法院内部采购制度

PAGE法院内部采购制度一、总则（一）目的为规范法院内部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正、廉洁，根据相关法律法规和行业标准，结合法院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于法院机关及所属各部门、派出法庭在履行职能过程中进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重节约资金，提高采购资金使用效益。5.廉洁性原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立法院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，研究决定采购政策、采购计划和采购预算等重要问题。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订与执行等工作。（三）采购监督部门法院监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规，采购人员是否廉洁自律，对违规行为进行查处。审计部门负责对采购项目的资金使用情况进行审计监督。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况。3.技术部门：协助需求部门制定技术规格和标准，对采购项目的技术方案进行评审。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，于每年年底前提出下一年度的采购需求计划，报采购办公室汇总。2.采购办公室会同财务部门对各部门的采购需求计划进行审核，结合法院年度工作计划和资金状况，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.年度采购预算草案经法院党组会议审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，定期对预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整在预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：1.因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的；2.因工作任务变化，需要增加或减少采购项目的；3.其他确需调整预算的情形。预算调整申请应经采购办公室审核后，报采购领导小组审批。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，经部门负责人审核签字后，报采购办公室。2.采购审批：采购办公室对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购实施：采购办公室根据批准的采购申请和采购方式，组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，确定谈判供应商名单，组织谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：成立采购小组，与单一供应商进行谈判，确定成交价格和采购合同条款，并签订采购合同。询价：成立询价小组，向符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，确定成交供应商，并签订采购合同。4.合同签订与履行：采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。需求部门应按照合同约定，及时组织验收。财务部门应按照合同约定和资金支付程序，及时支付采购资金。5.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。采购办公室应将验收情况及时反馈给采购领导小组。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购办公室应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款明确、权利义务对等。审核通过后，报采购领导小组审批。3.采购合同由采购办公室负责签订，合同签订人应具备相应的授权资格。合同签订后，应加盖法院公章或合同专用章。（二）合同履行1.采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。（三）合同归档采购合同履行完毕后，采购办公室应将合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，便于查阅和管理。六、采购信息管理（一）信息公开1.采购办公室应建立采购信息公开平台，及时发布采购项目信息、采购结果公告等，确保采购信息公开透明。2.采购信息公开内容应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果、中标供应商等，接受内部监督和社会公众监督。（二）信息记录与保存1.采购办公室应建立采购信息记录制度，对采购活动中的各类文件、资料、数据等进行详细记录，包括采购申请、采购审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购信息记录应真实、准确、完整，保存期限应符合档案管理规定。采购信息记录应采用电子和纸质两种形式保存，以便于查询和核对。七、采购监督与考核（一）监督机制1.法院监察部门应加强对采购活动的日常监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购人员是否廉洁自律、采购资金使用是否合理等。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、合同履行情况、资金使用效益等，发现问题及时提出整改意见。3.建立供应商投诉处理机制，对供应商提出的投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给供应商。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购办公室及采购人员的工作进行考核评价。考核评价内容包括采购任务完成情