招标采购部门制度

PAGE招标采购部门制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，加强招标采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息公开透明，所有参与方机会均等，评标过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，提前向招标采购部门提交采购需求申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购需求申请应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.招标采购部门收到采购需求申请后，进行汇总整理，并结合公司实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、预算控制等内容，报公司领导审批。（三）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由招标采购部门向特定的供应商发出邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。（四）招标公告或邀请书发布1.采用公开招标方式的，招标采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等。2.采用邀请招标方式的，招标采购部门应向特定的供应商发出邀请书，邀请书内容包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间和地点等。（五）供应商报名及资格审查1.供应商在规定时间内报名参加投标，并提交相关资格证明文件。2.招标采购部门对供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等是否符合要求。3.只有通过资格审查的供应商才能参与投标。（六）招标文件或谈判文件编制1.招标采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件或谈判文件。2.文件内容应包括招标项目的技术要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等。（七）投标文件或响应文件接收1.供应商在规定时间内提交投标文件或响应文件。2.招标采购部门对投标文件或响应文件进行签收登记，确保文件的完整性和密封性。（八）开标、评标或谈判1.开标：按照招标文件规定的时间和地点开标，如果有必要，可邀请所有投标人参加开标仪式。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会由公司内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.谈判：与参与竞争性谈判的供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并根据谈判文件和报价情况，确定成交供应商。（九）中标或成交供应商确定1.根据评标结果或谈判结果，确定中标或成交供应商。2.向中标或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并同时将中标或成交结果通知所有未中标的供应商。（十）合同签订1.中标或成交供应商与公司按照中标通知书或成交通知书的内容签订合同。2.合同内容应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.合同签订后，应及时报公司相关部门备案。三、招标采购监督管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购项目进行审计监督，检查招标采购程序是否合规、采购合同是否履行等。2.公司纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司利益和正常秩序（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，提供必要的资料和信息。2.对于重大招标采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高招标采购活动的透明度。四、评标委员会管理（一）评标委员会组成评标委员会由公司内部相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。(二)评标委员会职责1.按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。2.向公司招标采购部门报告评标情况，协助处理评标过程中的问题。3.对评标过程中发现的问题提出意见和建议，促进招标采购工作的改进。（三）评标委员会工作纪律1.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或者其他好处。2.评标委员会成员应客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。3.评标过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通，不得泄露评标过程和评标结果。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商资质、信誉、业绩、产品质量等方面的要求。2.供应商应向招标采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，经审核通过后，方可成为公司的合格供应商。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商续用、淘汰的依据。（三）供应商淘汰1.对于评价和考核不合格的供应商，招标采购部门应及时通知其整改。2.经整改仍不符合要求的供应商，应予以淘汰，不再纳入合格供应商名单。六、招标采购档案管理（一）档案内容招标采购档案包括采购需求申请、采购计划、招标文件或谈判文件、投标文件或响应文件、评标报告、中标通知书或成交通知书、采购合同等相关资料。（二）档案整理与归档1.招标采购项目结束后，招标采购部门应及时整理项目档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.将整理好的档案移交公司档案管理部门进行归档保存，确保档