政府采购管理制度及流程

PAGE政府采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购活动的公正性和透明度。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与政府采购活动，保证采购项目能够获得优质的货物、工程和服务，同时促进供应商之间的公平竞争。3.公正原则在政府采购活动中，应严格按照法律法规和采购文件的规定进行操作，确保采购过程和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、管理机构及职责（一）政府采购管理部门及职责设立专门的政府采购管理部门，负责本公司/组织政府采购活动的组织、协调和监督管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关政府采购的法律法规和政策，制定本公司/组织政府采购管理制度和实施细则。2.编制本公司/组织年度政府采购预算，审核采购项目的采购需求和采购方式。3.组织实施政府采购活动，包括发布采购公告、组织开标、评标、定标等工作。4.建立和管理政府采购供应商库，对供应商的资格进行审查和评估。5.监督采购合同履行情况，处理采购活动中的投诉和质疑。6.定期对政府采购活动进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门及职责采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、型号、数量、技术要求，工程的建设内容、技术标准、质量要求，服务的范围、标准、期限等。其主要职责包括：1.根据本公司/组织业务发展需要和实际工作需求，编制采购项目需求方案。2.对采购项目的技术、服务等要求进行论证，确保需求的合理性和可行性。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，提供技术支持和业务指导。4.负责采购合同的签订、履行和验收工作，对采购项目的质量和效果负责。（三）财务部门及职责财务部门负责政府采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。其主要职责包括：1.审核政府采购预算，保障政府采购资金的足额安排。2.按照采购合同和财政支付规定及时支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.负责政府采购项目的财务核算，编制相关财务报表。4.配合政府采购管理部门做好采购项目成本控制和绩效评价工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据本公司/组织年度工作计划和业务发展需要，在规定时间内编制政府采购项目预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应按照规定的格式和要求进行编制，并附详细的采购需求说明和资金来源说明。3.政府采购管理部门对各采购需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合本公司/组织年度财务预算安排，编制本公司/组织年度政府采购预算草案报上级主管部门审批。（二）预算执行1.政府采购预算一经批准，必须严格执行。采购项目应按照批准的预算金额和采购内容进行采购，不得擅自调整预算或变更采购项目。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报经批准。2.采购需求部门应严格按照采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要追加预算的采购项目，应按照规定的程序办理预算追加手续。3.财务部门应按照采购合同和财政支付规定及时支付采购资金，确保采购资金的专款专用，不得截留、挪用或挤占采购资金。（三）预算调整1.在政府采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因需要调整预算的，采购需求部门应及时提出预算调整申请，并附相关证明材料。2.政府采购管理部门对采购需求部门提交的预算调整申请进行审核后，报上级主管部门审批。经批准的预算调整申请，应作为调整政府采购预算的依据。3.预算调整后，采购项目应按照调整后的预算金额和采购内容进行采购，同时相应调整采购合同和资金支付计划。四、采购方式及流程（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：1.采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准以上的。2.采用公开招标方式采购具有明显优势的，如能够吸引更多的供应商参与竞争，提高采购效率和质量等。公开招标的流程如下：1.采购需求部门编制采购需求方案，经政府采购管理部门审核后，委托采购代理机构发布招标公告。招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。2.供应商按照招标公告要求报名参加投标，并在规定时间内提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.采购代理机构按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。4.采购代理机构根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。中标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、中标供应商名称、地址、中标金额、主要中标标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。5.采购人与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定履行合同义务和支付采购资金。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标的流程如下：1.采购需求部门编制采购需求方案，经政府采购管理部门审核后，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商名单应从符合相应资格条件的供应商库中随机抽取，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。2.被邀请的供应商按照投标邀请书要求报名参加投标，并在规定时间内提交投标文件。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.采购代理机构按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。4.采购代理机构根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。中标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、中标供应商名称、地址、中标金额、主要中标标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。5.采购人与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定履行合同义务和支付采购资金。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判的流程如下：1.采购需求部门编制采购需求方案，经政府采购管理部门审核后，确定谈判供应商名单。谈判供应商名单应从符合相应资格条件的供应商库中随机抽取，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术要求、谈判时间及地点等。2.谈判小组与各谈判供应商分别进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判过程中，谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法，与谈判供应商就采购项目的技术、服务、价格等方面进行谈判，并要求谈判供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。3.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。最后报价是供应商响应谈判文件要求的最终报价，谈判小组根据最后报价情况，推荐成交候选人。成交候选人应按照最后报价由低到高的顺序排列，报价相同的，按照技术指标优劣顺序排列。谈判小组根据谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。成交通知书应包括采购项目的名称、编号、成交供应商名称、地址、成交金额、主要成交标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。4.采购人与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定履行合同义务和支付采购资金。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购的流程如下：1.采购需求部门编制采购需求方案，经政府采购管理部门审核后，提出单一来源采购申请，并附相关证明材料。证明材料应包括采购项目的必要性、只能从唯一供应商处采购的原因、与原供应商的合作情况等。2.政府采购管理部门对采购需求部门提交的单一来源采购申请进行审核，并组织相关专家进行论证。专家论证意见应作为单一来源采购的重要依据。3.经审核和论证通过的单一来源采购申请，报上级主管部门审批。上级主管部门批准后，采购需求部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、采购内容、服务要求等事项，并签订采购合同。4.采购人与单一来源供应商签订采购合同，并按照合同约定履行合同义务和支付采购资金。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用询价方式：1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购金额较小，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判方式采购成本较高的采购项目。询价的流程如下：1.采购需求部门编制采购需求方案，经政府采购管理部门审核后，确定询价供应商名单。询价供应商名单应从符合相应资格条件的供应商库中随机抽取，并向其发出询价通知书。询价通知书应包括采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术要求、询价时间及地点等。2.询价供应商按照询价通知书要求在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价函、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.采购代理机构按照询价通知书规定的时间和地点组织询价活动。询价时，由询价小组对各询价供应商的报价文件进行评审和比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.采购代理机构向成交供应商发出成交通知书，并发布成交公告。成交公告应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目的名称、编号、成交供应商名称、地址、成交金额、主要成交标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。5.采购人与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定履行合同义务和支付采购资金。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购人与中标或成交供应商应在规定时间内签订采购合同。采购合同应按照招标文件、投标文件或谈判文件、响应文件的内容签订，不得擅自变更合同内容。2.采购合同应明确采购项目的名称、编号、采购内容、数量、规格、型号、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购人应将采购合同副本送政府采购管理部门备案。政府采购管理部门对采购合同的签订情况进行监督检查，确保采购合同的合法性和规范性。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购人和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，并为供应商履行合同提供必要的条件和支持。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他特殊原因需要变更合同内容的，采购人和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.如果供应商未能按照合同约定履行义务，采购人有权要求供应商承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。采购人也可以根据合同约定和法律法规规定采取其他措施，如解除合同、追究法律责任等。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照采购合同约定的验收标准和方法组织验收。验收工作应由采购人或其委托的专业机构进行，验收人员应包括采购需求部门、技术专家和财务人员等。2.验收内容应包括采购项目的数量、规格、型号、质量、性能、服务等方面。验收合格的，采购人应签署验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。3.采购人应将验收情况及时反馈给政府采购管理部门。政府采购管理部门对采购项目的验收情况进行监督检查，确保采购项目的质量和效果符合要求。六、监督检查与投诉处理（一）监督检查1.政府采购管理部门应定期对本公司/组织的政府采购活