上市集团采购管理制度

PAGE上市集团采购管理制度一、总则（一）目的为加强上市集团采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上市集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，维护集团利益，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策。2.职责审批年度采购预算和采购计划。审议重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购需求的收集、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。2.职责制定采购操作流程和规范，确保采购活动有序进行。收集、整理采购需求，编制采购计划和预算。组织供应商的筛选、评估和选择，建立供应商档案。负责采购合同的起草、审核、签订和执行，跟踪合同履行情况。协调采购过程中的内部沟通与外部联络，处理采购纠纷。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督检查，确保采购行为合法合规。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.依据：采购预算应根据集团年度经营计划、业务需求、市场价格等因素编制。2.流程需求部门根据下一年度业务发展计划，提出采购需求和预算建议。采购部门对需求部门的预算建议进行汇总、审核和分析，结合市场价格走势和历史采购数据，编制采购预算草案。采购预算草案经财务部门审核后，提交采购决策委员会审批。经审批后的采购预算下达至各部门执行。（二）采购计划制定1.依据：采购计划应根据采购预算和实际业务需求制定。2.流程采购部门根据采购预算和需求部门的采购申请，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。采购部门按照审批后的采购计划组织实施采购活动。（三）预算与计划调整1.调整情形：当市场价格波动较大、业务需求发生重大变化等原因导致原采购预算和计划无法满足实际需求时，可进行调整。2.调整流程需求部门提出预算与计划调整申请，说明调整原因和调整内容。采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见。财务部门对调整申请进行财务评估，提出财务意见。采购预算与计划调整申请经采购决策委员会审批后执行。四、供应商管理（一）供应商准入1.资质要求：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备相应的生产能力或服务能力。2.准入流程采购部门发布供应商招募信息，明确供应商准入条件和申请材料要求。供应商提交准入申请材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。采购部门对供应商申请材料进行初审，筛选出符合基本条件的供应商。采购部门组织相关人员对初审合格的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、售后服务等方面的情况。采购部门根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，确定准入供应商名单，并报分管领导审批。（二）供应商评估与考核1.评估指标：包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作信誉等方面。2.评估周期：定期对供应商进行评估，原则上每年不少于一次。3.考核方式采购部门根据日常采购业务情况，收集供应商的相关数据和信息，对供应商进行量化评估。需求部门根据使用供应商产品或服务的实际体验，对供应商进行评价。采购部门综合量化评估和需求部门评价结果，对供应商进行综合考核，确定考核等级。4.考核结果应用对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励。对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改；整改后仍不合格的，取消其准入资格。（三）供应商淘汰与退出1.淘汰情形：当供应商出现严重质量问题、交货期严重延误、价格不合理、售后服务差等情况时，可以淘汰。2.退出流程：采购部门提出供应商淘汰申请，经分管领导审批后，通知供应商办理退出手续，并收回相关资质证书和合同文件。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的项目。2.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目等。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）招标采购流程1.招标申请：需求部门提出招标采购申请，说明采购项目的名称、数量、技术规格、预算金额等内容。2.招标文件编制：采购部门根据招标申请编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款和评标标准等内容。3.发布招标公告：采购部门通过集团官网、招标平台等渠道发布招标公告，吸引潜在供应商参与投标。4.投标文件接收：采购部门接收潜在供应商的投标文件，对投标文件进行登记和初步审查。5.开标：采购部门组织开标会议，公布投标供应商名称、投标价格、交货期等内容。6.评标：采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标候选人。7.中标公示与合同签订：采购部门对中标候选人进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购流程**1.谈判申请：需求部门提出竞争性谈判采购申请，说明采购项目的名称、数量、技术规格、预算金额等内容。2.谈判文件编制：采购部门根据谈判申请编制谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款和谈判程序等内容。3.邀请供应商：采购部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。4.谈判：采购部门组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术要求、商务条款等进行谈判。5.确定成交供应商：采购部门根据谈判结果，确定成交供应商，并报分管领导审批。6.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购流程1.采购申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、数量、技术规格、预算金额等内容，并提供采用单一来源采购方式的理由。2.审核与审批：采购部门对单一来源采购申请进行审核，提出审核意见，报采购决策委员会审批。3.协商与合同签订：采购部门与单一供应商就采购项目的技术要求、商务条款等进行协商，达成一致后签订采购合同。（五）询价采购流程1.询价申请：需求部门提出询价采购申请，说明采购项目的名称、数量、技术规格、预算金额等内容。2.询价文件编制：采购部门根据询价申请编制询价文件，明确询价项目的技术要求、商务条款等内容。3.发出询价函：采购部门向不少于三家符合条件的供应商发出询价函，邀请其报价。4.报价接收与比较：采购部门接收供应商的报价文件，对报价进行比较和评估。5.确定成交供应商：采购部门根据报价比较结果，确定成交供应商，并报分管领导审批。6.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购谈判结果或中标通知书，起草采购合同文本。2.合同审核：采购合同文本经采购部门负责人审核后，提交法律部门进行合法性审核，财务部门进行财务条款审核。3.合同签订：采购合同经审核无误后，由采购部门与供应商签订合同。合同签订应使用集团统一的合同模板，明确双方的权利和义务。（二）合同执行1.供应商履约跟踪：采购部门负责跟踪供应商的合同履约情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货期等方面的情况。2.协调解决问题：对于供应商在合同执行过程中出现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，督促其采取有效措施解决问题。对于重大问题，应及时报告分管领导。3.变更管理：如因不可抗力或其他原因需要变更采购合同的，采购部门应及时与供应商协商，签订变更协议，并报相关部门备案。（三）合同验收1.验收准备：需求部门在采购项目到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收程序和验收人员。2.验收实施：采购项目到货后，需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括产品质量、数量、规格、型号等方面。3.验收报告：验收完成后，验收人员应出具验收报告，明确验收结果。验收报告经需求部门负责人审核后，报采购部门备案。（四）合同付款1.付款申请：供应商根据采购合同约定，提交付款申请，说明付款金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款审核：采购部门对供应商付款申请进行审核，确认合同履行情况和付款金额是否准确。审核通过后，提交财务部门进行付款审核。3.付款审批：财务部门对付款申请进行财务审核，审核通过后，报分管领导审批。4.付款执行：经审批后的付款申请，由财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.风险评估：采购部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确违约责任和赔偿条款；建立供应商履约保证金制度，对供应商的履约情况进行跟踪和考核。2.质量风险应对：加强采购过程中的质量控制，要求供应商提供产品质量证明文件；建立验收制度，对采购物资进行严格验收；加强供应商的质量考核，对质量不合格的供应商进行处罚。3.价格风险应对：加强市场价格监测，定期收集市场价格信息；建立价格谈判机制，与供应商进行价格谈判；采用招标采购、竞争性谈判等采购方式，降低采购价格。4.法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，提高法律风险防范能力；采购合同文本应经法律部门审核，确保合同合法合规；加强与法律顾问的沟通与协作，及时解决采购过程中的法律问题八、监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.内部审计监督：审计部门定期对采购活动进