政府办采购管理内控制度

PAGE政府办采购管理内控制度一、总则（一）目的为加强政府办采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于政府办机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：确保采购活动在公平、公正的环境下进行，鼓励供应商公平竞争。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立政府办采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由政府办主要领导、相关分管领导及有关部门负责人组成。其职责包括：1.审定采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审议重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立政府办采购中心（或指定相关部门负责），作为采购执行机构，具体组织实施采购活动。其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购计划。2.制定采购操作规程，组织采购活动的实施。3.负责采购文件的编制、发布和解释。4.组织开标、评标、定标等工作。5.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。6.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购监督机构政府办纪检监察部门作为采购监督机构，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和内控制度的要求。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。3.对采购活动中的违法违规行为提出处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容，并按照规定的格式和要求报送政府办财务部门。财务部门对各部门报送的采购预算进行审核汇总，形成政府办年度采购预算草案，报采购领导小组审定后，纳入政府办年度预算。（二）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。采购执行机构应根据采购预算安排采购进度，确保采购项目按时完成。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购资金的使用情况，对超预算采购的项目不予支付资金。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：1.国家政策发生重大变化，导致采购项目必须进行调整的。2.因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的。3.其他确需调整采购预算的情形。采购预算调整申请应经采购部门提出，财务部门审核，报采购领导小组批准后执行。四、采购需求管理（一）需求调研采购执行机构在组织采购活动前，应深入了解采购项目的需求情况，开展需求调研工作。需求调研应包括对采购项目的功能、性能、质量、服务等方面的要求，以及对供应商的资格条件、售后服务等方面的期望。需求调研可以通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行。（二）需求论证对于重大采购项目，采购执行机构应组织相关专家对采购需求进行论证。需求论证应包括对采购项目的必要性、可行性、合理性等方面的评估，以及对采购需求的技术方案、质量标准、售后服务等方面的审核。需求论证报告应作为采购文件的重要组成部分。（三）需求变更在采购合同签订前，如因特殊情况需要变更采购需求的，应按照规定的程序报经批准。采购需求变更申请应经采购部门提出，相关部门审核，报采购领导小组批准后执行。采购执行机构应及时通知供应商，并对采购文件进行相应修改。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：1.采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。2.采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用公开招标方式采购的，采购执行机构应按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式采购的，采购执行机构应按照规定的程序发布投标邀请书，邀请特定的供应商参加投标。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。采用竞争性谈判方式采购的，采购执行机构应按照规定的程序成立谈判小组，与供应商进行谈判。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式采购的，采购执行机构应按照规定的程序进行公示，并报采购领导小组批准。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购项目符合下列情形之一的，可以采用询价方式：1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.依法制定的集中采购目录以内，采购限额标准以上，项目技术规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的货物采购项目。采用询价方式采购的，采购执行机构应按照规定的程序成立询价小组，向供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行机构应根据采购项目的需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和采购程序。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购领导小组审核。采购领导小组应组织相关部门和专家对采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性和完整性。审核通过的采购文件应加盖政府办公章，并按照规定的程序发布。采购文件发布后，如发现有错误或需要补充、修改的，采购执行机构应及时发布澄清或修改公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。澄清或修改公告作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。（一）供应商资格审查采购执行机构应按照采购文件的要求，对供应商的资格进行审查。供应商资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。采购执行机构应建立供应商资格审查档案，记录供应商资格审查的过程和结果。（二）供应商选择采购执行机构应按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件进行评审，选择最优供应商。评标应采用综合评分法或最低价成交法等方法进行。评标过程应严格按照规定程序进行，确保评标结果的公平、公正、公开。（三）供应商管理采购执行机构应建立供应商管理档案，记录供应商的基本信息、采购项目参与情况、履约情况等。采购执行机构应定期对供应商进行评价，对评价不合格的供应商应及时进行处理，如暂停或取消其参与政府办采购活动的资格等。九、采购合同管理（一）合同签订采购执行机构应按照采购文件的要求，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（二）合同履行采购合同签订后，采购执行机构和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时支付采购资金，供应商应按时交货、提供服务，并保证货物和服务的质量。采购执行机构应建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应按照规定的程序报经批准。合同变更申请应经采购部门提出，相关部门审核，报采购领导小组批准后执行。采购执行机构应及时与供应商签订合同变更协议。如因不可抗力或其他原因需要终止采购合同的，应按照规定的程序办理相关手续，并妥善处理合同终止后的相关事宜。十、采购验收管理（一）验收标准采购执行机构应根据采购合同和采购文件的要求，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购项目的各项技术指标、质量要求、服务标准等内容。采购项目的验收应按照验收标准进行，确保采购项目符合要求。（二）验收程序采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收程序包括：供应商提交验收申请、采购执行机构组织验收小组、验收小组进行实地验收、验收小组出具验收报告等环节。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、金额、验收情况等内容，并由验收小组成员签字确认。（三）验收结果处理验收合格的采购项目，采购执行机构应按照合同约定支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购执行机构应及时通知供应商进行整改，整改后仍不符合要求的，可以按照合同约定扣除相应的货款或要求供应商承担违约责任。（一）采购档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重大采购项目的档案保管期限为[X]年。采购档案保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。（三）档案查阅与使用采购档案应妥善保管，未经批准，任何人不得擅自查阅、复制或使用采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理审批手续，并在指定地点查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏档案资料。十二、监督检查与责任追究（一）监督检查政府办纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购活动是否符合法律法规和内控制度的要求，采购程序是否规范，采购文件是否合法合规，采购合同是否履行等情况。监督检查可以通过查阅资料、实地检查、问卷调查等方式进行。（二）投诉处理供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向政府办纪检监察部门投诉。纪检监察部门应及时受理投诉，并按照规定的程序进行调查处理。