工程合同内部管理制度

PAGE工程合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合同的管理，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程等各类工程项目所涉及的合同。（三）基本原则1.依法合规原则工程合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正的原则，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有签订合同的合法资格和履约能力。2.审查内容包括对方的营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明等相关证明文件，并核实其真实性、有效性和经营范围。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托律师事务所或专业调查机构对对方的主体资格、信用状况等进行调查。（二）合同条款拟定1.合同承办部门应根据项目实际情况，拟定合同条款。合同条款应明确、具体、完整，涵盖工程概况、工程内容、工程期限、工程质量标准、工程造价、付款方式、结算办法、违约责任、争议解决方式等主要内容。2.对于通用条款部分，应参照国家或行业标准合同文本进行拟定；对于专用条款部分，应结合项目特点和双方协商意见进行详细约定。3.在拟定合同条款时，应充分考虑各种可能出现的风险因素，并制定相应的防范措施。（三）合同评审1.合同承办部门拟定的合同初稿完成后，应提交至公司合同评审小组进行评审。合同评审小组由公司领导、法务部门、财务部门、工程管理部门等相关人员组成。2.合同评审小组应对合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等进行全面审查，并提出修改意见和建议。3.合同承办部门应根据合同评审小组的意见对合同初稿进行修改完善，形成合同送审稿，报公司领导审批。（四）合同签订1.合同经公司领导审批同意后，由合同承办部门负责与合同对方签订正式合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.合同签订过程中，应确保合同双方签字盖章齐全、合同份数符合要求。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分送公司相关部门存档。3.对于涉及多个合同主体或多个工程项目的合同，应分别签订合同，并明确各自的权利义务关系。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，向项目负责人、施工人员、质量管理人员、安全管理人员等详细介绍合同主要内容和双方权利义务，确保相关人员熟悉合同要求。2.合同交底应形成书面记录，由参加交底人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要参考文件。（二）工程进度管理1.项目负责人应按照合同约定的工程期限，制定详细的工程进度计划，并组织实施。工程进度计划应明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，确保工程按时完成。2.项目负责人应定期对工程进度进行检查和评估，及时发现和解决影响工程进度的问题。如因不可抗力或其他原因导致工程进度延误，应及时采取措施进行调整，并按照合同约定及时通知合同对方。（三）工程质量管理1.施工单位应按照合同约定的工程质量标准组织施工，建立健全质量管理体系，加强质量控制，确保工程质量达到合同要求。2.公司工程管理部门应定期对工程质量进行检查和监督，发现质量问题应及时要求施工单位整改。对于质量不符合合同要求的工程，应按照合同约定追究施工单位的违约责任。（四）工程安全管理1.施工单位应按照国家和地方有关安全生产的法律法规、行业标准及合同约定，建立健全安全生产管理制度，加强安全管理，确保施工安全。2.公司工程管理部门应定期对工程安全进行检查和监督，发现安全隐患应及时要求施工单位整改。对于违反安全规定的行为，应按照合同约定追究施工单位的违约责任。（五）工程变更管理1.在工程实施过程中，如因设计变更、工程内容调整、不可抗力等原因需要变更合同内容的，应按照以下程序进行：合同承办部门应及时收集、整理变更相关资料，并填写《工程合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、变更对合同价款和工程期限的影响等。《工程合同变更申请表》经项目负责人、工程管理部门、法务部门、财务部门等相关部门审核后，报公司领导审批。合同承办部门应根据公司领导的审批意见，与合同对方协商签订《工程合同变更协议》，明确变更后的合同条款。2.工程变更涉及增加工程价款的，应按照合同约定的结算办法进行调整；涉及延长工程期限的，应办理相应的工期顺延手续。（六）工程付款管理1.公司财务部门应按照合同约定的付款方式和时间节点，及时办理工程款项的支付手续。付款前，财务部门应审核合同履行情况、工程进度、质量验收报告等相关资料，确保付款依据充分。2.对于合同约定的预付款、进度款、结算款等，应严格按照合同条款执行。如因合同对方原因导致工程质量不合格或未按时完成工程任务的，公司有权暂停付款或扣除相应款项。四、合同结算管理（一）工程竣工结算1.工程竣工后，施工单位应按照合同约定和相关规定编制工程竣工结算报告，并提交给公司工程管理部门审核。2.公司工程管理部门应组织相关人员对工程竣工结算报告进行审核，重点审核工程数量、工程单价、费用计算、变更签证等内容。审核过程中，如发现问题应及时与施工单位沟通协商，要求其进行调整。3.工程竣工结算报告经审核无误后，由公司工程管理部门出具审核意见，并报公司领导审批。（二）结算付款1.公司财务部门应根据公司领导审批后的工程竣工结算报告，办理结算付款手续。结算付款金额应扣除合同约定的质量保证金、违约金等款项。2.公司应在合同约定的时间内完成结算付款工作。如因特殊原因需要延期付款的，应按照合同约定及时通知施工单位，并说明延期原因和预计付款时间。（三）结算资料归档1.工程竣工结算完成后，合同承办部门应将工程竣工结算报告、审核意见、付款凭证等相关资料整理归档，建立健全工程合同结算档案。2.工程合同结算档案应妥善保管，保存期限按照国家和公司相关规定执行。五、合同变更与终止管理（一）合同变更1.除本制度规定的工程变更情形外，合同双方如需变更合同其他条款的，应协商一致，并签订书面的《工程合同变更协议》。2.《工程合同变更协议》应明确变更的内容、时间、双方权利义务等条款，并作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（二）合同终止1.合同期满或双方按照合同约定履行完毕各自的义务后，合同自动终止。2.在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同可以提前终止：双方协商一致同意终止合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；合同约定的终止条件成就。3.合同终止后，合同双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如工程验收、款项结算、资料交接等。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门应加强合同履行过程中的管理，及时发现和解决可能引发合同纠纷的问题，避免纠纷的发生。2.在合同签订前，应充分考虑各种可能出现的风险因素，并制定相应的防范措施。在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，确保合同顺利履行。（二）纠纷处理程序1.当发生合同纠纷时，合同承办部门应及时收集、整理相关证据资料，并向公司领导汇报。2.公司应根据合同纠纷的具体情况，组织法务部门、工程管理部门、财务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司领导审批后，由合同承办部门负责与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。（三）纠纷处理记录1.合同纠纷处理过程中，应做好相关记录，包括纠纷发生的时间、地点、原因、处理过程、处理结果等内容。2.合同纠纷处理记录应作为公司合同管理档案的重要组成部分，妥善保管，以备查阅。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门应负责收集合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同评审意见、合同交底记录、工程进度报告、质量验收报告、变更签证文件、付款凭证、结算报告等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性、准确性和完整性。（二）档案整理1.合同承办部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同文件资料进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引。2.档案整理应遵循便于查阅、保管的原则，确保档案资料的系统性和规范性。（三）档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行集中保管。2.合同档案应按照档案保管期限的要求进行分类存放，定期进行检查和维护，确保档案资料的安全和完整。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅合同