招标材料采购询价制度

PAGE招标材料采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司招标材料采购询价行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招标材料采购询价活动，包括但不限于原材料、零部件、设备等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、询价过程及询价结果应向相关方公开，接受监督。4.诚实守信原则：供应商应如实提供报价及相关信息，公司应诚实守信履行采购合同。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据生产、项目需求等，填写采购申请表。采购申请表应详细注明所需材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对所需采购材料进行分类整理，确定询价范围。2.收集市场上相关材料的供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质，具有良好的信誉和生产供应能力。3.根据采购材料的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购规格书、质量标准、交货期、售后服务要求等内容。（三）询价发出1.采购部门向供应商数据库中的潜在供应商发出询价文件。询价文件可通过邮件、传真、书面信函等方式发出。2.在询价文件中明确要求供应商在规定时间内回复报价及相关资料。（四）报价接收1.供应商应在规定时间内将报价单及相关资料提交至采购部门。报价单应详细注明材料名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货期、付款方式等内容。2.采购部门对供应商的报价进行登记和整理，确保报价信息的完整性和准确性。（五）询价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.对价格进行比较分析，判断报价是否合理。同时，考虑质量因素，确保采购材料符合公司要求。交货期应满足生产或项目进度需求，售后服务应完善。3.评估人员可通过实地考察、样品检验、参考以往采购记录等方式，对供应商进行综合评估。（六）询价结果确定1.根据询价评估结果，采购部门确定中标供应商。中标供应商应具备价格合理、质量可靠、交货期及时、售后服务良好等优势。2.采购部门将询价结果通知相关部门及中标供应商，并发出中标通知书。中标通知书应明确采购材料的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、付款方式等内容。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和监督的依据。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购材料的要求和特点，制定供应商选择标准。供应商选择标准应包括企业资质、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。2.通过公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判等方式，从众多供应商中选择合格的供应商。在选择供应商时，应进行实地考察，了解供应商的实际情况。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门可通过收集供应商的交货记录、质量检验报告、客户反馈等信息，对供应商进行综合评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商激励与约束1.对于评估结果优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款、提供合作机会等。2.对于评估结果不合格的供应商，采取相应的约束措施，如减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等。（四）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息（包括企业名称、地址、联系方式、经营范围等）、资质证书、生产能力、质量控制情况、价格水平、交货记录、售后服务等信息。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和及时性。四、询价文件管理（一）询价文件编制1.询价文件应根据采购材料的特点和要求进行编制。询价文件应包括询价函、采购规格书、质量标准、交货期、售后服务要求等内容。2.询价函应明确询价的目的、范围、要求及供应商的回复方式、时间等。采购规格书应详细描述采购材料的规格、型号、技术参数等要求。质量标准应明确采购材料的质量验收标准。交货期应明确采购材料的预计到货时间。售后服务要求应明确供应商提供售后服务的内容、方式、期限等。（二）询价文件审核1.询价文件编制完成后，应提交至采购部门负责人进行审核。采购部门负责人应对询价文件的完整性、准确性、合理性进行审核。2.审核通过后的询价文件方可发出。（三）询价文件存档1.采购部门应将询价文件进行存档，保存期限根据公司档案管理规定执行。2.询价文件存档内容应包括询价文件原件、供应商报价单及相关资料、询价评估记录等。五、询价过程监督（一）内部监督1.公司内部审计部门应对招标材料采购询价活动进行定期或不定期的审计监督。审计内容包括询价流程的合规性、供应商选择的公正性、询价文件的编制与审核、询价评估的合理性等方面。2.采购部门应定期向公司管理层汇报招标材料采购询价活动的情况，接受管理层的监督和指导。（二）外部监督1.公司应主动接受供应商、行业协会、政府监管部门等外部机构的监督。对于外部机构提出的意见和建议，应认真对待，及时整改。2.在采购询价活动中，应保持与外部机构的沟通与交流，不断完善采购询价制度。六、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购部门应做好询价记录，记录内容包括采购申请、询价文件、供应商报价单、询价评估记录、询价结果通知等。2.询价记录应真实、准确、完整，保存期限根据公司档案管理规定执行。（二）档案管理1.建立招标材料采购询价档案管理制度，明确档案管理的职责和流程。2.采购询价档案应分类存放，便