关于进一步规范公章使用的通知

关于进一步规范公章使用的通知公司各部门、各子公司：公章是公司对外行使权利、承担相应法律责任的重要凭证和象征，其规范使用直接关系到公司的合法权益与整体形象。为进一步加强公司公章管理，杜绝各类风险隐患，确保公司运营活动的有序开展，现就公章使用的规范事宜通知如下：一、严格落实公章管理责任制各单位须明确公章管理的第一责任人，通常为单位主要负责人。应指定专人（以下简称“公章保管人”）负责公章的日常保管与使用操作，该保管人需具备高度的责任心与良好的职业素养。公章保管人应切实履行保管职责，确保公章存放于安全、保密的环境中，严禁随意放置或交由非指定人员代管。未经批准，保管人不得擅自将公章带离指定办公区域。公章保管人员发生变动时，必须严格履行交接手续，由部门负责人监督，交接双方签字确认，并及时更新保管人信息备案。二、规范公章使用审批流程所有需使用公章的文件、资料，均须严格履行审批程序。具体流程如下：1.用印申请：由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、拟用印日期及申请人等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。2.逐级审批：根据用印事项的性质、重要程度及涉及金额等因素，按照公司现行的审批权限规定，由相关负责人逐级审批。重大合同、协议、对外承诺、涉及资金往来等关键性文件的用印，必须报请公司主要领导审批。3.审批通过：经有权审批人签字批准后，方可持《用印申请单》及相关文件至公章保管人处办理用印手续。严禁在审批手续不全或存在疑问的情况下用印。三、强化用印登记与备案管理公章保管人在用印前，应对《用印申请单》及相关文件内容进行复核，确认审批手续完备、文件内容与申请事由一致。用印时，应确保印迹清晰、端正，并准确盖在文件的指定位置。每次用印均需在《公章使用登记薄》中进行详细登记，登记内容包括：用印日期、用印部门、用印事由、文件名称及编号、份数、审批人、用印人、经办人、保管人等信息。《公章使用登记薄》应妥善保管，定期归档，以备查验。对于电子公章的使用，亦应参照上述原则建立相应的电子审批、登记与备案系统。四、规范公章的刻制、启用与缴销公司各类公章的刻制，均须由公司统一安排，按照国家相关规定到指定机构办理。任何部门或个人不得擅自刻制公章。新公章刻制完成后，应履行启用登记手续，并及时向相关业务往来单位通报。对于因单位名称变更、机构撤销或公章磨损、变形等原因不再使用的公章，应及时上缴公司指定部门统一封存或销毁，并做好登记备案，严禁个人私自留存或处置废旧公章。五、加强监督检查与责任追究公司综合管理部门（或指定的公章管理监督部门）将定期或不定期对各单位公章管理及使用情况进行监督检查。各单位应积极配合，对检查中发现的问题及时整改。对于严格遵守公章管理规定、工作认真负责的个人，公司将予以表扬；对于违反本通知规定，未经批准擅自用印、越权审批、违规登记、保管不当导致公章遗失、被盗或被滥用，从而给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依据相关规定对责任人进行严肃处理，情节严重者，将追究其法律责任。六、提升全员规范用印意识各部门负责人应组织本部门员工认真学习本通知精神，充分认识规范公章使用的重要性，熟悉并严格遵守公章使用的各项规定。全体员工均有责任和义务维护公司公章的严肃性和安全性，