文书档案管理责任制度

PAGE文书档案管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文书档案管理工作中的职责与行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则文书档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.及时归档原则各类文书应在规定时间内及时归档，避免积压和丢失。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。二、管理职责（一）综合管理部门职责1.制定和完善制度负责制定和修订公司文书档案管理责任制度，并监督制度的执行情况。2.档案收集与整理组织各部门收集、整理各类文书档案，对档案进行分类、编号、编目等工作。3.档案保管与维护负责档案库房的建设与管理，配备必要的保管设备，确保档案的安全存储。定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失和霉变。4.档案利用服务为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案利用手续。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经公司领导批准后，对无保存价值的档案进行销毁。6.业务指导与培训对各部门的文书档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.指定专人负责各部门应指定一名档案管理人员，负责本部门文书档案的收集、整理、保管和移交工作。2.及时收集归档按照公司档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文书材料，进行初步整理后定期移交综合管理部门。3.确保档案质量对本部门移交的文书档案质量负责，保证档案内容完整、准确、格式规范。4.配合档案管理工作积极配合综合管理部门开展档案管理工作，接受业务指导和监督检查，按照要求提供档案利用相关信息。（三）档案管理人员职责1.认真履行职责热爱档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理各项职责。2.做好日常工作负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.提高业务水平不断学习档案管理新知识、新技能，提高自身业务素质，为公司档案管理工作提供优质服务。4.遵守保密规定严格遵守档案安全保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、文书档案的收集与归档（一）收集范围1.上级文件包括上级机关下发的各类公文、通知、指示、批复等。2.公司文件公司制发的各类文件，如决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复等。3.部门文件各部门在工作中形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、会议纪要、业务文件等。4.会议文件公司各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.合同协议公司签订的各类合同、协议、意向书等。6.人事档案员工的入职登记表、履历表、考核材料、任免文件、工资福利等相关材料。7.财务档案公司的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。8.其他文件公司在经营管理活动中形成的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.全面性各部门应确保收集本部门工作中产生的各类文件材料，做到全面、无遗漏。2.准确性收集的文件材料应真实、准确反映工作实际情况，避免虚假或错误信息。3.完整性文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。4.及时性各部门应在文件形成后及时收集，按照规定时间移交综合管理部门，不得拖延积压。（三）归档要求1.分类整理综合管理部门按照档案分类方案对收集的文书档案进行分类整理，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号编目对整理好的档案进行编号，编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级等信息，便于查找和管理。3.装订成册对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理、修补和装订，保持档案的整齐美观。4.编制检索工具根据档案管理需要，编制档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，提高档案查询效率。四、文书档案的保管（一）库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点，远离易燃、易爆、潮湿等场所。2.库房设施配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案安全存储。3.库房布局合理规划库房布局，设置档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，便于档案管理和利用。4.库房环境管理定期对库房环境进行检查和维护，保持库房内温度、湿度适宜，清洁卫生，防止档案受到损坏。（二）档案存放1.分类存放按照档案分类方案，将档案分类存放在档案密集架或其他存储设备中，便于查找和管理。2.标识清晰在档案存放位置设置明显的标识，标明档案类别、年度、保管期限等信息，方便快速定位。3.安全防护对档案库房采取必要的安全防护措施，如安装监控设备、门禁系统、防盗报警装置等，确保档案安全。（三）档案保管期限1.永久保管对公司具有重要历史价值、长远查考利用价值的档案，实行永久保管。2.定期保管根据档案的性质和特点，确定不同的定期保管期限，一般分为30年、10年等。3.保管期限调整定期对档案保管期限进行检查和调整，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。五、文书档案的利用（一）利用范围1.公司内部利用公司各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案，为公司决策、业务开展、项目申报等提供参考依据。2.外部利用因法律法规要求、合作单位需求等，经公司领导批准，向外部单位或个人提供档案查阅、借阅服务。（二）利用手续1.内部利用公司员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理手续。2.外部利用外部单位或个人查阅、借阅档案，需提交正式的查阅、借阅申请函，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经公司领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅或借阅，并按照规定办理相关手续。（三）利用要求1.遵守规定档案利用人员应严格遵守档案管理规章制度，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.限定范围档案利用应限定在规定的范围内，不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。3.按时归还档案借阅人员应按时归还所借档案，如需延期，应办理续借手续。如发现档案丢失或损坏，应及时报告综合管理部门，并承担相应责任。六、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.依据法律法规根据国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理规定，确定档案的存毁价值。2.考虑历史价值对反映公司历史发展、重要事件、重大决策等具有历史价值的档案，应予以重点保护。3.结合现实利用结合公司当前和未来工作对档案的利用需求，判断档案的现实利用价值。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对到期档案进行初步审查，提出存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。2.小组审议鉴定工作小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审议，形成鉴定结论。3.领导审批鉴定结论报公司领导批准后，作为档案存毁的依据。（四）销毁处理1.制定销毁清单对批准销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、数量、年度、保管期限等信息。2.实施销毁按照规定程序，采用适当的方式对档案进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。3.监销记录销毁档案时，应安排专人监销，监销人员在销毁清单上签字确认，并存档备查。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查综合管理部门定期对各部门的文书档案管理工作进行检查，包括档案收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。2.专项检查根据公司工作需要，对特定领域或重要项目的档案管理工作进行专项检查，确保档案管理工作符合要求。（二）考核评价1.建立考核机制制定档案管理工作考核评价办法，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核内容考核内容包括