中铁建集中采购管理制度

PAGE中铁建集中采购管理制度一、总则（一）目的为加强中国铁建股份有限公司（以下简称“股份公司”）集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，依据国家有关法律法规和股份公司相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于股份公司总部及所属各单位（以下简称“各单位”）的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：集中采购活动应严格遵守国家法律法规和股份公司相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.集中管理原则：股份公司对集中采购实行统一管理，明确职责分工，提高采购效率和效益。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，降低采购费用。5.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，自觉抵制各种不正当行为，维护股份公司利益。二、管理职责（一）股份公司层面1.战略与决策负责制定集中采购战略规划，明确集中采购的目标、范围和重点。审议批准集中采购管理制度、采购目录和采购计划。决策重大采购项目的采购方式、中标供应商等重大事项。2.组织与协调负责组织实施股份公司层面的集中采购活动，协调解决采购过程中的重大问题。建立集中采购供应商管理体系，组织供应商的选择、评价和考核。指导和监督各单位的集中采购工作，定期对各单位集中采购工作进行检查和考核。3.监督与管理对集中采购活动进行全过程监督，确保采购程序合规、采购结果公正。受理对集中采购活动的投诉和举报，依法依规进行调查处理。建立集中采购档案管理制度，对采购文件、合同等资料进行妥善保管。（二）各单位层面1.执行与配合严格执行股份公司集中采购管理制度和采购计划，按照规定的采购方式和程序组织实施采购活动。配合股份公司开展集中采购工作，及时提供采购需求信息，协助进行供应商考察、评标等工作。2.需求管理负责本单位采购需求的预测和分析，结合实际情况提出合理的采购需求，确保采购需求的准确性和完整性。对采购需求的变更进行及时申报和审批，配合股份公司做好采购计划的调整。3.合同执行与验收负责与中标供应商签订采购合同，并严格履行合同约定的各项义务。组织对采购物资和服务进行验收，确保采购质量符合要求。及时向股份公司反馈采购合同执行情况和验收结果。三、采购目录与计划（一）采购目录股份公司根据物资和服务的性质、金额等因素，制定集中采购目录。采购目录分为通用类和专用类，通用类物资和服务由股份公司统一组织采购，专用类物资和服务由各单位按照股份公司相关规定自行采购或在股份公司指导下组织采购。（二）采购计划1.计划编制各单位应根据生产经营需要，结合库存情况，按照股份公司规定的时间和格式编制年度采购计划，并报股份公司备案。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.计划审核与调整股份公司对各单位上报的采购计划进行审核，根据实际情况进行调整和平衡，形成股份公司年度集中采购计划。因生产经营需要等原因，确需调整采购计划的，各单位应及时向股份公司提出申请，经审核批准后进行调整。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资和服务采购项目。2.招标程序编制招标文件：明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示与定标：对中标候选人进行公示，公示无异议后确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：中标供应商与采购单位按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资和服务采购项目。2.谈判程序成立谈判小组：由采购单位代表和有关专家组成谈判小组，负责与供应商进行谈判。制定谈判文件：明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购单位按照谈判文件和谈判结果签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。2.询价程序成立询价小组：由采购单位代表和有关专家组成询价小组，负责与供应商进行询价。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同：成交供应商与采购单位按照询价通知书和询价结果签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资和服务采购项目。2.采购程序成立采购小组：由采购单位代表和有关专家组成采购小组，负责与供应商进行单一来源采购谈判。确定供应商：采购小组对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由，经批准后确定供应商。获取报价：采购小组与供应商进行谈判，获取供应商的报价。签订合同：采购单位与供应商按照谈判结果签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.基本条件具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.准入程序供应商向股份公司或各单位提出准入申请，提交相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的申请和材料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过的供应商纳入股份公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.评价内容：包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面。2.评价方式：定期评价与不定期评价相结合，通过供应商自评、采购单位评价、第三方评价等方式进行。3.考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分级管理，采取不同的采购策略和合作方式。对评价不合格的供应商，及时进行警告、暂停合作、取消准入资格等处理。（三）供应商动态管理1.信息更新：要求供应商及时更新企业基本信息、产品信息、业绩情况等，确保供应商信息的准确性和时效性。2.淘汰与补充：对不符合要求的供应商及时淘汰，同时根据业务发展需要，适时补充新的供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。六、采购实施（一）采购文件编制1.技术要求：明确采购物资和服务的技术规格、性能指标、质量标准等内容，确保采购产品满足生产经营需要。2.商务条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，保障采购双方的合法权益。3.评标标准：制定科学合理的评标标准，确保评标过程公平公正，选择最优供应商。（二）采购活动组织1.开标、谈判、询价等环节：严格按照规定的程序和要求组织实施，确保采购活动的公开、公平、公正。2.现场监督：采购管理部门应派人对采购活动现场进行监督，确保采购程序合规、采购行为规范3.记录与存档：对采购活动的全过程进行详细记录，包括采购文件、开标记录、谈判纪要、询价结果等资料，及时进行整理和存档，以备查阅。（三）合同签订与履行1.合同签订：采购单位与中标供应商应按照中标通知书和采购文件的规定，及时签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，确保合同合法有效。2.合同履行：采购单位和供应商应严格履行合同约定的各项义务，采购单位应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.合同变更与解除：如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购单位和供应商应协商一致，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：对集中采购过程中可能存在的风险进行全面识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、廉政风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，关注市场价格波动和供应情况，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场风险。2.供应商风险应对：严格供应商准入管理，加强供应商评价与考核，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商风险。3.合同风险应对：加强合同管理，严格合同签订、履行、变更和解除等环节的管理，明确双方权利义务，防范合同纠纷。4.廉政风险应对：加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，加强对采购人员的监督和管理，防止腐败行为发生。八、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门自查：定期对集中采购工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.审计监督：审计部门定期对集中采购项目进行审计，重点审查采购程序合规性、采购结果公正性、合同履行情况等。3.纪检监察监督：纪检监察部门对集中采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。（二）外部监督1.接受监管部门监督：主动接受国家有关监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作。2.社会监督：通过公开采购信息、接受社会举报等方式，接受社会公众的监督，提高集中采购工作的透明度。九、信息管理（一）采购信息平台建设建立集中采购信息平台，实现采购需求申报、采购计