学校耗材采购管理制度

PAGE学校耗材采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校耗材采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障学校教学、科研等工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、办公等活动中所需耗材的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公正性原则：采购过程中要公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场公平竞争环境。4.公开性原则：采购信息要公开透明，接受学校师生和社会的监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购管理制度和采购计划。2.审批重大采购项目的采购方式、采购预算等。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，作为采购执行机构，具体负责学校耗材采购的组织实施。采购管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购管理制度。2.根据学校各部门的需求，编制采购计划并组织实施。3.建立和管理供应商库，组织供应商的资格审查和选择。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.收集、整理采购信息，建立采购档案。（三）需求部门学校各部门、各学院为耗材采购的需求部门，负责提出本部门的耗材采购需求，配合采购管理部门做好采购相关工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、办公等工作需要，准确提出耗材采购需求。2.参与采购项目的论证、验收等工作。3.对采购的耗材进行使用和管理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的教学、科研、办公等工作计划，结合上一年度耗材使用情况，于每年[具体时间]前编制下一年度的耗材采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购的必要性和预期效益。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合学校财力状况，编制学校年度耗材采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。（二）预算执行1.学校年度耗材采购预算经批准后，应严格执行。采购管理部门应按照预算安排组织采购活动，不得超预算采购。2.因教学、科研等工作需要确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。（三）预算监督1.学校财务部门负责对耗材采购预算的执行情况进行监督检查，定期向学校采购工作领导小组报告预算执行情况。2.审计部门负责对耗材采购预算的编制、执行等情况进行审计监督，确保预算的合理编制和有效执行。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际工作需要，填写《学校耗材采购申请表》，详细说明采购耗材的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.《学校耗材采购申请表》应提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购的必要性、预算合理性等。2.对于金额较小的常规采购项目，采购管理部门可直接审批；对于金额较大或特殊的采购项目，采购管理部门应报学校采购工作领导小组审批。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判采、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。采购管理部门应按照相关法律法规的规定，委托招标代理机构组织公开招标活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门应从供应商库中选择不少于三家的供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门应与不少于三家的供应商进行谈判。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商库。2.在采购项目实施前，采购管理部门应从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购管理部门应按照相关规定对供应商进行资格审查，确保其具备参与采购活动的资格。3.采购管理部门应定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行动态管理，对于表现不佳的供应商，应及时从供应商库中剔除。（五）采购合同签订1.采购管理部门根据采购审批结果和采购方式选择情况，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购验收1.采购的耗材到货后，采购管理部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对耗材的数量、规格型号、质量等进行逐一核对。2.验收合格的，验收人员应在《学校耗材采购验收单》上签字确认；验收不合格的，采购管理部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理，直至验收合格。3.采购管理部门应将验收情况及时反馈给财务部门等相关部门，作为支付货款的依据（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收情况，按照学校财务管理制度的规定办理采购付款手续。2.对于货到付款的采购项目，财务部门应在验收合格后及时支付货款；对于预付款或分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间支付款项。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.市场风险：主要指因市场价格波动、供应商垄断等因素导致采购成本增加或采购无法按时完成。3.质量风险：主要指采购的耗材质量不符合要求，影响学校教学、科研等工作的正常开展。4.合同风险：主要指采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等导致学校利益受损。5.廉政风险：主要指采购人员在采购过程中存在受贿、贪污等违法违纪行为。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如通过分析风险发生的可能性、影响范围、影响程度等因素，确定风险等级。（三）风险应对1.针对不同类型和等级的采购风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。2.对于市场风险，可通过建立价格监测机制、与供应商签订价格调整条款、采用多种采购方式等措施进行应对。3.对于质量风险，可加强对供应商的质量管理、增加验收环节、建立质量反馈机制。4.对于合同风险，应加强合同管理，明确合同条款、加强合同履行监督、及时处理合同纠纷。5.对于廉政风险，应加强对采购人员的廉政教育、建立健全廉政监督机制、严肃查处违法违纪行为。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购管理部门应广泛收集与采购相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.采购管理部门可通过网络平台、行业协会、供应商咨询等方式收集采购信息。（二）采购信息分析与利用1.采购管理部门应定期对收集到的采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。2.通过对市场价格信息的分析，了解市场价格动态，合理确定采购价格；通过对供应商信息的分析，评估供应商的实力和信誉，选择合适的供应商。（三）采购信息公开1.采购管理部门应按照学校信息公开的要求，及时公开采购信息，包括采购项目公告、采购结果公示等。2.采购信息公开应确保信息的真实性、准确性和完整性，接受学校师生和社会的监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目审批文件、采购申请文件、采购合同、采购验收单、供应商资料、采购过程中的相关记录等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类归档，并建立档案目录。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照学校档案管理的规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《学校耗材采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门负责对耗材采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计