政府机关采购内控制度

PAGE政府机关采购内控制度一、总则（一）目的为了加强政府机关采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府机关使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足机关工作需要的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。4.保密性原则：对采购过程中涉及的商业秘密、敏感信息等予以保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织、协调和管理工作，制定采购计划，审核采购文件，组织采购评审，签订采购合同等。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督检查。3.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，负责采购项目的验收工作。4.监督部门：对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违法违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据机关工作需要和事业发展规划，会同财务部门和需求部门，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制和报送。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、政策变化等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析,及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的；因机关工作需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整的；其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应包括调整的原因、项目内容、金额、调整后的预算安排等，并按照规定的程序报经批准后执行。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和机关工作实际需要，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制和报送。3.采购计划制定应充分考虑采购项目的特点、市场供应情况、采购周期等因素，合理安排采购时间和采购方式。（二）计划执行1.采购活动应严格按照批准的采购计划执行，不得擅自变更采购计划。2.因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.采购管理部门应加强对采购计划执行情况的跟踪和检查，及时发现和解决计划执行中存在的问题。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购计划：因国家政策调整、市场价格波动等原因导致采购项目无法按照原计划实施的；因机关工作需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整需要变更采购计划的；其他确需调整采购计划的情形。2.采购计划调整申请应包括调整的原因、项目内容、采购时间、采购方式等，并按照规定的程序报经批准后执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组织公开招标采购活动。3.公开招标采购活动应通过指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件且不少于三家的供应商中随机抽取三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组织邀请招标采购活动。4.邀请招标采购活动应向被邀请的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组织竞争性谈判采购活动。4.竞争性谈判采购活动应成立谈判小组，与供应商进行谈判。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务而不进行竞争性采购的一种采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组织单一来源采购活动。4.单一来源采购活动应成立采购小组，与供应商进行协商谈判。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组织询价采购活动。4.询价采购活动应成立询价小组，向供应商发出询价单并要求其报价。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购文件编制应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性和完整性，以及采购文件是否符合采购项目的实际需要。3.审核通过的采购文件应加盖采购管理部门公章，并按照规定的程序和要求进行发布。（三）采购文件发放1.采购文件应按照规定的程序和要求发放给潜在供应商。2.采购管理部门应建立采购文件发放登记制度，记录采购文件的发放时间、发放对象、发放份数等信息。3.潜在供应商应在规定的时间内领取采购文件，并按照采购文件的要求编制投标文件。（四）采购文件变更1.在采购文件发出后，如遇下列情形之一的，可以对采购文件进行变更：因国家政策调整、法律法规变更等原因需要对采购文件进行修改的；因采购项目的实际需要，需要对采购文件的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容进行调整的；其他确需变更采购文件的情形。2.采购文件变更应按照规定的程序报经批准后执行，并及时通知潜在供应商和已经获取采购文件的供应商。3.采购文件变更后，潜在供应商和已经获取采购文件的供应商应按照变更后的采购文件要求编制投标文件。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购管理部门应按照规定的程序和要求，组建采购评审小组。2.评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。3.评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取产生，并具备相应的专业知识和技能。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的确立程序、评审方法和评审标准进行独立评审。2.评审过程中，评审小组应认真阅读采购文件，对投标文件进行详细评审，并记录评审情况。3.评审小组应根据评审结果，编写评审报告，并推荐成交候选人或中标候选人。（三）评审纪律1.评审小组成员应遵守评审纪律，客观、公正地履行评审职责，不得私下接触供应商，不得收受供应商的财物或者其他利益。2.评审小组成员应严格按照采购文件规定的评审方法和评审标准进行评审，不得擅自改变评审方法和评审标准。3.评审小组成员应保守评审秘密，不得泄露评审过程和评审结果等信息。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应根据评审结果，按照规定的程序和要求与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的跟踪和检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行交货义务，并提供相应的售后服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以对采购合同进行变更：因国家政策调整、法律法规变更等原因需要对采购合同进行修改的；因采购项目的实际需要，需要对采购合同的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容进行调整的；其他确需变更采购合同的情形。2.采购合同变更应按照规定的程序报经批准后执行，并及时通知合同双方。3.采购合同变更后，合同双方应按照变更后的合同要求履行各自的义务。（四）合同终止1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以终止采购合同：因不可抗力等原因导致采购合同无法履行的；因采购项目取消或者变更等原因导致采购合同不需要继续履行的；其他确需终止采购合同的情形。2.采购合同终止应按照规定的程序报经批准后执行，并及时通知合同双方。3.采购合同终止后，合同双方应按照合同约定办理结算和清算手续。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织采购验收工作。2.采购验收工作应成立验收小组，成员包括需求部门代表、采购管理部门代表、财务部门代表等。3.验收小组应按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，并出具验收报告。（二）验收程序1.验收小组应在采购项目交货或服务提供完毕后，及时组织验收。2.验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同约定的要求，并记录验收情况。3.验收小组应根据验收结果，编写验收报告，并签字确认。（三）验收标准1.采购验收应按照采购合同约定的验收标准进行。2.采购合同未约定验收标准的，应以国家有关法律法规、行业标准、地方标准以及相关产品质量认证标准等作为验收标准。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，并要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。3.供应商整改或重新提供货物、工程和服务后，验收小组应进行再次验收，直至验收合格为止。九、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应对采购活动进行全程监督，检查采购活动是否符合法律法规和相关政策规定，是否按照本制度的要求执行。2.监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时督促整改，并对违规行为进行严肃处理。3.采购管理部门、财务部门、需求部门等应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的自我监督和管理。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等外