招商蛇口采购制度

PAGE招商蛇口采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范招商蛇口的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高公司经济效益和竞争力。2.适用范围本制度适用于招商蛇口及其下属各子公司、分公司的各类采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、物资采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益和供应商合法权益。保密性原则：对采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等予以保密。二、采购组织与职责1.采购决策机构采购决策委员会：负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购合同等重要事项。职责：制定采购战略和政策。审批重大采购项目的采购方案。监督采购过程的合规性和公正性。2.采购执行部门采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购订单执行等。职责：编制采购计划和预算。寻找、筛选和评估供应商。组织采购谈判和合同签订。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。3.其他相关部门需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。财务部门：负责采购预算的审核、资金支付的管理和采购成本的核算与分析。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购过程的合规性和效益性。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据业务需要，填写采购申请表：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。采购申请表经部门负责人审核后提交给采购部门：审核内容包括需求的合理性、必要性、预算的准确性等。2.采购计划制定采购部门根据采购申请表，结合库存情况和市场供应情况：制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购预算等。采购计划报采购决策委员会审批：审批通过后作为采购执行的依据。3.供应商选择与管理采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商：如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查和评估：审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。建立供应商档案：记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等。定期对供应商进行考核：根据合作情况对供应商的交货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，对于不合格供应商及时进行淘汰或整改。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判：就采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。根据谈判结果起草采购合同：合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。采购合同经相关部门审核后签订：审核部门包括法务部门、财务部门等，审核内容主要是合同的合法性、合规性、风险防范等。5.采购订单执行采购部门根据采购合同下达采购订单：明确订单的具体要求，如物资规格、数量、交货地点、交货时间等。供应商按照采购订单要求组织生产和供应：采购部门跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。物资到货后，需求部门进行验收：验收内容包括物资的数量、质量、规格等是否符合合同要求，验收合格后办理入库手续。6.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单：附上相关凭证，如发票、验收报告等。付款申请单经财务部门审核后提交给公司领导审批：审核内容包括付款金额的准确性、付款条件的合规性等。财务部门按照审批结果进行付款：确保付款流程的规范和资金的安全。四、采购方式1.招标采购适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。发出中标通知书，签订采购合同。2.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标条件不具备、时间紧迫、需要与供应商进行谈判确定采购方案的项目。谈判程序：成立谈判小组，由采购部门、需求部门、技术专家等组成。制定谈判文件，明确谈判的内容和要求。邀请不少于三家符合资格条件的供应商参与谈判。组织谈判，与供应商就采购价格、技术方案、交货期等进行协商。根据谈判结果确定成交供应商，签订采购合同。3.询价采购适用范围：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。询价程序：向多家供应商发出询价函，询问采购物资的价格、交货期等信息。供应商报价后，采购部门对报价进行比较和分析。选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。采购程序：填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的原因和依据。经采购决策委员会审批后，与唯一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理1.采购预算编制采购部门根据采购计划和历史采购数据：结合市场价格变动趋势，编制采购预算草案。采购预算草案经财务部门审核后报采购决策委员会审批：审批后的采购预算作为控制采购成本的依据。2.采购预算执行采购部门严格按照采购预算执行采购任务：不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算：应按照规定程序进行审批，经批准后方可调整。3.采购预算分析与控制财务部门定期对采购预算执行情况进行分析：对比实际采购支出与预算的差异，找出原因，提出改进措施。采购部门根据预算分析结果：加强采购过程管理，优化采购方案，控制采购成本。六、采购风险管理**1.风险识别与评估采购部门、财务部门、审计部门等相关部门共同参与采购风险识别：梳理采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险等等。采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估：确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施针对不同类型的采购风险：制定相应的风险应对措施，如选择信誉良好的供应商、签订详细的采购合同、采用套期保值等方式应对价格波动风险等。建立风险预警机制：及时发现和预警采购过程中的风险，以便采取措施进行防范和化解。3.风险监控与改进持续监控采购风险的变化情况：评估风险应对措施的有效性。根据风险监控结果，及时调整风险应对策略和措施：不断完善采购风险管理体系。七、采购监督与审计1.内部监督采购部门建立内部监督机制：对采购过程进行自我监督，确保采购活动的合规性和公正性。审计部门定期对采购项目进行审计：检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受政府相关部门的监督检查：如财政部门、审计部门等