2026年销售合同管理制度

2026年销售合同管理制度第一章总则第一条为适应2026年及未来业务发展的需要，规范公司销售合同管理，防范经营风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司业务特点和管理实际，制定本制度。本制度旨在建立全流程、数字化、风险可控的销售合同管理体系，确保销售合同的合法性、合规性及可执行性。。第二条本制度所称销售合同，是指公司及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）与平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系，实现产品销售、服务提供或项目承揽等经营目的的各类协议。包括但不限于商品销售合同、服务合同、项目实施合同、框架协议及订单确认书等。。第三条销售合同管理应当遵循以下原则：（一）依法合规原则：合同内容必须符合国家法律法规及行业监管要求，严禁签订虚假合同、阴阳合同或违反公序良俗的合同。（二）风险前置原则：在合同谈判、起草及评审阶段即对交易对手资信、履约能力及条款风险进行全面评估，将风险控制在萌芽状态。（三）效益优先原则：合同条款应充分保障公司商业利益，确保利润空间、回款安全及市场占有率的综合平衡。（四）全过程管理原则：对合同进行资信调查、谈判、评审、签订、履行、变更、解除、归档及纠纷处理的全生命周期管理。（五）信息化管理原则：所有销售合同必须录入公司指定的ERP或CRM系统，实现线上审批、电子留痕及数据实时分析。。第四条本制度适用于公司所有涉及销售业务的部门及人员。公司所有员工均有义务遵守本制度，并对合同信息的保密性负责。。第二章管理组织架构与职责第五条销售合同管理实行“统一制度、分级管理、各负其责”的管理体制。各相关部门应密切配合，确保合同管理流程顺畅。。。第六条销售部门是销售合同管理的责任主体，其主要职责包括：（一）负责潜在客户的资信调查与初步评估，收集客户营业执照、资质证书、财务状况等关键信息。（二）负责主导合同谈判，根据公司标准文本起草合同文本，确保合同条款准确反映双方商业意图。（三）负责发起合同评审流程，如实填写合同评审单，并提供相关背景资料和附件。（四）负责合同的具体履行，包括交付货物、实施服务、确认验收及催收货款。（五）负责对合同履行过程中的异常情况进行预警、反馈及初步处理。（六）负责建立合同台账，定期与财务部门、法务部门核对合同执行情况。。第七条法务部门是销售合同的法律监督与审核机构，其主要职责包括：（一）负责制定、修订和完善公司各类销售合同标准模板，确保模板的合法性与时效性。（二）负责对非标准合同及重大合同进行法律审核，出具法律审核意见书。（三）负责对合同条款的法律风险进行识别、评估和提示，提供法律支持。（四）参与重大、复杂合同项目的谈判及纠纷处理。（五）负责合同管理合规性的监督检查，对违规行为提出整改建议。。第八条财务部门是销售合同的财务审核与执行机构，其主要职责包括：（一）负责审核合同中的财务条款，包括价格政策、付款方式、信用账期、税务条款及汇率风险等。（二）负责评估客户的信用额度，确保合同交易金额在客户授信限额之内。（三）负责合同履行中的收款监控、发票开具及账务处理。（四）负责定期输出合同回款分析报告，督促销售部门清理逾期账款。。第九条供应链及生产部门（或项目交付部门）负责评估合同标的物的交付可行性，包括库存状况、生产能力、交货周期及物流成本等，确保公司具备按期履约的能力。。第三章客户资信管理第十条在正式签订合同前，销售部门必须对客户进行资信调查。对于新客户，必须进行全面调查；对于老客户，应进行定期复核（原则上每年一次）。。第十一条资信调查内容包括但不限于：（一）主体资格：查验客户是否合法存续，核实营业执照、法定代表人身份证明、经营许可证等。（二）商业信誉：通过公开渠道、第三方征信平台了解客户是否存在重大诉讼、仲裁、行政处罚或失信记录。（三）履约能力：了解客户的经营状况、财务报表、主要资产及银行信用等级。（四）关联关系：识别客户的实际控制人及关联交易方，防范关联交易风险。。第十二条财务部门根据资信调查结果，结合客户的历史交易记录及回款情况，核定客户的信用等级和信用额度。信用等级分为A、B、C、D四级，D级客户原则上不予赊销，必须采用款到发货或预付货款方式。。第十三条严禁超出客户信用额度签订销售合同。如确因业务需要超额的，必须经特别审批程序，且需提供足额担保措施。。第四章合同起草与谈判第十四条公司推行标准合同文本制度。对于常规销售业务，销售部门必须使用公司发布的最新版标准合同文本。标准文本由法务部门制定，并根据法律法规变化及业务需求适时更新。。第十五条对于特殊情况无法使用标准文本的，或客户坚持使用其提供的合同文本的，销售部门应将对方文本提交法务部门审核。严禁私自签署含有对公司不利条款的合同。。第十六条合同起草应包含以下核心条款：（一）当事人信息：买卖双方的名称、住所、法定代表人及联系方式等基本信息。（二）标的物条款：产品名称、规格型号、数量、单价、总价、计量单位等，需明确无误。（三）质量条款：明确质量标准、验收方法、异议期及质量保证期。（四）交付条款：交货时间、交货地点、运输方式、运输费用承担及风险转移节点。（五）付款条款：付款金额、付款方式（电汇、承兑汇票等）、付款节点（预付款、进度款、验收款、质保金）及账户信息。（六）违约责任：明确双方违约情形及违约金的计算方式，违约金应足以覆盖因违约造成的损失。（七）争议解决：约定争议解决机构，原则上约定由公司所在地人民法院管辖。（八）知识产权与保密：明确交易过程中涉及的知识产权归属及保密义务。（九）生效条款：合同生效的条件及时间。。第十七条合同谈判过程中，销售部门应坚持公司底线，对于关键商业条款（如价格、账期、违约责任）的让步，必须按照公司授权审批流程执行。谈判过程中的重要承诺必须形成书面纪要，并作为合同附件或转化为合同条款。。第五章合同评审与审批第十八条销售合同实行“线上评审、分级审批”制度。所有合同在签订前，必须在OA系统或合同管理系统中完成评审流程，严禁“先斩后奏”。。第十九条合同评审流程及各环节重点如下：评审环节责任部门评审重点内容时限要求发起评审销售部填写合同摘要，上传合同文本、客户资信资料、中标通知书（如有）即时商务审核销售总监价格是否符合政策、交货期是否可行、商业条款是否合理4个工作小时技术审核技术/生产部技术指标是否可实现、工艺要求是否满足、产能是否匹配8个工作小时财务审核财务部付款方式是否合规、信用额度是否足够、毛利率是否达标、税务风险8个工作小时法律审核法务部条款合法性、权利义务对等性、法律风险点、文字表述准确性12个工作小时领导审批总经理/董事长综合评估风险与收益，对重大合同进行最终决策视情况定。第二十条存在下列情形之一的，必须定义为“重大合同”，需提交公司总经理办公会或董事会审议：（一）标的金额超过公司规定上限（如人民币500万元以上）的合同。（二）涉及公司核心知识产权转让或许可的合同。（三）履行期限超过一年的长期框架合同。（四）涉及海外交易或适用外国法律的合同。（五）存在预付款比例超过30%风险敞口的合同。（六）其他可能对公司经营产生重大影响的合同。。第二十一条评审意见必须明确具体，不得仅使用“原则同意”、“请领导酌定”等模糊性语言。对于审核不通过的，应注明原因并退回修改；对于附带修改条件的，应明确修改后的确认方式。。第六章合同签订与用印第二十二条合同评审通过后，方可进入签订环节。销售部门负责按照评审最终定稿的文本打印合同，并协调双方签署。。第二十三条合同签署人必须具备法定代表人的授权资格。公司方由法定代表人签字或由其授权的人员签字。授权人员必须持有有效的《法人授权委托书》，并在授权范围内行使签字权。。第二十四条合同用印必须严格执行公司印章管理制度。合同印章包括合同专用章、公章及骑缝章。严禁在空白合同、空白协议或未完成审批流程的合同上盖章。。第二十五条合同签署页应当包含以下要素：双方法定代表人或授权代表人签字、加盖公章或合同专用章、签署日期。多页合同必须加盖骑缝章。。第二十六条对于电子合同，应当使用合法可靠的第三方电子合同签约平台，确保电子签名的法律效力。电子合同的签订、存储及调取需符合《电子签名法》及公司数据安全规定。。第二十七条合同签订后，原则上应当由双方各执一份。公司方留存原件（或电子原件）至少一份，其余副本分发至销售、财务、法务等执行部门。。第七章合同履行与交付第二十八条合同生效即进入履行阶段。销售部门是合同履行的第一责任人，负责制定履约计划，协调内部资源，确保按约履行义务。。第二十九条交付管理：（一）发货前，销售部门需确认已收到预付款（如有）或满足发货条件。（二）仓库部门依据经审批的《发货通知单》安排出库，确保货物型号、数量与合同一致。（三）物流部门负责安排运输，并及时反馈物流信息。销售部门需将发货单据及时送达客户，并获取客户签收回执。（四）对于服务类或工程类合同，项目实施部门需按进度计划执行，并定期提交《项目进度报告》。。第三十条验收管理：（一）货物送达或服务完成后，销售部门应按照合同约定的验收标准、期限及方式，配合客户进行验收。（二）验收合格后，必须取得客户签署的《验收合格单》或《验收报告》。该单据是确认收入、申请尾款及质保期起算的关键依据。（三）如客户在异议期内未提出书面异议，视为验收合格，但销售部门仍应主动进行书面确认。。第三十一条履行异常处理：（一）如因公司原因无法按期交货或提供服务，销售部门应提前向客户发送《延期告知函》，协商解决方案，并采取措施减少损失。（二）如客户未按期付款或配合验收，销售部门应立即发送《催款函》或《履约催告函》，必要时暂停发货或服务，并启动违约索赔程序。（三）履行过程中发生不可抗力事件，应在受影响后及时通知对方，并在合理期限内提供证明文件。。第八章合同变更、转让与终止第三十二条合同履行过程中，如需变更合同内容（包括标的、数量、价格、交期、付款方式等），必须签订书面的《补充协议》。《补充协议》的审批流程参照原合同执行，且审批级别不得低于原合同。。第三十三条严禁通过口头协议、邮件确认、微信记录等方式变更实质性合同条款。确需变更的，必须签署正式文件。。第三十四条未经公司书面同意，销售部门不得接受客户将合同义务全部或部分转让给第三方。如确需转让，必须对第三方进行资信调查，并签订三方协议。。第三十五条合同终止包括合同履行完毕终止、协议解除终止及法定解除终止。（一）因双方协商一致解除合同的，需签订《解除协议》，明确已履行部分的结算方式及责任分担。（二）因对方违约导致公司行使法定解除权的，法务部门应指导销售部门发送《解除合同通知书》，并追究违约责任。（三）合同终止后，尚未履行的义务终止履行，已履行的义务根据性质进行清理结算。。第九章发票与收付款管理第三十六条财务部门负责发票的开具与管理。销售部门应在合同约定的付款节点到达前，或实际收到款项后，向财务部门提交《开票申请单》。。第三十七条开票申请必须提供准确的客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、金额、货物名称及税率等信息。发票内容必须与合同实质内容及实际交易一致。。第三十八条严禁虚开发票或代开发票。如客户要求开具与实际业务不符的发票，销售部门应予以拒绝并说明合规风险。。第三十九条收款管理：（一）销售部门负责催收货款，确保资金及时回笼。（二）财务部门收到款项后，应及时核销对应合同应收账款，并通知销售部门。（三）对于以承兑汇票方式支付的，财务部门需审核汇票的合规性及背书连续性。（四）对于逾期账款，财务部门应向销售部门发送《逾期账款预警单》，并按月召开信用管理会议分析原因。。第四十条退款管理。如发生合同解除、折让等情形需退款给客户的，必须经财务总监及总经理专项审批，且退款路径原则上应与原付款路径一致。。第十章合同档案与数据管理第四十一条合同档案管理实行“统一归档、分级查阅”原则。法务部门（或档案室）负责合同原件及电子档案的最终归档与保管。。第四十二条合同归档范围包括：合同评审单、合同正文及所有附件、补充协议、解除协议、双方往来函件、发货单据、验收报告、发票存根等与合同履行相关的全部资料。。第四十三条归档时间要求。合同签订后5个工作日内，销售部门应将合同原件移交归档；合同履行完毕或结案后10个工作日内，应将全套履行资料整理归档。。第四十四条电子档案管理：（一）所有纸质合同应扫描成电子文档，上传至合同管理系统。（二）电子档案应建立多重备份机制，防止数据丢失。（三）电子档案的查询、下载需经过权限审批，系统自动记录操作日志。。第四十五条合同档案保存期限。合同档案保存期限不得少于合同履行期满后5年。对于重大合同、产权类合同，应永久保存。。第十一章绩效考核与责任追究第四十六条公司将合同管理纳入各部门及关键岗位的绩效考核体系。考核指标包括合同签订及时率、合同评审通过率、合同回款率、合同档案归档率等。。第四十七条奖励机制。对于在合同谈判中为公司挽回重大损失、创造显著经济效益或成功处理重大合同纠纷的团队或个人，给予专项奖励。。第四十八条违规责任追究。员工在合同管理过程中有下列情形之一，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：（一）未按规定进行资信调查，与不具备履约能力的主体签订合同的。（二）未经授权或超越授权权限擅自签订、变更合同的。（三）私自盖章、在空白文本上盖章的。（四）倒签合同（即先履行后补签）且无合理理由的。（五）擅自放弃公司权利、承认对方主张或对客户做出无法兑现的承诺的。（六