学校物品采购制度及流程

PAGE学校物品采购制度及流程一、总则1.目的为了规范学校物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各班级因教学、科研、管理、后勤服务等工作需要进行的物品采购活动。3.采购原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规进行。公开、公平、公正原则：采购过程应透明、公正，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物品，满足学校教学、科研和管理工作的实际需求。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。2.采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体的采购执行工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等环节。3.采购监督部门学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正，防止违规违纪行为的发生。4.各部门职责使用部门：负责提出物品采购需求,明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物品的使用效果负责。财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。资产管理部门：负责对采购物品进行资产登记入账，建立资产档案，对资产的使用、处置等进行管理。三、采购预算管理1.采购预算编制各使用部门应根据本部门教学、科研、管理等工作的实际需求，结合学校年度工作计划，在每年规定时间内编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。采购预算编制完成后，经本部门负责人审核签字后，报学校财务部门审核。2.采购预算审核与调整财务部门对各部门上报的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、合规性等。经财务部门审核通过的采购预算，报采购领导小组审议批准后执行。在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整金额等，经本部门负责人审核签字后，报学校财务部门审核，采购领导小组审议批准后进行调整。四、采购需求管理1.需求调研采购执行部门应在采购项目实施前，会同使用部门对采购物品的需求进行调研。调研内容包括物品的功能、性能、质量、规格、型号、数量、价格等方面的要求，以及市场供应情况、同类产品比较等。采购执行部门应通过多种渠道进行需求调研，如查阅相关资料、咨询专家学者、实地考察供应商、征求使用部门意见等，确保采购需求的准确性和合理性。2.需求论证对于金额较大、技术复杂、专业性强的采购项目，采购执行部门应组织相关专家对采购需求进行论证。论证内容包括采购项目的必要性、可行性、技术方案的合理性、经济指标的先进性等。专家论证应形成书面报告，作为采购项目实施的重要依据。3.需求变更管理在采购合同签订前，如因特殊情况需要变更采购需求的，使用部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容及变更对采购项目的影响等，经本部门负责人审核签字后，报采购执行部门审核。采购执行部门审核通过后，报采购领导小组审议批准。采购需求变更经批准后，采购执行部门应及时与供应商协商变更采购合同相关条款。五、供应商管理1.供应商选择采购执行部门应建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从供应商库中选择合格的供应商参与采购项目。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.供应商评价与考核采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商续库、合作项目分配等的重要依据。对于评价和考核不合格的供应商，采购执行部门应及时将其从供应商库中剔除，并停止与其合作。3.供应商信息管理采购执行部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、评价考核结果等内容。供应商信息档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。六、采购方式与程序1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。公开招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购执行部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。供应商报名参加投标，采购执行部门对供应商的资格进行审查。采购执行部门组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标程序：采购执行部门确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。采购执行部门组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，并推荐中标候选人。采购执行部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知未中标供应商。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件包括谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。供应商按照谈判文件的要求编制响应文件，参加谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购程序：采购执行部门组织相关人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。采购执行部门将论证意见报采购领导小组审批，经批准后，采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购执行部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书包括采购项目的技术规格、商务条款、询价程序、评定成交的标准等内容。供应商按照询价通知书的要求一次报出不得更改价格，采购执行部门对供应商的报价进行比较。采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。七、采购合同管理1.合同签订采购执行部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本送学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款合法合规。2.合同履行采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定，及时向供应商支付预付款或进度款，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行合同义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等交付货物或提供服务，并提供相应的发票和质量证明文件。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购执行部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理合同解除手续。4.合同验收采购物品到货后，采购执行部门应会同使用部门、资产管理部门等按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告作为支付货款的重要依据。八、采购资金支付管理1.支付申请采购合同履行完毕，供应商提交发票等相关支付凭证后，采购执行部门应及时填写支付申请单，注明采购项目名称、合同编号、支付金额、支付方式等内容，并附上采购合同复印件、验收报告、发票等相关证明材料。支付申请单经采购执行部门负责人审核签字后，报财务部门审核。2.支付审核财务部门对采购执行部门提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购项目的合法性、合同执行情况、支付金额的准确性、发票的真实性等。财务部门审核通过后，报学校领导审批。3.支付执行经学校领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间，及时向供应商支付货款。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，如采购预算、采购需求文件、采购招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、支付凭证等。2.档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。采购档案应在采购项目结束后及时归档，归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。3.档案保管期限采购档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为采购项目结束后[X]年。十、监督与检查1.内部监督采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于监督检查中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改，并跟踪整改情况。2.外部监督学校应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对于外部监督检查中发现的问题，学校应认真整改，并及时将整改情况报告相关部门。十一、责任追究1.违规行为界定在采购活动中，