《会计电算化原理与实务（第2版）》-第二章

第一节会计软件概述一、会计软件的概念会计软件又称为财务软件，是由开发人员根据会计理论、会计方法和会计法规，利用某种程序设计语言开发编制的、用来完成会计工作的一种应用软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。会计软件用于配合计算机完成记账、算账、报账，以及部分的会计管理和会计辅助决策等工作，如日常核算、量本利分析、投资决策等工作。配备符合实际需要的会计软件是单位实现会计电算化的根本保证；学好、用好会计软件是开展会计电算化工作的重要前提。下一页返回第一节会计软件概述二、会计软件的分类1.会计软件按功能不同可分为会计核算软件、会计管理软件和会计决策软件（1）会计核算软件是用于完成日常会计核算工作的会计软件，主要对业务数据进行录入、处理、存储、输出等，也就是替代手工记账、算账和报账的过程。会计核算型软件一般包括账务处理模块、工资核算模块、材料核算模块、固定资产核算模块、成本核算模块、往来核算模块、出纳模块和报表编制等模块。目前我国大部分会计软件都属于会计核算型软件。上一页下一页返回第一节会计软件概述（2）会计管理软件是用于完成会计管理控制工作的会计软件，它是在核算型会计软件的基础上增加了一部分辅助核算和管理功能。主要包括资金筹集管理、流动资金管理、成本控制、销售收入和利润管理等模块。（3）会计决策软件是用于帮助决策者进行经营决策和预测工作的会计软件，它是会计软件的最高阶段。主要在管理型会计软件的基础上增加了投资决策、产品生产与定价、量本利分析等模块。2.会计软件按使用范围不同可分为通用会计软件和专用会计软件（1）通用会计软件是指在一定范围内适用的会计软件。通用会计软件又分为全通用会计软件和行业性通用会计软件。上一页下一页返回第一节会计软件概述目前我国市场上流通的商品化软件一般为通用软件，如，金蝶财务软件和用友财务软件等就属于通用会计软件。通用会计软件的特点是不含或含有较少的会计核算规则与管理方法。其优点在于它实质上是一个工具，由用户自己输入会计核算规则，使会计软件突破了空间和时间上的局限，具有真正的通用性。其缺点是一方面软件越通用，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。为了合理地确定通用程度，人们开发了一些行业通用软件。（2）专用会计软件又叫定点开发软件，是指仅适用于个别单位会计业务的会计软件，如某企业针对自身的会计业务特点和管理要求而开发研制的会计软件。上一页下一页返回第一节会计软件概述定点开发会计软件的特点是把适合单位特点的会计核算规则与管理方法直接固化在程序中，如将报表格式、工资项目、计算方法等在程序中固定。其优点是比较适合使用单位的具体情况，最大限度地减小初始化工作量，使用方便。其缺点是受到空间和时间上的限制，只能在个别单位、一定的时期内使用。如会计核算方法一经变动就需要修改程序。3.会计软件按能否在市场上销售分为商品化会计软件和非商品化会计软件（1）商品化会计软件是指计算机软件开发公司或会计软件专业开发公司开发设计的，并通过省级以上财政部门评审，作为商品准许在市场上销售的通用会计软件。上一页下一页返回第一节会计软件概述（2）非商品化会计软件是指未作为商品没有在市场上销售的会计软件。4.会计软件按会计信息共享程度分为单用户会计软件、多用户会计软件和网络会计三类软件（1）单用户会计软件是指安装在一台或几台计算机上，每台计算机中的会计软件独立运行，生成的数据只存储在本地计算机中，各台计算机之间不能直接进行数据交换和共享。早期在DOS环境下开发的商品化会计软件都是单用户的。上一页下一页返回第一节会计软件概述（2）多用户会计软件是指安装在一个多用户操作系统的主机上，各终端上的会计人员能够同时使用、分别操作，不同终端上的会计人员能够共享会计信息。这种软件一般以UNIX为操作系统。（3）网络会计软件是指安装在一个网络系统的服务器上，各客户机上的会计人员能够同时使用、分别操作，共享数据。这种软件的操作系统一般是网络操作系统，如Windows2000。上一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能会计软件按功能不同，可以分为会计核算软件、会计管理软件和会计决策软件。目前，我国绝大多数基层企业实行的会计电算化工作，通常都是指会计核算电算化。实际工作中，一个实现会计电算化的基层单位，尽管所选用的会计核算软件的厂家不同，品牌不同，取得的方式也有差异，但其基本流程和基本功能却是相似的。大多数会计核算软件包括下列模块：账务处理、报表处理、固定资产核算、工资核算、材料核算、成本核算、往来款项核算及销售核算等功能模块。在会计电算化初级培训中，主要要求掌握账务处理模块和报表处理模块。现在重点介绍这两个模块的主要功能。下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能一、账务处理模块在会计核算软件中，账务处理系统是其核心模块，它是由若干功能模块构成的，其基本功能结构如图2−1所示。（一）账务处理系统的功能结构（二）各功能模块的主要作用(1)系统设置：用于建立账务处理系统的核算规则和输入基础数据。（2）凭证处理：它是账务处理系统日常会计数据的重要入口。（3）记账结账：它是账务处理系统内部会计数据处理的核心。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（4）账证输出：它是账务处理系统为用户提供财务信息的一个重要出口。（5）辅助核算：逐步实现会计核算软件向会计管理软件的过渡。（6）系统服务：用于维护账务处理系统数据的安全和完整。（三）账务处理系统的操作流程1.账务处理系统的操作流程账务处理系统的基本操作一般分为四大步骤12个过程，如图2−2所示。2.账务处理系统的操作流程说明上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（1）新建核算单位：首次使用账务处理系统时，用户必须先在系统中建立本单位会计核算需要的账套。（2）账套初始设置：用户首次进入新建账套时，必须对账务处理系统进行一系列的初始设置，将其转化成本单位专用的账务处理系统。（3）编制记账凭证：经济业务发生后产生的原始数据，必须先以“记账凭证”的形式录入系统。（4）审核记账凭证：为了防止将错误的凭证记账，应对已录入的记账凭证进行正确性审核，审核记账凭证也是系统自动记账的前提条件。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（5）记账：是系统自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。（6）账证输出：用户通过查询和打印机内有关证账表数据来获得各类财务信息。（7）自动转账：系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生成机制凭证，并审核记账或直接记账。（8）自动结转汇兑损益：有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇处理；机制的结汇凭证也要审核记账或直接记账。（9）自动结转期间损益：系统期末将“损益类”账户的余额自动结转为零，机制的结转损益凭证也要审核记账或直接记账。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（10）试算平衡与对账：在结账前，系统应自动进行试算平衡和对账。（11）结账：本期经济业务全部处理完毕后，用户应按期结账。结账后，用户也可以进行账证输出操作。（12）辅助核算与管理：用户根据财务管理的需要，在基本账务处理的基础上，进行银行对账等有关账务辅助核算和管理。二、报表处理系统的主要功能在手工会计工作中，会计报表的数据完全由手工填写。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能在会计电算化方式下，由于日常账务处理及其他单项核算已经由计算机完成，各种会计数据都以计算机数据格式保存，因此可以通过会计软件的数据传递和数据加工，完成报表的自动编制。（一）报表管理系统的基本功能1.基本功能结构图报表管理系统的主要任务是设计报表的基本格式和定义报表的计算公式，从有关子系统和库存文件中采集有关数据并生成会计报表，对该报表进行审核、汇总和输出等管理。其基本功能结构图如图2−3所示。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能2.基本功能简介（1）文件管理：提供了读取、保存、备份、恢复和删除等管理报表文件的功能。（2）报表定义：提供了各类报表的新建、格式设计、计算公式定义、审核公式定义、舍位平衡公式定义和打印参数设置等编辑功能，以满足用户对报表的不同需求。（3）数据处理：提供了根据初始设置的报表格式和公式从数据源中取得数据，并按规定程序自动编制、审核、汇总、舍位平衡、排序和分析会计报表等处理功能，以实现编报、审核等电算化。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（4）报表输出：提供了查询和打印系统内各种报表的功能，以供用户使用。（二）报表管理系统的操作流程1.操作流程图在通用报表管理系统中要完成一个会计报表的编制，一般要经过新表登记、报表定义、编制报表、审核报表和输出报表五个基本步骤，如图2−4所示。2.操作内容简介（1）新表登记：在报表管理系统内创建报表文件即新表注册登记，用于存放相关的报表数据。上一页下一页返回第二节会计软件操作流程及基本功能（2）报表定义：对已登记报表的格式和公式进行定义、修改及其保存。（3）编制报表：根据定义好的报表，自动生成相应的会计报表内容。（4）审核报表：根据定义好的审核公式，检查报表的正确性。（5）输出报表：以屏显、打印或网络传输等方式输出报表，供使用者利用。上一页返回第三节会计软件的选择基层单位实施会计电算化，配置计算机硬件是基础，具备熟练操作人员是保障，选择适合本单位实际需要的会计软件是核心。一、会计软件的基本要求电算化会计信息系统是一个数据处理系统，从会计软件的运行过程来看，可分为数据的输入、存储、处理和输出四个阶段。在输入阶段，通过直接输入、间接输入或自动输入的方式，将企业发生的经济业务录入到计算机里；为了实现数据一次录入，多次供用户使用的要求，将录入计算机里的会计数据进行存储；然后按照一定的方法、步骤进行加工处理，最后按照一定的输出方式，实现会计信息的汇总与共享。会计软件是否合法、合规是会计数据安全可靠的根本保证。下一页返回第三节会计软件的选择如何判断一个会计软件是否合格，在1994年6月30日财政部发布的《会计软件基本功能规范》中对会计软件作了具体规定。（一）总体要求（1）会计软件不同于一般的软件，由于会计数据的特殊性，会计软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算的工作效率。（2）会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（3）会计软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。（二）具体要求1.会计数据的输入（1）会计数据的输入手段：可以采用键盘手工输入、磁盘导入和网络传输等几种形式。（2）会计软件的初始化功能，主要包括以下内容：①输入会计核算所必需的期初数字及有关资料。包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；上一页下一页返回第三节会计软件的选择②输入需要在本期进行对账的未达账项；③选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；④定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；⑤输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；⑥会计软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。（3）会计软件应当提供输入记账凭证的功能。（4）会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（5）会计软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。（6）发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“—”号或者其他标记表示。（7）会计软件能对会计凭证的连续性进行控制。（8）在输入记账凭证过程中，会计软件必须有以下提示功能：①正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；上一页下一页返回第三节会计软件的选择②以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；③正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行；④正在输入的记账凭证有借方会计科目而没有贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；⑤正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。上一页下一页返回第三节会计软件的选择2.会计数据的处理（1）会计软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。（2）会计软件应当提供自动进行银行对账的功能，并自动生成银行存款余额调节表。（3）会计软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。（4）会计软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。上一页下一页返回第三节会计软件的选择①结账前，会计软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。②结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。（5）会计软件应具有跨期处理的功能。会计软件可以提供在本会计期间结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计期间进行处理而没有结账时，输入下一会计期间会计凭证的功能。3.会计数据的输出（1）会计软件应当提供对机内会计数据的查询功能：①查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；上一页下一页返回第三节会计软件的选择②查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；③查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；④查询往来账款项目的结算情况；⑤查询到期票据的结算情况；⑥查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。（2）会计软件应当提供机内原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。（3）对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内账表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（4）会计年度终了进行结账时，会计软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。4.会计数据的安全（1）会计软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。（2）会计软件遇有以下情况时，应予以提示，并保持正常运行：①会计软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签；②会计软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关；上一页下一页返回第三节会计软件的选择③会计软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。（3）对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。（4）会计软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。上一页下一页返回第三节会计软件的选择二、会计软件的配备方式目前配备会计软件通常有三种方式，即购买商品化会计软件、定点开发会计软件和二次开发会计软件。不同方式各有利弊，各单位应根据实际需要和自身的技术力量进行适当的选择。1.购买商品化会计软件它是目前大多数中小型单位配备会计软件采用最多的一种方式。这种方式具有见效快、费用少、质量高、维护有保障和安全保密性好等优点，但存在初始化工作量较大和会计核算细节难被兼顾等缺点。2.定点开发会计软件上一页下一页返回第三节会计软件的选择它是把适合本单位特点的会计核算规则与管理方法编入、固化在程序中的一种会计软件。定点开发又包括利用本单位技术力量的自行开发、依靠软件开发公司或高校等其他单位的委托开发和与其他单位协作的联合开发三种形式。这种方式开发的会计软件具有操作方便、专用性强，能满足单位会计核算与管理特殊需要等优点，但相对配备周期长、费用大。因此，这种方式一般适用于特定的和一些行业特点突出的单位，如铁路、电力、邮电、金融等单位。3.二次开发会计软件上一页下一页返回第三节会计软件的选择它是为了满足本单位核算与管理特殊需要而对购买的通用的商品化会计软件进行适当的二次开发，然后利用商品化会计软件提供的接口，将各模块连接、组装在一起，完善原有会计软件的功能。它实质是上述两种方式的结合。具有实用能力强、见效较快等优点，但对单位会计人员要求有一定的软件开发能力。目前这种组装式的会计软件在我国使用不多。三、商品化会计软件的选择会计软件可以采用多种方式取得。商品化会计软件由于其通用性强、成本较低，已成为各单位实现电算化会计信息系统的捷径。上一页下一页返回第三节会计软件的选择目前，我国的商品化会计软件市场已基本成熟，开发会计软件的公司已超过300家，通过财政部评审的会计软件已有40多个，通过省市财政部门评审的会计软件已达到200多个，而且基本上是通用会计软件。在纷繁复杂的会计软件市场，如何选购一套符合本单位实际需要的会计软件，必须考虑多方面的因素。（一）商品化会计软件的特点1.通用性软件的通用性有两方面含义：一是纵向的通用，即软件能适应一个单位不同时期的会计工作变化的需要；二是横向的通用，即满足不同单位会计业务的不同需要。上一页下一页返回第三节会计软件的选择2.保密性这里所说的保密性是指销售厂家的商品化会计软件对用户的保密性。商品化软件不给用户提供源程序代码，只提供经过加密的软件。3.软件由厂家统一维护与更新对于一般的会计软件，如果不是开发人员，其他人员要对其进行维护是很费力的，而对于商品化的会计软件，由于厂家对其加密，这就使得用户维护会计软件几乎成为不可能的事情；因此，会计软件的维护与版本更新一般由会计软件的生产厂家或其指定的维护单位负责。目前我国的商品化会计软件生产厂家一般都实行终身维护，也有极少数厂家提供用户源程序代码，但不负责维护。上一页下一页返回第三节会计软件的选择4.与专用软件相对比，易学性较弱商品化会计软件较专用软件难于学会使用，主要有两方面的原因：一是专用软件是按使用单位会计人员的用户需求专门设计的，因此符合用户的日常习惯，用户使用起来方便，有一种亲切感。而商品化会计软件，是针对不同单位、不同会计人员的共同需求设计的。因此，要想让商品化软件满足不同单位、不同会计人员的习惯，则很困难；要完全满足则更不可能。这就需要购买会计软件的会计人员改变自己的习惯，去适应商品化软件的要求；二是商品化软件为了实现其通用性，软件中一般都设有初始化设置和自定义功能，用户要学会使用这些自定义功能较困难。上一页下一页返回第三节会计软件的选择但是，必须强调指出：第一，易学性较弱是与开发效果较好的专用软件相比来说的，是相对的，不是绝对的；第二，较难学会，并不说明软件易使用性差；相反，一旦学会使用，操作起来一般都比专用软件灵活、方便。5.与专用会计软件相比，初始化工作量大由于商品化会计软件要满足不同单位的不同要求，因此，在通用的商品化会计软件中一般都有初始化设置模块。上一页下一页返回第三节会计软件的选择在此模块中，有大量的初始化工作，例如：设置会计科目、科目余额的录入、设置记账凭证类型（有些单位将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；也有的单位将记账凭证分为“现收”、“现付”、“银收”、“银付”和“转账”五种凭证；也有的单位不分类型）、自动转账分录定义、辅助核算项目的设置等。（二）商品化会计软件的选择原则一般来说，单位在购买商品化会计软件时，应从以下几个方面进行考查与选择。1.合法性上一页下一页返回第三节会计软件的选择会计工作要符合《会计法》和国家制定的有关会计准则和会计制度的规定，对执行会计工作的会计软件也有同样的要求。单位选购的商品化会计软件除了符合这些规定之外，还应满足国家有关会计软件的管理规定。目前，应满足财政部1994年6月颁布的《会计核算软件基本功能规范》中的有关要求和规定。此文件中对“会计数据的输入”、“会计数据的输出”、“会计数据的处理”和“会计数据的安全”都作了相当详细和具体的说明，具体内容见前面“会计软件的基本要求”。2.实用性上一页下一页返回第三节会计软件的选择单位在选择商品化会计软件时，还应考查商品化软件在本单位使用是否实用，是否适用于本单位会计业务处理的性能要求。具体来说，主要包括以下四个要求：（1）输入要求。主要指商品化会计软件是否能正确录入本单位所需的各类会计数据；每类数据的录入项目是否齐全。（2）输出要求。主要是指商品化会计软件能输出哪些信息，输出的账表及其他信息的格式是否满足本单位输出要求。（3）处理要求。主要指会计软件提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求；应考查所提供的处理功能是否齐全；这些处理功能的有效性如何。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（4）接口要求。主要包括从其他子系统或模块接收数据的录入接口要求和为其他子系统或模块提供数据的输出接口要求。单位应从输入接口和输出接口两方面考查商品化软件是否满足本单位软件扩充或数据联网等实际需要。在考查与选择商品化会计软件对以上要求的满足情况时，我们应按以下步骤进行：第一，审查商品化会计软件厂家提供的文档资料。第二，通过演示版的操作使用，考查软件。第三，通过实际数据，测试软件。3.通用性上一页下一页返回第三节会计软件的选择通用性是指商品化会计软件应适应不同单位的会计工作需要和同一单位不同时期的会计工作需要，包括纵向通用性和横向通用性。现在的商品化会计软件有的适用性较强；有的则需要进行简单的二次开发。单位若想选择通用性较强的商品软件，一般应从以下几个方面进行考查：（1）各种自定义功能是否满足使用单位的要求。对于会计业务不十分规范、变化较多的处理，通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用性的。（2）各种编码是否有由使用单位自定义的功能，是否有增、删、改等维护功能。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（3）对一些无法实现通用的功能是否设有可选功能，以满足通用性。（4）对一些变化较多的计算方法是否可由使用单位进行自定义。4.安全可靠性安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力。评价会计软件的安全可靠性主要是考查将软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，若发生差错后是否能及时查出并进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。具体包括以下内容：上一页下一页返回第三节会计软件的选择（1）是否有数据备份与恢复功能，并能有效地备份与恢复各种历史数据。（2）是否有权限设置功能，并能最大限度地保证各有关人员只能执行其权限范围内的工作。（3）会计软件中是否采用了各种容错技术，保证会计人员操作失误时，及时发现和纠正错误。（4）会计软件是否将会计业务存在各种钩稽关系的特点融于软件中，随时检查各种生成数据的正确性。（5）对各种上机操作是否留有记录，以便随时追踪查询各种失误与破坏。上一页下一页返回第三节会计软件的选择5.易使用性易使用性是指商品化会计软件易学、易操作的性能。评价商品化会计软件的易使用性主要从以下几方面进行：（1）软件资料的质量优劣；（2）厂家提供的技术培训服务，其质量与效果如何；（3）软件是否便于操作。从以下几点考查：①操作是否简单、直观；②操作是否符合会计人员的习惯，这主要指操作提示用语是否专业化和规范化；上一页下一页返回第三节会计软件的选择③各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用；④是否尽量减少人工干涉；⑤界面是否简洁、美观、人性化。6.先进性商品化会计软件在同类产品中的先进程度，包括安全性、可靠性、功能的完备性、通用性、运行效率、软件技术平台的先进性和软件设计的优良性等。先进性是单位选择商品化软件的因素之一，但对会计工作而言，商品化会计软件的选择主要还是考查合法性、实用性、通用性、安全可靠性和易使用性五个方面。上一页下一页返回第三节会计软件的选择（三）选择商品化会计软件应注意的问题在了解了商品化会计软件的选择原则之后，基层单位在选择商品化会计软件中应注意以下问题：1.是否是正版的会计软件2.是否经过财政部门的评审3.是否留有接口，接口是否符合要求4.是否有良好的售后服务5.软件价格上一页返回第四节会计软件的实施流程一、项目实施的组织组织是实施的保证，会计软件要实施成功，需要成立项目实施小组，以推动项目的开展和评估项目的质量情况。对于客户方而言，一般要由三方面的人员参加，一是财务人员，参加人员一定对整个财务业务非常熟悉并具有重新架构财务管理的能力；二是技术人员，主要负责软硬件的规划和维护；三是主管领导，要重视会计软件的组织与实施，并从经费方面大力支持。共同组建的项目小组，直接对项目的规划、开发、实施、运行等方面保持协调，保证项目实施过程中的问题能得到及时处理。下一页返回第四节会计软件的实施流程二、项目的实施对于一个会计电算化项目来讲，软件满足业务需求只是成功的一部分，实施显得尤为重要。对于实施，除领导重视、组织保证外，采用什么样的实施方法也显得非常重要，各公司一般都有相应的实施规范，但方法大致差不多。实施的主要思想体现在两个方面：一是分步骤实施，即将系统的实施过程分为几个步骤，每一个步骤都有相关的文档资料；二是互动实施，即由项目实施小组、客户构成一个具体互动的实施过程，及时沟通和发现问题，保证实施保质保量地完成。项目实施基本步骤和提供的相关文档如表2−1所示。上一页下一页返回第四节会计软件的实施流程针对不同项目的规模、复杂程度，实施时间和方法都有所不同。对小的会计电算化项目的实施，一般在一周内就可完成，而对于比较大的项目，则需要几个月，甚至一年以上的时间。因此，对实施文档、管理的严密程度，一般原则是大项目管理要求严格、文档详细；小项目则相对简单。上一页返回第五节会计软件与ERP软件一、ERP的发展过程1.ERP的发展过程20世纪60年代后期，世界主要发达国家相继进入买方市场，制造企业之间的竞争日趋激烈，越来越多的企业认识到先进的企业管理是在竞争中生存的基本因素。他们不断地尝试各种管理方法、管理技术和管理手段，从而形成了他们对企业所拥有的人力、财力、物力、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡优化管理的先进管理模式。其发展过程可分为以下几个方面：（1）20世纪60年代制造业为了打破“发出订单，然后催办”的计划管理方式，设置了安全库存量，为需求与提前期提供缓冲——订货点法。下一页返回第五节会计软件与ERP软件（2）20世纪70年代，企业的管理者们已经清楚地认识到，真正的需要是有效的订单交货日期，产生了对物料清单的管理与利用，形成了物料需求计划——MRP。（3）20世纪80年代，企业的管理者们又认识到制造业要有一个集成的计划，以解决阻碍生产的各种问题，而不是以库存来弥补，或缓冲时间去补偿的方法来解决问题，要以生产与库存控制的集成方法来解决问题，于是MRPⅡ即制造资源计划产生了。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件（4）20世纪90年代以来，企业信息处理量不断加大，企业资源管理的复杂化也不断加大，这要求信息的处理要有更高的效率，传统的人工管理方式难以适应以上需要，而只能依靠计算机系统来实现企业的物流、资金流和信息流的统一管理，从而产生了新一代的管理理论与计算机系统——企业资源计划（ERP）。2.ERP的概念ERP（EnterpriseResourcePlanning）的中文名称叫企业资源计划，产生于20世纪90年代。ERP的产生无论是在全世界还是中国，都掀起了一场管理思想和管理技术的革命。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件在中国，当MRPⅡ还没有完全被中国的企业界人士完全认识和接受之前，它却在短短的几年时间内一跃成为电子商务时代的ERP。ERP作为一个新鲜事物，其概念和定义还未完全统一。综合各家所言，ERP是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。根据ERP的概念，可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次理解：上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件（1）是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团GarterGroupInc.提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPⅡ（ManufacturingResourcesPlanning，“制造资源计划”）基础上进一步发展而成的面向供应链管理（SupplyChainManagement）的管理思想；（2）是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通信等信息产业成果，以ERP管理思想为灵魂的软件产品；（3）是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力、物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件ERP系统不是一个简单意义上的软件产品，它的基本思想是将企业的运营流程看做是一个紧密连接的供应链，包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等，是计算机硬件和软件技术一体化的企业资源管理系统，是管理与技术的结合体，是一个较完整的集成化管理信息系统。ERP将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。二、ERP的管理思想ERP是一个面向供应链管理（SupplyChainManagement，SCM）的管理信息集成。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件对于企业来说，ERP首先应该是管理思想，其次是管理手段与信息系统。管理思想是ERP的灵魂，而核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理。ERP基于MRPⅡ，又超越了MRPⅡ。ERP系统在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围，它把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成一个完整的供应链（SCM），并对供应链上的所有环节进行有效管理，这样就形成了以供应链为核心的ERP管理系统。供应链跨越了部门与企业，形成了以产品或服务为核心的业务流程。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件ERP系统除了传统MRPⅡ系统的制造、财务、销售等功能外，还增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能；支持集团化、跨地区、跨国界运行，其主要宗旨就是将企业各方面的资源充分调配和平衡，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，从而取得更好的经济效益。ERP管理思想主要体现在：1.体现对整个供应链资源进行管理的思想2.体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想3.体现事前计划与事中控制的思想上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件三、ERP的作用因为MRP最初是作为减少库存和改善客户服务水平的方法而提出的，所以，这方面的效益在大多数企业中首先引起了关注。随着ERP的发展，它为企业带来的多方面的效益已显现出来。ERP的作用可以从定性和定量两方面来理解。（一）定量的效益就定量效益而言，各单位体会比较深刻。综合美国生产与库存控制学会（APICS）统计，使用一个MRPⅡ/ERP系统，平均可以为企业带来如下经济效益：上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件1.降低库存投资（1）降低库存量。（2）降低库存管理费用。（3）减少库存损耗。2.降低采购成本ERP把供应商视为自己的外部工厂。通过采购计划法与供应商建立长期、稳定、双方受益的合作关系。这样，既保证了物料供应，又为采购人员节省了大量的时间和精力。使他们可对采购工作进行有价值的分析。有资料表明，使用ERP，可以使采购成本降低5%。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件3.提高生产率（1）提高直接劳动生产率。（2）提高间接劳动生产率。（3）减少加班。4.提高客户服务水平要提高市场竞争力，既要有好的产品质量，又要有高水平的客户服务。要提高客户服务水平，就必须有好的产销配合。ERP系统作为计划、控制和通信的工具，使得市场销售和生产制造部门可以在决策及日常活动中有效地相互配合。从而可以缩短生产提前期，迅速响应客户需求，并按时交货。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件（二）定性的效益（1）企业领导和各级管理人员可以随时掌握市场销售、生产和财务等方面的运行状况，不断改善经营决策，提高企业的应变能力和竞争地位。（2）部门间的数据共享，使企业的各个部门不再是单独封闭的个体，而是融入企业整体的大环境下，按企业既定目标执行。（3）在瞬息万变的市场竞争中，市场的敏感度增强，具有更强的市场适应能力和应变能力。（4）可以进行资源的有效整合，发挥企业的资源优势，增强企业的竞争能力。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件（5）能够规范企业的管理流程和管理制度。四、ERP的主要模块ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单地说是将企业的三大流：物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。它的功能模块不同于以往的MRP或MRPⅡ的模块，它不仅可用于生产企业的管理，而且在许多其他类型的企业如一些非生产，公益事业的企业也可导入ERP系统进行资源计划和管理。这里我们将仍然以典型的生产企业为例子来介绍ERP的功能模块。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好地整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分，对这一功能，我们也会进行一下简要的介绍。（一）生产控制管理模块这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机地结合在一起，使得企业能够有效地降低库存，提高效率。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。首先，企业确定一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。即生产部门以此生产，采购部门按此采购等。1.主生产计划它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各生产周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。主生产计划是企业在一定时期内的总体安排。2.物料需求计划上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。这是整个部门真正依照的计划。3.能力需求计划它是在物料需求计划的基础上，将所有工作中心的总工作负荷与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定所生成的物料需求计划是否是企业可行的需求计划。能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。4.车间控制上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体的各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。5.制造标准在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。（二）物流管理模块物流管理模块有以下三个方面：1.销售管理上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件销售管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，包括客户信息的管理和服务、销售订单的管理和销售的统计与分析三方面的功能。2.库存控制用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度地占用资本。它是一种相关的、动态的及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确地反映库存现状。3.采购管理上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。（三）财务管理模块企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。所以，在ERP系统中它是不可或缺的一部分。ERP中的财务模块与一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成，比如：它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证烦琐的过程，几乎完全替代了以往传统的手工操作。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。1.会计核算会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。（1）总账模块。它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、明细账及总分类账，编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。（2）应收账款模块。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件应收账款模块是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款账。它包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。（3）应付账款模块。会计里的应付账是企业应付购货款等账，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等。它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去烦琐的手工操作。（4）现金管理模块。它主要是对现金流入/流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。（5）固定资产核算模块。固定资产核算模块即完成对固定资产的增减变动以及折旧和有关基金的计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。它的具体功能有：登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。它和应付账、成本、总账模块集成。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件（6）多币制模块。这是为了适应当今企业的国际化经营要求，而对外币结算业务的要求增多而产生的。多币制将企业整个财务系统的各项功能用各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易管理。多币制和应收账、应付账、总账、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。（7）工资核算模块。自动进行企业员工的工资结算、分配以及各项相关经费的计提。它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。这一模块是和总账，成本模块集成的。（8）成本模块。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。并能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。2.财务管理财务管理主要是对会计核算提供的信息进行分析，并对企业的经济业务活动进行预测、决策、管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测。（四）人力资源管理模块以往的ERP系统基本上都是以生产制造及销售过程（供应链）为中心的。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件因此，长期以来一直把与制造资源有关的资源作为企业的核心资源来进行管理。但近年来，企业内部的人力资源，开始越来越受到企业的关注，被视为企业的资源之本。在这种情况下，人力资源管理，作为一个独立的模块，被加入到了ERP的系统中来，和ERP中的财务、生产系统组成了一个高效的、具有高度集成性的企业资源系统。它与传统方式下的人事管理有着根本的不同。五、ERP软件与会计软件的关系会计软件一般指的是专门用于会计业务的软件，是指财务部门可以借助计算机的帮助处理经济业务；而ERP是企业资源计划，是指整个企业借助网络等技术实现资源共享、信息管理等管理模式。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP软件会计软件可以集成在ERP系统里，例如，可以做成企业产、供、销一体的ERP软件。ERP系统是个较完整的集成化管理信息系统，与财务软件相比它更注重的是企业管理的各个方面（当然也包括企业财务的管理）。传统的会计信息系统属于会计等式“资产＝负债+所有者权益”的模式。ERP系统则以业务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成。会计系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分，不是作为一个专门的系统开发的，它与企业的分销、制造等子系统之间有着非常紧密的联系，从而突破了“资产＝负债+所有者权益”的模式。上一页下一页返回第五节会计软件与ERP