区县审计局档案管理制度

PAGE区县审计局档案管理制度一、总则（一）目的为加强区县审计局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作及各项事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区县审计局各科室及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则本局档案由局办公室统一管理，各科室应指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的集中统一。2.真实完整原则档案应如实反映审计工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成特点和内容性质，进行科学分类，便于档案的保管、查阅和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局长为组长，分管副局长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，指导档案管理部门开展工作。（二）办公室作为本局档案管理部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案实体安全。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。6.积极开发档案信息资源，为审计工作及其他各项工作提供档案查阅、借阅等服务。7.组织开展档案管理业务培训，提高全局工作人员的档案管理意识和业务水平。（三）各科室各科室负责本科室档案的形成、积累和整理工作，并按照规定及时向局办公室移交档案。其职责包括：1.明确本科室档案管理人员，负责本科室档案的日常管理。2.按照档案管理要求，做好本科室文件材料的收集、分类、整理工作，确保档案材料齐全、完整。3.定期将本科室整理好的档案移交局办公室，并办理交接手续。4.配合局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计业务档案包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目相关的各类文件材料。2.行政管理档案包括本局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.其他档案包括上级机关下发的与本局工作相关的文件、本局对外签订的合同协议、本局获得的荣誉证书、各类宣传资料等。（二）收集要求1.各科室应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本科室在工作中产生的各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集过程中，要对文件材料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合归档要求的文件。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为审计业务档案、行政管理档案、其他档案三大类。每大类下再根据具体情况进行二级分类，如审计业务档案可分为财政审计档案、财务收支审计档案、经济责任审计档案等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“年度类别流水号”的编号方式，如“2023SJYW001”表示2023年审计业务档案中的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案保管环境安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等，满足档案保管的基本要求。（二）档案上架与排列1.按照档案的类别、年度、保管期限等顺序，将档案整齐排列上架。同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等标识，确保档案存放有序。（三）档案保管期限划分根据国家有关规定和本局实际情况，将档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.每年对档案的数量、保管期限等进行核对，确保档案账实相符。3.定期对档案库房的温湿度进行监测和记录，根据实际情况及时调整库房环境，保证档案保管环境符合要求。五、档案的利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.外单位人员查阅本局档案的，需持单位介绍信，说明查阅目的和范围，经局办公室负责人审核同意，并报分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照保密规定执行，经相关部门批准，并采取必要的保密措施。（二）查阅程序1.查阅人员到局办公室查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损或撕毁，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时记录并报告。（三）借阅规定1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出本局，如有特殊情况需要带出本局的，应经局办公室负责人批准，并采取必要的安全措施。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限划分标准，结合本局实际情况，对到期档案进行鉴定。鉴定时应重点考虑档案的历史价值、现实利用价值、是否涉及重要事项等因素。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，逐份鉴定档案的存毁价值，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、档号、页数等信息。（四）销毁实施1.经分管领导批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对销毁档案进行监销。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，并及时移交局办公室。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。同时，要对电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.建立电子档案存储管理制度，对存储设备进行定期检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.加强电子档案的安全防护，设置必要的访问