企业内部电算化制度

PAGE企业内部电算化制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司电算化工作，提高会计信息处理的准确性、及时性和安全性，加强公司财务管理，适应公司发展的需要，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及相关会计电算化的法规和行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的电算化工作，涵盖财务部门及其他涉及会计核算和数据处理的相关部门。（三）电算化工作基本原则1.合法性原则：电算化工作必须遵守国家法律法规和财务制度，确保会计信息真实、准确、完整。2.规范性原则：严格按照会计电算化的标准和规范进行操作，保证会计数据的一致性和可比性。3.安全性原则：采取有效措施保障会计数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。4.效益性原则：在保证会计信息质量的前提下，提高电算化工作效率，降低成本。二、电算化岗位设置与职责（一）电算化主管1.负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。2.协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评，以及提出任免意见。3.负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。4.建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。5.完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。（二）系统操作员1.负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作。2.严格按照操作程序使用计算机和会计软件，确保会计数据的准确性和完整性。3.数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核。4.对审核过的记账凭证及时记账，并打印出有关的账表。5.每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。6.注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。7.离开机房前，应执行相应的命令退出会计软件。8.操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。（三）审核记账员1.负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性。2.对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。3.对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。4.负责会计电算化系统的维护，包括系统硬件、软件的日常维护，保证系统的正常运行。5.定期检查电算化系统的运行情况，及时排除故障，确保系统安全稳定运行。6.负责电算化系统的升级和更新工作，根据公司业务发展和技术进步，及时调整系统功能和参数。7.负责电算化系统的数据备份和恢复工作，制定数据备份计划，定期进行数据备份，并妥善保管备份数据。在系统出现故障时，能够及时恢复数据，保证会计工作的连续性。（四）电算维护员1.定期检查电算化系统的运行情况，及时排除故障，确保系统安全稳定运行。2.负责电算化系统的维护，包括系统硬件、软件的日常维护，保证系统的正常运行。3.负责电算化系统的升级和更新工作，根据公司业务发展和技术进步，及时调整系统功能和参数。4.负责电算化系统的数据备份和恢复工作，制定数据备份计划，定期进行数据备份，并妥善保管备份数据。在系统出现故障时，能够及时恢复数据，保证会计工作的连续性。5.协助系统管理员做好系统安全保密工作，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。6.对系统运行过程中出现的问题进行记录和分析，及时向系统管理员报告，并提出解决方案。7.负责电算化系统相关设备的维护和管理，确保设备正常运行，延长设备使用寿命。（五）电算审查员1.负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。2.审查电算化系统各类人员的工作岗位的设置是否合理，制定并监督执行相应的管理和内部控制制度。3.定期检查电算化系统的运行情况，发现问题及时报告并提出处理意见。4.审查会计数据的真实性、合法性和完整性，对不符合要求的数据不予通过。5.对电算化系统的安全保密措施进行检查，确保系统数据安全。6.参与电算化系统的审计工作，提供审计所需的相关资料和数据。7.协助系统管理员对电算化系统进行维护和管理，确保系统正常运行。三、电算化操作管理（一）操作流程1.系统操作员根据审核无误的原始凭证或记账凭证，在会计软件中录入会计数据。录入完成后，进行自检核对，无误后提交审核记账员审核。2.审核记账员对录入的会计数据进行审核，检查凭证的合法性、正确性和完整性。对不符合要求的凭证，退回系统操作员进行修改。3.审核通过的凭证，由系统操作员进行记账处理，生成会计账簿和报表。4.电算维护员定期对电算化系统进行维护，包括数据备份、系统升级、故障排除等工作。5.电算审查员对电算化系统的运行情况进行监督审查，确保系统安全稳定运行，防止舞弊行为。（二）操作规范1.严格按照会计软件的操作手册进行操作，不得擅自更改软件的设置和参数。2.操作过程中应保持计算机设备的清洁和正常运行，避免因设备故障影响工作。3.输入数据时应认真核对，确保数据的准确性和完整性。对于错误的数据，应及时更正。4.操作人员应及时做好数据备份工作，备份数据应妥善保管，防止数据丢失。5.操作结束后，应按照规定退出会计软件，关闭计算机设备。（三）数据输入控制1.输入的数据必须是经过审核的合法、有效的原始凭证或记账凭证。2.数据输入前应进行严格的校验，确保数据的准确性。3.对于重复录入的数据，应进行提示和控制，避免数据重复录入。4.输入的数据应及时保存，保存后应进行备份。（四）数据处理与输出控制1.数据处理过程应严格按照会计制度和软件操作规程进行，确保数据的准确性和合法性。2.输出的会计账簿、报表等数据应进行审核，确保数据的真实性和完整性。3.输出的数据应按照规定的格式和要求进行打印和存储，以便于查阅和使用。4.对于重要的数据输出，应进行备份和存档，以备日后查询和审计。四、电算化系统维护管理（一）系统维护计划1.电算维护员应根据电算化系统的运行情况和公司业务发展的需要，制定系统维护计划。2.系统维护计划应包括系统硬件维护、软件升级、数据备份与恢复等内容。3.系统维护计划应明确维护的时间、内容、责任人等信息，并报电算化主管审核批准。（二）硬件维护1.定期对计算机硬件设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.及时处理硬件设备出现的故障，如硬件损坏、网络故障等。3.根据公司业务发展的需要，及时更新和升级硬件设备。（三）软件维护1.定期对会计软件进行检查和维护，确保软件的正常运行。2.及时处理软件出现的故障，如软件错误、数据丢失等。3.根据公司业务发展和国家法律法规的要求，及时对会计软件进行升级和更新。4.对软件的维护和升级情况进行记录，包括维护时间、内容、结果等信息。（四）数据备份与恢复1.制定数据备份计划，定期对会计数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.数据备份应包括系统数据、会计凭证、会计账簿、会计报表等重要数据。3.在系统出现故障或数据丢失时，能够及时恢复数据，保证会计工作的连续性。4.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的可用性和完整性。五、电算化档案管理（一）档案内容1.电算化系统的各种文档资料，如系统需求说明书、系统设计文档、用户手册、操作手册等。2.会计凭证、会计账簿、会计报表等会计数据的纸质和电子档案。3.电算化系统的备份数据，包括定期备份和不定期备份的数据。4.电算化系统的运行日志，记录系统的操作情况、故障处理情况等信息。（二）档案保管1.电算化档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，防止档案损坏、丢失和泄露。2.纸质档案应分类装订成册，加具封面，并注明档案名称、年度、月份、保管期限等信息。3.电子档案应存储在安全可靠的介质上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。4.电算化档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般会计凭证、会计账簿等档案的保管期限为15年，会计报表等档案的保管期限为10年。（三）档案查阅与借阅1.内部人员查阅电算化档案，应填写查阅申请表，经电算化主管批准后，方可查阅。2.外部单位查阅电算化档案，应持有单位介绍信，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.借阅电算化档案，应填写借阅申请表，经电算化主管批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。4.查阅和借阅电算化档案后，应及时归还档案，并办理归还手续。归还时，应检查档案的完整性和准确性。六、电算化安全管理（一）安全制度1.建立健全电算化安全管理制度，明确电算化系统的安全责任，确保系统安全稳定运行。2.制定电算化系统的安全操作规程，规范操作人员的操作行为，防止因操作不当导致系统安全事故。3.加强对电算化系统的安全保密工作，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。4.定期对电算化系统的安全情况进行检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（二）网络安全1.加强电算化系统的网络安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络设备正常运行。3.对网络用户进行身份认证和授权管理，防止非法用户访问网络资源。4.加强对网络数据传输的加密管理，确保数据传输的安全性。（三）数据安全1.对会计数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.定期对数据进行备份，并异地存放，以防止数据丢失。3.加强对数据访问的控制，设置不同的用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。4.对数据的修改和删除进行严格的审计和记录，确保数据修改的合法性和准确性。（四）病毒防范1.安装正版杀毒软件，并定期进行病毒查杀和更新