学校软件采购管理制度

PAGE学校软件采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、管理等工作需求，提高软件采购质量和效益，保障学校信息安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门因教学、科研、管理等工作需要进行的软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：根据学校实际工作需求，科学合理地确定软件采购项目，避免盲目采购。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、功能完善、性能稳定的软件产品，以满足学校各项工作的实际应用。4.公平公正原则：在软件采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。5.安全可控原则：采购的软件应具备良好的安全性，能够有效保护学校信息资产安全，防止数据泄露、恶意攻击等安全风险。二、采购需求规划（一）需求调研1.各部门根据教学、科研、管理等工作实际情况，定期开展软件需求调研。调研内容包括现有工作流程中存在的问题、对软件功能的期望、性能要求、与其他系统的兼容性等。2.需求调研可采用问卷调查、实地访谈、小组讨论等多种方式进行，确保全面收集相关人员的意见和建议。3.对于涉及全校性的软件采购需求，由学校信息化管理部门牵头组织跨部门调研，形成统一明确的需求报告。（二）需求分析与论证1.信息化管理部门对收集到的软件需求进行汇总、整理和分析，结合学校发展战略和信息化建设规划，判断需求的合理性和必要性。2.组织相关领域专家、技术人员以及使用部门代表对软件需求进行论证。论证内容包括需求是否符合学校实际情况、技术可行性、经济合理性、与现有系统的集成性等。3.根据论证结果，对软件需求进行优化和完善，确保需求清晰、准确、完整，为后续采购工作提供可靠依据。（三）采购预算编制1.根据软件需求和市场价格情况，由财务部门会同信息化管理部门编制软件采购预算。预算编制应充分考虑软件采购成本、实施费用、后续维护费用等各项支出。2.采购预算应明确项目名称、采购内容、预算金额、资金来源等详细信息，并按照学校财务预算管理规定进行审批。3.在采购过程中，严格控制预算执行，确保采购费用不超出预算范围。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序进行审批。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据软件需求调研结果和需求分析论证情况，填写软件采购申请表。申请表应包括软件名称、功能要求、采购数量及预算金额、采购理由、预期使用部门等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至信息化管理部门。信息化管理部门对采购申请的必要性、合理性进行初步审核。3.对于涉及金额较大或全校性的软件采购申请，信息化管理部门审核通过后，提交学校分管领导审批；对于一般性软件采购申请，由信息化管理部门负责人审批。（二）采购方式选择1.根据软件采购项目的特点、预算金额以及市场供应情况，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的软件采购项目。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目等。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.采用公开招标方式的，应按照国家相关法律法规规定，委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。采用其他采购方式的，由信息化管理部门会同相关部门按照规定程序组织实施。（三）供应商选择与管理1.供应商资格审查对于采用招标方式采购的软件项目，招标代理机构或采购组织部门应在招标公告或采购文件中明确供应商资格条件，包括供应商的经营范围、资质证书、业绩情况等。对参与投标或响应采购的供应商进行资格审查，确保其具备承担软件采购项目的能力和条件。2.供应商选择采用综合评分法或最低价成交法等方式确定中标供应商或成交供应商。综合评分法应根据软件的技术性能、功能满足程度、价格、售后服务等因素设定评分标准，对供应商进行综合评审。对于重大软件采购项目，可组织实地考察供应商，了解其生产经营状况、技术实力、售后服务能力等情况，作为选择供应商的参考依据。3.供应商管理建立供应商档案库，记录供应商的基本信息、资质情况、参与学校软件采购项目情况、履约评价等内容。定期对供应商进行履约评价，评价内容包括软件质量、交货期、售后服务等方面。对于履约情况良好的供应商，在后续采购中可给予优先考虑；对于履约情况差的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（四）采购合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，由学校授权的部门或人员与供应商签订采购合同。采购合同应明确软件名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务条款、验收方式等内容。2.采购合同条款应符合法律法规和行业标准要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。3.采购合同签订前，应进行法律审查。对于重大软件采购合同，可聘请学校法律顾问或专业律师进行审查，避免合同风险。（五）采购项目实施与验收1.项目实施供应商按照采购合同约定的时间、地点和方式交付软件产品，并负责软件的安装调试、培训等工作。在软件实施过程中，学校相关部门应密切配合，提供必要的支持和协助，确保项目顺利推进。信息化管理部门应定期对项目实施进度进行跟踪检查，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。2.验收软件产品交付后，由信息化管理部门组织相关部门和人员按照采购合同要求及相关标准进行验收。验收内容包括软件功能、性能、兼容性、安全性等方面。验收可采用文档审查（如软件使用手册、技术文档等）、功能测试、性能测试、安全检测等多种方式进行。验收合格后，出具验收报告。对于验收不合格的软件产品，应要求供应商限期整改或重新提供产品，直至验收合格为止。因供应商原因导致验收不合格的，应按照采购合同约定追究其违约责任。四、软件使用与维护（一）软件使用培训1.供应商应在软件交付后，为学校相关人员提供免费的软件使用培训服务。培训内容应包括软件功能介绍、操作方法、日常维护等方面，确保学校人员能够熟练使用软件。2.信息化管理部门应根据学校实际情况，制定软件使用培训计划，组织相关人员参加培训。培训可采用集中培训、现场指导、在线学习等多种方式进行。3.鼓励学校人员通过自学、交流等方式提高软件使用技能，同时信息化管理部门应提供必要的技术支持和咨询服务。（二）软件日常维护1.在软件使用过程中，学校相关部门应按照软件使用说明和操作规程进行操作，避免因不当操作导致软件故障或数据损坏。2.信息化管理部门应建立软件日常维护管理制度，定期对软件运行情况进行检查和维护，及时处理软件故障和问题。对于一般性软件故障，可通过远程协助、电话支持等方式解决；对于复杂的软件故障，应及时联系供应商进行维修。3.加强软件数据备份管理，定期对软件中的重要数据进行备份，并妥善保存备份数据。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。（三）软件升级与优化1.信息化管理部门应关注软件技术发展动态和学校实际工作需求变化，及时评估软件升级的必要性和可行性。对于需要升级的软件，应组织相关人员进行论证，并制定升级方案。2.在软件升级过程中，应充分考虑升级对现有业务流程、数据结构、系统兼容性等方面的影响，做好测试和数据迁移等工作，确保升级工作顺利进行，不影响学校正常工作开展3.鼓励供应商根据学校实际需求，对软件进行优化和功能扩展，提高软件的实用性和易用性。信息化管理部门应与供应商保持密切沟通，共同推动软件的持续改进。五、软件采购监督与审计（一）监督管理1.学校纪检监察部门负责对软件采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正公开。监督内容包括采购申请审批、采购方式选择、供应商确定、采购合同签订、项目实施与验收等环节。2.信息化管理部门应定期向纪检监察部门汇报软件采购工作进展情况，主动接受监督检查。对于纪检监察部门提出的问题和建议，应及时整改落实。3.建立软件采购投诉处理机制，对于供应商或学校内部人员对软件采购活动提出的投诉，由纪检监察部门会同相关部门进行调查处理，并及时反馈处理结果。（二）内部审计1.学校审计部门负责对软件采购项目进行内部审计。审计内容包括采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况、资金使用效益等方面。2.审计部门应定期开展软件采购项目审计工作，可采取专项审计、定期审计等方式进行。对于审计发现的问题，应及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.信息化管理部门及其他相关部门应积极配合审计部门的工作，提供审计所需的资料和信息，确保审计工作顺利开展。六、知识产权管理（一）软件著作权归属1.采购的软件产品著作权归属按照采购合同约定执行。如合同未约定，属于委托开发的软件，其著作权归属应根据相关法律法规规定确定；属于购买软件使用权的，学校仅享有在合同约定范围内的使用权。2.对于学校自主开发的软件，学校拥有软件著作权。在软件开发过程中，应明确软件著作权归属，并按照相关规定办理著作权登记手续。（二》知识产权保护1.学校应加强对软件知识产权的保护意识教育，提高全体人员对知识产权保护法律法规的认识。2.在软件采购、使用和管理过程中，严格遵守知识产权法律法规，不得侵犯他