电力公司职业卫生档案管理制度

电力公司职业卫生档案管理制度第一章总则第一条为规范公司职业卫生档案管理工作，保障职业卫生档案的完整性、准确性、规范性和可追溯性，依据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《发电企业安全生产标准化实施指南》（DL/T2655-2023）等法律法规及行业标准，结合公司电力生产、运维、检修等岗位特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体职工（含正式工、合同工、临时工、外包人员）的职业卫生档案管理，覆盖职业病危害排查、检测、评价、职业健康监护、培训教育、防护设施管理等全流程相关档案的收集、整理、归档、保管、查阅、使用、销毁等工作。第三条职业卫生档案是公司落实职业病防治主体责任、开展职业健康管理、应对监督检查、处理职业病相关事宜的重要依据，必须严格按照本制度要求规范管理，确保档案真实有效、全程可追溯。第四条公司人力资源部是职业卫生档案管理的牵头部门，负责职工个人职业健康档案的建立、更新、保管和查阅管理；安全生产部负责职业病危害相关公共档案（排查、检测、评价、应急等）的收集、整理、归档和管理；各部门配合做好本部门相关职业卫生档案的收集、上报工作。第二章档案分类及内容第五条职业卫生档案分为两大类：职工个人职业健康档案和公司公共职业卫生档案，两类档案分别管理、分类归档，确保内容完整、层次清晰。第六条职工个人职业健康档案（一人一档），主要包含以下内容：1.职工基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、入职时间、岗位信息、劳动合同期限、职业史、接触职业病危害因素史等；2.职业健康监护资料：上岗前、在岗期间、离岗时及应急职业健康体检报告、复查记录、医学诊断证明、职业病确诊报告（如有）、治疗康复记录等；3.岗位相关资料：所在岗位职业病危害因素告知书、个人防护用品领用及使用记录、职业健康培训记录及考核成绩、岗位调整后职业健康相关交接记录等；4.其他相关资料：职工职业健康申诉及处理记录、疑似职业病跟踪管理记录、特殊岗位职业健康专项评估记录等。第七条公司公共职业卫生档案，主要包含以下内容：1.职业病防治基础资料：公司职业病危害防治责任制、职业健康管理制度及岗位操作规程、职业病危害防治工作计划及实施方案、组织机构及岗位职责文件等；2.职业病危害排查与申报资料：职业病危害因素排查台账、职业病危害项目申报表格、申报变更资料、申报档案及相关批复文件等；3.检测与评价资料：职业病危害因素检测报告（重点岗位每半年1次、一般岗位每年1次）、职业病危害现状评价报告（每年1次）、全面评价报告（每2年1次）、检测点位图、评价整改方案及落实记录等；4.防护设施与防护用品资料：防护设施（通风除尘、降噪、降温、防毒等）购置、安装、维护、检修、检测台账及相关记录，个人防护用品采购、验收、储存、发放、回收台账等；5.宣传培训资料：职业健康宣传培训计划、培训课件、培训记录、参与人员签到表、考核成绩、宣传活动资料（宣传栏、手册、电子屏截图等）；6.应急处置资料：职业病危害事故应急救援预案、应急物资台账、应急演练记录、应急处置报告（如有）等；7.隐患排查与整改资料：职业病危害隐患排查台账、整改方案、整改记录、验收报告、闭环管理资料等；8.外包人员管理资料：外包单位职业健康资质审核资料、职业病防治责任书、外包人员体检报告、培训记录、监督检查记录等；9.经费与考核资料：职业卫生专项经费使用台账、经费预算及批复文件、职业健康监督考核记录、表彰奖励及责任追究资料等；10.其他相关资料：职业卫生监督检查文件及整改记录、行业交流资料、评估与调整记录、法律法规及行业标准更新资料等。第三章档案收集与整理第八条档案收集实行“谁产生、谁提交”原则，各部门负责本部门产生的职业卫生相关资料的收集、初步整理，在资料产生后15日内提交至对应档案管理部门（个人档案提交人力资源部，公共档案提交安全生产部）。第九条人力资源部在职工入职3日内，建立职工个人职业健康档案，收集职工基本信息、上岗前体检报告等基础资料；在岗期间，每年度更新体检报告、培训记录等相关资料；职工岗位调整、离职时，及时补充岗位交接记录、离岗体检报告等资料，完善档案内容。第十条安全生产部对各部门提交的公共职业卫生资料进行统一收集、分类整理，按照档案内容类别建立台账，明确资料名称、产生日期、提交部门、保管期限等信息，确保资料齐全、有序。第十一条档案整理需符合以下要求：1.纸质档案：采用A4规格，装订整齐，标注档案名称、编号、页码，封面注明档案类别、保管期限、整理日期；2.电子档案：与纸质档案同步建立，采用统一格式（PDF或Word），命名规范（格式：档案类别+资料名称+日期），存储在专用服务器，做好备份；3.档案内容：字迹清晰、内容真实、数据准确，无涂改、伪造、缺失，相关文件需有签字、盖章的，必须齐全有效；4.分类归档：按照个人档案、公共档案两大类，再按具体内容细分归档，标注清晰，便于查阅。第四章档案保管与保护第十二条职业卫生档案实行“专人保管、专柜存放、集中管理”，人力资源部、安全生产部分别指定专职或兼职档案管理员，负责档案的日常保管、保护工作。第十三条档案保管场所需符合以下要求：1.配备专用档案柜，远离火源、水源、电源，防止档案受潮、霉变、虫蛀、损坏；2.电子档案存储服务器需安装防火墙、杀毒软件，定期进行病毒查杀和数据备份，防止数据丢失、泄露；3.档案保管场所严禁无关人员进入，严禁擅自查阅、复制、篡改档案资料。第十四条档案保管期限明确如下，期满后按规定程序销毁：1.职工个人职业健康档案：保管期限不少于职工离职后5年；确诊职业病的职工，档案保管期限不少于职业病患者生存期满后5年；2.公司公共职业卫生档案：（1）长期保管：职业病危害防治责任制、管理制度、应急预案、职业病确诊报告、重大隐患整改记录、经费预算及批复等；（2）定期保管（10年）：检测报告、评价报告、培训记录、体检汇总报告、外包人员管理资料等；（3）短期保管（5年）：日常排查记录、防护用品发放台账、应急演练记录（非重大演练）等。第十五条档案管理员定期对档案进行检查、维护，发现档案破损、霉变、字迹模糊等情况，及时进行修复、复制；电子档案定期检查备份情况，确保数据完整可查。第五章档案查阅与使用第十六条档案查阅实行“分级审批、登记备案”制度，严格按照以下程序执行：1.公司内部人员查阅：本部门相关档案，需经部门负责人批准；跨部门查阅，需经查阅部门负责人和档案管理部门负责人共同批准；查阅个人职业健康档案，需本人申请，经人力资源部负责人批准；2.外部单位（卫生健康行政部门、监督机构、医疗机构等）查阅：需提供有效证明文件，经公司职业病危害防治工作领导小组副组长批准，方可查阅；3.所有查阅人员需填写《职业卫生档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的、查阅人信息，查阅完毕后签字确认，档案管理员核对无误后归档。第十七条档案使用要求：1.查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案资料，严禁擅自复制、传播档案内容；2.确需复制档案资料的，需经档案管理部门负责人批准，复制件需加盖档案管理部门公章，与原件具有同等效力；3.职工本人可查阅、复印本人职业健康档案，人力资源部需予以配合，复印件需加盖公章；4.档案使用完毕后，需及时归还，档案管理员核对无误后，在查阅登记表上注明归还日期。第六章档案销毁与移交第十八条到期档案销毁，需严格按照以下程序执行：1.档案管理员对到期档案进行梳理，编制《职业卫生档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、产生日期、销毁原因等；2.《职业卫生档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司职业病危害防治工作领导小组批准后，方可组织销毁；3.销毁档案时，需由2名及以上工作人员现场监督，销毁完毕后，监督人员在销毁清单上签字确认，销毁清单留存归档，保存期限不少于5年；4.严禁擅自销毁未到期档案，严禁销毁涉及职业病确诊、重大隐患、应急处置等重要档案。第十九条档案移交分为内部移交和外部移交：1.内部移交：档案管理员岗位变动时，需办理档案移交手续，编制《职业卫生档案移交清单》，注明移交档案名称、数量、编号等，移交人和接收人签字确认，部门负责人监交；2.外部移交：按照国家相关规定，需向卫生健康行政部门、档案管理部门等移交的档案，经公司领导小组批准后，由档案管理部门负责移交，办理移交手续，留存移交记录。第七章责任追究第二十条档案管理员、各部门相关负责人及其他工作人员，需严格遵守本制度，履行档案管理职责，对违反本制度的行为，视情节轻重追究责任：1.未按规定收集、整理、归档档案，导致档案缺失、不完整的，责令限期整改，对相关责任人予以批评教育；2.未按规定保管档案，导致档案受潮、霉变、损坏、丢失的，追究相关责任人责任，造成严重后果的，给予纪律处分；3.擅自查阅、复制、篡改、销毁档案，或泄露档案内容的，给予批评教育、纪律处分，情节严重的，依法追究法律责任；4.