政府单位采购制度

PAGE政府单位采购制度一、总则（一）目的为规范政府单位采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府单位使用财政性资金采购货物、工程和服务的活动。财政性资金包括预算内资金、预算外资金，以及与财政资金相配套的单位自筹资金。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应公开透明，采购信息应及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果的公开性，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，促进供应商之间的充分竞争，以实现采购资金的合理使用和采购效益的最大化。3.公正原则采购活动应遵循公正的程序和标准，确保采购过程和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则政府单位和供应商在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善政府采购制度，审核采购计划，组织采购活动，监督采购过程，协调处理采购中的问题。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用，进行财务核算和支付管理。3.需求部门负责提出采购需求，提供技术规格、性能要求等相关资料，参与采购评审工作，负责采购项目的验收。4.监察部门负责对政府采购活动进行监督检查，受理有关政府采购的投诉举报，查处违法违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并按照财政部门要求的格式和口径进行编制。2.采购预算应结合本单位实际情况，充分考虑市场价格变化因素，确保预算的科学性和合理性。对于采购金额较大、技术复杂或专业性较强的项目，应组织相关专家进行论证。（二）预算审核与调整1.采购管理部门对需求部门报送的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算金额的准确性等。审核通过后，报财务部门审核。2.财务部门对采购预算进行财务审核，确保采购预算符合财政资金管理规定和单位财务状况。审核通过后，将采购预算纳入单位年度预算草案，报经单位领导审批后，按照规定程序报财政部门审批。财政部门批复的采购预算是政府采购的依据，原则上不得调整。因特殊情况确需调整采购预算的，需求部门应按照规定程序提出申请，经采购管理部门审核、财务部门复核、单位领导审批后，报财政部门审批。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据财政部门批复的采购预算和单位工作实际需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.对于已纳入集中采购目录的项目，应按照规定委托集中采购机构采购；对于未纳入集中采购目录但达到限额标准以上的项目，应按照规定实行分散采购；对于未达到限额标准的项目，可以按照单位内部采购管理办法自行采购。（二）计划执行1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，并及时跟踪采购项目的执行情况，确保采购任务按时完成。2.需求部门应积极配合采购管理部门做好采购工作，按照采购合同约定及时提供验收所需的资料和条件，组织采购项目的验收工作。（三）计划变更采购计划一经确定，原则上不得随意变更。因特殊情况确需变更采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和对采购项目的影响，经采购管理部门审核、财务部门复核、单位领导审批后，报财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标应按照以下程序进行：1.采购人委托采购代理机构编制招标文件。招标文件应包括采购项目的技术规格、数量、商务条款、评标标准等内容。2.采购代理机构发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。3.潜在供应商购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。4.采购代理机构组织开标、评标活动。开标应公开进行，所有投标人均可参加。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术专家等组成。5.采购代理机构根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（二）邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购人从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。2.被邀请供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。3.采购人组织开标、评标活动，评标程序和方法与公开招标相同。4.采购人根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购人成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，并参加谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购人组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关技术、经济方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.单一来源采购小组对采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.采购人将单一来源采购论证意见报单位领导审批，并报财政部门备案。4.采购人向单一来源供应商发出采购邀请书，单一来源供应商按照采购邀请书要求提交响应文件。5.采购人组织单一来源采购小组与单一来源供应商进行谈判，确定成交价格和成交合同条款。6.采购人向单一来源供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有未参加谈判的供应商。（五）询价采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购人成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组确定被询价供应商名单，并向其发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。3.询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购人应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。采购方式一经确定，不得擅自改变。如需改变采购方式，应按照规定程序重新履行审批手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，合同条款应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购人应将合同副本报采购管理部门和财务部门备案。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。2.采购合同履行过程中，采购人需要追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十，并报财政部门备案。（三）合同变更与终止1.采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。如因特殊情况需要变更、中止或者终止合同的，双方当事人应协商一致，并签订书面协议。变更、中止或者终止合同的协议应报采购管理部门和财政部门备案。2.因不可抗力或者其他特殊原因导致采购合同无法履行或者部分无法履行的，双方当事人应及时协商解决，并采取必要的补救措施。如需要变更、中止或者终止合同的，应按照前款规定办理相关手续。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由需求部门、采购管理部门和相关技术专家等组成，成员人数为三人以上单数。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。验收方案应报采购管理部门备案。（二）验收内容1.验收小组应按照采购合同约定和验收方案对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能指标等进行验收。2.对于采购的货物，验收小组应检查货物的外观质量、数量、规格型号、技术性能指标等是否符合采购合同约定，并进行试用或测试，确保货物能够正常使用。3.对于采购的工程，验收小组应按照国家有关工程质量验收标准和采购合同约定，对工程的质量、进度、安全等进行验收，并检查工程资料是否齐全、规范。4.对于采购的服务，验收小组应按照采购合同约定和服务标准，对服务的内容、质量、效果等进行验收，并检查服务提供方提供的服务记录、报告等资料是否齐全、规范。（三）验收程序1.供应商完成采购项目后，应向需求部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.需求部门收到供应商的验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应在规定时间内完成验收工作，并出具验收报告。3.验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖单位公章。4.验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签署意见，并按照采购合同约定支付采购资金。验收不合格的采购项目，需求部门应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应按照采购合同约定和财政资金管理规定，及时、足额支付采购资金。2.采购资金支付方式应按照财政部门规定执行，一般采用财政直接支付或财政授权支付方式。对于采购金额较小、支付频率较高的项目，可以采用公务卡结算方式。（二）资金核算财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行核算，确保采购资金的收支记录准确、完整。采购资金应专款专用，不得挪作他用。（三）资金监督1.监察部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保采购资金使用合法、合规、安全。2.采购管理部门应定期对采购资金的使用情况进行统计分析，发现问题及时向财务部门和监察部门报告，并采取措施加以解决。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。对于涉及国家秘密、商业秘密等重要档案，应按照保密规定进行管理。八、档案查阅与借阅1.单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制档案内容。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，经采购管理部门负责人审核、单位领导批准后，并在采购管理部门工作人员的陪同下查阅。查阅档案时，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.因工作需要借阅采购档案的，应填写借阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过七个工作日，如需延期借阅的，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自涂改、损坏档案内容。九、监督检查与法律责任（一）监督检查1.监察部门应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同