消防管理台帐及档案管理

消防管理台帐及档案管理一、总则第一条【制定目的】为规范消防管理台帐及档案的建立、记录、归档、保管与利用工作，确保消防安全管理过程可追溯、责任可落实、工作有依据，提升单位消防安全管理的规范化、标准化和信息化水平，依据国家相关法律法规及标准，结合本单位实际，制定本制度。第二条【制定依据】本制度依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《档案法》、《消防档案管理规范》以及地方性消防法规和上级主管部门的相关要求制定。第三条【适用范围】本制度适用于本单位内部所有涉及消防安全管理活动的部门、岗位及相关人员。消防管理台帐及档案管理覆盖消防安全责任制落实、消防设施设备管理、火灾隐患整改、消防宣传教育培训、灭火和应急疏散演练、消防工作考评与奖惩等全过程。第四条【基本原则】消防管理台帐及档案管理工作应遵循以下基本原则：真实性原则：台帐记录与档案内容必须真实、准确、完整，客观反映消防安全管理工作的实际情况。及时性原则：各项消防安全管理活动应及时记录，定期汇总，确保信息的时效性。规范性原则：台帐与档案的格式、内容、填写要求、归档流程应符合统一规范。完整性原则：确保消防管理全过程资料齐全，形成完整的证据链和管理闭环。安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息安全，防止损毁、丢失和泄密。可利用性原则：档案应便于检索、查阅和利用，为消防安全管理决策、监督检查、事故调查和持续改进提供支持。第五条【定义与术语】消防管理台帐：指在日常消防安全管理工作中，用于即时记录、登记和统计各类消防安全信息、数据、事件的表单、记录本、电子日志等动态管理工具。消防管理档案：指在消防管理台帐基础上，经过系统整理、鉴定，具有保存价值的各类文件、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是消防安全管理活动的最终凭证和成果。归档：指将处理完毕且具有保存价值的消防管理文件材料，按照一定规律整理后，向档案部门或专兼职档案管理人员移交的过程。保管期限：根据消防管理档案的价值和重要性，依法依规确定的其需要保存的时间长度，分为永久、长期和短期。二、组织架构与职责分工第六条【领导责任】单位消防安全责任人（或主要负责人）对消防管理台帐及档案管理工作负总责，应确保此项工作所需资源得到保障，并对档案的真实性和完整性进行监督。第七条【管理部门】单位消防安全管理部门（如安全部、保卫科等）是消防管理台帐及档案管理的主管部门，主要职责包括：负责制定、修订本单位消防管理台帐及档案管理制度、规范和标准。设计、印制或配置统一的消防管理台帐格式和电子模板。指导、监督和检查各部门、各岗位消防管理台帐的记录与管理工作。负责本单位消防管理档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用和销毁等具体业务工作。组织开展档案管理相关培训，提升相关人员的业务能力。定期对消防管理台帐及档案管理工作进行总结与评估，提出改进建议。第八条【执行部门与人员职责】各业务部门、车间、班组及专兼职消防安全管理人员是其职责范围内消防管理台帐记录的直接责任人，主要职责包括：严格按照制度要求，及时、准确、完整地填写各类消防管理台帐。负责本部门、本岗位产生的消防管理文件材料的日常收集、初步整理和保管。按规定时限和要求，向消防安全管理部门移交需归档的文件材料。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定工作。第九条【档案管理员职责】专兼职消防档案管理员具体负责档案的日常管理，职责包括：接收各部门移交的归档文件材料，并办理交接手续。对归档材料进行分类、整理、编目、装订、上架和数字化处理。负责档案库房的日常管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光等安全措施。建立档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，并做好登记。定期检查档案保管状况，开展档案鉴定，提出存毁意见。负责档案统计工作，编制档案管理情况报表。三、消防管理台帐管理第十条【台帐体系构成】本单位消防管理台帐体系主要包括但不限于以下类别：基础管理类：消防安全责任书签订台帐、消防安全组织架构与人员名册、消防管理制度汇编及修订记录。设施设备类：消防设施设备总台帐（含建筑消防设施、灭火器材、疏散设施等）、消防设施设备巡查检查记录、消防设施设备维护保养记录、消防设施设备检测报告台帐、消防产品准入与质量证明文件台帐。隐患管理类：日常防火巡查记录、月度防火检查记录、火灾隐患登记与整改台帐、上级部门或第三方检查问题整改反馈台帐。教育培训类：年度消防宣传教育培训计划、培训活动记录与签到表、员工消防安全知识考核记录、新员工及转岗员工岗前消防培训记录。应急演练类：灭火和应急疏散预案及修订记录、演练计划、演练实施记录（含文字、照片、视频）、演练效果评估与改进记录。事故与事件类：火灾事故登记台帐、消防设施误报警记录、其他消防安全事件记录。工作考评类：各部门/岗位消防安全责任制落实情况考核记录、消防安全奖惩记录。第十一条【台帐记录要求】即时性：消防管理活动发生后，相关责任人应在当班或当日完成记录，严禁事后补记、追记。准确性：记录内容应与事实相符，数据准确，使用规范术语，避免涂改。如需更正，应采用“划改”方式，由更正人签字并注明日期。完整性：按要求填写所有项目，签字栏必须由责任人亲笔签署，不得代签或使用印章代替。附有照片、图纸等材料的，应在记录中注明关联关系。清晰性：书写工整，字迹清晰，电子记录应规范录入。使用不褪色的书写工具。连续性：台帐应连续编号，页次完整，不得缺页、跳号或拆散。第十二条【台帐保管与使用】各类消防管理台帐由使用部门或岗位指定专人负责日常保管，放置于固定、安全、便于取用的位置。台帐仅供本单位消防安全管理工作使用，未经主管部门批准，不得对外提供或复制。管理人员应定期（如每月）对台帐记录情况进行自查，确保符合要求。第十三条【台帐的归档准备】各部门应在每年第一季度，将上一年度已填写完毕的消防管理台帐进行整理，检查其连续性和完整性，编制目录清单，做好向档案管理部门移交的准备。四、消防管理档案管理第十四条【归档范围与保管期限】凡是反映本单位消防安全管理工作活动、具有查考利用价值的文件材料均应纳入归档范围。具体范围及保管期限见附件《消防管理档案归档范围与保管期限表》。保管期限一般划分为：永久：涉及单位长远发展、重大决策、产权关系、重要事故调查结论等具有永久查考价值的档案。长期（30年）：反映单位一般消防安全管理活动，在较长时间内具有查考利用价值的档案，如年度工作计划总结、重要的检查报告、设施竣工图纸等。短期（10年）：在一定时期内具有参考利用价值的档案，如日常巡查记录（原始记录）、一般的培训记录等。第十五条【归档时间】定期归档：管理性文件材料、年度性台帐等，应在次年6月底前完成归档。随时归档：重大项目（如消防改造工程）形成的文件材料，应在项目竣工验收后3个月内归档；火灾事故调查文件材料，应在事故处理完毕后及时归档。电子档案：应与相应的纸质档案同步归档，或按电子档案管理专门规定执行。第十六条【归档要求与流程】文件材料收集：各部门按照归档范围，收集本部门形成的应归档文件材料，确保材料齐全、完整。初步整理：对收集的文件材料进行初步分类、组卷，剔除重份、无保存价值的材料。填写《归档文件材料移交清单》。移交：移交部门负责人审核签字后，将整理好的文件材料及移交清单一式两份，向档案管理部门移交。验收与交接：档案管理员依据移交清单逐项清点、检查文件材料的质量、完整性及整理情况。验收合格后，双方在移交清单上签字，各执一份备查。系统整理：档案管理员对接收的归档材料进行系统化整理，包括分类、排列、编号、编目、装订（或装盒）、编制检索工具等。第十七条【档案分类与编号】采用“年度-问题”分类法。首先按年度分开，在同一年度内按消防安全管理的问题（如综合管理、设施管理、隐患管理、教育培训、应急演练等）进行分类。档案编号结构为：全宗号-年度-类别号-案卷号/件号。第十八条【档案保管】设立专用消防档案室或档案柜，具备“八防”（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防污染）条件。档案库房严禁存放与档案无关的物品。档案应上架排列，标识清晰，便于查找。磁性载体、光盘等特殊载体档案应按规定条件单独存放。定期（每年一次）对档案保管状况进行全面检查，并记录检查情况。对破损、褪变的档案应及时修复或复制。第十九条【档案利用】本单位人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，经所属部门负责人批准。查阅秘密级或涉及事故调查未结案的档案，需经消防安全管理部门负责人或单位分管领导批准。档案一般不外借。确需借出时，须经档案主管部门负责人批准，办理借阅手续，明确归还期限，并妥善保管。利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、批注、折叠、抽取、污损或撕毁档案。查阅电子档案应遵守信息安全规定。档案管理员应提供必要的检索工具和查阅指导，做好利用效果登记。第二十条【电子档案管理】电子档案的形成、积累、整理、归档、保管和利用应符合国家关于电子文件管理的标准规范。建立电子档案备份制度，实行离线、异质备份，确保电子档案长期可读、可用、安全。电子档案管理系统应具备用户权限管理、操作日志、数据加密等功能。第二十一条【档案鉴定与销毁】成立由消防安全管理部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责到期档案的鉴定工作。对保管期满的档案，鉴定小组逐卷（件）审查，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准。销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。严禁擅自销毁档案。五、监督、检查与考核第二十二条【日常监督】消防安全管理部门应通过日常检查、专项抽查等方式，对各部门消防管理台帐的记录情况、文件材料的收集整理情况进行监督和指导，发现问题及时指出并督促整改。第二十三条【定期检查】单位每半年应组织一次消防管理台帐及档案管理工作的专项检查，检查内容包括：台帐记录的及时性、准确性、完整性。应归档文件材料的收集、整理与移交情况。档案的整理、保管、利用及库房安全情况。制度执行情况。第二十四条【考核评价】将消防管理台帐及档案管理工作纳入单位年度消防安全责任制考核和部门绩效考核体系。对表现突出的部门和个人给予表彰奖励；对台帐记录混乱、归档不及时、档案损毁丢失、违反保密规定等行为，视情节轻重给予批评教育、通报批评或依据单位规定进行处理。六、附则第二十五条【解释权】本制度由单位消防安全管理部门负责解释。第二十六条【修订程序】本制度应根据国家法律法规、标准规范的变化以及单位实际情况，定期进行评审和修订。修订建议由消防安全管理部门提出，经征求意见后，报请单位消防安全责任人批准后发布实施。第二十七条【生效日期】本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二十八条【其他事项】本制度未尽事宜，参照国家及上级主管部门有关档案管理的法律法规和标准执行。附件：消防管理档案归档范围与保管期限表序号归档范围保管期限备注1上级机关关于消防工作的政策性、指示性文件长期针对本单位的需永久保存2本单位消防安全管理的决定、规定、制度、办法等文件永久3本单位消防安全工作会议记录、纪要长期4本单位年度消防安全工作计划、总结、报告永久5消防安全责任书、承诺书长期责任人任职期间及离职后一段时间6消防安全组织机构设置、人员任命及职责文件长期7建筑消防设计审核、验收、备案及抽查的法律文书永久8建筑总平面图、消防设施系统图、竣工图纸永久9消防设施设备（系统）检测报告、维护保养合同及记录长期重要系统的检测报告永久10消防产品认证证书、检验报告、合格证等质量证明文件长期与设施同寿命周期11防火巡查、检查原始记录