招标采购管理制度及流程

PAGE招标采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理与监督，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司内部和外部的监督。3.公平公正原则：对待所有潜在供应商或服务商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争的公平性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。5.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责招标采购活动的组织与实施，包括编制采购文件、发布招标信息、组织开标评标等。2.对供应商或服务商进行资格审查和评价，建立供应商数据库。3.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行招标采购活动，提供技术支持和相关资料。3.参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责采购资金的支付和核算管理，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。（五）法务部门1.为招标采购活动提供法律咨询和法律支持，审查采购文件和合同条款的合法性。2.处理招标采购活动中的法律纠纷和争议。三、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.程序：采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的要求、技术规格、评标标准等。通过公司官网、政府采购网等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，确定合格投标人。组织开标评标活动，按照招标文件规定评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.程序：采购部门根据项目需求，从供应商数据库中选择若干家潜在供应商，向其发出邀请招标文件。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，确定合格投标人。组织开标评标活动，按照招标文件规定评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、数量、金额、理由等，报公司领导审批。经公司领导批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。四、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.根据公司的采购审批权限，将采购申请表提交至相应的审批领导进行审批。3.审批领导根据公司的相关规定和实际情况，对采购申请进行审批，签署审批意见。（三）采购预算编制1.财务部门根据采购申请和公司预算管理规定，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容，并报公司领导审批。（四）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应提交至相关部门进行审核，审核通过后发布。（五）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选潜在供应商，或通过其他渠道寻找合适的供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.向资格审查合格的供应商发出采购邀请，邀请其参与投标或谈判。（六）投标文件或响应文件接收与审查1.采购部门接收供应商的投标文件或响应文件，对文件的完整性、密封性等进行检查。2.对投标文件或响应文件进行初步审查，审查内容包括文件格式是否符合要求、投标报价是否合理、技术方案是否满足需求等。3.对不符合要求的投标文件或响应文件，采购部门应及时通知供应商进行修改或补充。（七）开标评标或谈判1.采购部门组织开标评标活动或谈判会议，开标评标活动应按照招标文件规定的程序和标准进行，谈判会议应遵循公平公正、诚实守信的原则。2.开标评标或谈判过程中，采购部门应做好记录，包括开标评标时间、地点、参与人员、评标标准、谈判内容等。3.评标委员会或谈判小组根据评标标准或谈判结果，推荐中标候选人或确定成交供应商。（八）中标通知与合同签订1.采购部门根据评标委员会或谈判小组的推荐结果，发布中标公告或成交公告，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书。2.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同内容应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应提交至相关部门进行备案。（九）合同执行与验收1.中标供应商或成交供应商按照采购合同的约定，组织生产、供货或提供服务。2.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准等。4.验收合格后，需求部门应出具验收报告，验收报告应包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结论等内容。（十）采购资料归档1.采购部门负责将招标采购活动过程中产生的各类资料进行整理归档，包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购资料应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受公司