会议室管理与使用规范

会议室管理与使用规范一、总则为规范公司会议室的管理与使用，提高会议室资源的利用效率，保障各类会议的顺利进行，营造整洁、有序、高效的会议环境，特制定本规范。本规范适用于公司全体员工及所有以公司名义在本公司会议室举办活动的外来人员。所有会议室的使用与管理均须遵循本规范。二、管理职责（一）行政部为会议室管理的归口部门，主要职责包括：1.负责公司各类会议室的统筹规划、日常维护与管理工作。2.负责会议室预订系统的维护与技术支持，确保预订系统正常运行。3.负责会议室设施设备（如投影、音响、视频会议系统等）的定期检查、保养、维修及更新。4.负责会议室清洁服务的监督与协调，确保会议环境整洁卫生。5.负责本规范的解释、宣传、培训及执行监督。6.定期对会议室使用情况进行统计分析，提出优化建议。（二）各部门职责：1.自觉遵守本会议室管理与使用规范，教育本部门员工规范使用会议室。2.对本部门员工在会议室使用过程中的行为负责。（三）会议室使用人职责：1.严格遵守本规范及相关操作规程，文明使用会议室。2.爱护会议室设施设备，节约用电、用水及其他耗材。3.保持会议室内整洁卫生，会议结束后及时清理个人物品及遗留垃圾。三、会议室使用规范（一）预约与登记1.预约方式：公司会议室统一通过内部办公系统进行在线预约。特殊情况下无法在线预约的，可向行政部提出书面申请。2.预约信息：预约时需准确填写会议主题、所需会议室、使用日期、起止时间、参会人数、联系人及联系方式，如有特殊设备需求（如视频会议、同声传译等）需一并注明。3.预约时限：会议室预约一般应提前一个工作日进行。对于公司重要会议或大型会议，建议提前更长时间预约并与行政部确认。4.预约冲突：如遇预约冲突，原则上按照“先约先得”的原则处理。行政部有权根据会议的紧急程度、重要性及会议室资源情况进行协调。5.变更与取消：已预约的会议室如因故需变更时间或取消，应提前在预约系统中操作或通知行政部，以便释放资源供他人使用。对于无故占用或未及时取消导致会议室闲置的情况，将进行记录。（二）使用规范1.按时使用：会议组织者或参会人员应提前到达会议室，做好会议准备工作。如超过预约时间十分钟仍未使用且未通知行政部，行政部有权将该会议室另行安排。2.保持秩序：会议期间应保持安静，避免大声喧哗，以免影响其他会议室的正常使用。3.爱护设施：严禁随意拆卸、挪动、损坏会议室设施设备。使用投影、音响等设备前，应熟悉其操作方法；如不熟悉，可联系行政部协助。如因使用不当造成设备损坏，需按规定承担相应责任。4.保持整洁：会议期间产生的垃圾应集中放入垃圾桶。会议结束后，应将座椅摆放整齐，桌面清理干净，白板擦拭整洁。5.节约能源：会议结束后，务必关闭会议室所有灯光、空调、投影、电脑等设备电源，锁好门窗（如为独立可锁会议室）。6.禁止吸烟：公司所有会议室均为无烟区，严禁吸烟及使用明火。7.物品存放：请勿在会议室内存放个人物品或贵重物品，行政部对遗失物品不承担保管责任。8.特殊活动：如在会议室举办非日常会议类活动（如培训、小型展览等），需提前向行政部报备，经批准后方可进行，并遵守相关规定。（三）设备使用1.设备检查：使用前检查设备是否完好，如有异常及时通知行政部。2.规范操作：严格按照设备操作规程使用，避免因操作不当造成设备故障。3.耗材管理：会议室配备的白板笔、马克笔、粉笔等耗材应节约使用，用后放回原处。四、使用优先级在会议室资源紧张时，按以下原则确定使用优先级：1.公司级重要会议、接待贵宾会议；2.部门级重要业务会议；3.日常工作会议、项目会议；4.其他类型活动。行政部有权根据实际情况对会议室使用进行临时调整和协调。五、会议室资源调配行政部有权根据公司整体运营需求、会议规模及性质，对会议室资源进行统一调配，各部门及员工应予以配合。六、违规处理对于违反本规范，造成会议室设施损坏、环境破坏或资源浪费的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行提醒、批评教育，情节严重者将按公司相关规定处理。七、附则1.本规范由公司行政部负责解释和修订。2.本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。3