政府询价采购管理制度

PAGE政府询价采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织参与政府询价采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于本公司/组织参与的所有政府询价采购项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购活动信息公开，程序透明，保证各参与方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平的竞争环境，确保符合条件的供应商能够平等参与竞争。4.公正诚信原则：采购过程公正，各方诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购机构与职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善政府询价采购管理制度及流程。2.组织实施政府询价采购项目，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商邀请、询价评审等工作。3.协调采购过程中的各方关系，处理采购活动中的投诉和质疑。4.对采购项目进行总结和评估，积累采购经验，不断改进采购工作。（二）需求部门1.根据业务需要，提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购管理部门编制采购文件，提供技术支持和业务指导。3.参与采购评审工作，对采购项目的技术方案、商务条款等进行评审。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程或服务符合要求。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。3.负责采购项目的资金支付和账务处理。（四）监督部门1.对政府询价采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正公平。2.受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对采购管理制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据业务发展规划、年度预算等，提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。3.采购管理部门对采购需求进行汇总和分析，结合公司/组织实际情况，编制年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排等。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括询价通知书、采购合同条款、技术规格要求、商务条款等内容。2.询价通知书应明确采购项目的基本情况、询价程序、报价要求、评审标准等内容。采购合同条款应明确双方的权利和义务、合同价款、付款方式、交货时间和地点、验收标准等内容。技术规格要求应详细描述采购货物、工程或服务的技术参数、性能指标等。商务条款应明确供应商的资格条件、售后服务要求、报价有效期等内容。3.采购文件编制完成后，应组织相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购文件方可发布。（三）供应商邀请1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，通过政府指定的采购平台、供应商库、行业媒体等渠道，发布询价通知书，邀请符合条件的供应商参与报价。2.询价通知书应明确供应商的资格条件、报价要求、评审标准等内容。供应商资格条件应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。报价要求应明确报价的格式、内容、有效期等。评审标准应明确评审的方法、标准和程序等。3.采购管理部门对报名参与报价的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的资格条件、信誉状况、业绩情况等。通过资格审查的供应商方可参与报价。（四）询价与报价1.采购管理部门向通过资格审查的供应商发送询价通知书，要求供应商在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.供应商应按照询价通知书的要求，认真编制报价文件，并在规定的时间内提交给采购管理部门。报价文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字。3.采购管理部门对供应商提交的报价文件进行整理和分析，比较各供应商的报价、技术规格、商务条款等内容，找出优势和不足。（五）评审1.采购管理部门组织成立评审小组，评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、监督部门等相关人员组成。评审小组应具有一定数量的专业技术人员和经济管理人员，能够对采购项目进行全面、客观、公正的评审。2.评审小组按照询价通知书规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术规格、商务条款、售后服务等方面。评审小组应根据评审结果，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件中的有关内容进行澄清或说明。供应商应按照评审小组的要求，在规定的时间内提交澄清或说明文件。澄清或说明文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字。（六）确定中标/成交供应商1.采购管理部门根据评审小组的推荐意见，确定中标/成交供应商。中标/成交供应商应符合询价通知书规定的评审标准，报价合理，技术规格和商务条款满足采购需求。2.采购管理部门向中标/成交供应商发出中标/成交通知书，并同时将中标/成交结果通知其他未中标/成交的供应商。中标/成交通知书应明确采购项目的名称、中标/成交供应商名称、中标/成交金额、交货时间和地点等内容。3.中标/成交供应商应在收到中标/成交通知书后的规定时间内，与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、合同价款、付款方式、交货时间和地点、验收标准等内容。（七）合同签订与履行1.采购管理部门与中标/成交供应商签订采购合同后，应及时将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同的付款条款，做好资金支付的准备工作。2.中标/成交供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供采购货物、工程或服务。采购管理部门应按照采购合同的约定，及时支付合同价款。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购管理部门应及时与中标/成交供应商协商解决，并签订相关补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（八）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照采购合同的约定和相关验收标准，对采购项目进行认真验收，并填写《验收报告》。《验收报告》应包括采购项目的名称、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应在《验收报告》上签字确认。验收不合格的采购项目，需求部门应及时与中标/成交供应商协商解决，要求中标/成交供应商采取整改措施，直至验收合格。如中标/成交供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购管理部门应按照采购合同的约定，追究中标/成交供应商的违约责任，并采取相应的法律措施。四、采购文件管理(一)采购文件的编制采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，内容应包括询价通知书、采购合同条款、技术规格要求、商务条款等。询价通知书应明确采购项目的基本情况、询价程序、报价要求、评审标准等；采购合同条款应明确双方的权利和义务、合同价款、付款方式、交货时间和地点、验收标准等；技术规格要求应详细描述采购货物、工程或服务的技术参数、性能指标等；商务条款应明确供应商的资格条件、售后服务要求、报价有效期等(二)采购文件的审核采购文件编制完成后，应组织相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性完整性、准确性等。审核通过后的采购文件方可发布。(三)采购文件的保存采购文件应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规的要求。采购文件的保存形式可以是纸质文件，也可以是电子文件。保存的采购文件应便于查阅和使用。五、供应商管理(一)供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与政府询价采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。2.采购管理部门应定期对供应商的资格进行复查，确保供应商的资格条件始终符合要求。(二)供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择和续用的重要依据。2.采购管理部门应定期向供应商反馈评价与考核结果，要求供应商针对存在的问题进行整改。对整改不力的供应商，采购管理部门应采取相应的措施，如暂停合作、取消资格等。(三)供应商信息管理1.采购管理部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价与考核结果等进行管理。供应商信息管理系统应便于查询和使用。2.采购管理部门应定期更新供应商信息，确保供应商信息的准确性和完整性。六、监督与检查(一)内部监督1.监督部门应加强对政府询价采购活动的内部监督，确保采购过程合法合规、公正公平。监督内容包括采购计划编制、采购文件编制、供应商邀请、询价与报价、评审、确定中标/成交供应商、合同签订与履行、验收等环节。2.监督部门应定期对采购管理制度的执行情况进行检查和评估，发现问题及时督促整改。对违规行为，监督部门应按照相关规定进行严肃处理。(二)外部监督1.采购管理部门应主动接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府有关部门的工作。对政府有关部门提出的意见和建议，采购管理部门应认真落实整改。2.采购管理部门应及时向政府有关部门报送采购项目的相关信息，确保政府有关部门对采购活动的知情权和监督权。七、投诉与质疑处理(一)投诉处理1.供应商对政府询价采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出投诉。投诉应采用书面形式，明确投诉事项、投诉理由等内容。2.采购管理部门收到供应商投诉后应及时进行调查处理，并在规定的时间内将处理结果通知供应商。投诉处理结果应客观、公正、合法。(二