档案管理制度

档案管理制度一、总则档案作为单位各项活动的历史记录，是决策参考、工作查考、历史研究的重要依据，具有不可替代的凭证价值与情报价值。为规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高管理水平，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理工作是一项基础性工作，全体员工均有保护档案的义务和责任。各部门应高度重视，将档案管理纳入日常工作流程，确保形成的档案材料得到及时、规范的整理与归档。档案管理应遵循以下原则：统一领导、分级负责；维护档案完整与安全；便于科学管理和有效利用；依法管理，严守保密纪律。二、档案管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。综合管理部门为档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、积累和初步整理工作，并定期向综合管理部门归档。综合管理部门档案管理职责主要包括：贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善单位档案管理制度及工作细则；负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；组织档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；确保档案的安全与保密，防止档案损毁、丢失和泄密；积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供服务。各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应督促本部门人员做好日常工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档材料的完整性、准确性和规范性，并按时向综合管理部门移交。三、档案的形成与收集档案的形成应遵循自然形成规律，确保其真实性、客观性和连续性。各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。归档范围包括但不限于：单位发展规划、工作总结、会议纪要、请示报告及批复、规章制度、合同协议、项目资料、财务凭证、人事任免、教育培训、对外交往等各类文字、图表、声像、实物、电子数据等材料。文件材料的收集应及时、完整。各部门兼职档案员应在日常工作中注意收集本部门形成的各类文件材料，对已办理完毕的文件，应及时整理，防止散失。对于专业性强、成套性的档案材料，如项目档案、科研档案等，应在项目完成或告一段落后，集中收集整理归档。四、档案整理与归档档案整理应遵循“遵循文件材料形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。归档文件材料应齐全完整，手续完备，书写规范，字迹清晰，符合长期保存要求。整理步骤一般包括分类、编号、排列、编目、装订等环节。分类应按照单位档案分类方案进行，确保分类科学合理；编号应遵循一定规则，做到唯一性和系统性；排列应保持文件之间的内在联系；编目应准确著录文件特征，编制检索工具；装订应牢固、整齐，便于翻阅。归档时间：日常性文件材料一般应在次年第一季度内完成整理归档；专项工作、重大活动或工程项目形成的文件材料，应在工作结束或项目验收后三个月内完成整理归档；电子档案应与纸质档案同步形成、同步整理、同步归档。归档时，移交部门应填写《档案移交清单》，经移交人、接收人双方核对无误后签字确认，一式两份，双方各执一份备查。五、档案保管档案保管是档案管理的重要环节，应建立健全档案库房管理制度，配备必要的档案装具和设备，确保档案安全。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。档案装具应符合国家标准，做到统一规范。不同载体的档案应分别存放，声像档案、实物档案等应配备专门的storage设备。涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理。建立档案库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。六、档案利用档案利用工作应坚持为单位各项工作服务的宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅涉密档案或重要档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经单位档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。查阅完毕后，应及时归还，档案管理人员应核对无误后在查阅登记本上注销。档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。复制档案须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。七、档案鉴定与销毁档案鉴定工作是科学管理档案的重要手段，旨在确定档案的保存价值和保管期限。档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限根据档案价值可分为短期和长期。档案管理部门应会同有关业务部门组成档案鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应严格按照国家有关档案保管期限规定和单位档案分类方案进行。经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的文号、题名、形成时间、保管期限、数量等内容，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前，应对照《档案销毁清册》清点核对；销毁后，应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案材料。八、电子档案管理随着信息化建设的推进，电子档案已成为档案的重要组成部分。电子档案管理应遵循“真实性、完整性、可用性、安全性”的原则，确保电子档案的长期可读和凭证效力。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理规范。电子档案应采用符合国家标准的文件格式，并确保其元数据的完整。电子档案的存储应选择安全可靠的存储介质，实行异地备份和定期备份制度，防止数据丢失或损坏。档案管理部门应建立电子档案管理系统，对电子档案进行统一管理，确保其有序组织和高效检索。电子档案的保密管理应与纸质档案同等对待，严格执行国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制、加密等安全保密措施，防止信息泄露。九、责任追究对于在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。凡违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、归档档案材料，造成档案材料残缺不全或延误归档的；2.擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、损毁、丢失档案材料的；3.违反档案保密规定，泄露档案秘密的；4.擅自提供、复制、拍摄、摘录、公布档案内容的；5.未按规定履行审批手续，擅自销毁档案或造成档