要敲一敲，软的要们一把，薄而成片的，还得对着阳光照了又照—一句话，用尽心力，总想找个把柄，使扣下来，不让过卡。”没有材料，或缺乏材料，写不出文章;而材料质量的高低，则关系到文章的效果好坏。所以，我们在收集材料时，要像“奸商淘货”，不放过任何可能有用的材料;选择材料时，就要像“税吏把关”，在鸡蛋里挑骨头，紧紧围绕主旨，精心选择那些典型、真实、新颖的材料。上一页下一页返回第五节应用文的材料典型，指某一类材料中那些最能代表事物的本质，最能集中、深刻地反映事物的共性，揭示客观事物发展规律的、“一以当十”的材料。如果说全面详尽地占有材料侧重的是材料的数量，那么选择典型材料就是侧重于材料的质量，这二者是辩证统一的。因为没有一定的数量，就无所谓质量;同样，没有质量，材料再多也没有用。应用文要求一文一事，篇幅不宜过长，文字简洁，要想在有限的篇幅中说明需要解决的问题，传递某个信息，离开典型材料是不行的。在选择材料时，还要注意处理好“大”和“小”的关系。有些人认为典型材料一定是大材料，其实不然，有些时候，看起来“小”的材料，同样能说明大道理，这就是小中见大。上一页下一页返回第五节应用文的材料真实，指材料一定是生活中存在的客观事实，不能有任何的虚构和夸张，即使是“细枝末节”之处也不能忽视。更不能仅凭主观想当然地推断可能是这样、也许是这样、应该是这样。真实，是应用文的生命，而应用文的真实源于材料的真实，因此选择材料必须选择真实的材料。新颖，一是这个材料新鲜，以前没有人或很少有人用过，具有很强的感染力、吸引力;二是这个材料以前虽有人用过，但你用时却能从新的视角出发，从中挖掘出新的含义，就像俗话说的“老话新说”、“旧题新解”。选择新颖的材料，可使写出的文章出新意，避免雷同，读者看了也会有新感觉。上一页下一页返回第五节应用文的材料七、材料的使用

材料经过选择后，还有一个如何使用的问题。在实际写作中，常常有这种情况，同样的文章，使用的是同样的材料，但表达效果却大不一样，原因之一就是对材料的使用方法不同。上一页下一页返回第五节应用文的材料对选定准备写进文章中的材料，首先，要坚持观点统帅材料，材料为观点服务的原则，确定材料的性质和特点;其次，要确定材料的先后顺序，即哪些材料先写，哪些材料后写;最后，很重要的是确定材料的详略。决不能不分详略，像记流水账一样，事无巨细，一一罗列，堆砌材料，使观点淹没在材料当中。如何确定材料的详略?对重要的、最能说明文章主旨的材料要详写，次要的材料略写;具体的材料详写，概括性的材料略写;大家都不知道的或知道甚少的材料详写，大家普遍知道的材料略写。上一页返回第六节应用文的文面一、什么是文面

文面，就是文章的外表，是文章的外在表现形式。它既是文章语言和内容的视觉化，是一篇文章在读者视觉上所显现出来的最直观的第一印象，也是作者写作风格和文化素养的体现，反映的是作者的文字基本功和写作态度，从这点上说，文面也是作者整体写作素养的最直接的“外化”。下一页返回第六节应用文的文面整洁美观的文面，既方便读者阅读，也有助于准确地表达文章内容，从文面上还可以看出作者的文风和学风。相反，如果字迹潦草，难以辨认，错别字连篇，表意不准，格式不规范，整个文面混乱不堪，即使文章内容再好，恐怕也很少有人愿意看，至于写作目的和表达效果也无从谈起。所以，商家讲店面，目的是吸引顾客来店;人讲脸面，目的是给人留下好印象，同样，写文章也要讲文面。上一页下一页返回第六节应用文的文面二、文面的重要性

文章写出来，总是要拿给别人看的，应用文是用来处理事务的，不看你的文章，谁知道你要办什么事情?而读者拿到文章，在没看具体内容之前，视觉上首先接触的就是文面，所以，这第一印象的好坏就显得非常重要。文面的重要性具体表现为以下几个方面:上一页下一页返回第六节应用文的文面1.尊重读者，方便读者阅读写文章的第一个、也是最起码的要求，是要让人家明自，知道你写的是什么，如果写出来的文章人家看不懂，那写文章还有什么用呢?要使写出来的文章使人能读懂，涉及文章的内容、语言和表达方式等多方面的问题，但不可否认，文面是使人读懂文章的一个重要前提。上一页下一页返回第六