行政管理采购管理制度

PAGE行政管理采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司行政管理采购工作，加强采购管理的内部控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政管理部门及所属各部门的采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、维修材料、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求，确保采购行为的合法性和合规性。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和方法，实现采购成本的最小化。3.效益性原则：注重采购活动的效益，确保采购的物资和服务能够满足公司业务运营的需要，提高公司的经济效益和社会效益。4.公开、公平、公正原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息的公开透明，采购过程的公平竞争，采购结果的公正合理。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门行政管理部门作为公司采购的执行部门，负责具体采购活动的组织和实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司业务需求和库存情况，合理安排采购任务。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动，选择合格的供应商，签订采购合同。3.负责采购物资和服务的验收、入库、付款等工作，确保采购物资和服务的质量和数量符合合同要求。4.建立采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断提高采购工作的质量和效率。（三）其他部门职责1.各部门根据本部门业务需求，向行政管理部门提出采购申请，明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.参与采购招标、询价、谈判等采购活动，提供技术支持和业务指导。3.协助行政管理部门进行采购物资和服务的验收工作，对采购物资和服务的质量进行监督和检查。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容，并经部门负责人签字确认后提交给行政管理部门。2.行政管理部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算的准确性等。对于不符合要求的采购申请，行政管理部门应当及时与申请部门沟通，说明原因，并要求申请部门进行修改或补充。（二）采购审批1.行政管理部门将审核通过的采购申请提交给采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据公司的采购政策和策略，对采购申请进行审议和决策。对于重大采购项目，采购决策委员会应当组织相关部门进行论证和评估，确保采购项目的可行性和合理性。2.采购决策委员会审批通过的采购申请，由行政管理部门下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求、采购方式、采购时间等内容，并将采购任务通知书发送给采购执行人员。（三）采购实施1.采购执行人员根据采购任务通知书，按照规定的采购方式组织采购活动。采购方式包括招标采购、询价采购、谈判采购、单一来源采购等。采购执行人员应当根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并严格按照相关法律法规和公司内部规章制度的要求进行操作。2.在采购过程中，采购执行人员应当与供应商进行充分沟通，了解供应商的产品质量、价格、交货期等情况，并要求供应商提供相关的证明材料和报价文件。采购执行人员应当对供应商的报价文件进行认真审核，比较不同供应商的价格和质量，选择最优的供应商。3.采购执行人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当经公司法律顾问审核后签订，并报行政管理部门备案。（四）采购验收1.采购物资和服务到货后，采购执行人员应当及时通知相关部门进行验收。验收人员应当根据采购合同和相关标准，对采购物资和服务的名称、规格、数量、质量等进行认真检查，确保采购物资和服务符合合同要求。2.验收合格的采购物资和服务，验收人员应当填写《采购验收单》，并签字确认。验收不合格的采购物资和服务，验收人员应当及时通知采购执行人员与供应商协商解决，要求供应商更换或退货等。3.行政管理部门应当对采购验收情况进行监督和检查，确保验收工作的公正性和准确性。对于验收过程中发现的问题，行政管理部门应当及时督促采购执行人员和相关部门进行整改，确保采购物资和服务能够及时投入使用。（五）采购付款1.采购执行人员根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、应付款金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交给财务管理部门。2.财务管理部门对采购执行人员提交的付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同的真实性、有效性，验收情况的真实性、准确性，付款金额的合理性等。对于不符合要求的付款申请，财务管理部门应当及时与采购执行人员沟通，说明原因，并要求采购执行人员进行修改或补充。3.财务管理部门审核通过的付款申请，报公司领导审批后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款时，财务管理部门应当严格按照财务管理制度的要求，办理相关的付款手续，确保付款的安全性和准确性。四、采购方式（一）招标采购1.招标采购是指公司通过公开招标的方式，邀请符合条件的供应商参加投标，从中选择最优供应商的采购方式。招标采购适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争较为充分的采购项目。2.招标采购应当按照以下程序进行：编制招标文件：行政管理部门根据采购项目的特点和需求，编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告：行政管理部门通过公司内部网站、招标代理机构网站等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。发售招标文件：行政管理部门向购买招标文件的供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标：行政管理部门组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。定标：采购决策委员会根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：中标供应商与公司签订采购合同，并按照合同约定履行义务。（二）询价采购1.询价采购是指公司通过向多家供应商发出询价函，邀请供应商报价，从中选择最优供应商的采购方式。询价采购适用于采购金额较小、技术要求较低、市场竞争较为充分的采购项目。2.询价采购应当按照以下程序进行：编制询价函：行政管理部门根据采购项目的特点和需求，编制询价函，明确询价项目的技术要求、商务要求、报价要求等内容。发出询价函：行政管理部门向多家供应商发出询价函，邀请供应商报价。获取报价文件：供应商收到询价函后，按照询价函要求提供报价文件，包括报价单及相关证明材料等。比较报价文件：行政管理部门对供应商的报价文件进行认真审核，比较不同供应商的价格和质量，选择最优供应商。确定供应商：行政管理部门根据比较结果，确定供应商，并与供应商进行谈判，签订采购合同。（三）谈判采购1.谈判采购是指公司通过与供应商进行谈判，协商确定采购价格、质量、交货期等条款，签订采购合同的采购方式。谈判采购适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争不充分的采购项目。2.谈判采购应当按照以下程序进行：成立谈判小组：行政管理部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购执行人员、技术专家、财务人员等组成。制定谈判方案：谈判小组根据采购项目的特点和需求，制定谈判方案，明确谈判的目标、策略、程序等内容。邀请供应商谈判：行政管理部门邀请符合条件的供应商参加谈判，并向供应商提供谈判文件，包括采购项目的技术要求、商务要求、谈判规则等内容。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，协商确定采购价格、质量、交货期等条款。谈判过程中，谈判小组应当充分听取供应商的意见和建议，进行充分的沟通和协商。签订合同：谈判达成一致后，谈判小组与供应商签订采购合同，并按照合同约定履行义务。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指公司由于特殊原因，只能从唯一供应商处采购物资和服务的采购方式。单一来源采购适用于以下情况：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当按照以下程序进行：提出申请：行政管理部门根据采购项目的实际情况，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、采购金额、采购原因等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购决策委员会。审批：采购决策委员会对行政管理部门提交的单一来源采购申请表进行审议和决策。对于符合单一来源采购条件的采购项目，采购决策委员会应当批准单一来源采购申请，并下达单一来源采购任务通知书。谈判：行政管理部门与唯一供应商进行谈判，协商确定采购价格、质量、交货期等条款。谈判过程中，行政管理部门应当充分听取供应商的意见和建议，进行充分的沟通和协商。签订合同：谈判达成一致后，行政管理部门与供应商签订采购合同，并按照合同约定履行义务。五、供应商管理（一）供应商选择1.行政管理部门应当建立供应商信息库，收集、整理、更新供应商的基本信息、产品信息、价格信息、信誉信息等内容。供应商信息库应当定期进行维护和更新，确保信息的准确性和完整性。2.采购执行人员在选择供应商时，应当从供应商信息库中选择符合条件的供应商，并对供应商进行实地考察和评估。实地考察和评估的内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面。3.采购执行人员应当根据实地考察和评估结果，对供应商进行综合评价，选择最优供应商。综合评价的内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。（二）供应商评价1.行政管理部门应当定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年。评价内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。2.行政管理部门应当制定供应商评价指标体系，明确评价标准和评价方法。供应商评价指标体系应当根据采购项目的特点和需求进行制定，确保评价结果的科学性和公正性。3.行政管理部门应当根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价结果优秀的供应商，行政管理部门应当给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价结果不合格的供应商，行政管理部门应当及时与供应商沟通，要求供应商进行整改，整改后仍不合格的，行政管理部门应当将供应商列入黑名单，禁止其参与公司的采购活动。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，行政管理部门应当及时将其淘汰：提供的产品质量不符合合同要求，且多次整改仍不合格的；交货期严重延误，影响公司业务正常开展的；售后服务不到位，给公司造成较大损失的；存在商业贿赂等违法行为的；其他严重违反公司采购管理制度的行为。2.供应商淘汰应当按照以下程序进行：提出淘汰建议：行政管理部门根据供应商的实际情况，提出淘汰建议，并填写《供应商淘汰申请表》，详细说明淘汰原因、淘汰时间等内容。审批：采购决策委员会对行政管理部门提交的供应商淘汰申请表进行审议和决策。对于符合淘汰条件的供应商，采购决策委员会应当批准淘汰申请，并下达供应商淘汰通知。通知供应商：行政管理部门及时通知被淘汰的供应商，并告知其淘汰原因和淘汰时间。清理供应商信息：行政管理部门及时清理供应商信息库中被淘汰供应商的相关信息，确保供应商信息库的准确性和完整性。六、采购风险管理（一）风险识别1.行政管理部门应当建立采购风险识别机制,定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险识别的内容包括采购计划风险、采购审批风险、采购实施风险、采购验收风险、采购付款风险、供应商管理风险等方面。2.行政管理部门应当制定采购风险识别清单，明确采购风险的识别方法和识别标准。采购风险识别清单应当根据采购项目的特点和需求进行制定，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.行政管理部门应当对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。采购风险评估的方法包括定性评估方法和定量评估方法。定性评估方法主要包括专家评估法、德尔菲法等；定量评估方法主要包括层次分析法、模糊综合评价法等。2.行政管理部门应当根据采购风险评估结果，对采购风险进行分类管理。对于风险发生可能性较大、影响程度较高的采购风险，行政管理部门应当采取重点监控和防范措施；对于风险发生可能性较小、影响程度较低的采购风险，行政管理部门应当采取一般监控和防范措施。（三）风险应对1.行政管理部门应当根据采购风险评估结果，制定采购风险应对策略。采购风险应对策略包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等方面。风险规避：对于风险发生可能性较大、影响程度较高，且无法采取有效措施进行防范的采购风险，行政管理部门应当采取风险规避策略，放弃采购项目或选择其他供应商。风险减轻：对于风险发生可能性较大、影响程度较高，但可以采取有效措施进行防范的采购风险，行政管理部门应当采取风险减轻策略，通过加强采购管理、完善内部控制等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风