政府采购内控制度流程

PAGE政府采购内控制度流程一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度流程。（二）适用范围本制度流程适用于本公司/组织内所有使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购决策机构：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。2.采购执行部门：具体负责政府采购项目的组织实施，包括采购需求编制、采购文件制定、采购活动执行、合同签订与履行等工作。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金、监督采购资金使用情况等工作。4.审计部门：对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性以及采购资金的使用效益等。5.其他相关部门：根据各自职责，配合采购执行部门做好政府采购相关工作，如提供采购需求、参与采购评审等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门根据本部门业务发展规划和实际工作需要，提出年度采购需求计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等详细信息。2.采购执行部门对采购需求计划进行汇总整理，结合公司/组织年度预算安排，对采购项目进行分类排序，编制年度政府采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算金额的合理性、资金来源的合规性等，提出审核意见后报采购决策机构审议。4.采购决策机构根据财务部门审核意见和公司/组织实际情况对采购预算草案进行审议，确定年度政府采购预算，并下达给采购执行部门。（二）预算调整1.在预算执行过程中因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及预算金额。2.采购执行部门对申请进行审核，核实情况属实后，报财务部门审核。3.财务部门审核通过后，提交采购决策机构审议，经审议批准后下达预算调整通知，采购执行部门按照调整后的预算执行采购活动。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门在接到采购需求计划后，应组织相关人员对采购项目进行需求调研，了解采购项目的背景、目的、功能要求、技术标准、服务要求等详细信息。2.需求调研可采用多种方式，如实地考察、问卷调查询问、专家咨询、与供应商沟通等，确保需求信息的全面性和准确性。3.在需求调研过程中采购执行部门应做好记录，形成需求调研报告，作为编制采购文件的依据。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性强的采购项目采购执行部门应组织相关专家对采购需求进行论证。2.专家论证小组应由技术、经济、法律等方面的专家组成，人数不少于三人。专家应具备丰富的专业知识和实践经验，与采购项目无利害关系。3.专家论证小组应根据需求调研情况对采购需求的合理性、可行性、完整性等进行论证，提出论证意见和建议。采购执行部门根据论证意见对采购需求进行修改完善。（三）需求公示1.采购执行部门应将采购需求在公司/组织内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购需求详细信息、预算金额、公示期限等。2.在公示期内其他部门和人员如有意见或建议，可向采购执行部门反馈。采购执行部门应及时对反馈意见进行整理分析，并根据情况对采购需求进行调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购执行部门应按照相关规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应符合法律法规要求，具有公正性、公平性和可操作性。3.公开招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、投标人资格条件、获取招标文件的时间、地点、方式等。4.采购执行部门应按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标过程应公开进行，并由专人负责记录。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应根据采购项目特点和供应商信息确定邀请招标的供应商名单，名单数量不得少于三家。邀请招标的供应商应具备良好的信誉和相应的资质条件。3.采购执行部门应向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、投标人资格条件获取招标文件的时间、地点、方式等。4.采购执行部门应按照投标邀请书规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标、评标程序及要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应熟悉采购项目情况，具备相关专业知识和技能。3.采购执行部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判文件应符合法律法规要求，具有明确性和可谈判性。4.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书内容包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、供应商资格条件、谈判时间、地点等。5.谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应遵循公平、公正、公开的原则，不得泄露谈判机密。谈判小组应要求供应商对谈判文件进行响应，并根据谈判情况进行报价、答疑、澄清等环节。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应组织专业人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.采购执行部门应将单一来源采购论证意见报采购决策机构审批。采购决策机构审批通过后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应熟悉采购项目情况具备相关专业知识和技能。3.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书内容包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、供应商资格条件、询价时间、地点等。4.询价小组要求供应商一次报出不得更改的价格采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购需求编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知合同条款、技术规格商务条款、评标标准等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，能够满足采购项目的实际需求。商务条款应包括投标人资格条件、投标报价要求、交货时间、地点、售后服务等内容。3.评标标准应科学合理，具有可操作性，能够客观、公正地评价投标人的投标文件。评标标准应包括价格、技术、商务、服务等方面的内容，并明确各项内容的权重。（二）谈判文件编制1.采购执行部门应根据竞争性谈判采购方式的特点和采购需求编制谈判文件。谈判文件应包括谈判公告、谈判须知、谈判内容、合同草案条款等内容。2.谈判文件中的谈判内容应明确、具体，能够引导供应商进行有效的谈判。合同草案条款应符合法律法规要求明确双方的权利和义务。（三）询价文件编制1.采购执行部门应根据询价采购方式的特点和采购需求编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目要求、供应商报价表等内容。2.询价文件中的采购项目要求应明确、具体，能够让供应商清楚了解采购项目的需求。供应商报价表应包括货物名称、规格型号、数量、单价、总价等内容。（四）单一来源采购文件编制1.采购执行部门应根据单一来源采购方式的特点和采购需求编制单一来源采购文件。单一来源采购文件应包括单一来源采购论证意见、采购项目要求、采购合同草案等内容。2.单一来源采购文件中的采购项目要求应明确、具体，能够让供应商清楚了解采购项目的需求。采购合同草案应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。六、采购活动执行（一）发布采购信息1.采购执行部门应按照相关规定在指定媒体上发布采购信息，包括招标公告、谈判公告、询价公告、单一来源采购公示等。采购信息应及时、准确、完整地公开，不得隐瞒或虚假发布。2.采购信息发布后采购执行部门应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查确定符合资格条件的供应商名单。（二）组建评审委员会1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求组建评审委员会。评审委员会由采购人代表和有关专家组成，人数不少于五人单数，其中专家人数不得少于评审委员会成员总数的三分之二。2.评审委员会成员应具备相关专业知识和技能熟悉采购项目情况，与供应商无利害关系。评审委员会成员应在评审前签署承诺书，保证公正、公平地履行评审职责。（三）组织开标、谈判、询价、单一来源采购活动1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、谈判、询价、单一来源采购活动。开标、谈判、询价、单一来源采购活动应公开进行，由专人负责记录。2.在开标、谈判、询价、单一来源采购活动过程中采购执行部门应遵守法律法规规定，保障供应商的合法权益。供应商应按照采购文件要求提交投标文件、响应文件、报价文件等。3.评审委员会应按照评审标准对供应商的投标文件、响应文件、报价文件等进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。评审过程应公正、公平、公开，评审委员会成员应独立发表评审意见，不得相互串通。（四）确定中标、成交供应商1.采购执行部门应根据评审委员会的评审结果确定中标、成交供应商。中标供应商应是满足采购文件要求，且报价最低、技术最优、服务最好的供应商。成交供应商应是符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则的供应商。2.采购执行部门应向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并将中标、成交结果通知所有参加采购活动未中标、未成交的供应商。中标、成交通知书对采购人和中标、成交供应商具有法律效力。（五）签订采购合同1.采购执行部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标、成交供应商投标文件、响应文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后采购执行部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同约定审核支付采购资金。七、采购合同履行与验收（一）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况、售后服务等情况确保采购合同的顺利履行。2.供应商应按照采购合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。如供应商未能履行合同约定采购执行部门应及时与供应商沟通协商要求供应商采取措施解决问题。如供应商仍未履行合同约定采购执行部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。（二）验收1.采购项目完成后采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。验收人员应熟悉采购项目情况具备相关专业知识和技能验收人员应在验收前签署承诺书保证公正、公平地履行验收职责。2.验收人员应按照采购合同约定和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等进行验收。验收过程中应做好记录形成验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员名单、验收内容、验收结论等内容。3.验收合格的采购执行部门应出具验收合格证明。验收不合格的采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。如供应商未能在规定期