重庆太平人寿采购制度

PAGE重庆太平人寿采购制度一、总则（一）目的为规范重庆太平人寿保险有限公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各分支机构、子公司在经营活动中发生的各类采购事项，包括但不限于保险产品采购、办公设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高级管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行评估和管理。4.签订采购合同并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理和归档。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评审和商务谈判。3.协助采购部门对采购合同进行验收。（四）监督部门公司内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，确保采购活动合规、公正、透明。其职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购文件、采购合同等相关资料。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总和分析。2.根据采购需求和公司采购预算，制定采购计划，明确采购项目的采购方式、采购时间安排等。3.将采购计划提交至采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。可以采用实地考察、问卷调查、查阅供应商资料等方式进行评估。3.供应商确定根据评估结果，采购部门确定入围供应商名单，并报采购决策委员会审批。对于重大采购项目，采购决策委员会可以组织招标或竞争性谈判等方式确定中标供应商。4.供应商管理采购部门与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标（适用于邀请特定供应商参与投标的项目）、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或采购项目具有一定保密性的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购文件编制采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件,如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.采购活动组织对于招标采购项目，采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标等活动，按照评标标准确定中标供应商。对于竞争性谈判、询价采购等项目，采购部门组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物品或服务的名称,规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，并报公司法律合规部门备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。2.验收人员根据采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行验收。3.验收合格后，验收人员填写《采购验收报告》，并签字确认。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和《采购验收报告》，填写《付款申请单》，提交至财务部门。2.财务部门审核《付款申请单》及相关资料，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于重大采购项目，财务部门可以进行专项审计后再办理付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。要求供应商提供履约保证金或银行保函。加强对供应商的跟踪和监督，及时发现并解决供应商可能出现的问题。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的质量检验。要求供应商提供质量合格证明文件。定期对供应商的产品质量进行抽检。3.价格风险应对建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格变化情况合理调整采购价格。通过招标、询价、谈判等多种采购方式，充分比较供应商价格，降低采购成本。4.合同风险应对加强采购合同的审核管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。建立合同执行跟踪机制，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。定期对合同执行情况进行评估和总结。5.法律风险应对采购活动严格遵守国家法律法规和行业监管要求。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。对于重大采购项目，咨询专业法律意见，确保采购活动合法合规。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、采购项目信息、市场价格信息、法律法规信息等。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分析，建立采购信息数据库，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享采购部门定期将采购信息向公司内部相关部门进行共享，促进信息交流和协同工作。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购项目的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的节约情况。2.采购质量：评估采购物品或服务的质量是否符合要求，是否满足业务需求。3.采购效率：评估采购项目从需求提出到合同签订、验收付款等各个环节的时间周期，以及采购活动的及时性。4.供应商管理：评估供应商的供货能力、服务水平、合作稳定性等情况。（二）评估方法1.定期对采购项目进行绩效评估，采用定量和定性相结合的方法进行评价。2.可以通过数据分析、问卷调查、实地考察等方式收