政府采购人内部控制制度

PAGE政府采购人内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强政府采购人内部控制，规范政府采购行为，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在政府采购活动中的各项业务和管理活动，包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式确定、采购文件编制、采购评审、合同签订与履行、验收与支付等环节。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：内部控制应涵盖政府采购活动的全过程，对所有业务环节进行有效控制，不留死角。3.制衡性原则：在政府采购业务流程中，应合理设置岗位，明确职责分工，确保各环节相互制约、相互监督，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：内部控制制度应与本单位的组织架构、业务特点和管理要求相适应，并根据内外部环境变化及时进行调整和完善。5.成本效益原则：在实施内部控制过程中，应权衡控制成本与控制效果，以合理的控制成本实现最佳的控制目标。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善政府采购管理制度、流程和操作规范。组织编制政府采购预算和采购计划，审核采购需求。确定采购方式，组织采购文件编制和采购活动实施。负责采购合同的签订、履行、验收等工作的协调和监督。建立政府采购档案管理制度，负责采购文件和相关资料的整理、归档和保管。2.财务部门参与政府采购预算编制和采购计划审核，提供资金保障。负责审核采购资金支付申请，办理资金支付手续。对政府采购资金使用情况进行监督和绩效评价。3.需求部门提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量等技术要求。配合采购管理部门进行采购文件编制、采购评审等工作，提供技术支持和专业意见。参与采购合同验收工作，对采购标的的质量、性能等进行验收。4.监督部门对政府采购活动进行全过程监督，检查采购行为是否合规、合法。受理对政府采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对政府采购内部控制制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议和意见。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购管理部门应会同财务部门、需求部门等，根据本单位事业发展规划、年度工作计划和实际需求，结合财政部门下达的预算控制指标，编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照财政部门规定的格式和要求进行填报。3.在编制采购预算时，应充分考虑项目的必要性、可行性和效益性，对采购项目进行科学论证和合理估算，确保预算编制的准确性和合理性。（二）采购计划制定1..采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购组织形式等内容，并明确各部门在采购过程中的职责分工。3.采购计划应报经单位领导审批后实施，并按照规定及时报送财政部门备案。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算或采购计划的，应按照规定的程序进行申报和审批。2..采购预算调整应报经财政部门批准，采购计划调整应报经单位领导审批，并及时通知相关部门。3.调整后的采购预算和采购计划应按照本制度规定的程序重新组织实施。三、采购方式与程序（一）采购方式选择1..采购管理部门应根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，按照法律法规规定的采购方式，合理选择采购方式。2.政府采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。3.采用公开招标方式采购的，应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。4.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。5.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目进行谈判，确定成交供应商。6.采用竞争性磋商方式采购的，应成立磋商小组，与符合资格条件的供应商就采购项目进行磋商，确定成交供应商。7.采用询价方式采购的，应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。8.采用单一来源采购方式采购的，应符合法律法规规定的情形，并按照规定的程序进行审批。（二）采购程序1.采购文件编制采购管理部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书、单一来源采购文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，应报经采购管理部门负责人审核，并按照规定进行公示或备案。2.采购信息发布采用公开招标、邀请招标方式采购的，应按照规定在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算金额、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价方式采购的，应在单位内部网站或其他指定媒体上发布采购信息，邀请符合资格条件的供应商参加采购活动。3.供应商资格审查采购管理部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等内容。对供应商资格审查合格的，应将其列入合格供应商名单；对资格审查不合格的，应及时通知供应商，并说明理由。4.采购评审采购管理部门应按照采购文件规定的评标标准或谈判、磋商、询价程序，组织采购评审活动。采购评审应成立评审小组，评审小组由采购人代表和评审专家组成。评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取，并严格按照评审程序和评审标准进行评审。采购评审过程应严格保密，评审小组应独立评审，不得受任何单位和个人的干预。5.成交供应商确定评审小组应根据评审结果，按照采购文件规定的成交标准，确定成交供应商。成交供应商确定后，采购管理部门应及时向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有参加采购活动的供应商。成交通知书对采购人和成交供应商具有法律效力。成交通知书发出后，采购人改变成交结果的，或者成交供应商放弃成交项目的，应当依法承担法律责任。6.采购合同签订采购管理部门应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，并明确双方的权利和义务。政府采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案，并按照合同约定组织实施采购项目。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，并明确双方的权利和义务。2.政府采购合同应包括合同编号、合同名称、采购项目名称、采购内容、采购金额、合同履行期限、交货地点、付款方式、质量标准违约责任等条款。3.采购管理部门在签订政府采购合同前，应将合同文本送法律部门或法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规规定。（二）合同履行1.采购管理部门应按照政府采购合同约定，及时跟踪合同履行情况，督促成交供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.成交供应商应按照政府采购合同约定的时间、地点、方式等要求，组织生产、运输、安装、调试等工作，并及时向采购人提交相关资料和报告。3.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他特殊情况需要变更合同的，采购人和成交供应商应按照法律法规规定的程序进行协商，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织需求部门等相关人员，按照政府采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。2.验收应包括对采购项目的数量、质量、规格、性能、技术要求等方面的检查和测试，并出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收方法、验收结果等内容。3.对验收合格的采购项目，采购管理部门应及时办理资金支付手续；对验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求成交供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究成交供应商的违约责任。（四）合同档案管理1.采购管理部门应建立政府采购合同档案管理制度，对政府采购合同及相关资料进行整理、归档和保管。2.政府采购合同档案应包括合同文本、采购文件、成交通知书、验收报告、付款凭证等资料。3.政府采购合同档案应按照档案管理的有关规定进行分类、编号、装订，并妥善保管，保管期限按照法律法规规定执行。五、采购资金管理（一）资金预算与安排1.财务部门应根据政府采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购资金及时足额到位。2.采购资金应专款专用，不得挪作他用。财务部门应按照政府采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金支付手续。（二）资金支付审核1.采购管理部门应在采购项目验收合格后，向财务部门提交采购资金支付申请，并附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门应按照规定对采购资金支付申请进行审核，审核内容包括采购项目是否符合预算安排、采购合同是否履行、验收报告是否真实、发票是否合规等。3.对审核无误的采购资金支付申请，财务部门应及时办理支付手续；对审核发现问题的，应及时通知采购管理部门进行核实和整改，待问题解决后再办理支付手续。（三）资金绩效评价1.财务部门应会同采购管理部门等相关部门，对政府采购资金使用情况进行绩效评价。绩效评价应包括采购项目的预算执行情况、采购质量、采购效益、合同履行情况等方面。2.绩效评价结果应作为改进政府采购管理、调整采购预算和加强资金管理的重要依据。对绩效评价结果不理想的采购项目，应进行分析和总结，查找原因，提出改进措施和建议。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购评审、合同签订与履行、验收与支付等环节。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。监督检查过程中，监督部门可以查阅相关文件、资料，询问有关人员，实地查看采购项目实施情况等。3.对监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。整改完成后，相关部门应向监督部门提交整改报告。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有异议的，可以向采购人提出质疑；对采购人的质疑答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，供应商可以向财政部门投诉。2.采购人收到供应商的质疑后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出答复。采购人的质疑答复应书面通知供应商，并说明理由。3.财政部门收到供应商的投诉后，应按照规定进行受理、调查和处理。财政部门的投诉处理决定应书面通知投诉人和与投诉事项有关的当事人，并向社会公告。