机关科室采购制度

PAGE机关科室采购制度一、总则（一）目的为了加强机关科室采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关科室使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购方案，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立机关采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，各相关科室负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行机构设立专门的采购科室或指定专人负责采购的具体执行工作。采购执行机构的职责包括：1.编制采购计划，根据机关科室的需求和预算安排，制定年度、季度和月度采购计划。2.组织采购活动，按照采购计划和采购方式，组织实施货物、工程和服务的采购工作。3.选择供应商，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合格的供应商。4.签订采购合同，与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.验收采购项目，组织相关人员对采购项目进行验收，确保采购项目符合合同要求。6.整理采购档案，负责采购文件、合同、验收报告等采购档案的整理、归档和保管工作。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各机关科室应根据工作需要和实际情况，提前编制采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求和格式进行编制，确保预算的准确性和完整性。3.采购预算编制完成后，应报经单位领导审核批准，并报财政部门备案。（二）预算执行1.采购执行机构应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后进行调整。3.采购执行机构应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算监督1.采购监督小组应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保预算的严格执行。2.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计，对发现的违规问题依法进行处理。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应在财政部门指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款并达成协议，确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行分析比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应组织成立谈判小组，与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，确定成交价格，并签订采购合同。谈判小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。五、采购程序（一）采购申请1.机关科室根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报科室负责人审核。2.科室负责人对采购申请进行审核后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，将采购申请提交给采购执行机构。（二）采购计划编制采购执行机构根据采购申请，结合单位的采购预算和实际情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并报采购领导小组审议。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购执行机构编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购信息发布1.采用公开招标方式采购的，采购执行机构应在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人的资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购方式采购的，采购执行机构应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。采购邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、供应商的资格要求、获取采购文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商选择1.采购执行机构按照采购文件的要求，对供应商的资格进行审查。符合资格条件的供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料。2.采购执行机构组织评标委员会、谈判小组、询价小组等对供应商的投标文件、谈判文件、报价文件等进行评审。评审应按照采购文件规定的评标标准、谈判标准、询价标准等进行，确保评审结果的公正性和公平性。3.根据评审结果，采购执行机构确定中标供应商、成交供应商或单一来源采购供应商，并向其发出中标通知书、成交通知书或单一来源采购成交确认书。（六）采购合同签订1.采购执行机构与中标供应商、成交供应商或单一来源采购供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购执行机构应将采购合同副本报采购监督小组备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行机构组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收日期、验收结论等内容。验收不合格的，采购执行机构应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（八）采购付款1.采购执行机构按照采购合同的约定，办理采购付款手续。采购付款应严格按照财政部门的有关规定执行，确保资金支付的安全和合规。2.采购执行机构应在收到供应商提供的发票、验收报告等相关凭证后，按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购执行机构与供应商双方签字（盖章）确认。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行1.采购执行机构和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应及时协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行机构和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或双方协商一致终止合同的，采购执行机构和供应商应办理合同终止手续。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。七、采购档案管理（一）档案收集采购执行机构应及时收集采购活动中形成的各种文件、资料、记录等，包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件、谈判文件、报价文件、评标报告、谈判记录、询价记录、单一来源采购记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购执行机构应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理。整理应包括分类、编号、装订、编目等工作，确保采购档案的整齐、规范和便于查阅。（三）档案保管采购执行机构应建立专门的采购档案保管制度，指定专人负责采购档案的保管工作。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。采购档案的保管期限应按照国家和地方有关规定执行。（四）档案查阅1.机关科室因工作需要查阅采购档案时，应填写档案查阅申请表，经科室负责人审核后，报采购执行机构负责人批准。2.采购执行机构应按照批准的查阅申请表，提供相应的采购档案，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借采购档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正