福建全案策划采购制度

PAGE福建全案策划采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范福建地区全案策划采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、透明度和效益性，保障公司/组织各项业务的顺利开展，实现资源的合理配置与有效利用，促进公司/组织的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于福建地区公司/组织内涉及全案策划采购的所有部门、项目及相关人员。全案策划采购涵盖但不限于广告策划、营销策划、活动策划、品牌策划等各类策划服务以及与之相关的物资采购。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及地方相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方，营造公平竞争的市场环境。3.效益性原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效率，实现采购效益的最大化。4.诚实守信原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息，维护良好的商业信誉。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要，结合项目规划和目标，提前制定全案策划采购需求计划。需求计划应详细说明策划服务的具体内容、要求、时间节点以及所需物资的规格、数量、质量标准等信息。2.需求提出部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应组织相关部门和专业人员进行评审，并形成书面评审意见。（二）需求审核1.采购需求计划提交后，由公司/组织的采购管理部门进行初步审核。审核内容包括需求的完整性、准确性、合规性以及与公司/组织整体战略和预算的匹配性等。2.对于审核通过的采购需求，采购管理部门将其提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司/组织的财务状况和预算安排，对采购需求的资金可行性进行评估，并出具预算审核意见。3.若采购需求涉及多个部门或专业领域，采购管理部门应组织相关部门进行联合审核，确保需求的全面性和协调性。联合审核过程中，各部门应充分沟通，提出各自的意见和建议，最终形成统一的采购需求方案。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因业务发展变化、项目调整等原因需要变更采购需求，需求提出部门应及时填写《采购需求变更申请表》，详细说明变更的内容、原因、对采购进度和成本的影响等。2.《采购需求变更申请表》经需求提出部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门进行审核。采购管理部门审核通过后，将变更申请提交至财务部门进行预算调整审核。财务部门根据变更情况，重新评估资金需求，并出具预算调整意见。3.采购需求变更经采购管理部门和财务部门审核同意后，采购管理部门应及时通知供应商，协商变更后的采购事宜。供应商应根据变更要求，调整相应的报价、交付时间等条款，并签订补充协议或合同变更协议。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入流程。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产供应能力、完善的售后服务体系等条件。2.采购管理部门负责收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括企业基本情况、经营范围、资质证书复印件、业绩情况、联系方式、信用记录等内容。3.对于潜在供应商，采购管理部门应进行实地考察或背景调查，了解其实际经营状况、生产能力、质量控制水平、售后服务能力等情况。考察或调查结束后，采购管理部门应形成考察报告或调查报告，并作为供应商准入评审的重要依据。4.采购管理部门组织相关部门和专业人员对潜在供应商进行准入评审。评审内容包括供应商的资质、业绩、信誉、产品质量、价格水平、服务能力等方面。评审通过的供应商，经公司/组织授权领导批准后，方可纳入供应商信息库，并获得参与公司/组织采购活动的资格。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核周期一般为每年一次，特殊情况下可根据实际情况缩短或延长考核周期。2.采购管理部门负责组织相关部门和人员对供应商进行评价与考核。评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。评价与考核结果应形成书面报告，详细记录供应商在各方面的表现情况。3.根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加订单量、价格优惠等奖励措施；对于表现不佳的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能有效整改或整改后仍不符合要求，采购管理部门可考虑暂停或终止与其合作关系。(三)供应商淘汰与重新引入1.若供应商出现严重违反法律法规、合同约定、商业道德等行为，或连续多次评价与考核结果不合格，采购管理部门应及时提出淘汰建议，并报公司/组织授权领导批准后，将其从供应商信息库中删除，终止与其合作关系。2.对于因供应商淘汰而导致的采购业务中断，采购管理部门应及时组织寻找新的供应商。新供应商的引入应按照供应商准入流程进行，确保新供应商具备相应的资质和能力，能够满足公司/组织的采购需求。3.在引入新供应商后，采购管理部门应及时与新供应商签订采购合同或协议，并做好与原供应商的交接工作，确保采购业务的顺利过渡和衔接。四、采购流程（一）采购计划制定1.根据审核通过的采购需求计划，采购管理部门结合公司/组织的采购策略、供应商情况以及市场行情等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划制定过程中，采购管理部门应充分考虑采购项目的特点和风险，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行。对于紧急采购项目，采购管理部门应制定特殊的采购计划，并采取相应措施确保采购任务按时完成。（二）采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购管理部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标适用于具有特定资格要求、潜在供应商数量有限的项目。采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，组织投标、开标、评标、定标等活动。4.竞争性谈判适用于技术复杂或性质特殊、不能确定详细规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要、不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购管理部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（三）采购实施1.采购方式确定后，采购管理部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。对于招标采购项目，采购管理部门应严格按照招标文件规定的程序和要求进行操作，确保招标活动的公平、公正、公开。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。对于重大采购项目，采购管理部门应定期向公司/组织领导汇报采购进展情况，接受领导的监督和指导。3.供应商应按照采购合同或协议的约定，按时、按质、按量提供货物或服务。采购管理部门应加强对供应商履约情况的监督检查，确保供应商严格履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，采购管理部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应的违约责任。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面以及服务的内容、标准、效果等方面。2.验收人员应按照采购合同或协议的约定以及相关质量标准和验收规范，对采购项目进行严格验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。如验收不合格，验收人员应详细记录不合格情况，并要求供应商限期整改或重新提供货物或服务。3.对于涉及技术复杂、专业性强的采购项目，采购管理部门可邀请专业机构或专家参与验收工作，确保验收结果的准确性和公正性。五、合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同或协议。采购合同或协议应明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同或协议的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同条款合法、合规、合理、明确。采购管理部门应严格审核合同条款，避免出现模糊不清、歧义或不利于公司/组织的条款。3.采购合同或协议签订后，采购管理部门应及时将合同副本提交至财务部门、需求提出部门等相关部门备案，以便各部门按照合同约定履行各自的职责。（二）合同履行1.采购合同或协议签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量提供货物或服务，同时确保公司/组织按时支付货款或服务费用。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除、终止等情况，采购管理部门应及时与供应商协商，并按照相关法律法规和合同约定办理相应手续。合同变更、解除、终止等情况应形成书面记录，并报公司/组织授权领导批准后存档。（三）合同结算1.采购项目验收合格后，采购管理部门应根据合同约定，及时办理合同结算手续。结算时，采购管理部门应要求供应商提供合法有效的发票及相关结算凭证，并对发票的真实性、合法性、有效性进行审核。2.财务部门根据采购管理部门提交的合同结算申请及相关凭证，按照公司/组织的财务管理制度进行审核和支付。支付款项时，财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行操作，确保资金支付的准确性和安全性。六、监督与审计（一）内部监督1.公司/组织建立健全内部监督机制，加强对全案策划采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性以及内部控制制度的执行情况等。审计部门可采用专项审计、定期审计、离任审计等多种方式进行审计，并出具审计报告。3.公司/组织内部各部门应积极配合采购管理部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得隐瞒或提供虚假情况。对于发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告采购管理部门和审计部门。（二）外部监督1.采购活动应主动接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。采购管理部门应及时了解和掌握国家有关采购政策的变化情况