政府采购办工作制度

PAGE政府采购办工作制度一、总则（一）目的为了规范政府采购办的工作流程，提高政府采购工作的效率和质量，加强对政府采购活动的监督管理，确保政府采购活动合法、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于政府采购办负责组织实施的各类政府采购活动及相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：确保政府采购活动公平对待所有参与供应商，不偏袒任何一方。3.公开性原则：政府采购信息应依法依规公开透明，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用和效益最大化。二、采购预算管理采购预算编制1.各采购需求部门应根据本单位事业发展规划和工作实际需要，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。2.采购需求部门应当对采购项目进行充分论证，确保采购项目的必要性和可行性，并对采购预算的合理性负责。3.采购预算编制完成后，经本单位财务部门审核，报单位领导审批后，按照规定程序报送政府采购办。采购预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况确需调整采购预算的项目，采购需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额。2.,申请经财务部门审核，单位领导审批后，报政府采购办备案。政府采购办根据调整后的采购预算组织实施采购活动。采购预算执行监督1.政府采购办应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购项目按照预算执行，不得超预算采购。2.对于违反采购预算执行规定的行为，政府采购办应及时责令纠正，并按照有关规定追究相关责任人的责任。三、采购计划管理采购计划制定1.政府采购办根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容，并按照规定程序报相关部门审批。采购计划执行1.采购计划一经批准，必须严格执行。采购人员应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的项目应按照规定程序重新报批。采购计划调整1.因政策调整、市场变化、采购需求变更等原因需要调整采购计划的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的采购计划安排。2.申请经相关部门审核，报单位领导审批后，政府采购办及时调整采购计划，并组织实施调整后的采购活动。四、采购方式管理公开招标1.达到公开招标数额标准以上的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应当按照规定在政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.,政府采购办应做好公开招标采购项目的招标文件编制、开标、评标、定标等工作，并严格按照法定程序进行操作。邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的采购项目，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的采购项目，应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应按照规定程序与符合资格条件的供应商进行谈判，并确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的采购项目，应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。3.采购办应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并按照规定程序确定成交供应商。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的采购项目，应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并按照规定程序确定成交供应商。五、采购程序管理采购项目申报1.采购需求部门应按照规定格式填写《政府采购项目申报书》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、采购预算、采购方式及时间要求等内容，并加盖单位公章。2.《政府采购项目申报书》经采购需求部门负责人签字后，报本单位财务部门审核，再报单位领导审批。3.经单位领导审批同意的采购项目，采购需求部门将《政府采购项目申报书》及相关资料报送政府采购办。采购项目受理1.政府采购办收到采购需求部门报送的《政府采购项目申报书》及相关资料后，应及时进行审核。审核内容包括采购项目的合法性、合规性、完整性及采购方式的适用性等方面。2.对于审核合格的采购项目，政府采购办予以受理，并出具《政府采购项目受理通知书》；对于审核不合格的采购项目，政府采购办应及时通知采购需求部门补充完善相关资料或重新申报采购项目。采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式及要求，政府采购办负责组织编制采购文件包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。采购文件编制过程中，应广泛征求采购需求部门、相关专家及其他有关部门的意见和建议，必要时可组织召开采购文件论证会。采购文件编制完成后，经政府采购办负责人审核签字后，报单位领导审批。采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，政府采购办应按照规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告、投标邀请书等采购信息。2.采购信息发布内容应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、采购预算、供应商资格条件、获取采购文件的时间及方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.政府采购办应及时跟踪采购信息发布情况，确保采购信息准确、完整、及时地传达给潜在供应商。供应商资格审查1.对参与政府采购活动的供应商资格进行审查是确保采购活动合法、公正、有效的重要环节。2.在采购文件发售前，政府采购办应按照采购文件规定的供应商资格条件，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。3.资格审查方式可采用现场审查、网上审查或要求供应商提供相关证明材料等方式进行。4.经资格审查合格的供应商，政府采购办应向其发售采购文件；经资格审查不合格的供应商，政府采购办应及时通知其不得参与本次采购项目。开标、评标、谈判及询价1.开标、评标、谈判及询价是政府采购活动的关键环节，应严格按照法定程序和采购文件规定的要求进行操作。2.开标时政府采购办应按照规定程序组织开标会议，宣布开标纪律，公布投标人名单，检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，并宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。3.评标过程中，评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并向采购人推荐中标候选人或成交供应商。4.谈判及询价过程中，谈判小组或询价小组应按照规定程序与供应商进行谈判或询价，并确定成交供应商。5.在开标、评标、谈判及询价过程中，政府采购办应做好会议记录、评标报告、谈判记录及询价记录等工作，确保采购活动全过程记录完整、真实、准确。中标、成交结果公告及合同签订1.,政府采购办应在评标结束后或谈判、询价结束后及时将中标、成交结果在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告。2.中标、成交结果公告内容应包括采购项目名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额及中标或成交标的等内容。3.中标、成交供应商确定后，，政府采购办应及时组织采购人与中标或成交供应商签订政府采购合同。在签订政府采购合同前，政府采购办应对合同条款进行审核，确保合同条款符合采购文件规定及法律法规要求。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，并对政府采购项目的履约情况进行监督检查。采购项目验收1.采购项目完成后，采购人应按照政府采购合同约定组织对采购项目进行验收。2.验收人员应由采购人代表、相关技术人员及其他有关人员组成，验收人员应严格按照采购合同约定及相关验收标准对采购项目进行验收。3.验收过程中，验收人员应认真检查采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同约定及相关验收标准，并填写《政府采购项目验收报告》。4.《政府采购项目验收报告》经验收人员签字确认后，报采购人负责人审核签字。对于验收合格的采购项目，采购人应及时支付采购资金；对于验收不合格的采购项目，采购人应按照采购合同约定要求中标或成交供应商进行整改或重新提供货物、服务等，直至验收合格为止。六、采购档案管理档案收集1.政府采购办应指定专人负责采购档案的收集工作，确保采购活动全过程产生的各类文件资料及时、完整地收集归案。采购档案收集范围包括采购项目申报书、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、中标或成交结果公告、政府采购合同、验收报告等相关文件资料。采购项目完成后，采购人员应及时将各自负责的采购项目相关文件资料整理装订成册，并移交档案管理人员。档案整理1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的采购档案进行分类整理。采购档案应按照采购项目类别、时间顺序进行分类，并编制档案目录，便于查找和查阅。对每份档案文件资料应进行编号登记，并在档案封面注明采购项目名称、采购方式、采购时间、档案编号等内容。档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案管理人员应将采购档案存放在专门的档案柜内，并按照档案类别、时间顺序进行排列存放。采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗及防有害生物等条件，确保档案质量不受影响。档案查阅1.本单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报政府采购办负责人审批。2.政府采购办负责人根据申请查阅的内容和目的，确定是否同意查阅，并指定专人负责提供查阅服务。3.查阅采购档案时，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容，不得擅自将档案带出档案保管场所。4.外单位人员因特殊原因需要查阅采购档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经政府采购办负责人审核同意后，报单位领导审批。查阅过程中应按照本单位档案查阅规定进行操作，并由政府采购办指定专人陪同查阅七、监督检查与责任追究监督检查1.建立健全政府采购监督检查机制，加强对政府采购活动全过程的监督检查。2.政府采购监督检查的内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况采购方式执行情况、采购程序执行情况、采购文件编制情况、开标评标谈判及询价情况、中标成交结果公示情况、政府采购合同签订及履行情况、采购档案管理情况等方面。3.政府采购办应定期对政府采购活动进行自查自纠，并配合财政部门、审计部门等有关部门开展的监督检查工作。4.对于监督检查中发现的问题，政府采购办应及时整改，并将整改情况书面报告有关部门。责任追究1.对在政府采购活动中违反法律法规及本单位工作制度规定的单位和个人，应依法依规追究