采购合同管理规定

国美电器有限公司经营管理手册一一采购系统分册

采购合同管理规定

归属体系：国美电器有限公司经营管理手册一一采购系统分册

文件编号：国美一采003

撰写单位：国美电器采购中心

版本：第一版

生效日期：2004年4月1日

机密等级：口机密■一般

合计页数：50页正文页数：24页

附件个数：31个

制度正文目录：

目录页次

1、目的1

2、范围1

3、名词解释1

4、职责1

5、作业内容1

6、重点事项19

7、附件23

管

理

总

研撰

裁

究写

审

室人

批

审

核

1目的：采购合同是公司业务档案的重要组成之一，为做好采购合司的管理，维护企业的合法权益，记录真实的

业务活动，特制定本规定。

2范围:

2.1适用范围：国美电器有限公司总部采销中心、总裁办、监察中心；各分部

2.2发布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部

3名词解释

3.1采购合同:是合同中的一种，它是公司采购业务档案的重要组成局部；是公司采购业务活动的真实记录，

是各项业务交流活动的法律依据，也是业务管理工作中重要的基础工作；

3.2经销合同:采购合同的主合同的一种，公司所经营的商品是与厂家、各地分部、办事处或代理商直接合作

时所签订的协议，经销协议付款方式为现款或账期（合同范本见附件7.1）；

3.3代销合同:公司的经营商品是与厂家或代理商合作时所签订的协议，代销协议付款方式为实销实结，结算

周期原则上不低于15天（合同范本见附件7.2）；

3.4包销机:甲乙双方为促进甲方产品在乙方卖场的销售，甲方以包销价格向乙方提供产品，以助于甲乙双方

共同提高影响力和获取市场更高关注。是公司在厂家的现有产品系列型号和将要推出的产品系列型号中优

先排选的，性能、外观与其它型号有明显区别的，性能、价格比有明显优势的，由公司独家销售的产品。

3.5普通补充协议:普通补充协议对原合同书中局部条款进行修订，并对该合同书中未约定或约定不明的事项

进行补充的协议（普通补充协议合同范本见附件7.9）。

4职责

4.1采购中心负责采购各种采购合同范本的制定和统一管理：

5作业内容：

5.1合同的类别

（1）主合同：经销合同、代销合同；

（2）附属合同：补充协议、售后效劳保证协议、特价机协议、包销机协议、专供机协议、工程机协议。

（3）合同附件：承诺函、公司列表。

5.2经销合同：

（1）经销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。

（2）经销合同预案格式：（见附件7.3和7.4）

5.2代销合同：

（1）代销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。

（2）代销合同预案格式：（见附件7.5和7.6）

5.R签订经、代销合同中局部条款的要求及重点事项：（见本《采购合同管理制度》第6项内容）

5.4特价机协议：

5.4.1特价机协议范本：（见附件7.7）

5.4.2特价机协议审批单：（见附件7.8）

5.5.3特价机管理规定：（详见特价机审批管理规定）

5.5补充协议：根据性质分为普通补充协议和特殊补充协议：

5.5.1普通补充协议

5.5.2特殊补充协议又分为：

5.5.2.1供给商上（撤）店协议:

（1）供给商上（撤）店协议：（见附件7.10）

（2）供给商上（撤）店审批流程：（见附件7.11、7.12）

（3）供给商上（撤）店审批表：（见附件7.13、7.14）

（4）供给商上（撤）店管理规定：详见供给商上（撤）店审批管理规定。

5.5.2.2主体变更三方协议范本：（见附件7.15）

5.5.2.3三方协议（供货）范本：（见附件7.16）

5.5.2.4多方协议书

5.6定制包销机协议：

5.6.1包销机分类

（1）现有产品系列包销；

（2）即将推出新产品系列包销；

（3）尾货包销：

5.6.2与厂家的谈判中，要求遵循“3：5：2”原则：即包销机占30机常规机占50%；特价机占20机尤其

是包销机不得低于30%（含总部所谈的包销机）。

5.6.3因包销机型有明显的排它性，厂家不得在我方包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能

价格比相近或优于我方的产品，杜绝虚假包销。

5.6.4包销、买断总部及分部占比暂可定为1：1。也就是同一部门、同一品类包销、买断机型，总部必须不

得低于15%,分部不得低于15够合计不得低于30机

5.6.5包销机协议的范本（见附件7.17）

5.6.6特供机协议:厂家为提高其产品在公司卖场的占有率，以高出主合同书约定的商业折扣率向公司提供

其产品，以助于双方共同提高影响力和获取市场更高关注时，签订特供机协议。（范本见附件7.19）

5.7补充、包销等协议审批单的格式（见附件7.20）（除主合同及特价机外其它协议均用此审批单）；

5.8合同管理的流程：

5.R.1采购合同申报过程的要求：

5.8.1.1非ERP系统的合同申报过程的要求：采购合同签订前须按要求填报合同审批单，大类分为“预

案"、“重报"两局部（见附件7.3-7.6）；

5.8.1.1.1审批单的分类：

（1）采购经销预案

（2）采购经销重报

（3）采购代销预案

（4）采购代销重报

呈报单位应根据工作需要选择正确的合同审批表单填报。

5.8.1.1.2审批单编号标准格式:年号/分部代号/经或（代）销/商品类别/（品牌名称）/流水号/（上报次

数）/按授权最终审批人代号：

如：2003采沈（经）KT（LG）00008（01）D,即:2003年总部采购中心,沈阳分部经销类LG空调

第00008号合同，第一次报总部采购中心批示（即为“预案”）：

又如：2004采沪（经）B&X（荣事达）00005（02）P,即：2004年总部采购中心，上海分部经销类

荣事达牌冰箱类第00005号合同，第二次上报总部总经理批示（即为“重报”）。

5.8.1.1.3具体说明：

5.8.1.1.3.1年号：指合同签定时所在年限，要求填写四位数字，如：［2003］、［2004］等。

5.8.1.1.3.2总部代码及分部代码：

5.8.1.1.3.3全国合同合同审报：

（1）全国合同代码：T

⑵分部代码：

北京：京

天津：津

沈阳：沈

青岛：青

济南：济

广州：广

深圳：深

上海：沪

成都：蓉

重庆：渝

西安：西

郑州：郑

武汉：汉

杭州：杭

昆明：昆

哈尔滨：黑

无锡：无锡

长沙：湘

长春：吉

太原：晋

按实际情况填写合同属性：经销或代销。

⑶商品类别：共分14类，按英文或汉语拼音字母缩写：

彩电：TV

洗衣机：XYJ

冰箱：B&X

空调:KT

电脑及配件：DN

手机：SJ

发烧:FS

电话及传真：DC

碟机:DJ

照材：ZC

摄相：SX

黑小：HX

热、烟、灶：RYZ

白小：BX

⑸品牌名称：简写，最多不超过四个汉字。如：小天鹅、LG、阿里斯顿等。

⑹流水号：审批单的自然顺序号共设五位数字，每年从00001开始向下顺延，由总部各区采购中心上报时

填写。

⑺上报次数：实际工作中，一份合同往往需屡次修改方可定案。此工程特指合同上报总裁审批的次数，由

总部各区采购中心如实填写，共设两位数字。

如：第一次上报[01],却为“预案”；第二次上报则为[02],即为“重报”；以此类推。同一内容

审批单需修改再报时，仍延用第一次上报时的流水号，只需在审批单上用“预案〃、”重报〃及“上报次

数〃区别即可。

⑻合同审批单中的每一项必须如实填写，不得出现缺空现。象如合同中暂未涉及的条目，可用"/”记号标

出，不得漏填、误填。样机政策在预案中必须按新合同范本内容要求填写。尤其是免费样机，要求注明所

有权的规属情况。凡合同范本中有的填空但在预案中没有的内容，必须全部在预案备注框处明确填写(质

保金额、漏柜金额、承诺函金额、支付方式、结算方式等必须填写)，当发生某一条款内容为零时也要明

确标注出是“零或无”。

填写格式举例：19条：第5点返修率超过3⑤o

⑼对非ERP地区转为ERP上线地区时，在ERP中录入审批过的合同时，必须按总部审批同意后的预案中条

款进行合同录入(尤其注意部长和采购中心副总经理的审批意见)。

5.8.1.2ERP系统的合同申报过程的要求：

5.8.1.2.1已上线的分部由各品类干事在ERP系统中的合同管理中录入合同。

5.8.1.2.2业务或业务主管在干事合同录入完毕后，对合同内容进行初审，审核无误，通知分部采购经理。

合同.上报情况第•责任人为'业务主管(无主管的分部业务为第•责任)。

5.8.1.2.3分部采购经理对业务和业务主管审核过的合同，在ERP中行使审核权。

5.8.1.2.4分部采购部从ERP上报合同后，总部采购中心各部门干事会实时的将ERP系统中的分部上报的合

同审批单打印出来，上报各部门部长，经部长、副总经理、总经理审批。

5.8.1.2.5审批后各部门干事拿审批件，在ERP系统中对合同进行审批。

5.8.1.2.6分部采购部干事要适时的从系统中收取总部审批后的合同信息，将同意的合同打印，并进行下一

步的合同签署工作。对不同意的合同，按总部要求修改，重新上报。

5.8.1.2.7上报合同和审批合同的具体要求：

5.8.1.2.7.1各分部周末六、日两天的特价机、包销机合同必须于每周五12：00之前上报，总部须在当天

审批回复。

5.8.1.2.7.2总部采购中心各干事必须即时的打印各分部所上报的合同和审批单，保证分部上报的合同能够

得到及时审批。且每周的合同必须于每周五19：(D之前全部审批完毕。

5.8.1.2.7.3录入合同时的重点事项：

(1)在填写上报合同时各分部干事必须认真细致。

(2)点位录入时的百分号(%)一定要录入。

(3)对无政策的地方必须明确标注“无”或“/〃

(4)因供价和零售价在预案中的位置与合同范本中的位置相反，为此在录入时注意不要录反。

(5)总部采购中心各干事在审批合同的过程中必须确保分部所上报合同与总部审批同意的合同一致

时，方可审批同意。

5.8.2合同申报流程：

5.8.2.1总部采购合同审批流程一一按授权报总裁、副总裁审批的合同(流程图见附件7.20)；

(1)采购中心各部门填侦案，报采购中心副总经理审核；

(2)采购中心副总经理审核未通过的预案，退采购中心各部门重报;

(3)采购中心副总经理审核通过的预案，预案报总裁(副总裁)审批预案；

(4)总裁(副总裁)审批未通过的预案，退采购中心预案原件，并由采购中心重报(重报时填重报

审批单);

(5)总裁(副总裁)审批通过的预案，返采购中心原件；

(6)采购中心附预案原件，并根据总裁(副总裁)批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初

审后，合格的返采购中心：

(7)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章；

(8)厂家将已盖章的合同返回采购中心；

(9)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批确实认章(内部

用章)，将上述签署完毕的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购中

心副总经理签字；

(10)采购中心各部将采购中心副总经理(或采购中心副总经理授权的部长)签字的合同及签批的用印

单及预案原件转总部财务中心审核、盖章，采购中心自留预案复件；

(11)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及时退回报

送的采购部门重报；

(12)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购中

心；

(13)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：

交厂家三份合同原件：

在预案复件上填写签约结果，并与•份合同一并发送至总办档案室档；

采购中心留合同原件一份及预案复印件各一份。

(14)监察中心实行抽杳、审核，无异议的合同将合同原件及签约结果一并转至总裁方法务组复核；

(15)监察中心实行抽杳、审核，有异议的合同将反应意见发至采购中心、财务中心、总办；

(16)总裁方法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；

总裁办主任出具复核意见后，报总经理阅；

总经理阅签署情况后返总办；

总部总经理阅后未通过的合同，由总办将未通过的信息反应至如下单位：采购中心，采购中心根

据总经理的批示结果重新谈判，返财务中心备案。

(17)总经理阅通过的合同，总裁办存档。

5.8.2.2总部采购合同审批流程一一按授权报总部采销中心总经理审批的合同(流程图见附件7.21))；

(1)采购中心各部门填硕案审批单，报采购中心副总经理审批：

(2)采购中心副总经理审批未通过的预案，退采购中心各品类部重报;

(3)符合授权的采购中心副总经理审批通过的预案，采购中心附预案原件，并根据息部副总经理批

示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审，合格的返采购中心；

(4)不符合授权的采购中心副总经理审批通过的预案，报采销中心总经理审批，审批通过的附预案

原件，并根据总部总经理批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审，合格的返采购中

心；

(5)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章；

(6)厂家将已盖章的合同返回采购中心；

(7)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批确实认章(内

部用章)，将上述签署完毕的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购

中心副总经理签字；

(8)采购中心将合同、己审批的用印单及预案原件一并转至财务中心复审；

(9)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及退回报

送的采购部门重报；

(10)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购

中心；

(11)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：

递交厂家三份合同原件；

在原始预案审批单复件上填写签约结果，并与一份合同原件转给总办档案室存档；

采购中心留一份合同原件及预案复印件各一份。

(12)监察中心抽查审核后，无异的将收到的合同原件及签约结果-并转总裁方法务组复核：

(13)监察中心抽查审核后，有异的合同将反应意见发至采购中心、财务中心、总办；

(14)总裁方法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；

总裁办主任出具复核意见后，报总经理阅；

总经理阅签署情况后返总办；

(15)总部总经理阅后未通过的合同，由总办将未通过的信息反应至如下单位：采购中心，采购中

心根据总经理的批示结果重新谈判，返财务中心备案。

(16)总经理阅后通过的合同，总办存档。

5.8.2.3分部上报采购审批流程一一按授权报总裁、副总裁审批的合同)(流程图见附件7.22)(ERP上线

地区无预案的传递,仅在ERP系统中实施申报'审核\打印\执行等操作)

(1)分部采购填预案审批单，报分部采购总监(经理)审批；

(2)分部采购总监(经理)审批未通过的预案，退分部采购部重:报：

(3)分部采购总监(经理)审批通过的预案，报总部采购中心各部门；

(4)总部采购中心各部门将分部报的预案报采购中心副总经理审批：

(5)采购中心副总经理将未通过审批的预案，返采购中心各部门，退分部采购部重报；

(6)采购中心副总经理将通过审批的预案，报采销中心总经理审批，采销中心总经理审批同意的报总裁

(副总裁)审批，总裁(副总裁)审批同意的返采购中心各部门，各部门干事；

(7)各部门干事在合同审批单原件上加盖审批合同确实认章(内部用章)并对合同编号，并将预案复件

发至采购分部或在ERP系统中批回：

(8)分部采购收到审批通过的预案发件或在ERP系统中收到同意信息后，打印合同待签文本，报分部财

务部初审，合格的返采购中心；对总部未通过的，在修改重报。

(9)分部采购根据财务部初审同意的合同文本，并递交厂家盖章；

(10)厂家将已盖章合同返回采购分部；

(11)分部采购收到厂家的盖章合同后，需填写用印单、并附已签的预案复件及厂家盖章合同报至分部总

经理。

(13)分部总经理签字确认后，转至分部采购，分部采购部将合同、预案复件及已签的用印章转至分部财

务部进行复审;

(14)财务部对审核合格并盖章后的合同，自留合同原件及预案复件各一份，其余五份原件退分部采购;

(15)采购留一份合同原件存档，分将其余四份合同文本原件按以下单位进行分发：

递交厂家三份合同原件；

分部采购将一份合同原件寄邮寄至总部总裁办档案室存档；

(16)监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果•并转交至律师复核；

(17)监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反应至采购中心、财务中心、总办；

(18)总裁方法务组律师出具复核意见后，转总裁办主任复核；

(19)总裁主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅；

(20)总部总经理阅合同签署情况后返总办；

(21)总部总经理阅后，未能通过的合同，由总办将未通过的信息反应至如下单位：返财务中心备案；

返审计部进行审核、监察工作；返采购中心进行相关部门的分发、备案；

(22)采购中心将未通过的合同信息反应至以下单位:返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果重

新谈判；返分部财务部备案；

(23)总部总经理阅通过的合同，总裁办存档。

5.8.2.4分部上报合同审批流程一一按授权报总裁、副总裁审批的合同(流程图见附件7.23)(ERP上线

地区无预案的传递，仅在FRP系统中实施申报'审核'打印\执行等操作)

(1)分部采购填预案审批单，报分部采购总监(经理)审批;

(2)分部采购总监(经理)审批未通过的预案，退分部采购部重报：

(3)分部采购总监(经理)审批通过的预案，报总部采购中心各部门；

(4)总部采购中心各部门将分部报的预案报采购中心副总经理审批；

(5)采购中心副总经理将未通过审批的预案，返采购中心各部门，退分部采购部重报；

(6)采购中心副总经理将通过审批的预案，审批同意的返采购中心各部门；

(7)超采购中心副总经理审批授权的，经过采购中心副总经理审批同意后，报采销中心总经理审批，审

批同意的返采购中心各部门；

(8)各部门干事在合同审批单原件上加盖审批合同确实认章(内部用章)并对合同编号，并将预案复件

发至采购分部或在ERP系统中批回；

(9)分部采购收到审批通过的预案复件或在ERP系统中收到同意信息后，打印合同待签本，报分部财务

部初审，合格的返采购中心；对总部未通过的，在修改重报。

(10)采购分部根据财务部初审同意的合同文本递交厂家盖章；

(11)厂家将已盖章合同返回采购分部；

(12)分部采购收到厂家的盖章合同后，需填写用印单、并附预案复件及厂家盖章合同报至分部总经理;

(13)分部总经理签字确认后转至分部采购部，分部采购部将合同及经分部总经理签字的《用印审批单》

转至分部财务部进行复审；

(14)财务部对审核合格并盖章后的合同，自留合同原件及预案复件各一份，其余五份原件退采购分部;

(15)分部采购部自留一份存档，将其余四份合同文本原件按以下单位进行分发：递交厂家三份；一份

邮寄至总部总裁办档案室存档；

(16)监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果•并转交至律师复核；

(17)监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反应至采购中心、财务中心、总办；

(18)总裁方法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；

(19)总裁办主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅；

(20)总部总经理合同签署情况后返总办；

(21)经总部总经理审核，未能通过的合同，由总办将未通过的信息反应至如下单位：返财务中心备案：

返审计部进行审核、监察工作；返采购中心进行相关部门的分发、备案；

(22)采购中心将未通过的合同信息反应至以下单位:返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果

重新谈判；返分部财务部备案：

(23)总部总经理阅通过的合同，总办存档。

5.8.3采购合同的保管

5.S.3.1采购合同原件、补充协议及相关附件协议的保存分数：

5.8.3.1.1采购合同原件、补充协议、包销机协议、特价机协议及相关附件协议等一式六份，需方、供

方各执三份。

5.8.3.1.2具体存档方法:

⑴全国合同：

原件（6份）：总部财务中心1份（附审批单原件）

总部采购中心1份（附审批单复印件）

总部总经办1份（附审批单复印件）

厂家3份

⑵地区合同：

原件（6份）：总部财务中心1份（非ERP地区附审批单原件）

总部总经办1份（非ERP地区附审批单复印件）

分部财务部1份（非E即地区附审批单复印件）

厂家3份

分部采购中心合同及审批单复印件（1份）

5.8.4合同编号的规定：合同保档的依据是总部采购中心编制的合同编号，以卜为合同编号的方法:

5.8.4.1编号规则：经公司审批同意签约的合同，由总部采购中心负责编号，规则如下：

合同地区范围番号+合同类别+年号+合同号+明细号+合同性质

5.8.4.2合同地区范围番号:

（1）全国合同简称：8600

（2）地区合同简称：

地区番号地区番号

北京1101上海3101

天津1201成都5101

沈阳2101重庆5102

济南3701西安6101

青岛3702郑州4101

广州4401武汉4201

深圳4403杭州3301

昆明5301潍坊3706

廊坊1328东莞4419

惠州4413洛阳4103

咸阳6104淄博3703

自贡5103鞍山2103

佛山4406哈尔滨2301

无锡3302长沙4301

长春2201太原1401

中山4420

5.8.4.3合同类别:

品类代码品类代码品类代码

空调301彩电100碟机201

洗衣机402冰箱401里八、、小J200

电脑800白小500手机701

电脑及配件801烟灶502电话、传真机700

热水器501微波炉504

5.8.4.4年号的规定：

名号为4位阿拉伯数字,如：2001、2002、2003等；

5.8.4.5合同号的规定：

⑴合同号为3位阿拉伯数字,每年从001开始顺延,例如：1101-200-2003-001经；

(2)合同号指大协议编号即经、代销合同编号，特价机、补充协议等附属合同不允许出现此类大协议号。

5.8.4.6合同明细号的规定:

是指主合同项下各类补充协议、特价机协议、包销机协议等附属协议的编号，为2位阿拉伯数字，例如:

1101-200-2003-001-01特。

5.8.4.7合同号性质的规定：合同号的性质的分类来源是合同的分类。

根据合同的性质合同编号性质规定如F：

⑴经销合同：用“经”字代表；

(2)代销合同:用“代”字代表:

(3)特价机协议：用“特”字代表；

(4)包销机协议：用"包”字代表；

(5)临时协议：用"临”字代表：

(6)工程机协议：用“工程”字代表；

(7)普通补充协议：用“普通补'代表：

⑻上店协议或确认书：用“上店”代表；

(9)撤店协议或确认书：用“撤店”代表；

(10)专供(特供)协议：用“专供”或"特供”代表；

(11)三方协议：用“三方〃代表；

(12)直订协议：用“直订〃代表；

以上合同编号必须按规定打印到合同中，不允许合同中出现漏填、不填。

5.8.4.8当编号中发生空号时的规定：当总部签署全国协议后，分部若根据全国协议与供给商当地分公司发

生特价机、补充协议等协议时，此时给分部编号合同时主合同号会发生空号。另当分部上报合同作废

等情况时会造成合同编号空号。当发生上述合同编号空号时要求编号者在合同编号目录中空号行处标

住出“空号”字样，并写出空号的原因。

5.8.4.9当分部签署全国协议的补充或特价机等协议时编号的规定：当总部签署全国协议后，各分部签署当

地的全国协议品牌的补充协、特价等协议时，上报总部审批同意后，总部编写合同号的要求：

(1)在合同编号目录中将此品牌的主合同号行中注明“空号〃字样，写出此份合同为全国协议并注明全国协

议的合同编号；

⑵号标注行后根据下述标准格式对协议进行编写：

合同地区范围番号(8600)+合同类别+年号+合同号+明细号+合同号性质

例如：1101(8600)-200-2003-001-01特

5.8.4.10当合同作废重新签订合同时编号规定：当发生在原协议基础上增加点位与厂家重新签署合同，或

由于厂家对原协商好的费用点位反悔重新签署合同时经总部审批同意后，在延续编号时要求编号者

对此份合同重新编号，不允许延用原合同编号。

5.8.4.11出现跨年度合同时的处理方法：

⑴合同起始日期为所在旧年度的12月1日以前，合同截止日期为即将开始的新年度3月31日以前，发生

的跨年度合同，编号时要求：编在所在旧年度合同编号目录中。

⑵合同起始FI期为所在年度的12月1日以后(含1日)，合同截止日期为即将开始的新年度12月31日以

前，发生的跨年度合同，合同编号时要求：编在新年度合同编号目录中。

5.8.5合同政策的归纳：(非ERP地区使用)

5.8.5.1合同编号后将合同的政策按规定格式输入。

5.8.5.2经/代销合同政策一览表：(见附件7.24)

5.8.5.3特价机合同的政策表：(见附件7.25)

5.8.6分部合同邮寄的规定

5.8.6.1合同邮寄的具体邮寄要求：

(1)每份的合同上右上角的主合同号和本协议编号必须电子打印至合同文本上。主合同编号或本协议编

号必须是总部下发的合同号，不得遗漏、更改。

(3)包装中的合同都要按品类区分，每一类的合同均附一张交接明细(交接明细按总办要求制作)同协

议一并邮寄至总部:

(4)所邮寄至总部的原件合同(非ERP地区邮寄每1份合同必须附经总部审批的预案复印件一份)，复

卬过程中不允许出现两面复卬，或用传真纸复卬；

(5)合同必须装订整齐，一份合同仅能用一个订书钉，不得用若干订书订超装订(未上ERP系统的地区

一份合同预案复印件与合同也仅能用一个订书钉装订)；

(6)每一份预案必须保证字迹清晰，如有复印不清楚情况时必须用手填写清楚前方可邮寄；

(7)每一份预案上要求填写清楚签约结果：

(8)查清原件合同，不允许出现少页或少附件的现象。

(9)合同邮寄完毕之后，各分部采购邮寄合同负责人需将交接明细表电子版以邮件的形式发至总办和财

务档案负责人处。

5.8.6.2为保证总办和财务人员对合同有序的保存，对总部和分部采购干事做如下要求：

5.2.8.6.2.1对总部采购中心干事的要求：

(1)分部上报合同后，当总部领导审批后，总部采购中心干事需按合同编号的规定对合同进行编号，编

号前方可传真至各分部采购部。对已上ERP系统的地区，总部干事同样要将合同进行编号，合同号

编好前方可从ERP系统中进行审批，并要将合同编号在审批意见中明确标出。

(2)总部合同采购中心干事要监督分部匕报合同签订情况，在合同编号目录中将已正式签回并寄至总部

的合同明确标住：

红色字体为：代表此份合同总部已审批，但未正式签署合同或未寄回总部。

黑色字体为：代表此份合同已正式签署并寄回总部。

蓝字字体为：代表此份合同已作废。

5.8.6.2.2对分部采购部干事的要求：

(1)未上ERP系统的地区，收到审批单传真件后，将合同号按规定，打印至合同文本中与厂家签订合同；

对已上ERP系统的分部，从系统中收到审批意见后，将审批意见中的合同编号记录下来，手工填写至主合

同编号处，方可再与厂家签订正式文本。

(2)按总部编制的合同编号，对合同进行存档。(ERP系统中自动生成的大顺序合同号，不做为合同保存的

依据)

(3)每周二将寄至总部的合同编号目录传真总部各品类干事处。

5.8.7合同的跟踪。

5.8.7.1每周合同报表：

(1)每周四18：00前各分部制做周合同报表，上报总部，总部采购中心要对分部的合同签订情况

进行汇总，上报总裁。(详见附件7.26和7.27)；

(2)总部采购中心定期要对分部的合同签订情况进行适时的考核、通报。对不按期完成任务的分

部进行处分，对超额完成任务的分部进行奖励。

5.8.7.2每月特价机报表：

<1)每月最末•天各分部制做特价机月报表上报总部，总部采购中心要对分部的特价机签订情况

进行汇总、上报。(详见附件7.28和7.29)；

(2)总部采购中心定期会对分部的合同签订情况进行适时的考核、通报。对不按期完成任务的分

部进行处分，对■超额完成任务的分部进行奖励。

5.8.7.3合同方案与总结：

5.8.7.3.1.合同方案的上报：

(1)当月所方案签订合同的内容(包括新产品开发)经、代销合同；包销、定制、专供合同；特

价机合同；其他类合同；(除以上合同外的其他类合同，要明确标注在方案中，《合同签订方

案附表》见附件7.30)；

(2)合同签订方案上报的时间：每月最末一天18：00以前。由当地采购总监(经理)签字后上报

总部采购中心。

5.8.7.3.2.合同签订情况总结:

(1)据合同签订的方案做出合同签订完成情况报表，(附件7.31)

(2)据完成情况对本分部当月合同签订作出分析(不限具体格式)

(3)合同签订完成情况总结上报的时间：与每月合同方案一同上报(即每月30日由当地采购总监

(经理)签字后上报总部采购中心)。

5.8.7.3.3制做合同报表的重点事项：

(1)制做合同报表时，必须认真细致。报表内容填写不得缺项。

(2)制做合同报表，数据必须真实，不得漏报、瞒报、虚报。否则，总部有权对分部相关责任人

予以重罚；

(3)合同报表必须由分部采销总监、财务收入合同管理员签字后上传。

5.8.8关于合同终止的规定：

5.8.8.1合同执行的原则：先终止后执行。新年度合同正式答署完毕后，各分部采购部必须立即上报旧合

同的终止，终止审批同意后，采购业务人员可凭正式签署的合同到分部财务人员处办理新合同的执

行。分部财务人员依据已正式签约的合同和ERP系统中总部已审批同意终止的合同，对新合同进行

“执行”的操作。

5.8.8.2全国协议在分部执行时，按总部下发的通知的终止和执行时间操作，此操作同样要求履行“先终

止后执行"原则。

5.8.8.3根据带货安装的商品特殊性，可在新合同签订后财务人员依据新合同，在未上报终止合同的情况

下先执行，同时要求各分部采购配合与财务部门与供给商核算账目，个月之内将账目结算清,并

上报合同终止。此期间进货财务人员结算时必须采同新合同号操作。

5.8.8.4对各分部在新合同未上报或虽上报但未签订完毕合同，各分部可在系统中延用旧年合同。但新合

同一经签订必须立即上报旧合同终止，同时执行新合同。

5.9合同签订与合同实施的奖惩

总部全国合同，按照是否到达标准，予以奖/罚总部采购中心该品类部；分部签订的地方合同，奖/罚分部

采购部该品类科。具体分配方法由受奖品类部(科)负责人确定，总部上报采购中心备案，分部上报采销总监备案。

5.9.1彩电、冰洗、空调、微波炉、碟机

(1)考核工程及权重

考核工程综合利润费用帐保备注

权重70%20%10%以其它合同

条款不低于

标准分分,

70去年条款内

（合同费用+授权有帐保：10分

加分标准每增加个

0.1容为标准，才

费用）X20分无帐保：0分

点位，加2分能享受加分。

（2）奖罚金额及标准

以100分为奖/罚基准，100分（不含）以下罚500元，100分（不含）一105分（不含）奖1000元，105

分（含）以上奖2000元。

5.9.2白小、黑小、发烧

（1）考核工程及权重

综合利海费用保底销售备注

考核工程

权重50%40%10%以其它合同条款

标准分50有保底销售：10分无不低于去年条款

标准分40分

介保底销售：0分内容为标准，才能

加分标准

享受加分。

每增加0.5个点位，加2分

（其中，烟灶热、其它小家电费用工程以半年期进行考核。各品类保底销售额的标准由各分部上报,

以最低标准为考核基准。）

（2）奖罚金额及标准

以100分为奖/罚基准，100分（不含）以下罚500元，100分（不含）一105分（不含）奖1000元，105

分（含）以上奖2000元。

5.9.3手机

（1）考核工程及权重

合资品牌全国合同考核方法采取一事一议。

国产品牌全国合同按经销与代销进行考核：

考核工程

综合利润费用帐保价保备注

（经倘）

以其

它合

权重75%5%10%10%

款不

同

条

去年

低

于

标准分75

内容

条

有价保:10款

分，每增加

但才

达标：分有帐保:分无分为

510拗

加分标准个点受加

0.1能

未达标：0分帐保：。分无价保：0

享

位,加0.5分

分

分。

考核工程

综合利润费用保底销售备注

（代销）

权重75%5%20%

标准分75分，

每增加0.1个达标：5分有保底销售：20分无

加分标准以其它合同条款

点位,加未达标：（）分保底销售：（）分

0.5不低于去年条款

分。内容为标准，才能

享受加分。

（2）奖罚金额及标准

合资品牌全国合同视具体情况，奖励5000-10000元不等。

国产品牌全国合同以100分为奖罚基准，100分（不含）以下罚500元，100分（不含）一105分（不含）

奖1000元，105分（含）以上奖2000元。

5.9.4IT类

（1）惩罚考核工程及权重

考核工程综合利润费用帐保备注

权重70%20%10%以其它合同

条款不低于

标准分70分，每

（合同费用+授权有帐保：10分无去年条款内

加分标准降低0.5个点位，

费用）X20分帐保：（）分容为标准。

减10分。

6重点事项：

6.1关「防止场外交易管理签订的重点事项：

6.1.1签定意义：

实际操作中一些供给商在经营合作中为了提高自己的经营利润、谋取中间差价，一定程度上鼓励、帮助或暗

示促销员进行场外交易。也有个别促销员为了自己的一点小利，不惜损害其公司及国美的利益，进行各种形式的

场外销售。为了防止这些现象的发生，公司要求签订防止场外交易管理的条款。

6.1.2分部对场外交易的控制：

（1）供给商每次发生场外交易行为均视为对公司的违约，应于三个自然日内向公司支付5万元以上（含5

万元），10万元以下（含10万元）的违约责任金。

（2）门店对收款的控制。

顾客货款或定金只能由财务人员收取,禁止菅亚员、促销员代收.

（3）顾客资料的登记、录入、传输、派工管理。按照总部售后中心客服部的规定，带货安装商品的管理仿

效空调，纳入门店效劳台和客户效劳部统一管理。

（4）定金的严格控制。顾客退定金，必须门店经理审批，客户效劳部回访。所有带货安装商品，客户效劳

部必须按照总部要求，3天内|回访到位，否则追究经理的责任。

（5）建立举报制度。在门店经理室和休息室，设立分部人力资源部和总部信息部举报电话。

（6）执行场外交易暗访制度。分客户效劳部安排，定期暗访，对暗访有