机关单位自主采购制度

PAGE机关单位自主采购制度一、总则（一）目的为规范机关单位自主采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位使用财政性资金和自有资金进行的自主采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：采购行为公正，诚实守信，维护各方合法权益。5.效益优先原则：注重采购效益，提高资金使用效率，实现物有所值。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立机关单位采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由机关负责人、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购办公室职责如下：1.贯彻执行采购制度和相关规定。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。（三）采购监督机构成立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由机关纪检监察部门人员、财务人员等组成。其职责为：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.监督采购过程的公正性、透明性，对违规行为进行调查处理。4.参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，经审核后纳入部门预算。采购办公室汇总各部门采购需求，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。（三）预算监督采购监督小组定期对采购预算执行情况进行检查和监督，确保预算资金合理使用。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字后报采购办公室。（二）采购审批采购办公室对采购申请表进行审核，提出初步意见后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购金额大小和性质，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购文件编制采购办公室根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。（四）采购信息发布按照规定的方式和渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应向符合条件的供应商发出邀请书或询价通知书。（五）供应商报名与资格审查供应商按照采购信息要求报名，提交相关证明材料。采购办公室对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。（六）采购评审1.公开招标项目按照招标文件规定的评标方法和标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标、竞争性谈判项目成立谈判小组或询价小组，与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。3.单一来源采购项目由采购办公室与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（七）采购合同签订采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务。采购合同应符合采购文件要求，不得擅自变更合同内容。（八）采购项目验收采购项目完成后，采购办公室组织相关部门和人员进行验收。验收应按照合同约定的标准和要求进行，出具验收报告。对验收合格的项目，办理资金支付手续；对验收不合格的项目，按照合同约定处理。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购办公室应将合同草案报采购领导小组审核，确保合同合法合规。（二）合同履行采购办公室负责跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商应严格按照合同约定履行义务，如遇特殊情况需要变更合同的，应按照规定程序办理变更手续。（三）合同验收采购项目完成后，采购办公室组织相关部门和人员按照合同约定的标准和要求进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，采购办公室应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或承担违约责任。（四）合同付款采购办公室根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款应严格按照财政资金支付管理规定执行，确保资金安全。（五）合同档案管理采购办公室负责建立采购合同档案，妥善保管合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料。合同档案应按照档案管理规定进行分类、整理、归档，便于查阅和追溯。七、采购风险管理（一）风险识别采购过程中可能存在的风险包括：采购决策失误、采购方式不当、供应商选择不当、合同履行风险、验收风险、资金支付风险等。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对针对不同等级的风险，采取相应的风险应对措施，如加强采购决策管理、规范采购方式选择、严格供应商资格审查、加强合同管理、完善验收制度、规范资金支付流程等。同时建立风险预警机制，及时发现和处理潜在风险。八、采购信息管理（一）信息收集采购办公室负责收集采购项目相关信息，包括采购需求、供应商信息、采购文件、采购合同、验收报告等。（二）信息整理与分析对收集到的信息进行整理和分析，建立采购信息数据库，为采购决策、管理和监督提供数据支持。（三）信息发布按照规定的方式和渠道发布采购信息，确保采购活动公开透明。同时，及时向采购领导小组、监督小组等相关部门和人员提供采购信息，便于其了解采购进展情况。（四）信息保密对涉及商业秘密、国家机密等敏感信息，应严格保密，防止信息泄露。九、采购绩效评价（一）评价指标建立采购绩效评价指标体系，包括采购质量、采购价格、采购效率、采购合规性等方面。（二）评价方法采用定量与定性相结合的评价方法，对采购项目进行综合评价。（三）评价周期定期对采购项目进行绩