第四章办公自动化软件应用

第四章办公自动化软件应用

日美国微软公司开发的MicroscftOfficeXP是办公人员最常用的通用软件，OfficeXP由文字处理软件

WordXP^电子表格ExcelXP、电子演示文稿PowerPointXP、电子邮件Outlook版、表格图表数据处理、幻灯

片制作播放、网络邮件传输、网站建立及网页设计、数据库管理等功能、是理想的办公自动化软件。本章主要介

绍文字处理软件WordXP、电子表格ExcelXP和电子演示文稿PowerPointXP的根本功能和应用。

4.1文字处理软件WordXP

WordXP是Microsoft公司开发的办公软件OfficeXP的一个重要组件。它的主要功能是进行文字处理和排

版编辑，它具有简单易学、界面友好、智能程度高等特点，是一个使用广泛、深受用户炊送的文字处理软件。

4.1.1WordXP的介绍

1.WordXP的特点

WordXP作为最优秀的字处理软件，主要具有以下几个特点：

(1)“所见即所得”功能:这一功能还应用到MicrosoftOfficeXP的其他应用程序中。“所见即所得〃是

指在计算机屏幕上所见到的文章、图表、表格等的效果与将来打印出来的效果是•样的。这里的“效果”，包括

字体、字号和表格等。

(2)文字编辑：文字编辑是任何一种字处理软件的根本功能之一。WordXP在文字编辑方面也有其独特之处,

除了常见的选定、移动、复制、删除等传统操作以外，WordXP还提供了自动更正及自动图文集功能。前者用于

及时更正常见的输入、拼写及语法错误；后者则允许在自动图文集里定义、存储经常用到的文本或图形，并在需

要的时候将它们插入到文档中去。

(3)格式编辑：在WordXP中，格式编排涉及字符、段落及页面格式设置。也就是说，用户可以灵活地根据

需要对文档中的字符、段落或页面进行单独设置，以活泼整个版面。

(4)模板、向导及样式：模板、向导及样式是最能表达WordXP特色的三个常用功能。模板是一种包含特定

格式说明的专用文档，当以模板为基础生成新文档时，其所包含的格式就将自动有效，这样就使操作简化到只须

填入相应的内容就可以了。向导能够帮助用户选择适宜的模板，并将按次序填写模板上的具体内容，直到生成整

个文档。样式则是具有名字的特定编排格式的组合，可以认为样式是用户自己设计的能够重复使用的格式编排命

令。

(5)图文混排：WordXP中最值得标榜的特色功能之一就是图文混排，它不仅具有绘制简单图形的功能，而

且还可以在文档中插入其他精美的图片，通过文字与图形的混合编排，制作出赏心悦目的高级文档来。

(6)表格处理：在WordXP中，创立、修改一个表格或把一个文本转换为表格等操作是一件轻而易举的事。

如果需要在表格中插入图片或公式，对表格进行各种修饰，WordXP也能很好的满足用户的要求。

(7)传直、电子邮件与TVch：UnrdXP最突出的特点就是网络功能得到了加强，其中包括传直、电子邮件、

Web及主页制作等。尤其值得一提的是Word中的上网功能，使用户在Word环境下就能够直接进入因特网。它的

最大好处是可以将网上的Word文档或其他类型的文档直接下载到WordXP中，也能够将自己的文档发布到网上

去。

2.WordXP的新特征

(1)即点即输：可以将文字、图形或表格等放置在页面上的任何位置。只需将鼠标指针移动到要输入的位置,

然后单击，便可以开始输入。

(2)打印缩放：可以设置文档的打印比例或每页打印的版数，以便适应不同尺寸的纸张或在一页纸上打印多

页文档。

(3)收集与粘贴；最多可以在剪贴板上保存24次史制或剪切的内容，并允许粘贴全部或局部内容。

(4)浮动表格：可以将表格放置在页面上的任何位置，就像榛片一样。

(5)图片工程符号：可以在工程符号列表的各项前插入小图片，使列表更富有特色。

4.1.2认识工作窗口

1.WordXP的安装

WordXP是MicrosoftOfficeMP的一个重要组件，要安装WordXP就需要安装OfficeXP。

安装OfficeXP的过程与安装较低版本的Office大致相同，只要按照OfficeXP安装向导的提示进行操作就

可轻松安装。也可以任选需要的组件进行安装,在以后的使用过程中遇到尚未安装的程序或命令时,OfficeXP会

自动弹出对话框,询问是否立即进行安装，此时只需把OfficeXP的安装光盘放入CD-ROM中，单击对话框中的【安

装】按钮，安装过程即可自动完成。

2.WordXP的启动

在安装了OfficeXP以后，就可以启动WordXP了。启动的方法为:单击"开始”|"所有程序”〔"Microsoft

Office"|^MicrosoftOfficeWordXP”命令，即可翻开Word的工作窗口。另外，如果桌面上有指向“WordXP"

的快捷方式图标，也可直接双击翻开。

3.WordXP的退出

退出Word的操作非常简单,用户可以采用以下几种方法之一退出Wordo

(1)单击“文件"I"退出"命令。

(2)单击窗口右上角的【关闭】按钮X|0

(3)双击窗口左上角的控制菜单图标西1。

(4)在任务栏的当前窗口的按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“关闭〃命令。

(5)在当前编辑窗口为工作窗口的情况下，直接按下Alt+F4.

4.WordXP窗口组成

启动Word之后,将翻开Word的窗口。如图4T所示。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等

局部组成。下面将对窗口中的各个主要组成局部进行简要的介绍。

菜单栏I

标题栏I常用工具栏格式工具栏

图4TWordXP窗口界面

(1)标题栏:标题栏位于窗口的最顶端，显示当前文档的名称。其右侧的【最小化】按钮"J、【最大化】按钮Q/

【复原】按钮日和【关闭】按钮X,分别用于窗口的最小化、最大化/复原和关闭操作。

(2)菜单栏:菜单栏分别由“文件(F)"、"编辑(E)”、"视图⑺〃、“插入⑴”、“格式(0)"、”工具(T)”、

“表格(A)"、"窗口(W)”和"帮助(H)"等9个菜单项组成，每个菜单项都有一组命令或下级菜单。单击菜单标

题，翻开相应的下拉菜单，用键盘同样可以翻开相应的菜单，用A1二键与菜单名称后边”()〃内的字母组合键可

以选择相应的菜单。单击其中的命令或子菜单的命令,Word就会执行该命令所代表的操作。

(3)工具栏:每个工具栏都是由一些工具按钮组成的，每个工具按钮代表一个常用命令。使用工具按钮时，只

要用鼠标单击或双击按钮即可。默认情况下Word会显示“常用”司”格式〃工具栏。

Word有很多工具栏，当要使用其他工具栏时，用户可以选择需要使用的工具栏，方法是:单击“视图”|“工具

栏"子菜单，然后单击选择需要的工具栏命令。在子菜单中，若工具栏

前面有"J”标记则表示这个工具栏正显示在窗口中，没有“、/”标记表示此工具栏在窗口中未显示.如图

4-2所示。

工具栏既可以显示和降藏，还可以移动和重新排列。移动和重新排列工具栏的方法是:移动鼠标指针到工具栏

左侧虚线位置，当鼠标指针变成实心的黑色十字形状时，按下鼠标左键并拖动到窗口工作区中，此时就会变成浮动

的工具栏,如果要复原其位置，只要双击工具栏的标题栏即可。

(4)标尺:标尺分为水平标尺和垂直标尺，标尺主要用来查看正文、表格、图片等的高度和宽度。也可以使用

标尺对正文进行排版，如进行段落缩进，首行缩进，设置制表位等操作。可以在“视图”菜单中进行设置。

三］常用

三］格式

Vizu«J.c

Web

Web工具箱

表格和边框

窗体

大纲

图4-2工具栏选择情况界面

(5)工作区：也称为文档窗口。用户可以在工作区内输入文本，或者对文档进行编辑、修改和珞式化操作。是

Word的主要工作区域。

(6)滚动条:滚动条分垂直滚动条和水平滚动条两种，用来滚动文档的内容。使用垂直滚动条可以使文档上下

滚动，使用水平滚动条可以左右滚动文档，以便查看文档的内容。

(7)【视图切换】按钮:位于状态栏之上，用于切换文档的不同视图方式。

(8)状态栏:显示出当前文档的页数、当前页码、插入点所在的位置、插入/改写状态等文档相关信息。

(9)任务窗格:任务窗格是Wore中一项很有用的功能。它可以通过单击“视图〃|"任务窗格”命令来翻开

或者关闭。在%rd中，共有“新建文档”、"剪贴板”、"搜索结果”、"剪贴画”、"样式和格式"、"显示格式”、

“邮件合并”等几类任务窗格。各和任务窗格都有不同的用途。

5.文档视图

Word提供了多种文档的显示方式，称为视图。包括普通视图、呢b版式视图、页面视图、大纲视图、文档结

构图视图和阅读版式视图。这些视图可以满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要。

(1)普通视图

普通视图方式非常适合于文字的录入工作。用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格

式进行编排。普通视图可以显示文本格式，简化了页面的布局，所以可以方便快捷地进行一般的文字编辑。在普通

视图中，不显示页边距、页眉、页脚、背景、图形等对象，所以不能在普通视图方式下编辑页眉、页脚、背景、图

形等对象。

切换到普通视图的方法是:单击“视图"I"普通”命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮自均可切

换到普通视图方式。

(2)Web版式视图

Word有较强的Web页编辑功能,网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同,Word的Web版式视图方式就是

用来编辑简单网页的。在Web版式视图中，可以完整地显示所编辑的文件的网页效果。

切换到Web版式视图的方法是:单击“视图〃|"Web版式〃命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮

吃

(3)页面视图

页面视图是Word的默认视图，页面视图是按照用户设置的页面大小进行显示的视图方式，它的显示效果与打

印效果完全一致。在页面视图中可以编辑各种对象，比方页边距、文本、图片、页眉、页脚和页码等，可以很方

便地看到所编辑的对象在整个页面中的具体位置。

切换到页面视图的方法是：单击“视图〃I”页面〃命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮以

(4)大纲视图

大纲视图特别适合于较多层次的文档，比方具有多重标题的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次

清楚。在大纲视图方式下,可以通过标题的操作，改变文档的层次结构，即可以将正文或标题“提升”到更高的级

别或“降低”到更低的级别，方法是:使用“大纲”工具栏上的【提升】按钮，和【降低J按钮).还可以在“显

示级别”下拉列表框中选择在大纲中显示文档的各个大纲级别的内容，如图4-3所示。

QOCMicrosoftWord

文件建)视KKY)题入①格式(Q)TM®WtS(A)SQGfifl帮助®才入壬E■:勖8向▼x

□今。小学昌®/”画口100%▼3二五号▼=]=『7

------------------必德一•必-田画外攵I.

。第1堂计算机基础知识.

<•20世妃人类科学震:炎出的发明和贵然之一是研制成功了电子计苴现，它的应用已深入

到人类社会的各个领域，已成期4号胡宛、工农业生产和社会生活中不可缺少的重要

工具.~

。本章将对电子计J5机的发展、特点、分类、教由国信息编码以及计苴机系统与工作原

理等方面加以介貂.2

。1.1计算机概述〃

O1.1.1I"烟冰I微念

=。电子计博孔”种能高速、精确、自动处理信息的现代化电子设备，衙称为

区计首机•它所接受和处理的对象是信息，处理的结果也是信，息.值息是能够

©极人类(迎仪器)拾受的，例如，以声音、图象、文字、颜色、符号等形式

表现tt你的一切可以传理的知i自内容.计说机接受信息之后，不仅能极*

X速、准确也对其进行运算•还能运行推理、分析、判断等，从而帮助人事

I成部分施力劳动•所以.人们又把它称为“电暗”.♦

。随希信息时代的到来，信息高速公路的兴起，全球信息化进入了一个新的发

©展时期.人仲地来延认强[计算机强大的信息处理功能，计苒机已成为信黑

㈤产业的整M和支柱.在人们物厘求不鲂得到而足的同时，对信息的需求也

日益瞽心这就是信息业和计尊机业发展的社会基础.〃

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绘图(B)■》自选图形(5-、、口。囹画囱G3今,'-4•=曰・・.

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图4-3大纲视图

切换到大纲视图的方法是:单击“视图〃I"大纲”命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮:专。

(5)文档结构图视图

文档结构图视图是用来显示文档结构的,它在窗口中显示为一个独立的窗格。文档结构图是以文档标题列表

的形式来显示文档结构的。窗口被分为两列，当在左侧窗口中单击某个标题名称时，即可直接将光标定位到该标

题对应的页面,从而实现对整个文档的快速浏览。

切换到文档结构图视图的方法是:单击“视图”I”文档结构图"命令，即可翻开文档结构图。文档结构图窗

口，如图4-4所示。

图4-4文档结构图

6.WordXP的帮助功能

WordXP的帮助系统包括MicrosoftOfficeWord帮助目录、Office助手、MicrosoftOfficeOnline

等，用户可以通过帮助系统随时获取有关的帮助。

(1)显示特定主题的帮助信息

在菜单栏右侧的下拉列表中直接输入需要帮助的主题(如“新建〃)并按Enter键，系统把相关内容罗列在

“搜索结果”任务窗格中。

在菜单栏上选择“帮助〃|"MicrosoftOfficeWord帮助”选项，或按Fl键，翻开“Word帮助"任务窗

格，在“搜索”文本框中输入要帮助的主题，单击文本框右边的“开始搜索”按钮。

(2)Office助手

Office助手可以帮助用户查找帮助主题、显示提示信息并针对正在使用的程序的各种特有功能提供帮助。

(3)使用帮助H录查看帮助信息

单击“*crd帮助"任务窗格中的“目录”，将显示WordXP帮助系统全部内容的目录，用户可以在帮助目

录中选择自己所需要阅读的主题。

4.1.3文档的根本操作

1.创立新文档

通常情况下，当启动Word时，系统会自动翻开一个名为“文档1”的空白文档，标题栏上显示“文档

1-MicrosoftWord"。Word文档的扩展名为.doc。在Word中允许用户同时编辑多个文档,而不必关闭当前的文档。

新建文档可以采用以下两种方法。

(1)利用菜单命令新建文档

单击“文件〃|"新建”命令，翻开“新建文档〃任务窗格。单击“空白文档”按钮，此时Word将创立一个新

的空白文档，系统将自动为新创立的文档取一个名称(如“文档2”,以后可以根据需要用新名称保存文档)。

(2)利用工具栏中的按钮创立文档

单击“常用〃工具栏中的【新建空白文档】按钮」，也可以创立一个新的文档。

2.文档的翻开

(1)用以下三种方法之一弹出“翻开〃文档对话框，如图4-5所示。

①单击"常用”工具栏中的【胡开】按钮原

②单击“文件"I"翻开”命令，在弹出的对话框中设置翻开文件的信息

③按快捷键Ctrl+0

图4-5”翻开〃文档对话框

(2)在“翻开”对话框的“查找范围〃列表框中选择驱动器、路径、文件类型和文件名。Word文档的扩展

名是.doc,确定后单击“翻开”按钮。此时被指定的文档被翻开，文档的内容显示在文档编辑区内。

3.翻开并转换非Word文档

Word可以将传统的标准文件(如txt文件、wps文件)等转变成Word文档，并在Word环境下编辑。翻开和

转换的方法如下：

(1)用翻开Word文档的方法弹出“翻开”文件对话框，指定文件所在的盘符和路径：

(2)在“文件类型”下拉列表框中选择非Word文件的类型或选“所有文档(*.*)〃选项；相应类型的文件

名等文件信息显示在窗口中间；非Word文档的主要文件类型有纯文本文件(*.ixl)、Windows位图文件(*.bmp)、

Word模板文件(*.dot)、WPS文书文件(*.wps)；

(3)在文件名清单中翻开非Word文档的文件；

(4)在“文件”菜单中选”另存为〃翻开“另存为"对话框，如图4-6所示；

另分为

图4-6”另存为〃对话框

(5)在另行为的“保存类型”中选取所有Word文档；

(6)单击“确定〃按钮，被转换的文件显示在WordXP的编辑区内。

4.输入文本

Word的文本输入十分方便,可以输入文字和各种符号。

(1)使用输入法输入文字

启动Word后，即出现一个空白文档,在新文档窗口中，有一个不断闪烁的光标,它所在的位置就是文本输入的

插入点。可以用以下方法切换不同的输入法：用Clrl+Shifl组合处可以在英文和各种中文输入法之间切换，用

Ctrl+Space(空格)组合键可以切换中英文输入法。在输入文档的过程中，可通过鼠标的单击或双击，将光标定位到

文档中的任意位置来进行输入操作。另外在输入文档时还应注意下面两点。

・输入文档时有两种工作状态，即“改写"和"插入”。在"改写”状态下，输入的文本将覆盖光标右侧的原有

内容，而在“插入〃状态下，将直接在光标处插入新输入的文本,原有内容依次右移。按Insert键或用鼠标双

击状态栏右侧的“改写〃标记,可切换“改写”与"插入”状杰。

•输入文本时,如输入的文本到达右边界后，下面输入的文本会随光标的移动而自动转至下一行。在文本输入一

个段落结束时，需按回车键换行，

(2)插入特殊字符

在Word文档中经常要插入字符,例如插入运算符号、单位符号和数字序号等。具体插入方法是:在Word文档

中确定插入点的位置，单击“插入"I“符号〃命令，如图4-7所示，或右击插入点，在快捷菜单中单击“符号”

命令，翻开"符号”对话框，从中选取符号插入。也可以通过中文输入法提供的软键盘输入一些特殊符号。Word

中还专门总结了一些常用的特殊符号，口」以通过单击“插入"I"特殊符号”命令直接插入。

排入6)格式3工RCE)

"P赢带住)

已具月•司<!)...

[氐帘-0]

0特殊植号0…

班丁9…

国片但二►

文本把(X)►

蚱祎CI)...Cf.x-1+K

图4-7"符号”菜单

(3)输入当前日期和时间

在Word文档中可以用不同的格式插入当前的口期和时间，操作方法如下：

①单击"插入”|“日期与时间"命令，弹出“日期与时间”对话框，如图4-8所示；

②在“日期与时间"对话框中，单击所需的日期和时间后，再单击“确定〃按钮，当前的日期和时间以所

选的形式插入到文档的插入点位置上。

(4)插入其它文件的内容

如果所需文档已经输入完成，Word允许把其它文件的内容插入到当前编辑的文档中。利用这种功能可以将

几个文档组合成一个文档。

图4-8插入“日期和时间”对话框

5.编辑文档

(1)文本的选定

利用鼠标选择文本

用鼠标选定文本的最根本操作是“拖动"，“拖动”可以选定任意数量的文字，但在实际使用中，中选定较

大范围的文本时，用这种方法并不方便，以下介绍多种用鼠标选定文本的方法：

•籽鼠标光标移到被选择内容的开始位置，按下鼠标左键，将鼠标光标拖到被选择文本的结束位置，再松开鼠

标左键。开始位置与结束位置之间的文本将被“选择”；

•选择一个句子:按住Ctrl键，同时将鼠标光标移到待选句子上，单击鼠标左键，则鼠标所在的句子被“选择”，

出现一个句号，为一个句子结束；

・选择一行:将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，单击鼠标左键，便

选定了该行的全部内容；

・选择儿行：将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，按下阑标左键不放,

沿垂直方向拖动鼠标；

•选择一个段落:将鼠标移到段落的左侧空白处，双击鼠标左键，则整个段落被选择；或者将鼠标移到要选择

的段落上任意字符处连续三次单击左键，则光标所在的段落被选择；

•诜择几个段落：将鼠标移到段落的左侧空白处，按下鼠标*键沿垂直方向拖动，则经过的若干个段落祓诜择：

・选择一大片连续区域：单击被选内容的开始位置，利用滚动条找到被选内容的结束位置，按住Shift健并

单击此处。则以该两点为对角线的矩形被选择。

・选定全部文档：将鼠标光标移到段落的左侧空白处连续单击鼠标左键三下。

・选定矩形文本:将鼠标指针移动要选定文本的起始位置处，按住【Alt】键，再拖动鼠标到终止位置处即可。

使用键盘选定文本

•Shift+t:选定光标所在位置向前的一行文本。

•Shift+I:选定光标所在位置向后的一行文本。

•Shift+f：选定当前行右侧文木。

•Shift+-:选定当前行左侧文本口

•Ctrl+A:选定整个文档。

(2)插入文本

如果要插入的文本是已存在的独立文档，在插入状态下,直接在插入点插入文件即可。如果要插入的文本是非

独立文档，在输入点直接输入即可。

(3)复制与粘贴文本

复制与粘贴是一个互相关联的操作，一般来说,复制的目的是为了粘贴,而粘贴的前提是要先复制。

当要复制的原文本距离粘贴位置较近时，可以通过拖动鼠标的方法来复制文本,具体操作步骤如卜.：

①选定要复制的文本。

②按住【CU1】键，同时用鼠标将选定的文本拖动到要复制的位置，然后杼放鼠标左键即可实现复制。

当要复制的文本距离粘贴位置较远时，需要使用"复制”命令，具体操作步骤如下：

①选定需要复制的文本。

②单击“常用”工具栏上的【复制】按钮电,或单击“编辑"I"复制〃命令，也可以按【Ctrl+C】组合键。

③把光标移动到要插入文本的位置，然后单击“常用”工具栏上的【粘贴】按钮出，或单击"编辑"I"粘贴"

命令，也可以按【Clrl+V】组合键。

"复制”命令是把要复制的文本复制到剪贴板中，因此在“复制”一次之后可以屡次地粘贴。

(4)移动文本

当要移动的文本距离新位置较近时，可以拖动鼠标的方法来移动文本，操作步骤如下：

①选定要移动的文本；

②把鼠标指针移到所选文本上，当鼠标变为空心指针时拖动文本到要新的位置，释放鼠标左键即可实现移动。

当要移动的文本距离粘贴位置较远时，需要使用“剪切〃命令或【F2】功能键，操作如下：

①选定需要移动的文本。

②单击“常用〃工具栏上的【剪切】按钮般或单击“编辑〃I"剪切”命令，也可以按【CtrL+X】组合键。

③把光标移动到要插入文本的新位置，然后单击“常用〃工具栏上的【粘贴】按钮虫，或单击"编辑”I"粘

贴"命令，也可以按【Ctrl+V】组合建。

“剪切”命令也是把要移动的文本剪切到剪贴板中，因此，在“剪切”一次之后也可以屡次地粘贴。

另外还可以通过使用【F2】功能键移动文本。

在选好要移动的文本以后，按［F2］功能键，此时，在状态栏的最左边将会显示“移至何处”的文字，如图4-9

所示。然后再到要移入的目标位置史单击鼠标左键，这时光标变为一条垂直的虚线，按【Enler】键即可完成所选

文本的移动。

|=胆Xq$

移至何处？

图4-9利用【F2】功能键移动文本

(5)删除文本

一般在输入文本时,可以用【Backspace】键来删除光标左侧的文本，用【Delete】键来删除光标右侧的文本。

要删除大段文字或多个段落时，则需要先选定要删除的文本,然后单击“编辑""去除”命令(也可按［Delete］

键或【Backspace】键)进行删除。

(6)撤销操作

方法是:单击“编辑〃I"撤销”命令或单击“常用”工具栏中的【撤销】按钮，，即可恢复上一次的操作，也

口」以按卜快捷键【Ctrl+Z】，如果单击【撤销】按钮引▼右侧的卜拉按钮，口J以从弹出的卜拉列表中选择要撤销的

屡次操作。

(7)恢复操作

当使用"撤销”命令撤销了本应保存的操作时，可以使用“恢复〃命令恢复刚做的撤销操作。恢复操作的方

法是:单击“编辑”|"恢复”命令或单击“常用〃工具栏中的【恢复】按钮a,就可以恢复上一次的撤销操作.

如果撤销操作执行过屡次,也可单击【恢复】按钮d▼右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择恢复撤俏过的屡

次操作。

(8)查找文本

•单击"编辑"I"查找”命令，或按【Ctrl+F】组合键，翻开“查找和替换”对话框的“查找〃选项卡，如图

4-10所示。

图470“查找〃窗口

•在“查找内容”卜.拉列表框内输入要杳找的文本。

•单击【查找下一处】按钮,Word即开始查找文本。

•当Word找到第一处要查找的文本时，就会停下来，并把找到的文本反白显示，再次单击【查找下一处】按钮可

继续查找。按【Esc】键或单击【取消】按钮，可取消正在进行的查找操作并关闭此对话框。

注意:Word的查找总是从光标当前所在的位置开始查找，如果想要查找所有文档，在执行此操作之前要先将

光标定位于文件头。

(9)替换文本

替换文本功能是用新文本替换文档中的指定文本。例如用“Word”替换”触理..超"，具体操作步骤如下。

•单击"编辑"I"替换”命令,或者按【Ctrl+H】组合键，翻开“查找和替展"丁首框的“替换”选项卡。

•在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的文本,例如：“Word”。

•在“替换为"下拉列表框中输入替换文字文本,例如："Word肝"。

•如果需要设置高级选项，可单击【高级】按钮，然后设置所需的选项，如图4-11所示。

图4T1“查找与替换"对话框

(10)保存文档

保存新文档

・单击常用工具栏上的“保存文件”按钮口或单击“文件/菜单中的“保存”命令，翻开“另存为”对话框,

如图4-12所示;

•在“另存为”对话框中指定驱动器、目录和文件名；

•单击“确定"按钮，存盘后并不关闭文档窗口，继续处在编辑状态。

图472“另存为”对话框

保存已有文档

按Ctrl+S组合键或单击工具条中的“保存文件"按钮口或单击“文件"I"保存"命令后，即按照原来的

驱动器，目录和文件名存盘。存盘后并不关闭文档窗II,继续处在编辑状态。

以其它新文件名存盘

如果当前编辑的文档是已有文档，文件名是WLD0C,现在希望既保存原来的W1.D0C文档，又将修改后的文

档以邛2.DOC存盘，则操作步骤如下：

①单击”文件〃I"另存为”命令，弹出“另存为”对话框：

②在“另存为〃对话框内指定存储修改后的新文件W2DOC的驱动器、目录和文件名；

③单击“另存为〃对话框中的“确定”按钮，则当前编辑的文档内容以新的文件名存盘，而原文件仍保存。

自动保存文档

Word有自动保存文档的功能,即每隔•定时间就会自动地保存•次文档。系统默认时间是10分钟，用户可以

自己修改间隔时间，方法是:单击"工具"I"选项”命令，翻开“选项”对话框，再翻开“保存”选项卡，选中“保

存选项"选项组中的“自动保存时间间隔"复选框，并在右边的微调框中输入时间，单击【确定】按钮即可，如图

4-13所示。

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图4-13设置“自动保存文件"对话框

(11)文档的保护

对于某些重要的文件，可以为其设定为以只读方式翻开，或设置翻开或修改的密码，以实现时文件的保护,

翻开方式不同，对文件使用的权限也不同。

以只读方式翻开文件

以只读方式翻开的文档，用户只能查看而不能修改。

为文件添加保护密码

添加密码后如果不能提供正确密码，则打不开文件，为文件设置密码的操作方法如下：

①单击"工具”|"选项”命令按钮，翻开“选项”对话框；

②翻开“平安性”选项卡；

③在“翻开文件时的密码〃后添加翻开密码，在“修改文件时的密码"后添加修改文件密码，单击“确定”

按钮；如图4T4所示。

④在弹出的“确认密码〃对话框中，将输入的密码重新输入一次，以进行密码确实认.

图4T4设置”文件翻开密包〃对话框

(12)关闭Word文档编辑窗口

当完成文档编辑之后，可以用以下任何一种方法关闭文档窗口.

①双击文档窗口左上角的控制框画'，相应的文档窗口被关沅；

②单击文档窗口右上角的关闭按钮X,相应的文档窗口被关闭；

③单击“文件”菜单，弹出下拉菜单后单击“关闭”文件命令；

©使用快捷键Alt+F4键，可将当前活动窗口关闭。

如果要关闭的文档尚未保存，屏幕将显示保存文件对话框，以提醒用户是否需要保存当前文档。

(13)多窗口的排列和切换

要在窗口中同时显示多个文档，可以单击“窗口〃I“全部重排”命令，这样就会将所有翻开了的未被最小化

的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中。

多个文档的窗口切换3种方法是：

•在任务栏上单击相应的最小化图标国；

•翻开“窗口”菜单，在其下面列出的文件列表中单击所需的文档名称，

•按【C%l+Shift+F6】组合键可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可

按窗口文档标号顺序切换。

4.1.4格式化文档

1.设置字符格式

字符格式主要包拈字体、字号、字形、1■标、下标、字间距、边框和底纹等设置。

(1)利用“格式”工具栏进行设置

在Word窗口的“格式〃工具栏中有设置字符格式的工具按钮，如图4T5所示。工具栏中的工具按钮有时不

完全显示出来，可以单击该工具栏右侧的【工具栏选项】按钮可在菜单中选择“添加或删除按钮"，找到所需的

按钮并单击，被选中的按钮会自动显示到该工具栏中。

纯文本+G”宋体▼五号▼B/U，囿AK-表基1=：=&，▼图4-15“格式”工具

栏

利用“格式”工具栏来设置字符格式的方法是:首先选择需要设置格式的文本，然后单击“格式”工具栏上的

相应按钮,就可以对所选文本进行相应的设置。

“格式”工具栏中常用的一些字符格式设置按钮如下：

①纯文本+G▼:设置所选文本样式。

②宋体▼:设置所选文本字体。

③五号▼:设置所选文本字号。

©B：设置/取消所选文本加粗。

⑤I:设置/取消所选文本斜体。

⑥u▼:对所选文字设置下划线或取消下划线，可以在下拉列表中选择线型。

⑦W：A：K▼:设置/取消所选文本的边框、设置/取消所选文本的底纹、对所选文本进行字符缩放。

⑧室：参：聂：H：设置所选段落“两端对齐〃、“居中对齐”、"右对齐”、"分散对齐”。

⑨l=：:E：对所选段落添加编号、工程符号。

@设置所选文字的颜色，可通过下拉列表进行选择。

(2)利用“字体”对话框进行设置

在设置字符格式时，还可以利用“字体〃对话框进行字符格式的统一设置，操作步骤如下:

①首先选定需要设置的文本。

②单击“格式〃|"字体〃命令，翻开“字体”对话框，如图4T6所示。

③在该对话框的“字体”选项卡中可以对选中文本的字体、字号、颜色、上下标、下划线、着重号、阴文、

阳文、字母大小写等进行设置。

©在该对话框的“字符间距〃选项卡中可以对选中文本的字符间距、字符缩放比例和字符位置进行设置。

⑤在该对话框的“文字效果〃选项卡中可以为选中文本设置动态效果，但是，这些效果只能在屏幕上显示,

而不能打印出来。

设置完毕后单击【确定】按钮，就可以改变所选文本的格式。

图4T6"字体”对话框

②单击“常用〃工具栏中的【格式刷】按钮/，此时鼠标指针变为刷子形状。

③将鼠标指针指向要设置格式的文本开始位置,按下鼠标左键，拖动到该文本结束位置，此时目标文本呈反

相显示，然后释放鼠标,完成文本格式的复制操作。

如果要复制格式到多个目标文木上，则需双击【格式刷】按钮/，锁定“格式刷〃状态，然后逐个拖动复制J,

全部复制完毕后，再次单击【格式刷】按钮/或按Esc键，结束格式竟制。

2.设置段落格式

构成一个段落的内容可以是一个字、一句话、一个表格，也可以是一个图形。段落可以作为一个独立的排版

单位，设置相应的格式。段落格式主要包括对齐方式、缩进、行间距和段间距等设置。在设置段落格式时,首先把

光标定位在要设署的段落中的仟意位皆匕再讲行设置操作。

(1)段落水平对齐

设置段落水平对齐一•般包括:两端对齐、居中对齐、左对齐、右对齐、分散对齐。简便的设置方法是:根据实

际需要单击“格式”工具栏中的室、室、斐、圜按钮，也可以翻开“格式”|"段落”命令，翻开“段落〃对话

框，如图4-17所示。在翻开的对话框中翻开“缩进和

图4T7“段落”对话框

间距"选项卡，在“常规”选项组内的“对齐方式〃下拉列表框中选择所需要的对齐方式。

(2)段落缩进

WordXP默认整个文档以页边距为边界。用户可以修改整个文号的左右边界值，也可以分别为各段落设定不

同的左右边界。段落的左边界可以大于页面的左边距。此时，两个边距之间的空白处称为“左缩进"。同样，段

落的右边界也可以小于页面的右边距，段落的右边界与页面的右边距的空白称为“右缩进〃C

段落缩进有4种形式，分别是首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。设置段落缩进可以使用标尺和“段落”

对话框两种方法。

①使用标尺设置段落缩进

可以单击“视图"I"标尺”命令来显示或陷藏标尺。在水平标尺上有几个和段落缩进有关的游标，分别为:

左缩进、悬挂缩进、首行缩进、右缩进，如图4T8所示。

图4-18水平标尺

首行缩进游标可以设置每个段落的第一行第一个字的起始位置；悬挂缩进游标可以设置每个段落中除首行以

外的其他行的起始位置；左缩进游标可以设置段落左边界缩进位置；右缩进游标可以设置段落右边界缩进位置。

操作方法是:根据需要用鼠标在标尺上移动相应的游标即可。

②使用“段落”对话框设置段落缩进

在图4T9所示的“段落〃对话框中翻开“缩进和间距"选项卡，在“缩进〃选项组中，“左”微调框用于设

置左端的缩进：“右"微调框用于设置右端缩进，在“特殊格式〃下拉列表框中有“无〃、"首行缩进”、"悬挂缩

进"3个选项，“首行缩进”选项用于设置首行缩进，“悬挂缩进”选项用于设置悬挂缩进，“无"选项用于取消

缩进设置；“度量值”微调框用于精确设置缩进量。

图4-19"工程符号和编号"对话框

(3)设置行间距与段间距

行间距是指段落中行与行之间的距离；段间距是指段落与段落之间的距离。行间距和段间距的设置方法是：

翻开,'段落〃对话框，翻开“缩进和间距"选项卡，在“间距”选项组中，“段前”和"段后”两个微调框用于设

置段前间距和段后间距。“行距”下拉列表框和“设置值”微调框，用来设置各种行间距。

(4)为原有段落添加工程符号和编号

WordXP可以使用“格式”工具栏中的按钮三或H快速地为选定的文本行添加工程符号或编号，也可以使用

“工程符号和编号”对话框来设置工程符号或编号。

①使用工具按钮设置工程符号和编号

使用“格式〃工具栏中的按钮添加工程符号或编号的具体操作步骤如下：

・选定需要添加工程符号的文本。

•单击“格式”工具栏中的【工程符号】按钮三或【工程编号】按钮三。

②使用对话框设置工程符号和编号

如果想要设置特殊格式的工程符号或编号，可以使用“工程符号和编号”对话框来设置。具体操作步骤如下:

・选定需要添加工程符号的文本。

•单击“格式〃|”工程符号和编号”命令，翻开“工程符号和编号〃对话框，翻开“工程符号”选项卡,

如图4-20所示。

图4-20”工程符号和编号"对话框图4-21"自定义工程符号列表〃对话框

•在“工程符号”选项卡中选择所需的工程符号类型，如果在该对话框中找不到用户所需的工程符号，则

可单击【自定义】按钮，翻开如图4-21所示的“自定义工程符号列表”对话框，可以自己设置字符或图片作为工

程编号。

•完成设置后，单击【确定】按钮。

使用“工程符号和编号”对话框设置编号的操作步骤与设置工程符号相类似,只是在“编号”选项卡中选择

所需的编号类型，如果用户对该对话框中的编号方式不满意,可以自定义编号。

③删除工程符号及编号

如果文档中的工程符号及段落编号是自动添加的，而用户不需要此项设置。可以按以下操作方法删除工程符

号或编号。

・选择需要删除工程符号或段落编号的段落。

•选择以下删除工程符号或段落编号方法之一：

当工程符号是小圆点或段落编号是1、2、3等根本形式时，单击“格式工具栏”中"编号〃或“工程符

号"按钮，使该按钮取消被选状态，编号或符号即被删除；

工程符号或段落编号是其它形式时，选择“格式”I”工程符号和编号”，在对话框中单击“无”效果，

最后单击“确定〃按钮。

3.设置边框和底纹

前面提到过使用“格式”工具栏中"字符边框〃按钮A和“字符底纹”按钮A,设置字符边框和底纹，如果

设置段落或整篇文档的边框和底纹，就要使用“格式”菜单中“边框和底纹"命令。

(1)设置文本边框

设置文本边框的步骤如下：

•选定要加边框的文本。

•单击“格式”I”边框和底纹”命令,翻开“边框和底纹”对话框,翻开“边框”选项卡,如图4-22所示。

边框和底线凶

边框也)|页面边框任)