桂林学院采购管理制度

PAGE桂林学院采购管理制度一、总则（一）目的为了加强桂林学院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于桂林学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵循国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动以获得合理价格和优质服务。4.公正原则：采购决策应公正，维护学校和供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责审议采购管理制度及相关政策。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构采购管理部门1.组成：设立专门的采购管理办公室，配备专业采购人员。2.职责贯彻执行采购管理制度和相关政策。编制和执行采购预算与采购计划。组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等工作。负责采购项目的验收工作组织与协调。建立和管理采购档案。对采购活动进行总结和分析，提出改进建议。（三）采购需求部门1.职责根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购申请并详细说明采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等。参与采购文件编制、供应商选择和采购合同签订等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的到货验收工作，及时反馈验收情况。（四）监督机构审计部门、纪检监察部门1.职责审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行编制。3.采购管理部门对各部门采购预算进行汇总审核，结合学校财力情况，编制学校年度采购预算草案，报采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度财务预算。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据学校年度采购预算，按照采购项目的轻重缓急和实际工作进度，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。3.采购计划应根据实际情况适时调整，调整后的采购计划需报采购工作领导小组备案四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.采购管理部门应按照相关法律法规和政府采购程序，编制公开招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，并组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织招标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额等情况的项目。2.采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情况的项目。2.采购管理部门应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由，报采购工作领导小组批准后实施采购。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五．采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《桂林学院采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后，采购申请报采购工作领导小组审批。采购金额较小的项目，由采购工作领导小组授权采购管理部门审批。3.采购审批通过后，采购管理部门下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和采购执行时间等。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求服务标准、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件合法合规、完整准确、公平公正。（四）采购信息发布1.采购管理部门按照规定的渠道和方式发布采购信息。公开招标项目应在政府采购指定媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目应在学校官网或校内公示栏发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息（五）供应商选择与采购文件获取1.潜在供应商应在采购信息规定的时间内，按照要求获取采购文件，并按照采购文件要求编制投标文件或响应文件。2.采购管理部门对供应商资格进行审查，并组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照规定的评标标准或谈判规则确定成交供应商。（六）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、服务标准、价格、付款方式、交货时间及地点、验收标准、违约责任等条款，确保合同合法有效、明确具体。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（七）采购项目验收1.采购需求部门负责采购项目的到货验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，验收人员应填写《桂林学院采购项目验收报告》，并签字确认。2.采购管理部门负责组织对采购金额较大、技术复杂或涉及公共利益的采购项目进行抽检或全面验收。验收结果应作为支付采购款项的依据。（八）采购款项支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度规定，办理采购款项支付手续。2.采购款项支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、合规。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门、审计部门、纪检监察部门等应定期对采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险，如采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、采购合同不规范、采购验收不严、采购资金支付风险等。2.建立采购风险预警机制，对可能出现的风险进行实时监测和预警。(二)风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对采购风险进行分类分级，确定重点风险领域和关键风险点。（三）风险应对1.针对不同类型和级别的采购风险，制定相应的风险应对措施。如完善采购计划编制流程、加强采购方式审核、建立供应商评估和选择机制加强采购合同管理、严格采购验收程序、规范采购资金支付等。2.对重大采购风险，应制定专项应对方案，并报采购工作领导小组批准后实施。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件或响应文件、采购合同、验收报告、采购款项支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，确保采购档案资料齐全、完整、规范。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，实行