与被审计单位沟通制度

PAGE与被审计单位沟通制度一、总则（一）目的为了规范公司与被审计单位之间的沟通行为，确保审计工作的顺利开展，提高审计效率和质量，保障公司及相关各方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构与被审计单位在审计项目实施过程中的沟通活动。（三）基本原则1.依法依规原则：沟通活动必须遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度。2.客观公正原则：保持客观、公正的态度，如实反映审计情况，不偏袒任何一方。3.及时有效原则：确保沟通信息的及时传递和有效反馈，提高审计工作效率。4.保密性原则：对涉及被审计单位商业秘密、敏感信息等予以严格保密。二、沟通主体与职责（一）审计机构职责1.负责制定与被审计单位沟通的计划，并按照计划组织实施沟通活动。2.确定沟通的内容、方式和时间安排，确保沟通的针对性和有效性。3.对沟通中获取的信息进行整理、分析和记录，作为审计工作的重要依据。4.负责解答被审计单位对审计工作的疑问，提供必要的审计指导。5.及时向公司管理层汇报与被审计单位沟通的情况，为管理层决策提供支持。（二）被审计单位职责1.积极配合审计机构的沟通工作，提供真实、完整的相关资料和信息。2.指定专人负责与审计机构的沟通联络，确保沟通渠道的畅通。3.对审计机构提出的问题和要求及时做出回应，协助审计机构开展工作。4.有权对审计工作提出意见和建议，促进审计工作的改进和完善。三、沟通内容（一）审计项目基本情况1.介绍审计项目的背景、目的、范围和时间安排。2.说明审计工作的重点和关注领域。（二）审计工作进展1.定期向被审计单位通报审计工作的阶段性成果和发现的问题。2.沟通审计过程中遇到的困难和需要被审计单位协助解决的事项。（三）审计发现问题1.详细说明审计过程中发现的问题事实、涉及金额、影响程度等。2.与被审计单位共同分析问题产生的原因，探讨可能的解决方案。（四）审计建议1.根据审计发现的问题，提出针对性的审计建议，包括改进措施、内部控制完善建议等。2.听取被审计单位对审计建议的意见和看法，协商确定整改方案。（五）其他事项1.沟通审计工作对被审计单位业务的影响，以及需要采取的应对措施。2.交流与审计项目相关的其他重要事项，如法律法规政策变化对审计工作的影响等。四、沟通方式（一）审计进点会1.在审计项目开始前，组织召开审计进点会。2.参加人员包括审计机构负责人、审计组成员以及被审计单位领导班子成员、相关部门负责人等。3.会议内容主要包括介绍审计项目基本情况、明确双方职责、提出沟通要求等。（二）定期沟通会议1.根据审计项目进展情况，定期召开沟通会议。2.会议频率可根据项目实际情况确定，一般为每周或每两周一次。3.会议主要通报审计工作进展、讨论审计发现问题及解决方案等。（三）专题沟通会1.针对审计过程中发现的重大问题或需要深入探讨的事项，召开专题沟通会。2.邀请相关专家、业务骨干等参加，共同研究分析问题，提出切实可行的措施。（四）现场沟通1.审计人员在审计现场与被审计单位相关人员进行实时沟通。2.及时了解业务流程、核实相关资料、解答疑问等。（五）书面沟通1.通过审计通知书、审计报告征求意见稿、审计决定书等书面文件进行沟通。2.确保书面沟通内容准确、规范，便于被审计单位理解和执行。五、沟通流程（一）沟通准备1.审计机构在开展沟通活动前，应制定详细的沟通计划，明确沟通目标、内容、方式、时间等。2.收集与审计项目相关的资料和信息，对被审计单位的基本情况、业务流程、内部控制等进行初步了解。3.确定沟通的参与人员，明确各自的职责和分工。（二）沟通实施1.按照沟通计划和方式，有序开展沟通活动。2.在沟通过程中，审计人员应保持礼貌、专业的态度，认真倾听被审计单位的意见和建议。3.对沟通中获取的信息进行详细记录，确保信息的完整性和准确性。（三）沟通反馈1.审计机构对沟通中获取的信息进行整理、分析和总结，形成沟通反馈意见。2.将沟通反馈意见及时传达给被审计单位，确保被审计单位了解审计工作进展和相关要求。3.对被审计单位提出的疑问和意见，及时进行解答和回应，达成共识。（四）沟通记录与存档1.对每次沟通活动的内容进行详细记录，包括沟通时间、地点、参与人员、沟通事项、沟通结果等。2.沟通记录应采用书面形式或电子文档形式保存，作为审计工作档案的重要组成部分。3.按照公司档案管理规定，对沟通记录进行妥善保管，以备查阅。六、沟通中的保密要求（一）保密范围1.被审计单位提供的涉及商业秘密、财务数据、客户信息、技术资料等敏感信息。2.审计过程中获取的尚未公开披露的信息。3.沟通活动中双方交流的涉及公司机密的事项。（二）保密措施1.审计人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在沟通活动中，严格控制知悉范围，避免无关人员接触敏感信息。3.对涉及保密信息的文件、资料等进行加密存储和传输，防止信息泄露。4.禁止在公共场所谈论涉及保密信息的内容，不得在私人通讯工具中传播保密信息。（三）泄密处理1.如发现审计人员或其他相关人员存在泄密行为，应立即采取措施制止，并及时报告公司管理层。2.对泄密事件进行调查，查明原因和责任，依法依规追究相关人员的责任。3.采取有效措施，降低泄密事件对公司和被审计单位造成的损失和影响。七、沟通中的争议处理（一）争议情形1.双方对审计发现问题的事实认定存在分歧。2.对审计建议的合理性和可行性存在不同意见。3.在沟通方式、沟通时间等方面产生争议。（二）争议处理程序1.当出现争议时，双方应首先保持冷静，通过友好协商的方式解决问题。2.如协商不成，可由审计机构负责人与被审计单位负责人进行沟通协调，寻求解决方案。3.若仍无法达成一致意见，可提交公司管理层进行裁决，公司管理层应根据实际情况做出公正、合理的决定。（三）争议期间的工作安排1.在争议处理期间，审计工作应继续推进，确保审计项目按时完成。2.双方应按照公司管理层的要求，提供必要的补充资料和信息，配合争议处理工作。八、沟通效果评估（一）评估指标1.沟通信息的准确性和完整性。2.被审计单位对审计工作的理解和配合程度。3.审计发现问题的整改效果。4.审计建议的采纳和执行情况。（二）评估方式1.定期对沟通效果进行自我评价，审计机构内部对沟通工作进行总结和分析，查找存在的问题和不足。2.征求被审计单位的意见和建议，了解被审计单位对沟通工作的满意度。3.通过对审计项目后续跟踪检查，评估沟通效果对审计工作质量和效率