质量保证措施(档案)

质量保证措施

一、质量保障服务承诺

我公司承诺：如若中标，将严格按照招标文件要求的质量要求开

展项目实施工作。

我公司承诺：如因我公司原因出现违约的，我公司承当所有责任,

采购人有权终止合同。

我公司承诺：档案整理服务质量和进度满足采购人的要求。

我公司承诺：保证档案实体和数据的安全。在加工过程中，不能

丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错案袋；对加工过程中

和加工完成的档案数据，保证信息安全。

我公司承诺：各项加工进度必须满足采购人的要求。在项目实施

阶段，我公司所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟

通解决。否则，若因此影响加工质量或进度，产生不良后果，采购人

将按签订合同的相关条款进行处理。

我公司承诺：所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理

人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守

则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对

外泄露档案信息的内容。

我公司承诺：由项目经理统一安排每天的工作，工作人员保质、

按量完成。

我公司承诺：档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏

和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文

件偷带出工作场所。

我公司承诺:在全部工作中，派遣项目经理1名，常驻实施地点，

负责管理和协调各项工作。

我公司承诺：档案整理服务过程中产生的废纸必须存放在指定的

纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检

查，确保其中没有夹带任何档案文件后，交由采购人审核处理。

我公司承诺：本项目质量按相关国家标准执行，遵循法规和规范:

1.《中华人民共和国档案法》

2.《电子文件归档与电子档案管理规范》

3.《档案服务外包工作规范》

4.《纸质档案数字化规范》

5.《录音录像档案数字化规范》

6.《纸质归档文件装订规范》

7.穗档馆函(2019)90号《广州市国家档案馆档案接收标准》

8.其它与本项目有关的相关标准

二、质量要求

1、因派驻的服务人员工作失职、故意行为、违法犯罪行为造成

采购人经济损失的，本公司除协助采购人对服务人员进行处理外，还

应承担相应的管理责任。

2、因本公司自身原因导致纠纷扩大或未能减小采购人相关损失

的，由本公司承担相应责任。

3、因本公司自身原因所引发的一切纠纷，由本公司负完全责任。

4、因本公司派驻的服务人员在非工作时间内发生的人身意外或

其他纠纷，采购人不承担任何责任。

5、服务期间，本公司派驻的服务人员工资、福利待遇均等费用

均由本公司按时支付，一切人事相关事宜发生争议或因本公司挪用服

务人员工资、社会保险费用、住房公积金费用和其他福利费用所引起

的诉讼或仲裁，均由本公司负责，若采购人因此承担责任则有权向中

标人追偿。除此之外，本公司应向采购人承担违约责任，且采购人有

权中止服务合同。

成合格的电子文档。

档案实体整理即卷内文件排序和页码编写要准确，它整个档案数

字化质量的基础；档案交接人员每天负责接收所需扫描/处理的档案

并登记移交清单,做好移交手续，每次领出、归还资料均做书面记录，

双方经办人员签字；档案整理人员负责核对档案原件和目录信息，发

现缺件、缺件、文件排序、页码等错误与档案移交人员进行及时沟通

修改，并在《纸质档案扫描登记单》登记。

档案计算机著录时要保证从档案中提取的信息要完全真实准确,

不能恣意更改，更不能凭空捏造。进行档案原件扫描时，要保证扫描

后的文件图像保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮

度适当，既无丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像

质量有问题的应重新扫描。

进行质量检查时，必须按照检查的程序和项目认真进行，具体包

括完整性检查：保证档案在出库、处理完毕后入库的前后一致性，没

有缺漏；外观性检查：档案在案卷拆分时，应注意保护原件。如拆分

后不能复原的珍贵原件，应请示主管领导再决定是否拆分（主要指装

订线）。扫描后将档案重新装订，恢复其原貌；关联性检查：检查档

案案卷卷盒信息,，卷内目录，卷内备考表等信息的一致性。

建立有效的奖惩激励机制，同时实行工序负责制，后一道工序对

前一道工序负责，对发现错误的实行计件奖励，同时扣除错误责任人

的当件奖金。这样有助于提高加工人员的责任心和工作积极性，从而

在保证加工效率的同时保证项目的加工质量。

建立有效的备份机制保证系统安全。系统对产生数据的数据库定

期备份。保证在遭遇突发情况时可以及时有效的恢复。对产生的电子

文档实行双备份，在加工过程中实行本地和服务器双备份。

建立规范的工作制度。建立数字化加工中心员工《员工工作守则》

《员工考勤制度》《岗位责任制度》《档案交接制度》《扫描作业安全

保密规定》等多项规章制度，保证数字化工作有章可循，按章办事。

实行中心主管负责制，中心主管负责档案数字化项目的各种规章

制度实施，负责日常管理和监督。对在操作人员上岗前进行职业培训

和安全培训，强化安全保密意识。

长驻技术工程师，负责档案数字化加工中心所有扫描设备、计算

机设备、服务器，存储器等设备和软件维护。保证数字化工作持续有

效的进行。

档案数字化加工中心所有员工遵守招标人的各种规章工作制度。

并签署安全保证书及服务承诺，保证数字化加工项目的质量和安全。

四、档案质量检查工作流程

(-)档案整理检查

1、调档交接：我司指定专人做好档案及资料的出库、清点交接

工作，做好移交记录把检查无误后的档案成果送还招标人指定地点并

上架入库。

2、检查档案整理是否按照《归档文件整理细则》(DA/T22-2015)、

《全宗卷规范》(DA/T12-2012).《磁性载体档案管理与保护规范》

(DA/T15-1995)、电子文件归档光盘技术要求和应用规范

(DA/T38-2008)、数码照片归档与管理规范(DA/T50-2014)、《纸质

档案数字化规范》(DA/T31-2017)规范。逐卷、逐份对档案进行检查

核实，保证档案整理无缺页、倒页、漏号、重号、错号等不规范现象，

并根据档案的实际情况，作出标识，确保当案数字化质量。

3、检查整理好的档案是否有影响扫描质量的装订物(如订书钉、

别针、其他固定器具等)。

4、检查较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如

草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的

档案扫描图像清晰度是否符合图像要求，检查破损纸张是否进行过修

复。

5、检查折皱不平影响扫描的原件，是否先用电熨斗压平后再进

行扫描。

6、检查原已规范装订的书本式文件，如合同、有火漆印的材料

等，不能分拆的是否分拆过。若书本式文件是原件，但其中附带的复

制件资料不能当作原件，附件是否标志为“复制件二

7、检查整理时有操作人员无法处理的放错案袋的资料，是否提

交招标人处理。

8、检查装订时打印新的卷内目录，卷内目录和档案封面的纸张

和字迹要求是否符合规范。

9、检查是否在旧案袋中的所有作废资料都有标记上档案号，集

中提交档案人员处理。

10、检查档案资料在整理过程中是否无遗漏、无放错案袋。

11、检查在整理中发现的缺损严重的资料，是否有在档案的卷内

备考表上备注，并交招标人签字确认。

12、检查在档案整理过程中，是否有制作并填写纸质档案数字化

加工过程交接登记表单，详细记录扫描前整理后每份文件的起始页号

和页数等情况。

（二）档案编目检查

1、检查档案电子图像目录名称是否以现有招标人档案目录为标

准，在实际处理过程中若有未归类的新目录，是否根据情况手工录入

或修改目录，增加或调整标准目录。是否能实现一条目录对应多个图

像和一个图像对应多条目录的编目。

A.对档案电子图像的目录以文件为单位进行编制。

B.根据档案利用的权限要求，每幅档案电子图像需要制定多级页

密级和一级多区域页内密级。

2、检查档案电子文件是否输入以下备注信息或标志:

A.对超AO幅面的分幅扫描图像，不易于拼接时的说明；

B.由于扫描整理前的不明确原因，档案内缺少的重要资料的说明;

（三）档案扫描检查

我司应对档案扫描图像进行质量检查：

招标人的档案历史跨度较长，因此对图像清晰度要求较高。扫描

公司应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和

排列顺序调整。对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理，图

像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信

息内容，需保证扫描图像能在计算机屏幕中清晰显示；打印出来的扫

描图像清晰明确且与显示在计算机屏幕中的扫描图像内容一致。

1、检查扫描交接单：是否认真无漏填写纸质档案前期处理、扫

描交接单。扫描影像的顺序是否与纸质档案的档号、目录、文件顺序

排列一致。

2、检查扫描影像是否保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外

的暗影、无干扰信息。

3、检查较难扫描清晰而扫描公司必须保证清晰的文档或信息包

括：

4、检查是否采用彩色模式扫描的档案存储格式为JPEG格式。

5、检查扫描分辨率：使用彩色模式扫描。分辨率一般为300dpi,

对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi,照片100

dpi或更高，可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数。

6、检查扫描方式和分辨率：对扫描方式和分辨率的选择是否符

合以下原则：阅览和打印图像清晰（与原实体一致）；图像存储量适

中，A3以内图像的存储量平均为200K以内。

7、档案所有档案资料是否按原幅面一次扫描完成，不允许分幅

扫描再拼接图像，如需分幅扫描再拼接，需与采购单位协商。

8、检查扫描质量是否能在计算机屏幕中清晰显示；打印出来的

扫描图像是否清晰明确且与显示在计算机屏幕中的扫描图像是否内

容一致，页面完整，是否有漏页。

9、检查图像是否对出现偏斜，修改后是否达到在视觉上基本不

感觉偏斜。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、

黑框、黑边等是否有去污处理，处理过程中应遵循展现档案原貌的原

则。

10、卡纸的处理。纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超

重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。检查卡纸后是否

改用平板扫描，是否尽可能恢复纸质档案原状。

11、检查每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

12、检查档案成果是否依照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T

31-2017）o

（四）档案装订检查

检查案卷内文件是否采用整卷装订的方式。装订是否做到结实整

齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读，是否达到

如下装订质量要求：

1、装订前应剔除文件上原有的金属物；对破损文件予以修裱；

字迹模糊或易褪变的材料需附上复制件或抄件；需附卷的信封应打开

平放并保留邮票；因幅面过小难以装订的文件应进行托裱；超出卷皮

幅面的文件应进行折叠，图纸的折叠方法见《技术制图复制图的折叠

方法》（GB/T10609.3）；为避免形成文件叠痕，装订时可根据实际情

况将文件的大头或地脚作为订口。

2、所有档案采用三孔一线的线装方法装订。文件向左下角对齐，

装订孔中心线距材料左边际为12.5mm,由立卷人在装订线结扎处贴封

条后加盖骑缝章。大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片,

保持平整。注销档案可使用不锈钢钉进行装订，按注销日期顺序装入

档案盒内。

3、装订时，同一案件文件材料数量过多时;如需调整成若干分

卷，必须征得招标人同意后才可分成若干卷。分卷的案卷编制同一档

号（归档号），在各分卷封面的案卷号附近标注“共X卷，此为卷X”。

卷内目录集中放在首卷，并在目录中各分卷首份文件所对应的备注栏

标注“卷X”。

4、装订好的案卷，其材料组成应依次为：封面一卷内目录一文

件材料一证件袋一阅卷记录一卷内备考表一封底。（采用卷皮的，卷

内备考表和阅卷记录可直接印刷在封底两面；采用档案袋的，阅卷记

录可直接印刷在封底。）其中，证件袋用于装载装订不了的文件材料，

可视实际需要设立；阅卷记录用于记载案卷的借阅情况。

（五）加工质量保障措施

1.严格遵照执行我方签定的《承诺书》，避免项目转包、分包引

起的管理混乱和质量风险。

2.严格按照我方制定的人员和设备投入计划进场加工，确保人

员设备供应，为项目进度和质量提供保障。

3.在该项目加工过程中，我方所有现场加工人员均受我公司《数

字化作业人员质量考核制度》的约束，并承担相应奖罚结果。

（六）多环节，多层次的质量检查体系

L对档案签收和属性数据录入的质量检查，主要内容：档案签收

的准确性，完整性和即时性；数据内容齐全，属性数据输入准确；与

数据校对的档案交接。

2.对数据校对处理的质量检查，主要内容：校对后的数据内容齐

全，正确；纸质档案实体完整，还案及时无误。

3.对数据迁移的质量检查，主要内容：迁移后的数据的完整性准

确性；对数据进行组合查询并且结果正确；对数据进行汇总统计并输

出标准表格，试运行无死机现象。

4.在完成以上每个环节后，检查人员将其数据再次进行一遍全面

的复查，尤其对检查记录单上更正后的错误进行仔细的检查，确保扫

描得来的数据与源文件内容完全一致。

5.实施项目负责人对成品数据进行百分之十的抽查，在抽查时将

该查数据的年度、保管期限、全宗号、卷号、卷内顺序号等目录信息

是否准确无误，再对获取图像数据的亮度、歪斜、是否错页等方面进

行抽查，如有不合格的数据及时进行统计和修正，确保最终数据的准

确无误。

五、档案返回修改

按档案质量检查服务流程（对档案整理、编目、扫描、装订进行

质量检查服务）的先后顺序，从接收档案开始，依次对档案进行档案

整理、档案编目、档案扫描、档案装订四个数字化加工流程进行质量

检查。

（一）档案整理质量检查，如有错误，如实登记错误问题，将问

题记录报告与实体档案返回修改。

（二）档案编目质量检查，如有错误，如实登记错误问题，将问

题记录报告与实体档案返回修改。

（三）档案扫描质量检查，如有错误，如实登记错误问题，将问

题记录报告与实体档案返回给修改。

（四）档案装订质量检查，如有错误，如实登记错误问题，将问

题记录报告与实体档案返回给修改O

六、加工质量考核机制

（-）扣减服务费

1.根据本公司质量错误问题，按照质量错误级别在当次支付服务

费中扣减相应费用作为罚款。

（-）处以警告

1.第二次对返工数据进行质检时，仍然有错误存在的，处警告1

次，本公司即时修正错误，直到验收合格为止。

2.批量退回后，如果仍然存在错误的，按以上分级标准扣减服务

费。如果出现任何一卷不返工再次交采购人的，处警告1次，即时修

正错误，直到验收合格为止。

3.如果出现不合格的批数累计多于10次（不含10次）可处警告

1次，采购人有权暂停加工，责令加强员工培训，提高业务素质，增

强质量意识。

4.不采用实体和电子数据同步质检的，每发现1人次，在当次

服务费中扣减人民币1000元/人次的费用，达到3人次（含），处警

告1次，本公司即时纠正质检方法。

5.本公司在提供验收数据的同时，需提供该批次各流程环节加

工量（卷数和页数）的记录表格，该表格的数据要与木公司的“纸质

档案加工工作流程表”【合同签订后本公司须向采购人递交“纸质档

案加工工作流程表（有具体加工人员的确认签名）”并经采购人确认

后才能实施】的数据一致，还要提供对应的电子表格以及历次汇总量

的电子表格。如有不一致，按加工数量少的数据进行计费，另按每批

次处警告1次。

6.档案在整理过程中，如果采购人须要提档利用，应指定专人负

责查找提档，不论档案处于哪个加工环节，均要求在3分钟内完成提

档，同时做好登记签领手续，每延误1次，处警告1次。对于提档归

还的档案，保证其加工流程不会发生错漏。只要采购人有提档需求，

不论是否上班时间，必须按时提供（非上班时间，提档时间为1小时

内）。

7.如有违反上述“五、加工质量考核机制一（一）扣减服务费”

加工要求的，除上述提及的扣减服务费外，并按每违反1次处警告1

次，情节严重的处2-3次警告。

8.不能随意改变本项目所需裱贴和打印的复印纸、档案面标签、

档案袋、装订耗材、移交数据的硬盘。否则，采购人一经确定，视情

况严重性，处以警告一2次。

9.如未经采购人同意擅自更换工作人员（除本项目的负责人、核

查分类人、质检专员或调卷人外）的，按每更换1人次处警告1次。

七、档案数字化加工流程中的质量保障与对策

(-)档案数字化流程

1.档案整理。纸质档案归档过程中，对采用手书，字迹潦草，包

含简化字、繁体字、口语字等难以识别和录入的文档，要通过请教老

同志以及上网查询等方法科学提取文件题名、责任者等检索信息，确

保相关信息的准确性、完整性。

2.条目录入。目录数据库一般应包括全宗号、目录号、件号、文

件编号、责任者、文件题名、机构或问题、文件时间、保管期限、页

数、盒号、录入人、录入时间、密级、原文数量等项目。条目录入的

完整与否，直接关系到利用的方便与效果。

3.档案扫描和图像处理。在使用高速扫描仪前，应拆除装订物。

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。

恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无

遗漏。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折

皱不平影响扫描质量的原件，应先进行相应处理(压平或烫平等)后再

进行数字化加工。

档案扫描过程中的质量指标控制。文本扫描：TIF格式，应保存

为黑白页面，并采用CCITT4压缩。双层PDF格式，重要的用彩色，

普通的用黑白。

亮度设置：纸张明暗和亮度成反比，纸越暗亮度要越高，纸越白

亮度要越低。有些字迹比较模糊的文档，亮度可以调低点，扫出的字

迹会更清晰。

噪点控制：噪点的产生随着亮度的变化而改变，亮度越低，噪点

越多，亮度越高，噪点越少。

分辨率设置：黑白二值、灰度、彩色几种模式均选择大于或等于

100dpiO需要进行OCR汉字识别的档案，分辨率建议选择“大于”或

“等于"200dpio

4.数据挂接。原文挂接前，要检查原文件号与目录件号是否一致,

文件名是否正确。

5.数据验收。数据验收要把好四关：一是R录录入项目是否完整、

正确。二是原文分辨率是否符合要求。三是原文处理是否符合要求。

四是挂接的原文与目录是否一致。

6.数据备份。在数据库中，把目录和原文打包刻录成光盘，一份

移交档案馆电子文档中心，一份留在本单位，做到双重备份。

（二）档案数字化加工中的常见问题与对策

1.条目录入常见问题

（1）责任者简略不规范。如，***镇政府或***镇党委只简写为

“***镇”。

（2）责任者不带地区标识。如，县档案局，只填写“档案局”,

分不清是市档案局还是县档案局。

（3）题名太长，打印时不能完整显示，在遇到题名太长时，要

适当略写，尽量控制在50个字以内。

（4）题名太简，如只有“通知”二字，要根据内容重新拟写题

名，使题名能反映出文件内容。

2.文档扫描常见问题

（1）把纯文本文件扫成彩色TTF格式，生成的文件太大，有的

单页面数据就达10MB左右。

（2）扫描时出现漏扫页面，这种情况一旦出现，校对起来真如

“大海捞针”。笔者推荐使用带超声波检测的扫描仪，可以自动检测

重张，不会产生漏扫情况。

（3）页面噪点太多，后期处理将会十分麻烦。

（4）红色硬皮目标责任书类扫描为纯黑色页面。对这类文件扫

描时，亮度要调到50〜70之间。

3.原文挂接常见问题

（1）挂接的原文张冠李戴。检查目录号与原文件号是否一致并

进行调整。

（2）黑边、歪斜、噪点、方向没有处理，要返工重新处理。档

案数字化加工要认真落实三重校验制度，确保数字化加工准确无误。

第一重校验一一对数据库目录进行检查，检查目录著录项是否完整,

著录项内容是否正确，发现问题，返回重录。第二重校验一一对图像

偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，核对文件内的页数是否与纸质

档案页数相符，并按图像上的页号进行检查，如次序不对进行调整,

以确保电子影像的顺序与实际纸张资料的顺序完全相符。第三重校验

——对数据库中目录和原文的年度、保管期限、件号进行检查，确保

挂接后的原文和目录对应O

（三）数字化加工环节

档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷

目录/文件•目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据着录及校对、

扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、

批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和

检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交

成果数据光盘等主要加工环节。

现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、

遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步

的描述。

1.档案接收

将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清

点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案

号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、

运输安全，减少档案的破损和丢失。

对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒

（卷），不出现漏登记或重复登记。由用户单位和我司专人在出库移交

清单上签字确认。

对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提

供的电子/纸质的接收清单在我司的生产加工管理软件档案接收模块

中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方

确认后再进行档案整理等工作。

我司将用户方提供的加工场地空间情况，采用分批接收，以便节

省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

2.标准的目录结构和文件夹的建立

按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与着录要求，

规范档案中的目录内容。包括档案目录的着录字段、字段长度和内容

要求进行止确的着录和校对。

原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。

例如：

文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页

照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排,

并与档案实体保持一致

3.建立目录数据库

主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技

术把目录库与我司进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起

来，从而提高档案数字化的工作效率。

4.档案着录的工作细节

（1）按原目录着录

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）和用户的要求（即上

述案卷目录和文件级目录要求）进行着录，建立档案目录数据库。并

将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便

管理查询的完整的电子档案。

（2）自拟目录着录

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）和用户的要求对无目

录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行着录。

（3）目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对

目录数据库的建库质量进行检查。核对着录项目是否完整、着录内容

是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

（4）一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动

对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二

者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。

软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将

软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

（5）数据库数据格式检验

按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）等的要求，结合用

户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录

的着录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文

件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章

页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行

校对和修改。

（6）目录册的形成和打印

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，

形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册（案卷

目录、文件目录）。对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档

案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

5.档案整理

（1）档案实体记录

我司在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检

查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损虫，并记录纸张的

画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入用户方提

供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘

误表让用户签字确认。对照用户方提供的档案目录着录原件，对照档

案原件的目录（手写/E[3刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文

档并保存，打印出勘误表让用户签字确认。

填写纸质档案数字化加工过程交接登「，己表单，详细记录档案整理

后每份文件的起始页号和页数。

我司在整理时对档案进行排序、编页玛、分件、拟标题和分类检

查。在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案

的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和分类。

（2）档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术

要求如下：

修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操

作修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严

格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对

待不同规格和不同纸质的档案。

平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案,

不得破坏数据记录。

档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不

能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可

分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，

要求刀口上下垂直，不得出现坡度。

档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订

必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资

料要求牢固、美观。

在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分

析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。

档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档

案的长期安全存放。

(3)扫描前整理

根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要

做出标识，确保档案数字化质量。

页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术

修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平

等)后再进行扫描。

对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫

描时直接用我司专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案

页码。

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后,

形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、

文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录。

在用户要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、

“00”册目录和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸

制目录册。

根据用户需要可以形成用户库存档案各种目录册的同时形成库

存档案的财产帐和统计台帐。

通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库

形成电子文件夹和扫描任务单。

（4）档案整理过程中注意的细节

由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。

1）档案排序、编页码

档案排序：根据用户单位的档案资料分类对档案进行排序的校验

工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片

页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，

建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。

编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码＜即

对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次

编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码

位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人

员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫

描后的看图详细着录中由计算机扫描系统刍动给出。

2）档案拆分及标记

档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、舌L、

丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随

盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原

盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。

对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金

属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒,

以免造成资料混乱。

3）创建加工任务

在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入

的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的

档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后

上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案

时间、总页码、资料分类记录、整理人员名等。扫描任务单可以记录

分配人、受分配人、分配时间及完成时间等项，确保任务与责任明确，

保证及时有效的完成任务。

生成工作单生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。

生成扫描任务单：根据档案不同纸张状况生成不同扫描仪的每日

任务单。

6.档案扫描

(1)档案扫描实施方法

档案经过整理人员整理完毕后，生成电子版扫描任务单分给扫描

人员，即档案根据任务单扫描原则。工作人员首先需要输入“工号”

和“密码”登陆到数字化加工系统的扫描模块，接收到扫描任务单。

登录：扫描人员进入数字化加工系统的扫描模块，输入“工号”

和“密码”进入扫描操作状态，根据整理时标记出档案的具体情况,

选择扫描仪及调整各项扫描参数。

【软件扫描界面】

打开软件生成的电子版扫描任务单，核对扫描档案的档案编号等

信息、，核对无误后开始对该档案进行扫描。

扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案

影像文件的扫描质量，根据扫描件实际情况选择黑白、灰度及彩色扫

描方式，调整相关参数。

扫描形成的图像文件保存到服务器中，文件采用黑白、灰度或彩

色扫描，分辨率采用300dqi,存储为Tiff或JPEG标准格式，压缩

方式采用JPEG压缩格式或无损压缩(LZW)格式。

扫描完成的图像为单页TIFF/JPEG文件，文以目录数据库内该文

件档号为据对扫描图像建立相应文件夹，并对文件夹内图像文件按要

求按档号/分类号进行命名。

(2)扫描仪的选择

扫描操作员对将整理好的档案资料•，根据档案幅面的大小和纸张

状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：

普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。

破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整

扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且

极不平整，则采用平板扫描仪完成。

字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值

（阈值），拉大字迹与原稿的反差。

装订成册档案：采用高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间,

防止档案错乱。

灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描

质量。

（3）扫描过程中的注意事项

不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同

型号的扫描仪和扫描工艺。

使用扫描仪扫描图像时，应先进行试扫，调整扫描仪参数，以使

扫描后的图像清晰，尽量无黑边。

工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档

案资料带离现场。

逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号

的情况，需及时补编、改编页号。

遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的

纸张，将其粘贴复原。

一件资料扫描完成后，必须及时核对首尾页是否正确，扫描图像

与原档是否一致；对图像出现的歪斜、黑力进行处理。

一批资料扫描结束后，必须核对该批资料中的扫描文件份数是否

与档案资料的结果一致，如不一致，要仔细核对，找出原因及时更正。

较薄纸张（如信纸、便笺纸），应在纸张下加入白色打印纸作衬，

调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描；破损纸张，

先进行修复再扫描。将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描

仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重的

修复资料，则采用平板扫描仪完成。

底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸），如采用黑白二值扫描应

将扫描对比度及亮度适当调低，如采用灰度扫描，也应注意适当调值。

字迹较浅的资料（如铅笔字），如采用黑白二值扫描应调节扫描

临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想采用灰度扫描

时也应注意调值。

如纸张幅面较长但幅宽不超过A3,可采用扫描仪长纸扫描功能，

根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3,则采

用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一

个完整的图像。

扫描分辨率至少采用300DPI.若档案原件质量较差，应提高扫

描分辨率，以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件（OCR软件）

智能识别的需要。

每扫描一页图像，保存成一个文件。灰度扫描保存为JPG文件或

TIFF文件，以统一的保存格式为佳，电子文件的命名要求有明确统

一的规则。

扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致。

7.图像处理

(1)基本概念

为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用图像处理软件进行

加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行

逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替

换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调

整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等

处理。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题。

对扫描完的彩色和灰度图像运用我司专业加工处理软件

(ImageWorks)进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、剪边、去噪、

线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。

对于原档案有“红头”的，采用图像处理软件进行加工局部套红

技术，将影像中的“红头”还原为红色

(2)对劣质图像采用的处理工艺

对于不同的图像状况，分别采用如下方式进行图像处理：

局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

局部加粗：采用字迹填补功能，填补断线笔画。

去污去噪：采用图像去噪功能，去除图像杂点，具有局部清除功

能，去除图像局部脏点、脏斑。

(3)图像处理中应注意的几点

图像偏度不得大于3度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接，拼接处信息要完

整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。

对方向不正确的图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。

保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑点、

黑线、黑框、黑边等。

图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。

8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)

(1)基本概念

质检岗位的专业质检员采用质检管理软件对扫描完成后档案电

子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查，并根据情况对图像进行质检

校正、统计管理和生成返扫各种工作单。

质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况

进行监督、统计、修改。产生的个别质量问题运用我司ImageQC图

像质检管理软件进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、去黑边、剪

边、居中、局部处理等全部图像加工手段，保证图像字迹清晰质量优

秀。

采用软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能:

图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用

来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。

我司明确的档案图像质检和保证索引正确性审核的详细措施，扫

描流程必须经过一检、二检二次以上质量审核。扫描清晰度不得低于

原件清晰度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。扫描和补扫流

程必须建立二次质检制度。

扫描加工采用看图着录技术、逐画幅进行图像处理，不采用批量

图像处理软件，从而保证图像百分之百挂接正确率及百分之百图像合

格率。

（2）质量检验要点

扫描资料的检查：按照扫描页登记页码的顺序对扫描所形成的影

像文件进行检查，不能有漏扫、重扫或错序。

清晰度检查：影像文件的清晰度应最大限度地接近（等同于）扫描

原件，扫描内容要完整，画面要端正，凡原件中可识别的内容（污迹

除外），在影像文件的打印结果和屏幕显示结果中应亦可识别。

检查经过优化处理的影像是否符合要求。

为提高效率和防止加工混乱，电子文件夹（存储路径）的质检和返

工全部在质检岗位上进行，不许其他岗位进行返工。

质检不合格的图像根据生成返扫工作单重新进行返工扫描，直至

图像清晰质量优秀。在图像补扫后进行二检。

一检是在图像补扫前进行。

二检在图像补扫后，看图着录工序前进行。

9.着录标记一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动

对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二

者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。

软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将

软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

软件优点为：

通过“一稿双录、人机校验、看图着录”，可以大大避免电子图

像和目录着录过程中的人为误读、误录、漏录和挂接中误挂漏挂等错

误，双份数据的机器比对可迅速标识出可能发生错误的录入项目，可

大大提高校对速度和效率。

不同种类的文件，自动设计或套用相关的元数据模型，记录和维

护元数据各种元数据，并提供这些元数据作为文件检索的入口。电子

文件提供利用时.，保证其权限范围内的文件信息和元数据信息都能够

提供利用。

10.数据挂接

(1)汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质

检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。

通过我公司软件程序，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜

索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

(2)数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得

的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件

夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文

件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中的该份文件

的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相

同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的

档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目

录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交装登记表单，记录数据关联

后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理，扫描时填写的

页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

11.数据成品信息准确性和完整性检查(终检)

(1)图像数据信息完整性检查

采用软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能:

图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用

来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。

(2)目录数据信息准确性检查

首先为保证案卷目录及文件目录条目录入的正确性、完整性，其

次，为保证目录及文件图像挂接的正确性、完整性。对目录和图像实

行“一稿双录、人机校验”的数据录入校验模式。

(3)图像挂接准确性检查

档案数字化加工QC系统通过盒与件之间的唯一关系使两者紧密

联系。在系统的浏览界面里每点击一盒就能调出该盒的相应的文件目

录信息，通过点击文件目录还可以看到该件所挂接的图像文件。在浏

览界面的状态条上我们还能看到对该盒目录数据与图像数据比对的

情况，当两者一致时正常状态，若两者比对不一致时系统立即反红显

示，即报错。在这种情况下我们就要根据显示的不同情况去查原件或

找原因，直到两者一致为止。对于报错的数据可以点击右键将该盒/

件的信息添加到修改意见表里，待检测完毕后统一打印报表。

（4）数据成品（图像和目录数据信息）完整性检查

采用软件对检查扫描图像数据和目录数据信息的完整性。此软件

主要功能：图像文件和目录数据文件在局域网中传输时可能会出现数

据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整和目录数据信息

是否匹配，确保图像信息和目录信息的完整性。

（5）生成检验日志报告

每道工序、每个岗位、每个文件形成的检验报告由软件自动生

成。

12.光盘制作

以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹

内图像文件以八位数顺序号进行命名（命名标准用户单位另附）。数据

光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF格式。扫描后的电子文件

需要提交DVD光盘（计算机只读光盘）和移动硬盘。前者用于保存和查

询，后者用于数据整体转移。

（1）光盘数据组包

光盘制作软件自动分盘、打包、统计及生成索引项目录、档案电

子影像目录和光盘目录并能够打印。光盘打包原则：

软件根据操作人员输入的信息进行自动分盘、打包。电子图像不

跨盒不跨件。

软件自动生成光盘索引目录和光盘卷标，并能够提供打印模板。

光盘索引目录是将档案编号、光盘号、硬盘号和档案影像“一一

对应”。

在档案管理软件系统中，光盘刻录模块应预留光盘号备份字段,

保证用户单位数据升级后可以继续补充到相应的位置。

（2）光盘刻录和光盘质检

1）对光盘介质的要求

要求制作的数据光盘采用正版品牌、单片包装盒盘片。盘盒包装

应有相应光盘目录。

DVD-R/CD-R介质，应采用正品盒装SONY、Maxell（万盛）、

VERBATIM（威宝）等知名品牌。

2）对光盘刻录时的要求

为了保证光盘质量，数据加工方使用新刻录机进行光盘刻录。禁

止使用工作时间较长、激光头功率不足的刻录机进行刻录。

DVD-R光盘，刻录速度应不超过8速；CD-R光盘，刻录速度应不

超过24速。

刻录光盘时加工方采用整盘刻录（disk-at-oncerecording）方

式，不使用多段刻录（multisessionrecording）等方式。（使用的刻

录软件为：WINONCD3.8以上版本）

对于4.7GB的DVD-R,刻录内容不应超过4.3GB；对于700MB的

CD-R,刻录内容不应超过6501MBo一卷档案的影像文件必须存放在

同一张光盘上，不允许分拆。

为避免长期存储造成数据意外丢失，数据加工方提供的原始光盘

介质应一式两份。

光盘制作成档案数据目录和影像存储珞式为单页TTFF的数据光

盘。

同一张光盘上的编目信息应与影像文，'牛完全对应，出现任何不一

致均需返工。

专人专岗从事光盘刻录和光盘质检。

光盘刻录和光盘质检前要经过用户的质检、签字确认和监督刻盘。

光盘刻录前要备份光盘刻录软件。

通过加工方的光盘质检软件比对光盘数据与硬盘数据，以确保资

料无遗漏及正确性。每张光盘的组包信息与计算机硬盘中的成品组包

信息一一对应，当光盘出现问题（图像丢、损、打不开等现象）可使用

硬盘还原重新刻录。

在数字化加工管理软件中，光盘的制作过程将所有光盘编号、光

盘内档案的分类信息和目录信息、所对应的档案文件目录和档案文件

目录以及全宗目录及质检信息用专用的光盘质检报表进行统计管理。

每张光盘包含说明文件，文件名：README；文件内容：有关本存

储载休的各种信息（含归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间、

文件格式、字符文件等）。

光盘盘号编码：由用户提供光盘编码标准。

（3）光盘备份

将加工完成并在多台计算机上检查合格的成品数据刻录到数据

光盘(DVD/CD)中，一式两份，并保证光盘读取正确，并可以检索、打

印。同时在每片光盘包装盒内及盘片上附光盘标签和光盘目录，标明

光盘编号、档案的分类信息和目录信息以及所对应的硬盘编号。

(4)打印光盘目录、光盘标签

软件能够按用户要求根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号

与档案编号对应的光盘标签。光盘索引文件还包含有关本张光盘的各

种信息，包括光盘参数、光盘编号、档案类型、文件数量、文件范围、

光盘制作单位、制作软件、光盘一致性检查单位、阅读软件以及软件

硬件支持环境、制作时间等。

(5)光盘恢复

硬盘数据备份系统可以将发布到光盘上的档案分类结构、档案目

录和电子原文恢复到档案综合管理系统中"乍为数据恢复的一种方法,

有效保证数据的安全性、完整性。

13.数据的硬盘备份

将光盘组包后的成品数据采取活动硬盘的存储形式进行备份，硬

盘所备份数据与光盘所存储的数据保持一致，方便用于数据的整体转

移。

加工方保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的，光盘如出现

问题，可用硬盘还原光盘重新刻录。

14.现场测试和检验

用户单位可以在全部工序中随机抽检，加工流程培训软件可逐页

定位随时抽检，检验时我们同时提供现场抽检的日志文件(CSV、MDB

格式）可导入用户单位相应的质量检测系统（QC系统）

15.档案的文件目录打印

对于拆开扫描的档案，在加工完成后将档案进行最终的排序、校

验，校验后对所有的档案目录进行排版和打印（所有目录打印应留出

装订线），并装订到案卷最前面。如有变更和勘误应在备考表上注明。

同时，软件自动形成全宗目录、文件目录、文件目录的同时要提供每

件文件的相对页码和绝对页码。

16.档案装订还原

（1）概述

拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页

档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。

根据工作单对照档案接收整理时原目录清单核对顺序、数量整理

对齐后再进行装订。装订时要求比照原装订孔及装订样式，做到原接

原退。如有装订不合格档案将按照规范重新装订。

（2）案卷装订工作细则

1）装订要求

案卷通常使用线绳按三点一线方式装订，装订要结实、整齐、不

掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

大张图纸应先折叠，后装订。

2）装订方法

案卷码放：

将案卷文件从卷皮中取出码放整齐，顺序由上至下为：案卷封面、

卷内目录、档案文件、备考表、案卷封底。

案卷沿左齐、K齐方向码放整齐后，将案卷顶端、下端用夹子固

定。

打孔：

按照案卷封面上的装订孔位置用三针装订机打孔。

穿线：

截取50厘米棉线并对折，用钩锥将棉线中端从案卷封面中间孔,

由案卷正面穿到案卷背面形成线环，再将棉线两端从案卷其余两孔穿

到案卷背面，将案卷背面向上，将线绳两端交叉穿过中间的线孔后,

用力向两边拉紧线头，系死扣两次后整理线头，线头长度一般不能超

过3厘米。

长页面折叠：

案卷装订后，对长页面进行折叠，方向顺应文件原折叠方向，折

叠后纸张宽度与本卷文件宽度保持一致，如果折叠一次后纸张仍然超

宽，可再次折叠。页数超过10页的文件需分批折叠，每批限量5张。

大图折叠：

大张图纸需折叠成为16开幅面，装订位置为图纸的左上角。

叠图顺序为：

先由下向上、由外向里折叠，将文件纸叠为16开高度，多出部

分按此高度反复折叠成“风琴”状；

再由左向右折叠，折叠后文件宽度为16开，如仍然有多出部分，

则左边留出25毫米装订边后，由左向右折叠，如此反复折叠成“风

琴”状。

(3)案卷装盒细则

•以年度为单位从1开始编卷盒流水号，用铅笔将流水号标于卷

盒顶面。

・将装订完成的案卷按照各卷封面上标注的盒号装订入相应的

卷盒，装盒时按照卷号顺序排列，小号在上，大号在下。

・案卷装盒后，将卷盒按流水号顺序依次排列。

17.档案原件的还库

・将加工完成的档案分期分批的进行移交，移交时应提供书面/

电子的交接清单。

・交接清单上除有档案出库时所有交接项目外，应包括提供新生

成的数据光盘、目录光盘和相应的光盘编号。按照用户单位要求提供

所有档案资料的书面和电子的文件目录、文件目录。

・由加工方专人与用户单位指定专人进行交接，交接清点完毕后,

双方在质检验收清单、加工数量统计清单上签字确认，同时双方在档

案资料入库清单上签字确认，完成交接验收工作。

十、档案数字化的质量管理的认识及措施

1、档案数字化趋势

随着我国科学信息技术的发展进步，我国的档案管理工作也逐渐

地朝着数字化的方向发展。同时、由于档案数字化管理在质量和安全

保密方面都有着较高的要求，因此，我国政府和相关部门也应该加强

对档案数字化的分析和研究，制定相关的档案数字化的质量管理和安

全保密工作的措施，为档案管理工作的质量和安全性保驾护航。

新时期下，随着计算机信息技术的普及，我国的档案管理工作也

迎来了新的春天。档案管理人员在日常的档案管理工作中逐渐地开始

应用数字化技术，大大提高了档案管理工作的便捷程度。但是，就目

前我国档案数字化的实际现状来看，其在具体的工作中还面临着很多

问题。

为此，我国政府和相关部门应该明确档案数字化质量管理和安全

保密工作的内容，从而以现阶段我国档案数字化的问题为基点，研究

相关的优化措施，提高我国档案管理工作的效益。

2、档案数字化质量管理与安全保密工作的内容

1）档案数字化质量管理的内容。档案数字化质量管理的目标是

保证档案使用的效率，优化档案数字化管理的环境。在实际的档案数

字化质量管理工作中，工作人员需要明确数字化建设工作的方案和原

则，从而不断完善档案数字化质量管理工作的流程。另外，工作人员

还需要结合实际情况选择合适的数字化档案管理软件，充分发挥档案

数字化质量管理工作的效益。

2）档案安全保密工作的内容。档案安全保密工作指的是管理人

员要建立并完善档案安全保密工作制度，并结合档案安全保密工作的

目标，细化档案管理人员的责任和义务。另外，管理人员还需要制定

档案安全保密管理的计划，通过加强对工作人员的培训，提高相关工

作人员的安全管理意识。除此之外，管理人员还需要在档案安全保密

机制中设置身份识别系统，最大限度地保证档案的安全性。

3、我国在档案数字化方面面临的问题

1）软硬件系统的难以满足档案数字化的要求。现阶段，我国在

档案数字化管理方面存在的最主要的问题就是软硬件系统难以满足

档案数字化的要求。具体表现为：

第一，档案的数字化管理相对于传统的管理方法而言对硬件和软

件设施的要求更高，但是，就目前的实际情况来看，我国的档案管理

工作在硬件设施上，计算机系统还存在卡顿问题，硬盘容量也有待增

加；

第二，我国档案管理工作的通信系统等设备也不够先进，无法完

成档案数字化的相关操作；

第三，我国部分企业的档案管理工作的软件没有注意与时俱进,

使得软件的版木较低，影响档案数字化的发展。

2）数字档案的保密程度还有待加强。档案数字化虽然为档案管

理工作提供了很大的便利，但是，与此同时，也增加了档案泄露的几

率，影响档案的安全性和保密性。首先，在档案数字化的环境下，不

法分子很容易在档案数字化系统中植入病毒，导致档案资料出现或者

是毁损的现象;其次，部分档案管理工作人员自身的安全意识不高，

在日常的管理工作中没有重视管理系统的安全排查，在一定程度上也

给了不法分子可乘之机;最后，我国部分企业的档案数字化系统还有

待完善，在实际的管理工作中缺乏对系统的维护，使得档案数字化管

理存在安全隐患。

3）档案管理人员的专业水平还有待提高。档案数字化管理对管

理人员也提出了新的要求，但是就目前我国档案管理工作的实际现状

来看，部分管理人员的计算机知识还有待加强，使得在日常的档案数

字化管理工作中，操作时间较长且容易出现失误，最终影响档案管理

工作的质量和效率。另外，一些年纪较大的档案管理人员，受到传统

思维的影响，很难在短时间内接受新的事物，溥致档案管理工作的数

字化程度不高。

4、提高档案数字化的质量的措施

1）建立并完善档案管理制度。档案管理制度是档案数字化建设

的基础，因此，企业要想充分发挥档案数字化管理的作用，首先应该

是建立并完善档案管理制度，为档案数字化管理工作提供科学的制度

支持。

第一，企业要严格按照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规

范》，完善档案数字化管理的操作流程；

第二，企业要加强对档案数字化管理工作的监督，保证档案管理

制度的落实;

第三，企业要加强制度宣传，让相关的档案管理人员加深对档案

管理制度的了解，从而明确自身的责任和义务，提高档案管理工作的

质量。

2）加强对档案质量管理人员的培训。档案数字化管理模式在实

际的应用过程中也和传统的管理模式有着很大的不同。因此，企业应

该加强对档案质量管理人员的培训，不断提高管理人员的数字化档案

管理技术水平，保证档案管理工作的质量c首先，企业要加强对档案

管理人员的选拔，合理安排档案管理职位，提高人才的利用率;其次，

企业要加强对档案质量管理人员的责任心培训I,使其在管理工作中保

持负责的态度，提高工作质量;最后，企业要加强对档案质量管理人

员的职业道德和专业技能的培训I,提高档案质量管理人员的综合素养,

最终提高企业档案数字化管理工作的质量。

3）不断完善档案管理数字软件系统。

第一，企业要加强对档案数字化管理的软件系统的引进，利用新

时期下的软件系统完成档案信息的收集、储存和检索，进而保证档案

数字化管理工作的有效性；

第二，企业的档案管理人员在应用软件系统时需要注意档案数据

信息中的数据格式等相关细节，及时发现档案数字化管理中的错误，

从而完善档案管理工作的流程；

第三，企业的档案管理人员要加强对软件系统的维护，并注意数

字化软件系统的更新，保证软件应用的先进性，避免出现软件兼容问

题，影响档案数字化管理工作的质量。

5、提高档案安全保密工作效益的措施

1）加强对档案管理人员的安全教育。上文也提到了档案管理的

数字化发展虽然给档案管理工作带来了新的契机。但是，与此同时,

也增加了档案管理工作的安全隐患。因此，企业要想提高档案数字化

管理工作的安全性和保密性，首先应该做到加强对档案管理人员的安

全教育，避免档案管理人员在日常的档案数字化管理工作中存在不安

全的行为。企业可以通过开展安全教育讲座、发放档案安全管理的教

育刊物等方式提高档案管理人员的安全意识，提高档案数字化管理的

安全性和保密性。

2）强化人员管理工作的效益。人员管理工作是档案数字化管理

的前提保障，其工作效益直接代表着档案数字化管理工作的效益。因

此，企业应该不断强化人员管理工作的效益。首先，企业要加强对人

员的审核，保证企业员工的综合素质；其次，企业要细化员工的工作

职责，避免出现相互推卸责任的现象;最后，企业要加强对员工的思

想动态的监控，加强和员工的思想交流。

3）加强档案安全系统的建设。企业要完善档案数字化的安全保

密制度，并加强监督，保证制度的顺利落实。为此，企业要加强对档

案安全管理重要性的认识，对于一些由于管理人员失误而造成的档案

安全问题要严格按照规章制度进行处罚⑶。

6、随着我国档案工作的数字化发展，档案数字化的质量管理和

安全保密工作也逐渐成为了企业档案管理工作的重点。为此，企业应

该加大对档案数字化管理工作的投入，完善相关设施，加强对人员的

培训，不断提高档案数字化管理工作的质量和安全程度，促进企业的

档案数字化建设。

十一、数字化加工主要技术方案

档案数字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-档案著录-扫描-图像

处理-OCR-校对-版式还原-转双层PDF-终验-挂接。

（一）入库提卷、拆卷

1.从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双

方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。

2.档案整理：编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件

做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如

果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折

皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描，发现破

损严重的档案须立即报知项目相关负责人）制作卷内目录，扫描文件

抽取。

3.按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人

签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。）

4.装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，

保持与原案卷一致。

（二）标引著录

按要求将文件所需信息录入到软件数据库里，标引著录按照国家

档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。