文广新局采购制度

PAGE文广新局采购制度一、总则（一）目的为了规范文广新局的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文广新局机关及所属事业单位（以下统称“局属各单位”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立文广新局采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由局领导班子成员、相关业务部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立文广新局采购办公室，作为采购的具体执行机构。采购办公室设在局机关财务部门，负责采购活动的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购领导小组的决策。2.编制采购计划和采购预算，报采购领导小组审定。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同，并监督合同的履行。5.整理、归档采购文件和资料。（三）采购监督机构成立文广新局采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由局纪检监察部门、审计部门等组成。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.对采购活动进行现场监督，受理供应商的质疑和投诉。4.查处采购活动中的违法违纪行为。（四）采购需求部门各业务部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购办公室签订采购合同，并负责采购项目的验收。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的需求和技术规格要求。2.配合采购办公室编制采购文件，提供相关技术资料和商务条款。3.参与采购项目的评审工作，对采购文件和供应商的响应情况进行评价。4.协助采购办公室签订采购合同，明确采购项目的验收标准和要求。5.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据年度工作计划和工作任务，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额等详细信息。2.采购预算应按照财政部门的要求，采用规定的预算编制格式和方法进行编制，并报局财务部门审核。3.局财务部门应根据各采购需求部门的预算申报情况，结合局年度预算安排，对采购预算进行汇总、审核和平衡，形成局年度采购预算草案，报采购领导小组审定。（二）预算执行1.采购预算一经审定，必须严格执行。采购办公室应按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经局财务部门审核后，报采购领导小组批准。（三）预算监督1.局财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.采购监督小组应对采购预算的执行情况进行监督，确保采购活动严格按照预算进行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定的程序和要求，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。经采购领导小组批准后，方可采用单一来源采购方式。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购办公室应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购计划申报1.各采购需求部门应在每年年底前，根据下一年度的工作计划和工作任务，编制采购计划，并报采购办公室。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等详细信息。（二）采购计划审批1.采购办公室应在收到各采购需求部门的采购计划后，对采购计划进行汇总、审核和平衡，形成局年度采购计划草案，报采购领导小组审定。2.采购领导小组应在收到采购计划草案后，召开会议进行审议，并作出批准或调整的决定。（三）采购文件编制1.采购办公室应根据采购项目的特点和要求，组织相关人员编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、交货时间、交货地点、售后服务等要求，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购信息发布1.采购办公室应按照规定的程序和要求，将采购信息在指定的媒体上发布。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购方式、采购文件获取时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.采购信息发布后，采购办公室应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商的资格进行审查。（五）采购评审1.采购办公室应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织相关人员对供应商的投标文件进行评审。评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公平公正。2.评审人员应认真阅读投标文件，对投标文件的技术规格、质量标准、商务条款、价格等内容进行评审，并填写评审意见。3.采购办公室应根据评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出中标通知书。（六）采购合同签订1.采购办公室应在中标通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购办公室应将采购合同副本送局财务部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的要求，组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应认真检查采购项目的质量、数量、规格等是否符合采购合同要求，并填写验收报告。2.如果采购项目验收合格，采购需求部门应出具验收合格证明；如果采购项目验收不合格，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施进行整改或重新提供货物、工程和服务。（八）采购资金支付1.采购办公室应根据采购合同的约定，及时向局财务部门申请支付采购资金。局财务部门应按照财政国库管理制度的有关规定，对采购资金进行审核和支付。2.采购资金支付时，采购办公室应提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，确保采购资金支付的真实性、合法性和准确性。六、采购文件管理（一）采购文件的编制采购文件应按照国家和地方有关规定的格式和内容要求进行编制，确保采购文件的完整性、准确性和合法性。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件的审核采购文件编制完成后，应提交采购监督小组进行审核。采购监督小组应重点审核采购文件的合法性、合规性、公正性和合理性，确保采购文件符合国家和地方有关规定的要求。（三）采购文件的保存采购文件应按照档案管理的有关规定进行整理、归档和保存。采购文件的保存期限应按照国家和地方有关规定执行，一般不得少于十五年。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购文件的编制和审核情况、采购评审过程的公正性和合法性以及采购合同的签订和履行情况等。2.采购办公室应定期向采购领导小组和采购监督小组报告采购工作进展情况，及时反馈采购过程中存在的问题和风险。（二）供应商管理1.建立供应商库，对供应商进行分类管理和动态评价。采购办公室应定期对供应商的业绩、信誉、产品质量等进行评估，对不符合要求的供应商及时清理出库。2.加强对供应商的诚信教育，要求供应商严格遵守采购制度和采购合同约定，诚实守信，履行义务。（三）质疑与投诉处理1.供应商对采购活动有质疑的，可以在规定的时间内以书面形式向采购办公室提