政府采购管理内部制度

PAGE政府采购管理内部制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定。2.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最佳使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，在规定时间内编制政府采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。审核通过后的采购预算报公司/组织领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得调整预算。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据批准的采购预算和实际工作需要，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购计划制定后，应报公司/组织领导审批，并送相关部门备案。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整、不可抗力等原因需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整的原因、调整的内容和调整后的采购计划，并按照规定的程序进行审批。3.经批准后的采购计划调整应及时通知相关部门，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购部门应按照规定的程序组织开标、评标和定标，确保公开招标活动的公平、公正进行。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报公司/组织领导审批。3.单一来源采购应与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应按照询价通知书规定的评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、预算的合理性、采购方式的合规性等。2.审核通过后的采购申请表报公司/组织领导审批。公司/组织领导根据实际情况进行审批，并签署意见。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请表，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，确保采购活动的顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，并加盖双方公章。3.政府采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。3.财务部门根据验收报告和政府采购合同，办理付款手续。付款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与本公司/组织政府采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书及业绩情况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与本公司/组织的政府采购活动。（二）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩情况、联系方式等进行登记和管理。2.供应商信息库应定期进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。3.采购部门应根据供应商的表现，对供应商信息库进行动态管理，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商投诉处理1.供应商对本公司/组织的政府采购活动有异议的，可以向采购部门提出投诉。2.采购部门收到供应商投诉后，应及时进行调查和处理，并在规定时间内给予供应商答复。3.对于供应商的合理投诉，采购部门应及时采取措施进行整改，确保政府采购活动的公平、公正进行。七、采购文件管理（一）文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应报公司/组织领导审批。（二）文件发放1.采购部门应按照规定的程序将采购文件发放给符合资格条件的供应商。2.采购文件发放时，应要求供应商签收，并记录发放的时间、地点、供应商名称等信息。3.对于公开招标的采购项目，采购文件应在规定的媒体上发布。（三）文件保存1.采购部门应妥善保存采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件等。2.采购文件的保存期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。3.采购文件保存期满后，应按照规定的程序进行销毁。八、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全政府采购监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。2.审计部门应定期对政府采购活动进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和保存情况等。3.纪检监察部门应加强对政府采购活动的廉政监督，严肃查处政府采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督1.政府