供销社报销管理制度

供销社报销管理制度一、总则

供销社报销管理制度旨在规范报销流程，明确报销标准，加强财务监督，提高资金使用效率，防范财务风险，确保供销社各项经济活动合法合规。本制度适用于供销社全体员工及所有报销行为，包括但不限于采购、销售、差旅、办公费用等。

报销管理遵循“真实合规、手续完备、审批明确、及时准确”的原则，确保报销行为符合国家财经法规及供销社内部管理制度。所有报销必须基于真实发生的经济业务，提供合法有效的原始凭证，并按照规定的审批权限和流程办理。

供销社财务部门负责报销管理的具体实施，包括报销审核、支付、核算等环节。各部门负责人应加强对本部门员工报销行为的监督，确保报销内容真实、合理。员工应积极配合财务部门，按要求提供相关资料，不得提供虚假信息或伪造凭证。

本制度明确了报销范围、标准、流程、审批权限及违规处理等内容，所有员工必须严格遵守。财务部门应定期对报销管理情况进行检查，及时发现并纠正问题，不断完善报销管理制度。

二、报销范围及标准

供销社报销范围包括但不限于以下几类：

（一）差旅费报销

差旅费包括员工因公出差的交通费、住宿费、伙食补助费等。交通费报销应凭票据实报销，住宿费按照规定标准执行，伙食补助费根据出差地点和天数计算，具体标准由供销社财务部门制定并公布。员工出差前应提前办理差旅费审批手续，经部门负责人和分管领导批准后方可报销。

（二）采购费报销

采购费包括商品采购、原材料购买、设备购置等费用。报销时需提供采购合同、发票、验收单等材料，确保采购流程合规。大宗采购应遵循招标或比价程序，小额采购应通过内部审批流程。财务部门应定期对采购费进行审核，防止重复报销或超标准报销。

（三）办公费报销

办公费包括办公用品、印刷费、邮寄费等日常办公开支。报销时需提供发票及使用说明，并由部门负责人审核签字。供销社应建立办公用品领用台账，定期盘点，防止浪费和流失。

（四）销售费报销

销售费包括广告费、促销费、运输费等与销售活动相关的费用。报销时需提供相关合同、发票及费用明细，经业务部门负责人审核后报财务部门审批。财务部门应加强对销售费的真实性审核，防止虚假报销。

（五）其他费用报销

其他费用包括会议费、培训费、咨询费等。报销时需提供相关证明材料，如会议通知、培训费用支付凭证等，并经部门负责人和分管领导审批后方可报销。

三、报销流程

供销社报销流程分为申请、审核、审批、支付四个环节。

（一）申请环节

员工发生费用后，应及时填写报销申请单，注明费用性质、金额、事由等信息，并附上相关原始凭证。报销申请单需经部门负责人签字确认。

（二）审核环节

财务部门收到报销申请单后，应进行初步审核，主要核对报销内容是否真实、凭证是否齐全、金额是否符合标准等。审核通过后，报相应级别的审批人审批。

（三）审批环节

报销申请单的审批权限根据金额大小和费用类型确定。一般费用由部门负责人审批，较大金额费用需经分管领导审批，特别重大费用需经供销社主要负责人审批。审批人应认真审核报销内容，并在报销申请单上签字。

（四）支付环节

审批通过的报销申请单由财务部门安排支付。财务部门应按照规定时间将款项支付给相关供应商或个人，并做好支付记录。

四、审批权限

供销社报销审批权限分为四个等级：

（一）一般费用

金额在1000元及以下的费用，由部门负责人审批。

（二）较大费用

金额在1000元以上、5000元及以下的费用，由分管领导审批。

（三）重大费用

金额在5000元以上、10000元及以下的费用，由供销社主要负责人审批。

（四）特别重大费用

金额在10000元以上的费用，需经供销社领导班子集体研究决定。

审批人应认真履行职责，不得越权审批或代签审批。如遇特殊情况，审批人可授权他人代为审批，但需提供书面授权文件。

五、原始凭证管理

原始凭证是报销的重要依据，必须真实、完整、合法。原始凭证包括但不限于发票、收据、合同、验收单等。

（一）原始凭证要求

1.发票必须是正规发票，内容与实际交易相符，不得涂改、伪造。

2.收据必须由收款单位或个人签字，并注明收款事由和金额。

3.合同必须经供销社法定代表人或授权代表签字盖章。

4.验收单必须由经办人和验收人签字，并注明验收内容。

（二）原始凭证保管

财务部门应建立原始凭证管理制度，定期整理、归档，确保原始凭证安全完整。员工报销时应妥善保管原始凭证，不得涂改或损毁。如需复印件，应加盖“复印件与原件一致”的印章。

六、违规处理

员工违反报销管理制度，将视情节轻重给予相应处理：

（一）未提供真实凭证或提供虚假凭证的，予以通报批评，并责令退回违规金额。

（二）超出标准报销的，予以通报批评，并责令退回超标准金额。

（三）多次违规或情节严重的，将给予行政处分，直至解除劳动合同。

（四）财务部门工作人员未认真履行职责，导致财务风险的，将追究相关责任。

供销社应定期开展报销管理制度培训，提高员工合规意识，确保报销管理制度的有效实施。

二、报销范围及标准

供销社报销管理制度明确了报销范围，确保所有经济活动都在规范内进行，同时制定了详细的费用标准，防止不合理开支，维护供销社的经济利益。本制度涵盖的费用类型广泛，包括差旅费、采购费、办公费、销售费以及其他费用等，每一类费用都有具体的报销要求和标准，以保障制度的实施效果。

（一）差旅费报销

差旅费是员工因公出差所发生的费用，主要包括交通费、住宿费和伙食补助费。这些费用的报销必须基于真实发生的经济业务，确保每一笔报销都合理合规。

1.交通费报销

交通费是指员工出差期间发生的往返交通费用，如飞机票、火车票、汽车票等。报销时，员工需要提供相应的交通票据，确保票据信息与出差事由一致。供销社规定了不同交通方式的报销标准，例如，乘坐飞机的经济舱、火车硬卧等，确保报销金额与实际支出相符。财务部门在审核时，会仔细检查票据的真实性和合规性，防止虚报或重复报销。

2.住宿费报销

住宿费是指员工出差期间发生的酒店住宿费用。供销社根据不同地区的经济水平，制定了相应的住宿费标准，员工在报销时需提供酒店发票和住宿登记表。财务部门会根据审批权限，对住宿费进行审核，确保报销金额符合标准。对于超过标准的部分，员工需要提供合理的解释，并经过分管领导批准后方可报销。

3.伙食补助费报销

伙食补助费是指员工出差期间因无法正常用餐而获得的补助。供销社根据出差地点和天数，制定了不同的伙食补助标准，员工在报销时需提供出差审批单和伙食补助申请表。财务部门会根据审批权限，对伙食补助费进行审核，确保报销金额符合标准。

（二）采购费报销

采购费是指供销社在采购商品、原材料、设备等过程中发生的费用。这些费用的报销必须基于真实的采购业务，确保每一笔报销都合理合规。

1.商品采购费报销

商品采购费是指供销社在采购商品过程中发生的费用，包括采购成本、运输费、装卸费等。报销时，员工需要提供采购合同、发票、验收单等材料，确保采购流程合规。财务部门会定期对采购费进行审核，防止重复报销或超标准报销。对于大宗采购，供销社会遵循招标或比价程序，确保采购价格的合理性。

2.原材料采购费报销

原材料采购费是指供销社在采购原材料过程中发生的费用，包括原材料成本、运输费、装卸费等。报销时，员工需要提供采购合同、发票、验收单等材料，确保采购流程合规。财务部门会根据审批权限，对原材料采购费进行审核，确保报销金额符合标准。

3.设备购置费报销

设备购置费是指供销社在购置设备过程中发生的费用，包括设备成本、运输费、安装费等。报销时，员工需要提供采购合同、发票、验收单等材料，确保采购流程合规。财务部门会根据审批权限，对设备购置费进行审核，确保报销金额符合标准。

（三）办公费报销

办公费是指供销社在日常办公过程中发生的费用，包括办公用品、印刷费、邮寄费等。这些费用的报销必须基于真实的办公需求，确保每一笔报销都合理合规。

1.办公用品费报销

办公用品费是指供销社在购买办公用品过程中发生的费用，包括笔、纸、笔记本等。报销时，员工需要提供采购发票和领用登记表，确保办公用品的合理使用。财务部门会根据审批权限，对办公用品费进行审核，确保报销金额符合标准。

2.印刷费报销

印刷费是指供销社在印刷文件、宣传资料等过程中发生的费用。报销时，员工需要提供印刷发票和印刷内容说明，确保印刷费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对印刷费进行审核，确保报销金额符合标准。

3.邮寄费报销

邮寄费是指供销社在邮寄文件、货物等过程中发生的费用。报销时，员工需要提供邮寄发票和邮寄内容说明，确保邮寄费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对邮寄费进行审核，确保报销金额符合标准。

（四）销售费报销

销售费是指供销社在销售商品过程中发生的费用，包括广告费、促销费、运输费等。这些费用的报销必须基于真实的销售业务，确保每一笔报销都合理合规。

1.广告费报销

广告费是指供销社在宣传推广商品过程中发生的费用，包括电视广告、报纸广告、网络广告等。报销时，员工需要提供广告合同、发票、广告内容说明，确保广告费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对广告费进行审核，确保报销金额符合标准。

2.促销费报销

促销费是指供销社在开展促销活动过程中发生的费用，包括促销员费用、促销礼品费用等。报销时，员工需要提供促销方案、发票、促销活动记录，确保促销费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对促销费进行审核，确保报销金额符合标准。

3.运输费报销

运输费是指供销社在运输商品过程中发生的费用，包括汽车运输费、火车运输费等。报销时，员工需要提供运输合同、发票、运输内容说明，确保运输费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对运输费进行审核，确保报销金额符合标准。

（五）其他费用报销

其他费用是指供销社在经营过程中发生的其他费用，包括会议费、培训费、咨询费等。这些费用的报销必须基于真实的业务需求，确保每一笔报销都合理合规。

1.会议费报销

会议费是指供销社在召开会议过程中发生的费用，包括会议场地费、会议资料费、会议餐饮费等。报销时，员工需要提供会议通知、会议费用明细、会议签到表等材料，确保会议费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对会议费进行审核，确保报销金额符合标准。

2.培训费报销

培训费是指供销社在员工培训过程中发生的费用，包括培训课程费、培训资料费、培训差旅费等。报销时，员工需要提供培训通知、培训费用明细、培训考核表等材料，确保培训费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对培训费进行审核，确保报销金额符合标准。

3.咨询费报销

咨询费是指供销社在咨询过程中发生的费用，包括咨询费用、咨询资料费等。报销时，员工需要提供咨询合同、发票、咨询内容说明，确保咨询费用的合理使用。财务部门会根据审批权限，对咨询费进行审核，确保报销金额符合标准。

三、报销流程

供销社报销管理制度的执行依赖于一套严谨而规范的流程，确保每一笔报销都经过适当的审核和批准。该流程分为申请、审核、审批和支付四个主要阶段，每个阶段都有明确的职责和操作要求，以保证报销的及时性和准确性。

（一）申请环节

报销的起点是申请环节，员工在发生费用后，需要及时填写报销申请单，详细记录费用的性质、金额以及具体事由。这一步骤是确保报销信息完整和准确的关键。报销申请单需要附上所有相关的原始凭证，如发票、收据、合同等，这些凭证是证明费用真实性的重要依据。员工在填写报销申请单时，应仔细核对各项信息，确保与实际情况相符，避免因信息错误导致报销流程受阻。

报销申请单的提交需要经过部门负责人的初步审核。部门负责人会根据供销社的报销制度和标准，对报销申请进行初步筛选，确保费用的合理性和合规性。这一环节有助于提前发现潜在问题，减少后续流程中的障碍。部门负责人在审核通过后，会在报销申请单上签字确认，表明对该报销申请的支持，并正式提交给财务部门。

（二）审核环节

报销申请单提交至财务部门后，进入审核环节。财务部门的审核人员会对报销申请进行详细的检查，主要关注以下几个方面：一是报销内容是否真实，即所附原始凭证是否与报销事由相符；二是凭证是否齐全，确保没有遗漏任何必要的证明材料；三是金额是否符合标准，即报销金额是否在供销社规定的范围内，是否存在超标准报销的情况。

审核人员会仔细核对每一项费用，确保其合理性和合规性。如果发现任何问题，如凭证不齐全或金额超标准，审核人员会及时与员工沟通，要求补充材料或调整报销金额。只有经过审核人员确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。这一环节的设置是为了防止虚假报销和违规报销，确保每一笔费用都经过严格的把关。

（三）审批环节

审核通过后的报销申请单，需要根据金额大小和费用类型，经过不同级别的审批。供销社制定了明确的审批权限，确保每一笔报销都得到适当的关注和批准。

对于一般费用，即金额在1000元及以下的费用，通常由部门负责人直接审批。这些费用通常与日常办公相关，金额较小，审批流程相对简单。部门负责人会根据报销制度和标准，对报销申请进行快速审批，确保费用的合理性和必要性。

对于较大金额的费用，即金额在1000元以上、5000元及以下的费用，需要由分管领导审批。这些费用通常涉及较大的金额，需要更高层级的关注和决策。分管领导会仔细审查报销申请，确保每一笔费用都符合供销社的利益和规定。如果发现任何问题，分管领导会要求财务部门与员工沟通，进行必要的调整。

对于重大费用，即金额在5000元以上、10000元及以下的费用，需要由供销社主要负责人审批。这些费用通常涉及较大的投资或决策，需要供销社主要负责人的亲自把关。主要负责人会根据供销社的整体利益和发展需要，对报销申请进行综合考虑，确保每一笔费用都符合供销社的战略目标。

对于特别重大费用，即金额在10000元以上的费用，需要经供销社领导班子集体研究决定。这些费用通常涉及较大的资金投入或重大决策，需要供销社领导班子的集体智慧和决策。领导班子会根据供销社的实际情况和发展需要，对报销申请进行充分讨论，最终形成决策意见。

审批人应在报销申请单上签字确认，表明对该报销申请的批准。如果审批人认为需要进一步了解情况或进行必要的调整，会及时与财务部门或员工沟通，确保报销申请的合理性和合规性。审批环节的设置是为了确保每一笔费用都得到适当的关注和决策，防止不必要的开支和浪费。

（四）支付环节

报销申请单经过审批后，进入支付环节。财务部门会根据审批结果，安排支付相应的款项。支付环节需要确保款项的及时性和准确性，避免因支付问题导致员工的不满或纠纷。

财务部门会根据报销申请单上的信息，将款项支付给相应的供应商或个人。支付前，财务部门会再次核对报销申请单和原始凭证，确保信息的准确性和完整性。支付完成后，财务部门会做好支付记录，并将相关凭证归档保存，以备后续查证。

员工在收到款项后，应核对报销金额是否与申请金额一致，如有差异应及时与财务部门沟通。财务部门会根据实际情况，对支付问题进行及时处理，确保员工的合法权益得到保障。支付环节的设置是为了确保每一笔报销都能得到及时和准确的处理，维护供销社和员工的共同利益。

四、审批权限

供销社报销管理制度中，审批权限的设定是确保财务合规与资金安全的关键环节。通过明确各级人员的审批职责和权限范围，可以有效防止滥用职权和不当支出，保障供销社的经济利益。审批权限的划分基于费用的性质和金额大小，确保每一笔报销都得到适当的关注和决策。

（一）审批权限的划分

供销社根据费用的性质和金额大小，将审批权限划分为四个等级：一般费用、较大费用、重大费用和特别重大费用。这种划分方式旨在确保每一笔报销都得到适当的关注和决策，防止不必要的开支和浪费。

1.一般费用

一般费用是指金额在1000元及以下的费用，这类费用通常与日常办公相关，金额较小，审批流程相对简单。一般费用由部门负责人直接审批。部门负责人会根据供销社的报销制度和标准，对报销申请进行快速审批，确保费用的合理性和必要性。这种审批方式有助于提高报销效率，减少员工的等待时间，同时确保每一笔费用都符合供销社的利益和规定。

部门负责人在审批时，会仔细核对报销申请单上的信息，确保与实际情况相符。如果发现任何问题，如费用不合理或凭证不齐全，部门负责人会及时与员工沟通，要求补充材料或调整报销金额。只有经过部门负责人确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。

2.较大费用

较大费用是指金额在1000元以上、5000元及以下的费用，这类费用通常涉及较大的金额，需要更高层级的关注和决策。较大费用由分管领导审批。分管领导会仔细审查报销申请，确保每一笔费用都符合供销社的利益和规定。

分管领导在审批时，会根据供销社的实际情况和发展需要，对报销申请进行综合考虑。如果发现任何问题，分管领导会要求财务部门与员工沟通，进行必要的调整。只有经过分管领导确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。

3.重大费用

重大费用是指金额在5000元以上、10000元及以下的费用，这类费用通常涉及较大的投资或决策，需要供销社主要负责人的亲自把关。重大费用由供销社主要负责人审批。主要负责人会根据供销社的整体利益和发展需要，对报销申请进行综合考虑，确保每一笔费用都符合供销社的战略目标。

主要负责人在审批时，会根据供销社的实际情况和发展需要，对报销申请进行深入分析。如果发现任何问题，主要负责人会要求财务部门与员工沟通，进行必要的调整。只有经过主要负责人确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。

4.特别重大费用

特别重大费用是指金额在10000元以上的费用，这类费用通常涉及较大的资金投入或重大决策，需要供销社领导班子的集体智慧和决策。特别重大费用由供销社领导班子集体研究决定。领导班子会根据供销社的实际情况和发展需要，对报销申请进行充分讨论，最终形成决策意见。

领导班子在审批时，会根据供销社的整体利益和发展需要，对报销申请进行深入分析。如果发现任何问题，领导班子会要求财务部门与员工沟通，进行必要的调整。只有经过领导班子确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。

（二）审批流程的执行

审批流程的执行是确保报销管理制度有效实施的关键。供销社制定了详细的审批流程，确保每一笔报销都经过适当的审核和批准。

1.申请与提交

员工在发生费用后，需要及时填写报销申请单，详细记录费用的性质、金额以及具体事由。报销申请单需要附上所有相关的原始凭证，如发票、收据、合同等。员工在填写报销申请单时，应仔细核对各项信息，确保与实际情况相符，避免因信息错误导致报销流程受阻。

报销申请单的提交需要经过部门负责人的初步审核。部门负责人会根据供销社的报销制度和标准，对报销申请进行初步筛选，确保费用的合理性和合规性。部门负责人在审核通过后，会在报销申请单上签字确认，表明对该报销申请的支持，并正式提交给财务部门。

2.审核与初步筛选

报销申请单提交至财务部门后，进入审核环节。财务部门的审核人员会对报销申请进行详细的检查，主要关注以下几个方面：一是报销内容是否真实，即所附原始凭证是否与报销事由相符；二是凭证是否齐全，确保没有遗漏任何必要的证明材料；三是金额是否符合标准，即报销金额是否在供销社规定的范围内，是否存在超标准报销的情况。

审核人员会仔细核对每一项费用，确保其合理性和合规性。如果发现任何问题，如凭证不齐全或金额超标准，审核人员会及时与员工沟通，要求补充材料或调整报销金额。只有经过审核人员确认无误后，报销申请单才会被批准进入下一环节。

3.审批与决策

审核通过后的报销申请单，需要根据金额大小和费用类型，经过不同级别的审批。供销社制定了明确的审批权限，确保每一笔报销都得到适当的关注和决策。

对于一般费用，即金额在1000元及以下的费用，通常由部门负责人直接审批。对于较大金额的费用，即金额在1000元以上、5000元及以下的费用，需要由分管领导审批。对于重大费用，即金额在5000元以上、10000元及以下的费用，需要由供销社主要负责人审批。对于特别重大费用，即金额在10000元以上的费用，需要经供销社领导班子集体研究决定。

审批人应在报销申请单上签字确认，表明对该报销申请的批准。如果审批人认为需要进一步了解情况或进行必要的调整，会及时与财务部门或员工沟通，确保报销申请的合理性和合规性。

4.支付与归档

报销申请单经过审批后，进入支付环节。财务部门会根据审批结果，安排支付相应的款项。支付前，财务部门会再次核对报销申请单和原始凭证，确保信息的准确性和完整性。支付完成后，财务部门会做好支付记录，并将相关凭证归档保存，以备后续查证。

员工在收到款项后，应核对报销金额是否与申请金额一致，如有差异应及时与财务部门沟通。财务部门会根据实际情况，对支付问题进行及时处理，确保员工的合法权益得到保障。

（三）审批权限的监督与调整

审批权限的监督与调整是确保报销管理制度持续有效的重要环节。供销社会定期对审批权限的实施情况进行监督，及时发现并纠正问题，确保审批流程的公平性和透明性。

1.定期审查

供销社会定期对审批权限的实施情况进行审查，主要关注以下几个方面：一是审批流程的执行情况，确保每一笔报销都经过适当的审核和批准；二是审批权限的合理性，确保审批权限的划分符合供销社的实际情况和发展需要；三是审批效率，确保审批流程的高效和及时。

定期审查有助于发现审批流程中存在的问题，并及时进行调整。例如，如果发现某些费用的审批流程过于繁琐，可能会影响报销效率，供销社会及时简化审批流程，提高审批效率。

2.反馈与调整

供销社会鼓励员工对审批权限的实施情况进行反馈，及时收集员工的意见和建议。员工可以通过各种渠道，如意见箱、座谈会等，对审批流程提出建议和意见。

供销社会认真对待员工的反馈，并及时对审批权限进行调整。例如，如果员工反映某些费用的审批标准过于严格，可能会影响正常的业务开展，供销社会及时调整审批标准，确保业务的正常开展。

3.培训与宣传

供销社会定期对员工进行审批权限的培训，确保员工了解审批权限的划分和审批流程的执行。培训内容包括审批权限的划分、审批流程的执行、报销标准的制定等。

通过培训，员工可以更好地理解审批权限的意义和作用，提高报销的合规性。同时，供销社会也会通过宣传，提高员工的财务意识，确保每一笔报销都符合供销社的利益和规定。

审批权限的监督与调整是确保报销管理制度持续有效的重要环节，供销社会不断完善审批流程，提高审批效率，确保每一笔报销都得到适当的关注和决策。

五、原始凭证管理

原始凭证是报销管理的基础，是确认费用真实性和合规性的重要依据。供销社高度重视原始凭证的管理，制定了严格的管理制度，确保每一笔报销都有据可查，防止虚假报销和违规报销的发生。原始凭证的管理包括凭证的获取、审核、保管和归档等环节，每个环节都有明确的操作要求和责任分工，以保证原始凭证的完整性和安全性。

（一）原始凭证的获取与审核

原始凭证的获取是报销管理的第一步，确保获取的凭证真实、合法、完整。供销社要求员工在发生费用时，必须取得合规的原始凭证，如发票、收据、合同等。这些凭证必须是正规渠道获取的，不得伪造或变造。员工在获取凭证时，应仔细核对凭证的内容，确保与实际情况相符，避免因凭证问题导致报销流程受阻。

原始凭证的审核是确保凭证合规性的关键环节。财务部门在收到报销申请单和原始凭证后，会进行详细的审核，主要关注以下几个方面：一是凭证的真实性，即凭证是否为真实发生的经济业务的证明；二是凭证的合规性，即凭证是否符合国家财经法规和供销社的报销制度；三是凭证的完整性，即凭证是否包含所有必要的信息，如日期、金额、事由等。

审核人员会仔细核对每一张凭证，确保其真实性和合规性。如果发现任何问题，如凭证不完整或不符合规定，审核人员会及时与员工沟通，要求补充材料或调整报销金额。只有经过审核人员确认无误后，原始凭证才会被批准进入下一环节。

（二）原始凭证的保管与安全

原始凭证的保管是确保凭证安全的重要环节。供销社制定了严格的保管制度，确保原始凭证的完整性和安全性。原始凭证的保管包括纸质凭证和电子凭证两种形式，每种形式都有相应的保管要求。

纸质凭证的保管要求包括：凭证应分类整理，按时间顺序排列，确保凭证的有序性。凭证应存放在安全的环境中，如保险柜或档案柜，防止凭证丢失或损坏。凭证的保管期限应根据国家财经法规和供销社的规定确定，确保凭证的保存期限符合要求。

电子凭证的保管要求包括：电子凭证应存储在安全的计算机系统中，并设置相应的访问权限，防止未经授权的访问。电子凭证应定期备份，确保凭证的完整性。电子凭证的保管期限应根据国家财经法规和供销社的规定确定，确保凭证的保存期限符合要求。

员工在获取原始凭证后，应妥善保管，不得随意丢弃或损坏。在报销完成后，原始凭证应交由财务部门统一保管，确保凭证的安全性和完整性。财务部门会定期对原始凭证进行检查，确保凭证的完整性和安全性。

（三）原始凭证的归档与查阅

原始凭证的归档是确保凭证长期保存的重要环节。供销社制定了详细的归档制度，确保原始凭证的长期保存和查阅。原始凭证的归档包括纸质凭证和电子凭证两种形式，每种形式都有相应的归档要求。

纸质凭证的归档要求包括：凭证应分类整理，按时间顺序排列，确保凭证的有序性。凭证应存放在安全的档案库中，防止凭证丢失或损坏。凭证的归档期限应根据国家财经法规和供销社的规定确定，确保凭证的保存期限符合要求。

电子凭证的归档要求包括：电子凭证应存储在安全的计算机系统中，并设置相应的访问权限，防止未经授权的访问。电子凭证应定期备份，确保凭证的完整性。电子凭证的归档期限应根据国家财经法规和供销社的规定确定，确保凭证的保存期限符合要求。

财务部门会定期对原始凭证进行整理和归档，确保凭证的完整性和安全性。员工在需要查阅原始凭证时，应向财务部门提出申请，财务部门会根据申请人的身份和需求，提供相应的凭证查阅服务。

（四）原始凭证的遗失与补办

原始凭证的遗失是报销管理中可能出现的问题。供销社制定了相应的遗失处理制度，确保在凭证遗失的情况下，能够及时采取措施，减少损失。

员工在发现原始凭证遗失后，应立即向财务部门报告，并说明遗失的原因。财务部门会根据遗失凭证的种类和金额，判断遗失对报销的影响程度，并采取相应的措施。

如果遗失的凭证金额较小，且能够提供其他证据证明费用的真实性，如银行转账记录、微信转账记录等，员工可以提供相关证据，并经部门负责人和分管领导批准后，办理报销手续。

如果遗失的凭证金额较大，或无法提供其他证据证明费用的真实性，员工需要及时补办凭证。补办凭证的要求包括：员工应向遗失凭证的出具单位说明情况，并请求出具补办凭证。补办凭证应注明“补办”字样，并加盖出具单位的公章。

补办凭证需要经过财务部门的审核，确保补办凭证的真实性和合规性。如果补办凭证不符合要求，员工需要继续补充材料，直到补办凭证符合要求为止。

原始凭证的遗失处理是报销管理中的一项重要工作，供销社会通过严格的制度和流程，确保在凭证遗失的情况下，能够及时采取措施，减少损失，维护供销社的利益。

六、违规处理

供销社报销管理制度不仅规定了报销的范围、标准和流程，也明确了违规行为的处理措施。严格的违规处理机制是确保制度有效执行的重要保障，它能够起到警示作用，防止员工再次发生违规行为，维护供销社的经济秩序和财务安全。违规处理不仅是对违规行为的惩罚，更是对制度权威性的维护和对合规文化的塑造。

（一）违规行为的界定

违规行为是指在报销过程中违反国家财经法规、供销社报销管理制度及相关规定的行为。这些行为可能对供销社的经济利益造成损害，破坏财务管理的秩序。违规行为的界定需要明确、具体，以便于员工理解和遵守，同时也便于财务部门进行审核和监督。

1.虚报冒领

虚报冒领是指员工虚构费用事实或夸大费用金额，骗取报销款的行为。这种行为严重违反了诚实信用原则，不仅损害了供销社的经济利益，也破坏了财务管理的秩序。虚报冒领的表现形式多种多样，如伪造发票、虚构出差事由、夸大差旅费支出等。

2.重复报销

重复报销是指员工就同一笔费用多次报销，骗取双倍或多次报销款的行为。这种行为同样违反了诚实信用原则，也损害了供销社的经济利益。重复报销的表现形式通常是在未获得批准的情况下，就同一笔费用提交多次报销申请。

3.超标准报销

超标准报销是指员工报销的费用超过了供销社规定的标准，如差旅费超标、办公用品超标等。这种行为虽然不如虚报冒领严重，但同样违反了报销管理制度，损害了供销社的经济利益。

4.隐瞒不报

隐瞒不报是指员工发生费用后，未按规定进行报销，而是私下占用或挪用报销款的行为。这种行为严重违反了财务管理制度，不仅损害了供销社的经济利益，也可能触犯法律。

5.违反审批权限

违反审批权限是指员工在报销申请未获得有权审批人批准的情况下，擅自提交报销或报销申请被审批人拒绝后，仍坚持报销的行为。这种行为违反了审批权限的规定，破坏了财务管理的秩序。

（二）违规处理的程序

违规处理的程序是确保违规行为得到公正、及时处理的重要保障。供销社制定了详细的违规处理程序，确保每一笔违规行为都得到适当的处理，维护供销社的经济利益和财务安全。

1.初步调查

当财务部门发现疑似违规行为时，会进行初步调查，收集相关证据，了解事情的来龙去脉。初步调查的主要目的是确认是否存在违规行为，以及违规行为的严重程度。初步调查可以通过查阅报销申请单、原始凭证、与当事人沟通等方式进行。

2.实地调查

如果初步调查发现存在违规行为，财务部门会进行实地调查，进一步收集证据，核实违规行为的细节。实地调查可以通过查阅相关记录、与当事人及相关人员进行访谈等方式进行。实地调查的目的是全面了解违规行为的情况，为后续的处理提供依据。

3.证据固定

在调查过程中，财务部门会注意固定证据，确保证据的真实性和合法性。证据的固定可以通过拍照、录像、复印等方式进行。证据的固定是确保违规行为得到公正处理的重要保障。

4.处理决定

在调查结束后，财务部门会根据调查结果，提出处理建议，报请供销社领导批准。供销社